Torgsoft сатып алу бағалары: тауарларды қалай дұрыс орналастыру, бағаларды өзгерту және қателіктерден қалай аулақ болу керек

Torgsoft бағдарламасындағы сатып алу бағаларымен жұмыс істеу — есеп жүргізудің негізгі кезеңдерінің бірі. Дәл сатып алу бағасын дұрыс тіркеуге тауардың өзіндік құнының, рентабельділіктің және кәсіпорынның қаржылық нәтижесінің дәлдігі байланысты.

Іс жүзінде пайдаға, бұрмаланған қалдықтарға немесе есептердегі қате сомаларға қатысты мәселелердің көпшілігі “бағдарлама қатесінен” емес, тауарды қате кірістеуге, кіріс жүкқұжатының қате бапталуына немесе кейіннен өзіндік құнды қайта есептемей артқы күнмен өзгерістер енгізуге байланысты туындайды.

Бұл мақалада мыналарды қарастырамыз:

• сатып алу бағаларын қалай дұрыс тіркеу керек;

• оларды есепке зиян келтірмей қалай өзгерту керек;

• қай қателер жиі кездеседі;

• сатып алу бағасы өзіндік құннан несімен ерекшеленеді;

• күрделі және бірден түсінікті емес жағдайларда не істеу керек.

1. Torgsoft сатып алу бағасы қалай тіркеледі

Сатып алу бағасы «Құжат» — «Тауардың кірісі» режимінде кіріс жүкқұжатын жасау сәтінде тіркеледі.

Дәл осы кезеңде бағдарлама мынаны есте сақтайды:

• тауар қандай бағамен түсті;

• ол қандай валютада сатып алынды;

• ҚҚС есепке алына ма;

• қандай бөлшек сауда бағасы орнатылады.

Қолмен енгізу

Егер сіз жаңа немесе бұрыннан бар тауарды жүкқұжатқа қоссаңыз, жеткізушінің бағасын тауар карточкасында, "Тауарды сатып алу" аймағындағы «Бағасы грн» өрісіне енгізу керек.

Егер сатып алу шетел валютасында жүргізілсе, бағаны тауар карточкасында, "Тауарды сатып алу" аймағындағы «Валютадағы баға» өрісіне енгізу керек. Бұл жағдайда Torgsoft оны кіріс жүкқұжаты параметрлерінде көрсетілген бағам бойынша ұлттық валютаға автоматты түрде қайта есептейді.

Бұл маңызды, өйткені валютамен сатып алу кезінде бағаны гривнамен қолмен енгізу көбінесе өзіндік құнда және жеткізушімен есеп айырысуда қателерге әкеледі.

Бағаларды автоматты түрде алу: «Бағаларды іздеу»

Бұрыннан бар тауардың әрбір жаңа кірісінде сатып алу бағаларын қолмен енгізбеу үшін, тауар карточкасында «Бағаларды іздеу» ауыстырғышын қосуға болады.

Бұл режимде бағдарлама автоматты түрде:

• соңғы сатып алу бағасын табады;

• соңғы бөлшек сауда бағасын қояды;

• базаға бұрыннан енгізілген тауарлардың тұрақты жеткізілімдерімен жұмысты жеңілдетеді.

Бұл қолмен жасалатын қателер санын азайтады және кірістеуді жылдамдатады.

Excel-ден импорттау

Егер жеткізуші электрондық жүкқұжат ұсынса, оны «Тауарларды импорттау» режимі арқылы жүктеуге болады.

Дұрыс жүктеу үшін мыналар қажет:

• сатып алу бағалары жеткізушіден алынған Excel файлында қандай валютада көрсетілгенін тексеру,

• Torgsoft тауарды сатып алу валютасын дұрыс көрсетіп, кіріс жүкқұжатын жасау,

• егер жеткізушінің Excel файлындағы сатып алу бағалары гривнада болса, онда тауарды импорттау параметрлерінде сатып алу бағасы көрсетілген бағанды "Сатып алу бағасы" өрісімен сәйкестендіріп, содан кейін тауар импортын орындау керек,

• егер жеткізушінің Excel файлындағы сатып алу бағалары басқа валютада болса (ұлттық валютада емес), онда тауарды импорттау параметрлерінде сатып алу бағасы көрсетілген бағанды "Валютадағы сатып алу бағасы" өрісімен сәйкестендіріп, содан кейін тауар импортын орындау керек.

Тауарды импорттау параметрлеріндегі пайдалы баптаулардың бірі — «Сатып алу бағасы болмаған жағдайда жеткізушінің соңғы сатып алу бағасын алу». Бұл импорт файлында сатып алу бағалары толтырылмаған немесе кейбір тауарларда жартылай жоқ болса көмектеседі.

Қызметкерлердің сатып алу бағаларына қол жеткізу ерекшеліктері

Көптеген компанияларда иесі сатушылардың сатып алу бағаларын көргенін қаламайды. Ол үшін пайдаланушы баптауларында «Сатып алу бағаларын көруге рұқсат етілген» деген белгіні алып тастау керек.

