Номенклатураны, қалдықтарды және бағаларды жаңа Torgsoft дерекқорына қалай ауыстыруға болады

Torgsoft жаңа дерекқорына көшіру жеке бос дерекқор құрылған жағдайда ғана қажет. Қолданыстағы Torgsoft дерекқоры үшін негізгі деректерді штаттық көшіру қолданылады. Таңдамалы көшіру, каталогты тазарту немесе басқа бағдарламадан ауысу үшін — бастапқы қалдықтарды Excel-ден импорттау қолданылады.

Егер жаңа дүкен бұрыннан бар бірыңғай дерекқорға қосылса, номенклатураны файлдар арқылы көшірудің қажеті жоқ. Жаңа есеп орталығы құрылады, ал тауар саны «Ішкі беру» құжаты арқылы беріледі.

Егер бүкіл тарихы, пайдаланушылары және баптауларымен бірге сол дерекқорды басқа компьютерге көшіру қажет болса, төменде сипатталған тәсілдер сәйкес келмейді. Ол үшін Torgsoft басқа компьютерге көшіру жөніндегі жеке нұсқаулықты пайдаланыңыз.

Алдымен дұрыс сценарийді анықтаңыз

Көшіру алдында не істеу керек

Алғашқы жүктеуді жұмыс дерекқорында емес, тестілік көшірмеде орындаңыз.

Жұмысты бастамас бұрын мыналарды дайындаңыз:

• бастапқы дерекқордың өзекті резервтік көшірмесін;

• бос қабылдаушы дерекқордың резервтік көшірмесін;

• барлық көшіру файлдарына арналған жеке буманы;

• бақылау көрсеткіштерін: тауар карточкаларының санын, қалдықтардың жалпы саны мен құнын, клиенттер санын;

• көшіру қажет және ескі дерекқорда әдейі қалдырылатын деректер тізімін.

Соңғы жүктеу алдында бастапқы дерекқордағы өзгерістерді тоқтатыңыз немесе файлдар қалыптастырылған нақты уақытты белгілеңіз. Әйтпесе кейін жасалған сатылымдар, кірістер немесе баға өзгерістері жаңа дерекқорға түспейді.

Бұл тәсіл бастапқы дереккөз ретінде қолданыстағы Torgsoft дерекқоры, ал қабылдаушы ретінде жаңа бос дерекқор пайдаланылғанда қолданылады. Ол қойма және қаржы құжаттарының бүкіл тарихын көшірмейді.

1-қадам. Тауар түрлерінің құрылымын көшіріңіз

Ескі дерекқорда «Тауартану → Тауар түрі → Сақтау» бөлімін ашыңыз. Жаңа дерекқорда файлды «Тауартану → Тауар түрі → Ашу» арқылы жүктеңіз.

Бұл қадам карточкалар мен қалдықтарды жүктемес бұрын тауар санаттарының ағашын қалпына келтіреді.

Егер жаңа дерекқорда өзінің анықтамалығы бұрыннан бар болса, қайталанатын жазбалар немесе қате бағыныштылық пайда болмас үшін алдымен құрылымды тестілік көшірмеде тексеріңіз.

2-қадам. Қажет болса, нөлдік қалдығы бар карточкаларды көшіріңіз

Негізгі деректер файлы қойманың ағымдағы күйін көшіреді. Егер қалдығы жоқ тауар карточкаларын немесе қызметтерді сақтау қажет болса, «Тауартану → Тауарлар мен қызметтердің толық тізімі» бөлімін ашып, қажетті позицияларды белгілеңіз және оларды стандартты «Сақтау» батырмасымен сақтаңыз. Жаңа дерекқорда бұл файлды «Ашу» батырмасымен ашыңыз.

Егер кейбір позициялар енді қолданылмаса, бүкіл тарихи каталогты автоматты түрде көшірмеңіз. Таңдамалы көшіру өзектілігін жоғалтқан карточкалардың санын азайтады және кейін тауарды іздеуді жеңілдетеді.

3-қадам. Негізгі деректер файлын қалыптастырыңыз

Бастапқы дерекқорда «Файл → Негізгі деректерді жаңа ДҚ-ға көшіру → Сақтау» бөлімін ашыңыз.

Torgsoft .dm0 кеңейтімі бар файл қалыптастырады, оған мыналар кіреді:

• қойманың ағымдағы күйі;

• клиенттер;

• жеңілдіктер;

• жеңілдік саясаты.

Сақтау кезінде бағдарлама бастапқы қалдықтар үшін сатып алу бағасын анықтауды ұсынады:

• «Иә» — тауардың соңғы сатып алу бағасын пайдалану;

• «Жоқ» — өзіндік құнды пайдалану;

• «Бас тарту» — файл қалыптастыруды тоқтату.

