Дүкендегі әр операция үшін міндетті, жауапты адамды және жұмыс тәртібін айқындаңыз. Тауарды қабылдауды, сөрелер мен баға белгілерін тексеруді, сатып алушыға кеңес беруді, сатудың соңғы қадамын және өтінішті басшыға жеткізуді бөлек сипаттаңыз.
Төменде ішкі рәсімдердің авторлық мысалдары берілген. Орындаушыларды, жұмыстың басталуын, тексерілетін нәтижені және тапсырмаларды тапсыру тәртібін өз дүкеніңізге бейімдеңіз. Жұмыс процестеріндегі өзгерістерге қарай нұсқаулықтарды үнемі жаңартып отырыңыз.
Рәсімде нені жазу керек
Жазбаша рәсімде міндетті, жауапты адамдарды және әрекеттер ретін айқындаңыз. Дүкен үшін мына үлгіні қолдануға болады:
- Міндет: қандай операцияны орындау керек.
- Басталуы: жұмысты қандай оқиға бастайды.
- Орындаушы: әрекеттерді кім орындайды.
- Реті: орындалу тәртібі бойынша нақты қадамдар.
- Нәтиже: аяқталғаннан кейін нені тексеру керек.
- Ерекше жағдай: нұсқаулықта қарастырылмаған сұрақты кімге жеткізу керек.
- Жұмысты тапсыру: аяқталмаған тапсырманы кім жалғастырады және қандай мәлімет алады.
- Қайта қарау: нұсқаулықтың мазмұнына кім жауап береді және оның өзектілігін қашан тексереді.
Мысалы, «жеткізілімді тексеру» дегенді нақтылап: «тауарларды тапсырыспен салыстыру, санын санау, кодтарын тексеру және зақымданған-зақымданбағанын қарау» деп жазуға болады.
Тауарды қабылдау: жеткізілімді тапсырыспен салыстыру
Қабылдау кезінде тауарларды тапсырыспен салыстырыңыз, санын санаңыз, кодтарын тексеріңіз және зақымданған-зақымданбағанын қарап шығыңыз.
Ішкі рәсімнің мысалы. Орындаушы — тауарды қабылдау тапсырылған қызметкер. Басталуы — жеткізілімнің келуі. Ол позицияларды тапсырыспен салыстырады, тауар санын есептейді, кодтары мен жай-күйін тексереді. Нәтиже — тексерілген позициялар бойынша нақты саны және анықталған айырмашылықтар не зақымдар жазылады.
Бұл мысалда айырмашылықтар тізімі басшыға беріледі. Қабылдауды басқа қызметкер жалғастырса, оған тексерілген және тексерілмеген позициялар тізімі тапсырылады.
Сөрелер мен баға белгілері: тауар мен бағаны тексеру
Сөрелерді толықтыру және қордың бір бөлігін мерзімді түрде санау — дүкеннің күнделікті операциялары. Баға белгілерін тексергенде сөредегі бағаны тауар сканерленгеннен кейін жүйе көрсететін бағамен салыстырыңыз.
Ішкі рәсімнің мысалы. Орындаушы — белгілі бір аймаққа бекітілген сатушы. Басталуы — сөрелерді жоспарлы тексеру. Ол қордан тауар алып сөрелерді толықтырады, таңдалған позицияларды санайды және баға белгілерін сканерлеу нәтижесімен салыстырады. Нәтиже — тексерілген позициялар тізімі, саналған тауардың нақты мөлшері және бағалардың сәйкес не әртүрлі екенін көрсететін белгілер.
Толықтыруға қор болмаса немесе бағалар сәйкес келмесе, бұл мысалда сатушы тізімді басшыға береді. Тексеруді басқа қызметкер жалғастыруы үшін қалған нақты сөрелер мен позициялар көрсетіледі.
Кеңес беру: сатушыларды сұрақтарға дайындау
Сатушыларды тауарлар, қызметтер және дүкен ережелері туралы оқытыңыз. Бұл мәліметтер сатып алушыларға кеңес беруге дайындықтың бір бөлігі болуы керек.
