Шағын дүкен жұмысын ұйымдастыру үшін нақты міндеттерге сай құралдарды таңдаңыз. Мәтіндерді келісу үшін Google Docs, жұмыс кестелерін реттеу үшін Google Sheets, қайталанатын оқиғалар үшін Google Calendar, тапсырмалар мен еске салғыштарды тағайындау үшін Microsoft To Do қызметін пайдалануға болады.
Жұмыс материалдарын көшірмес бұрын қажетті мүмкіндіктерді сынақ құжатында немесе тізімде тексеріңіз. Материалды кім дайындайтынын, нәтижені кім тексеретінін және кімге қолжетімділік қажет екенін анықтаңыз. Бұл сервистерді жұмысты ұйымдастыру үшін пайдаланыңыз; тауарлық және фискалдық есепті осы мақсатқа арналған жүйелерде жүргізіңіз.
Алдымен міндет пен тексеру өлшемін анықтаңыз
Қызметкер қандай әрекет орындауы керегін жазып қойыңыз. Мысалы: тауар сипаттамасына түзету ұсыну, белгілі бір мәртебесі бар жолдарды табу немесе материалдарды тексерер алдында еске салғыш алу. Содан кейін құралды таңдап, дәл осы әрекетті тексеріңіз.
| Жұмыс міндеті | Құрал | Қолданар алдында нені тексеру керек |
|---|---|---|
| Тауар сипаттамасын келісу | Google Docs | Бастапқы мәтінді өзгертпей, түзету ұсынуға бола ма? |
| Сатып алу жоспарын реттеу | Google Sheets | Жолдар дұрыс сұрыптала ма және қажетті мәртебені сүзуге бола ма? |
| Сатып алуға тұрақты дайындық | Google Calendar | Қайталану күндері кестеңізге сай келе ме? |
| Қызметкердің материалдар дайындауы | Microsoft To Do | Қажетті қатысушы тағайындалып, еске салғыш бапталды ма? |
Бірден барлық ықтимал құжаттар мен тізімдерді жасамаңыз. Бір үдерістен бастап, оның жұмыс материалдары қайда сақталатынын командамен келісіңіз.
Google Docs: мәтінге енгізілетін түзетулерді келісу
Google Docs ішінде бастапқы мәтінді өзгертпей, құжатқа түзетулер ұсынуға болады. Тауар сипаттамаларын дайындағанда, қызметкер алдымен бастапқы нұсқаны әзірлеп, тексеруші түзетулер ұсынатынын келісіңіз. Соңғы тұжырымды кім бекітетінін анықтаңыз.
Google Drive арқылы қолжетімділік бергенде, басқа адамға файлды өңдеуге, пікір қалдыруға немесе тек ашуға рұқсат бере аласыз. Рұқсаттарды оның міндетіне сай таңдаңыз. Жұмыс басталмас бұрын әріптесіңізбен оған қажетті әрекеттер қолжетімді екенін тексеріңіз.
Сипаттаманы тексеру өлшемдерін бөлек белгілеңіз: тауар атауына сәйкестігі, тұжырымдардың түсініктілігі және расталмаған сипаттардың болмауы. Түзету ұсыну мүмкіндігі мәтіннің дұрыстығын өздігінен растамайды — оның мазмұнын тексеретін адамды тағайындаңыз.
Google Sheets: жұмыс жоспарын реттеу
Google Sheets ішінде деректерді әліпби ретімен және сан бойынша сұрыптауға болады. Сүзгілер ағымдағы көрініске қажет емес деректерді жасыруға мүмкіндік береді.
Сатып алуға дайындық жоспары үшін тауар атаулары, жоспарланған саны және дайындық мәртебесі көрсетілген кесте жасаңыз. «Дайындау» және «Тексеру» сияқты мәртебе атауларын алдын ала біріздендіріңіз. Атауы немесе саны бойынша сұрыптауды және мәртебесі бойынша сүзуді сынап көріңіз.
Сүзгеннен кейін қай жолдар көрініп қалғанын тексеріңіз. Сүзілген жолдарды толық тізім деп қабылдамаңыз. Сатып алу туралы шешім қабылдамас бұрын жоспарды тауарлық есеп деректерімен салыстырыңыз; жоспарланған санды нақты қалдықтың растамасы ретінде пайдаланбаңыз.
Google Calendar: тұрақты жұмысты жоспарлау
Google Calendar ішінде оқиға жасағанда, оны белгіленген күндері қайталанатындай баптауға болады. Бұл мүмкіндікті команда тұрақты кесте бойынша орындайтын жұмысқа, мысалы сатып алу жоспарын дайындауға пайдаланыңыз.
Оқиғаға нақты әрекетті білдіретін атау беріңіз. Баптағаннан кейін алдағы бірнеше қайталануын қарап, күндерін тексеріңіз. Жұмыс тәртібі өзгерсе, тиісті оқиғаны қайта қараңыз. Күнтізбеде оқиғаның болуы жұмыстың орындалғанын растайды деп есептемеңіз — дайын нәтижені тексеріңіз.
Microsoft To Do: жауапты адам мен еске салғышты тағайындау
Microsoft To Do ішінде ортақ тізімдегі кез келген қатысушыға, соның ішінде өзіңізге де, тапсырма тағайындауға болады. Тапсырмаға таңдалған күн мен уақытқа еске салғыш орнатуға да болады.
Тапсырманы күтілетін нәтижеге қарай тұжырымдаңыз: «Келісуге арналған сипаттама нұсқаларын дайындау». Жауапты қатысушыны тағайындаңыз. Жұмысқа қайта оралу қажет уақытқа еске салғыш қойып, оны жұмыс құрылғысында тексеріңіз.
Командалық тапсырма үшін дайындалған материалдарды кім тексеретінін келісіңіз. Орындаушыны тағайындау мен еске салғыш нәтижені тексеруді алмастырмайды.
Мысал: тауар сипаттамаларын дайындау
Дүкен 12 тауарға сипаттама дайындап жатыр деп алайық. 4 тауардың бастапқы нұсқалары дайын, ал қалған 8-іне мәтін жазу керек. Бұл — жұмысты ұйымдастыруды көрсетуге арналған шартты деректер.
- Жұмыс кестесіне тауар атаулары мен дайындық мәртебесін жазыңыз. Бастапқы нұсқа қажет 8 жолды сүзіңіз.
- Ортақ Microsoft To Do тізімінде қатысушыға осы сипаттамаларды дайындауды тағайындап, еске салғыш орнатыңыз.
- Мәтіндерді Google Docs ішінде дайындаңыз. Тексерушіден түзетулерді ұсыныс ретінде енгізуді сұраңыз.
- Сипаттамаларды тұрақты тексеретін болсаңыз, Google Calendar ішінде қайталанатын оқиға жасаңыз.
Тексеруден кейін кестедегі мәртебелерді қолмен жаңартыңыз. Бұл мысалға тауар атаулары мен жұмыс күйі жеткілікті; сатып алушылардың деректерін қоспаңыз.
Жұмысты бастамас бұрын командамен нені келісу керек
- Жұмыс құжаты немесе кестесі қайда сақталатынын.
- Файлды кім өңдей, пікірлей немесе көре алатынын.
- Тапсырманы кім орындайтынын және нәтижені кім тексеретінін.
- Қандай мәртебе атауларын қолдану және оларды қашан жаңарту керегін.
- Қандай оқиғалар қайталанатынын және еске салғыштар қашан қажет екенін.
Алдыңғы қадамға оралу