Нақты тапсырма нәтижені, жауапты адамды, мерзімді және ресурстарды көрсетеді. Қызметкер аралық нәтижені қашан көрсету керегін және кедергі туындаса кімге жүгіну керегін білуі тиіс. Орындалуын қызметкердің бос болмағанына қарап қана емес, келісілген нәтижелер бойынша тексеріңіз.
Әңгімеден кейін қызметкерден тапсырманы өз сөзімен қысқаша айтып беруін сұраңыз. Осылайша жұмыс басталғанға дейін мерзім немесе күтілетін нәтиже әртүрлі түсінілгенін анықтауға болады.
Тапсырмада не болуы керек
- Нәтиже. Нақты жұмысты және ол аяқталған соң нені тапсыру немесе көрсету керегін атаңыз.
- Жауапты адам және мерзім. Қызметкерді немесе команданы белгілеңіз және аяқтаудың орынды уақытын келісіңіз.
- Ресурстар мен өкілеттіктер. Қажетті құжаттарға, жабдыққа және адамдарға қолжетімділік барын, сондай-ақ қызметкер қажетті шешімдерді қабылдай алатынын тексеріңіз.
- Байланыс. Аралық нәтижені қашан қарайтыныңызды және кедергілер туралы қалай хабарлау керегін келісіңіз.
Келісімді қорытындылап, қызметкерден де оны түйіндеуін сұраңыз. Жұмысты бастамай тұрып сұрақтарды талқылаңыз.
Жеткізілімді қабылдауға арналған шартты мысал
«15:00-ге дейін тауарлардың тапсырысқа сәйкестігін тексеріп, айырмашылықтар тізімін дайында. Бұл жеткізілімге сен жауаптысың; тапсырыс тізімі мен тексеретін орын қолжетімді. 14:30-да осы уақытқа дейін нені тексергеніңді көрсет. Уақыт жетпесе немесе көмек керек болса, маған бірден хабарла».
Мұндағы уақыт, қолжетімді ресурстар және есеп беру тәсілі шартты. Оларды нақты дүкен өзі белгілейді. Мысал тапсырманың құрылымын көрсетеді, тауар қабылдаудың міндетті тәртібін емес.
Орындалуын қалай тексеріп, кері байланыс беру керек
Аралық тексеру кезінде нақты нәтижені келісілген нәтижемен салыстырыңыз. Кедергілер туралы сұрап, келесі әрекеттерді нақтылаңыз. Тексерулердің арасында қызметкер сұрақ қоя алуы керек.
Нақты жағдайды, байқаған әрекеттеріңізді және олардың әсерін сипаттаңыз. Мысалы: «Айырмашылықтар тізімінде екі позиция болмады, сондықтан жеткізілімнің осы бөлігін қайта салыстыруға тура келді. Сол позицияларды қосып, жаңартылған тізімді көрсет». Талқылаудан кейін келесі қадамды келісіңіз.
Қайталанатын жұмыстардың тәртібін жазып қойыңыз
Команда бірдей жұмысты үнемі орындаса, оның қадамдарын жұмыс нұсқаулығына жазыңыз. Бұл құжатты қайта пайдалануға болады. Нұсқаулық жұмыс ретін түсіндіруге көмектеседі, бірақ нақты жағдайға арналған жауапты адам, нәтиже және мерзімі көрсетілген анық тапсырманың орнына жүрмейді.
Torgsoft жүйесінде кіріс жүкқұжатын бақылау
Torgsoft жүйесінде кіріс жүкқұжаты тексерілгеннен кейін оған «Бақылау аяқталды» мәртебесін орнатуға болады. Бұл мәртебе орнатылған соң жүкқұжаттағы тауар санын және бағасын өзгертуге, сондай-ақ тауарды жоюға тыйым салынады. Мәртебенің өзі құжатты қызметкердің орнына тексермейді.
Бұл функция қызметкерлердің тапсырмаларын басқаруға емес, жүкқұжатқа қатысты. Құжатты бақылау туралы толығырақ «Сатып алу — ақшаны бақылау жүйесі: иесі нені көруі керек» материалынан оқыңыз.
Алдыңғы қадамға оралу