Ішкі рәсімнің мысалы. Орындаушы — сатып алушы жүгінген сатушы. Басталуы — сатып алушының сұрағы. Сатушы сұранысты нақтылап, оқу материалдарындағы мәліметтерге сүйене отырып, тауардың тиісті сипаттамаларын, қызмет шарттарын немесе дүкен ережелерін түсіндіреді. Нәтижені тексеру — оқу талқылауы кезінде сатушы жауабы қандай мәліметтерге негізделгенін түсіндіреді.
Қажетті мәлімет болмаса, бұл мысалда сұрақтың мазмұнымен бірге өтініш басшы белгілеген қызметкерге беріледі. Сатып алушының талабын қалай қарастыруды сатушы білмесе, басшыға жүгінеді.
Сатуды аяқтау: құжатты беруді сипаттау
Ішкі рәсімде транзакция аяқталғаннан кейін сатып алушыға сатып алу туралы құжатты беруді бөлек сипаттауға болады.
Ішкі рәсімнің мысалы. Орындаушы — сатуды аяқтайтын қызметкер. Басталуы — транзакция аяқталды. Әрекет — сатып алушыға сатып алу туралы құжатты беру. Нәтиже — құжат берілді. Бұл қадам аяқталмай қалса, қызметкер не істеу керегін көрсетіп, тапсырманы басшыға береді.
Сатып алушының өтініші: басшыға қашан жеткізу керегін белгілеу
Қызметкер сатып алушының талабын қалай қарастыруды білмесе, өтінішті басшыға жеткізу керек.
Ішкі рәсімнің мысалы. Орындаушы — өтінішті қабылдаған қызметкер. Басталуы — қызметкер бұдан әрі не істеу керегін білмейтін талап. Қызметкер талаптың мазмұнын және шешімді қажет ететін сұрақты басшыға жеткізеді. Нәтиже — басшы өтінішті қабылдады.
Бұл мысалда дүкен иесі басшы болмаған жағдайда оны алмастыратын адамды алдын ала белгілейді. Рәсім өтінішті жеткізуді қамтиды; одан кейінгі шешім оның қадамдарына кірмейді.
Қызметкерлерді оқыту және рәсімдерді қайта қарау
Сатып алушылардың өтініштеріне жауап беруді үйрету үшін нақты қызмет көрсету жағдайларын пайдаланыңыз. Жұмыс процестеріндегі өзгерістерге қарай рәсімдерді үнемі қайта қарап отырыңыз.
Енгізу мысалы. Дүкен иесі бір рәсімді таңдап, оның мазмұнына жауапты адамды тағайындайды және орындаушымен бірге қадамдарды қарап шығады. Өтініштерді жеткізу рәсімі бойынша олар нақты жағдайды талдап, басшыны қай кезде қатыстыру керегін анықтайды.
Қателіктен кейін нақты бір қадамды тексеруге болады: әрекет түсінікті ме, орындаушы белгіленген бе және жұмысты тапсыру тәртібі сипатталған ба. Жауапты адам нұсқаулықты нақтылап, қызметкерлерге өзгертілген тәртіпті көрсетеді. Дүкен иесі келесі тексеру мерзімін өз дүкені үшін белгілейді.
Тексеру үшін қысқа бақылау тізімін қолдануға болады:
- Жұмыстың қашан басталатыны түсінікті.
- Орындаушы және рәсім мазмұнына жауапты адам белгіленген.
- Әрекеттер орындалу ретімен жазылған.
- Нәтижені тексеруге болады.
- Нұсқаулық аясынан тыс сұрақты кімге жеткізу керегі көрсетілген.
- Аяқталмаған жұмысты тапсыру сипатталған.
- Рәсімді келесі қайта қарау мерзімі белгіленген.
Торгсофт бағдарламасында кіріс жүкқұжатынан жапсырма басып шығару
Егер тауарды кіріске алу рәсіміне жапсырма дайындау кірсе, Торгсофт бағдарламасында кіріс жүкқұжатындағы тауарларды белгілеп, жүкқұжаттағы санына сай, әр данасына бір-бірден немесе берілген мөлшерде жапсырма басып шығаруға болады. Әрекеттер реті Торгсофт бағдарламасында жапсырмаларды басып шығару жолы нұсқаулығында берілген.
Алдыңғы қадамға оралу