Соңғы сатып алу бағасы мен есептелген өзіндік құн әртүрлі болуы мүмкін. Таңдалған нұсқа бастапқы қалдықтарды бағалауға әсер етеді, сондықтан оны тауарлық және қаржылық есепке жауапты адаммен келісу қажет.

4-қадам. .dm0 файлын жаңа дерекқорға жүктеңіз

Бос дерекқорда «Файл → Негізгі деректерді жаңа ДҚ-ға көшіру → Ашу» бөлімін ашыңыз.

Жүктемес бұрын Torgsoft бұрыннан бар тауарды қалай іздейтінін анықтаңыз:

• атауы бойынша;

• штрихкод бойынша;

• өндірушінің штрихкоды бойынша;

• өз штрихкоды бойынша.

Бағдарлама таппаған позициялар үшін әрекеттердің бірін таңдауға болады: тауарды анықтамалыққа қосу немесе оны табылмағандар тізіміне енгізу.

Алғашқы тексеру үшін табылмаған тауарлардың тізімін қалыптастырған қауіпсіздеу. Осылайша жаңа карточкаларды жаппай құрмас бұрын атаулар мен штрихкодтардағы айырмашылықтарды түзетуге болады.

5-қадам. Сату және сатып алу бағаларын көшіріңіз

Ескі дерекқорда «Файл → Тауар бағалары» бөлімін ашып, сату және сатып алу бағаларын бөлек сақтаңыз. Содан кейін тиісті файлдарды жаңа дерекқорда ашыңыз.

Тауар санының көшірілуін барлық бағалардың дұрыс көшірілгенін тексеру деп есептемеңіз. Жүктегеннен кейін баға қалыптастыру ережелері әртүрлі тауарлар бойынша бөлшек, көтерме және сатып алу бағаларын бөлек салыстырыңыз.

6-қадам. Клиенттердің жинақталған сатып алу сомаларын көшіріңіз

Егер жинақтаушы жеңілдік сатып алулардың жалпы сомасына байланысты болса, ескі дерекқорда «Файл → Клиенттердің сатып алу сомалары → Сақтау» бөлімін ашыңыз. Бағдарлама .cl8 кеңейтімі бар файл қалыптастырады.

Жаңа дерекқорда оны «Файл → Клиенттердің сатып алу сомалары → Ашу» арқылы ашыңыз.

Мән клиент карточкасындағы «Жеңілдік үшін бастапқы сома» өрісіне жазылады. Егер бұл өрісте деректер бұрыннан болса, олар ауыстырылады.

Сатып алу сомалары файлын жаңа сатылымдар басталғанға дейін жүктеген дұрыс. Егер клиенттер жаңа дерекқорда сатып алу жасап қойған болса, бастапқы соманы ауыстыру жинақталуды бұрмалауы мүмкін. Мұндай жағдайда бөлек бақылау салыстыруы қажет.

Ұсынылатын жүктеу реті

1. Тауар түрлерінің анықтамалығы.

2. Қажет болса, нөлдік қалдығы бар тауар карточкалары және қызметтер.

3. Негізгі деректер файлы .dm0.

4. Сату және сатып алу бағалары.

5. Клиенттердің сатып алу сомалары .cl8.

6. Қойма, клиенттер, бағалар және жеңілдіктер бойынша бақылау салыстыруы.

Excel-ді мына жағдайларда пайдаланған дұрыс:

• тек өзекті тауарларды көшіру қажет болса;

• каталогты тазарту қажет болса;

• басқа есеп бағдарламасынан ауысу қажет болса;

• Torgsoft штаттық файлы жоқ деректерді жүктеу қажет болса.

Мұндай импорт есептің бастапқы күйін жасайды. Ол сатылымдар, қайтарулар, төлемдер және басқа құжаттар тарихын қалпына келтірмейді.

1-қадам. Тауарды іздеу белгілерін анықтаңыз

Кестені дайындамас бұрын Torgsoft бұрыннан бар карточканы жаңа тауардан қалай ажырататынын анықтаңыз.

Әдетте ең сенімді белгілер:

• өндірушінің штрихкоды;

• өз штрихкоды;

• артикул;

• бірнеше өрістің жиынтығы.

Егер әртүрлі дереккөздерде қысқартулар, сипаттамалардың реті, бос орындар немесе жазу тілі өзгеше болса, атауды жалғыз іздеу белгісі ретінде пайдаланбаған жөн.

2-қадам. Excel файлын дайындаңыз

Кестеге тауарды жасау немесе іздеу және бастапқы қалдықты қалыптастыру үшін қажет бағандарды ғана қосыңыз:

• тауар атауы;

• тауар түрі;

• штрихкод;

• артикул;

• саны;

• сатып алу бағасы немесе бастапқы қалдықтың келісілген бағасы;

• бөлшек баға;

• егер қолданылса, көтерме баға;

• тауарды дұрыс сәйкестендіру үшін қажетті сипаттамалар.