Мұндай жағдайда бағдарламаның логикасын түсіну маңызды:

• егер сатушы бұрыннан енгізілген тауарды кірістесе;

• және оның сатып алу бағасын көруге құқығы болмаса;

• бағдарлама ескі бағаны автоматты түрде алмайды;

• оның орнына 0,00 грн қойылады.

Бұл ақау емес. Бұл қол жеткізу құқығы жоқ қызметкер нақты сатып алу бағасын көрмеуі үшін жасалған қорғаныс механизмі.

Мұндай жағдайда әдеттегі жұмыс сценарийі мынадай:

1. сатушы жеткізушіден нақты келген тауар санын енгізеді;

2. иесі, тауартанушы немесе қажетті қол жеткізу құқықтары бар басқа қызметкер (кіріс жүкқұжатын өңдеуге ашу, тауар карточкасындағы сатып алу бағаларын толтыру) жүкқұжатын кейінірек өңдеуге ашады;

3. жүкқұжаттағы тауарлар бойынша дұрыс сатып алу бағаларын қояды.

2. Тауарды кірістеу кезіндегі жиі кездесетін қателер

Кіріс сомасы жеткізушінің жүкқұжатымен сәйкес келмейді

Ең жиі кездесетін шағымдардың бірі: пайдаланушы бір сатып алу бағасын енгізеді, ал жүкқұжатта басқа, әдетте жоғарырақ бағаны көреді.

Ең жиі себеп — кіріс жүкқұжатының параметрлерінде «Тауардың сатып алу бағасына ҚҚС қосу» параметрі кездейсоқ қосылып кетеді. Егер "ҚҚС қосу..." белгісі қосулы болса, бағдарлама өзіндік құнды өсіріп қана қоймайды, сонымен бірге ҚҚС-ты ескеріп сатып алу құнына сүйене отырып бөлшек сауда бағасын (үстемені) де есептей алады. Бұл сөрелердегі баға белгілерінде бір баға тұрып, ал Torgsoft сату асыра көрсетілген бағамен жүргізілетін жағдайға әкелуі мүмкін.

Одан кейін не болады:

• егер жеткізушінің бағасына ҚҚС әлдеқашан кірсе;

• ал бұл параметр кіріс жүкқұжатының параметрлерінде қосулы болса;

• бағдарлама іс жүзінде пайдаланушы енгізген сатып алу бағасына ҚҚС-ты тағы бір рет қосады;

• соның нәтижесінде сатып алу бағасы жасанды түрде өседі.

Бұл ҚҚС-тың екі рет есептелуіне әкеледі және мыналарды бұрмалайды:

• жүкқұжат сомасын;

• өзіндік құнды;

• рентабельділікті;

• болашақ пайданы.

Штрихкод кездейсоқ баға өрісіне түсіп кетті

Бұл адам факторынан туындайтын ең қауіпті қателердің бірі.

Сценарий мынадай болады:

• курсор «Сатып алу бағасы» немесе «Бөлшек сауда бағасы» өрісінде тұр;

• пайдаланушы тауардың штрихкодын сканерлейді;

• тауарды іздеудің орнына 13 таңбалы код сатып алу / бөлшек сауда бағасы өрісіне жазылады.

Нәтижесінде тауарда аномальды 13 таңбалы баға пайда болуы мүмкін.

Салдары:

• егер 13 таңбалы сан сатып алу бағасы ретінде жазылса, өзіндік құнды қайта есептеу кезінде немесе кезеңді жабу кезінде қате шығады.

• егер 13 таңбалы сан сату бағасы ретінде жазылса, пайда дұрыс есептелмейді.

Мұндай жағдайда мынаны істеу керек:

1. қате бағасы бар тауарды табу;

2. бағаны дұрыс мәнге түзету;

3. егер сатып алу бағасы қате көрсетілсе, өзіндік құнды қайта есептеу.

Валютаның өзгеруіне байланысты ескі баға шықпайды

Тағы бір жиі кездесетін жағдай: бұрын тауар гривнамен кірістелген, ал жаңа кіріс жүкқұжаты, мысалы, доллармен немесе басқа валютада жасалады.

Мұндай жағдайда Torgsoft ескі бағаны шығармайды, өйткені ол басқа валютада тіркелген. Өріс бос қалады, және бұл бағдарламаның логикасы тұрғысынан қалыпты жағдай, өйткені жаңа валютада бұл тауар бұрын ешқашан кіріске қойылмаған.

Қателер сондай-ақ құжаттың тақырыбында валюта бағамы кездейсоқ 1 деп көрсетілсе туындайды. Сонда бағаны есептеу дұрыс болмайды, ал өзіндік құн мен жүкқұжаттағы сомалар шындыққа сәйкес келмей қалады.

3. Сатып алу бағаларын қалай дұрыс өзгерту немесе түзету керек

Кейде жүкқұжаттағы баға әлдеқашан тіркелген болады, бірақ кейін мыналар анықталады:

• жеткізуші шарттарды артқы күнмен өзгерткен;

• енгізу кезінде қате кеткен.