Егер дереккөз Torgsoft болса, деректерді қойма күйінен дайындауға болады: қажетті есеп орталығын таңдаңыз, көрінетін бағандарды баптаңыз, тауарларды сүзгіден өткізіп, Excel-ге экспорттаңыз.

Есепті таза бастау үшін әдетте оң қалдықтар көшіріледі. Нөлдік позициялар қажет болған жағдайда ғана бөлек қосылады.

Теріс қалдықтарды алдымен ескі жүйеде тексеру керек. Оларды көшіру есеп қатесінің себебін жоймайды.

3-қадам. Бастапқы қалдықтар құжатын құрыңыз

Жаңа дерекқорда «Құжат → Тауар кірісі» бөлімін ашып, жаңа құжат құрыңыз және «Бастапқы қалдықтар» параметрін қосыңыз.

Бұл режимде жеткізуші өрісі бұғатталады, өйткені құжат жаңа жеткізілімді емес, есеп басталған сәттегі тауарды тіркейді.

Кіріс формасында «Импорт» батырмасын басып, дайындалған Excel файлын таңдаңыз.

4-қадам. Бағандарды сәйкестендіріп, іздеуді баптаңыз

Импорт формасында Excel бағандарын Torgsoft өрістерімен сәйкестендіріңіз:

• атауы;

• штрихкод;

• артикул;

• тауар түрі;

• саны;

• сатып алу бағасы;

• бөлшек және көтерме бағалар.

Содан кейін тауарды іздеу параметрлерін және олардың ретін белгілеңіз.

«Жаңа тауарды анықтамалыққа қосу» ауыстырып-қосқышын тек тестілік импорттан кейін қосыңыз. Егер іздеу баптаулары бұрыннан бар карточканы таппаса, бағдарлама жаңасын жасайды. Анықтамалықта қайталанатын карточкалар осылай пайда болады.

5-қадам. Әртүрлі тауар түрлерінде тест жүргізіңіз

Әртүрлі сценарийлерді тексеретін 10–20 позицияны импорттаңыз:

• өндіруші штрихкоды бар тауар;

• өз штрихкоды бар тауар;

• артикулы бар тауар;

• түсі, өлшемі немесе басқа сипаттамалары бар позиция;

• бөлшек және көтерме бағалары бар тауар;

• анықтамалықта әлі жоқ жаңа позиция;

• қайталанбауы тиіс бұрыннан бар позиция.

Тексергеннен кейін тестілік құжатты жойыңыз немесе тестілік дерекқорды бастапқы күйіне қалпына келтіріңіз. Импорт баптауларын түзетіп, содан кейін ғана толық файлды жүктеңіз.

Көшіру нәтижесін қалай тексеруге болады

Салыстыру тек жолдар санын ғана қамтымауы керек. Мыналарды тексеріңіз:

• белсенді тауар карточкаларының санын;

• тауардың жалпы санын;

• сатып алу бағалары немесе өзіндік құн бойынша қалдықтардың құнын;

• бөлшек, көтерме және сатып алу бағаларын;

• тауар түрлерін, өндірушілерді және сипаттамаларды;

• штрихкодтар мен артикулдарды;

• клиенттер санын;

• жинақтаушы жеңілдіктер үшін бастапқы сомаларды;

• қажетті нөлдік қалдығы бар карточкалардың бар-жоғын;

• қайталанатын карточкалардың жоқтығын.

Салыстырудан кейін тестілік сатылым жасаңыз. Мыналарға көз жеткізіңіз:

• тауар штрихкод бойынша табылады;

• баға дұрыс қойылады;

• тауар саны қажетті есеп орталығынан есептен шығарылады;

• клиент жеңілдігі күтілгендей есептеледі.

Ескі дерекқорды жоймаңыз. Жаңа дерекқорда толық салыстыру және бақылау кезеңі аяқталғанша бастапқы дерекқорды, көшіру файлдарын және резервтік көшірмелерді сақтаңыз.

Бұл тәсілдер арқылы не автоматты түрде көшірілмейді

Негізгі деректердің штаттық файлы мен Excel импорты жүйенің толық көшірмесі емес.

Олар мыналарды автоматты түрде көшіруге арналмаған:

• қойма құжаттарының бүкіл тарихын;

• қаржылық операциялардың бүкіл тарихын;

• жұмыс орындарының баптауларын;

• жабдықты;

• ПККМ;

• бағдарлама қызметтерін;

• лицензияны.

Егер есеп логикасын өзгертпей бүкіл жүйені сақтау қажет болса, Torgsoft басқа компьютерге толық көшіріңіз.

Егер басқа бағдарламаның тарихы қажет болса, көшіру мүмкіндігі бастапқы деректер құрылымына қарай бөлек бағаланады.

Жиі қойылатын сұрақтар