Мұндай жағдайларда “мәліметтерді қалай болса солай қайта жазбай”, бағдарламаның стандартты механизмдерін қолдану маңызды.

1-тәсіл: Жабық жүкқұжатты түзету

Егер жүкқұжат әлдеқашан күшіне енгізілсе, «Құжат» — «Сатып алу бағаларын түзету» режимін қолданыңыз.

Әрекеттер реті:

1. қажетті жүкқұжатты таңдаңыз;

2. «Сатып алу бағасын орнату» батырмасын басыңыз;

3. жаңа сатып алу бағасын көрсетіп, «Жазу» батырмасын басыңыз.

Осыдан кейін міндетті түрде Әрекет -> Өзіндік құнды қайта есептеу арқылы өзіндік құнды қайта есептеу керек.

2-тәсіл: «Тауар қалдықтарын талдау» арқылы жаппай өзгерту

Егер тауар қалдықтарын, әсіресе нақты бір жеткізуші бойынша, қайта бағалау қажет болса, «Талдау» — «Тауар қалдықтарын талдау» бөлімін қолданыңыз.

Одан кейін:

1. Тиісті сүзгілерде жеткізушіні және сатып алу валютасын таңдаңыз.

2. Сатып алу бағаларын қайта бағалау жүргізілетін есеп орталығын орнатыңыз.

3. "Жеткізуші бағасы бойынша топтау" өрісіне белгі қойыңыз.

4. "Жеткізуші бағасын мынадай деп алу" өрісінде тиісті мәнді таңдаңыз.

5. Қажет болса, белгілі бір тауар санатын іріктеу үшін Тауар бойынша сүзгіні қолданыңыз.

6. "Жаңарту" батырмасын басыңыз.

7. Қайта бағалау жүргізілетін қажетті тауарларды немесе барлық іріктелген тауарларды белгілеңіз.

8. "Тауардың сатып алу бағасын немесе бағамын өзгерту" батырмасын басыңыз.

9. Ашылған формадағы "Не істеу керек", "Қалай өзгерту керек", "Мәні", "Дөңгелектеу" өрістеріне қажетті мәндерді қойыңыз.

10. Қажет болса, "Тауардың сату бағасын өзгерту" өрісіндегі ауыстырғышты өшіріңіз.

11. Сатып алу бағаларын қайта бағалауды қолдану үшін "Қолдану" батырмасын басыңыз.

Бұл жағдайда бағдарлама автоматты түрде екі әрекет орындайды:

• ескі бағамен жеткізушіге қайтару жүкқұжатын жасайды;

• бірден жаңа сатып алу бағасымен жаңа кіріс жүкқұжатын жасайды.

Бұл партиялық есеп үшін ең дұрыс тәсілдердің бірі, себебі бағаның өзгеру тарихы дұрыс сақталады, ал қалдықтар “бұзылмайды”.

3-тәсіл: Ашық жүкқұжатты өңдеу

Егер жүкқұжат әлі жабылмаған болса және «Бақылау орындалды» мәртебесіне ие болмаса, өзгерістерді тікелей енгізуге болады.

Ол үшін:

1. «Кіріс жүкқұжаттарының тізіліміне» кіріңіз;

2. қажетті жүкқұжатты таңдаңыз;

3. «Жүкқұжат құрамы» батырмасын басыңыз;

4. тауар карточкасын өңдеп, соның ішінде жаңа сатып алу бағасын орнатыңыз.

Бұл тәсіл тек ашық құжаттарға жарайды және сіз осы жеткізілімдегі тауар әлі сатылмағанына сенімді болған жағдайда ғана қолданылады. Егер жүкқұжат әлдеқашан жабылса немесе осы жеткізілім партиясынан тауар сатылып кетсе, онда мәліметтерді қолмен өңдеудің орнына стандартты түзету механизмдерін қолданған дұрыс.

4. «Сатып алу бағасын» және «Өзіндік құнды» шатастырмаңыз

Бұл Torgsoft негізгі, бірақ өте маңызды айырмашылықтардың бірі.

Сатып алу бағасы (Жеткізуші бағасы)

Бұл — сіз жеткізушіге тауардың өзі үшін тікелей төлейтін баға.

Дәл осы баға:

• серіктес алдындағы қарызды қалыптастырады;

• кірістеуде қолданылады;

• кейінгі есептеулер үшін база болады.

Өзіндік құн (Есептік баға)

Бұл жай ғана жеткізуші бағасы емес. Бұл кеңірек ұғым. "Параметрлер" формасының "Есеп" қойындысында таңдалған өзіндік құнды есептеу әдісіне байланысты ол соңғы сатып алу бағасына немесе жеткізілім партиялары бойынша тауар қалдықтарының сатып алу бағаларының орташа мәніне тең болуы мүмкін.

Өзіндік құнға ҚҚС және кіріс жүкқұжаты бойынша қосымша шығындар да енгізілуі мүмкін.

Қосымша шығындарға мыналар жатуы мүмкін:

• жеткізу;

• банк комиссиясы;

• жапсырмалар құны;

• тауардың нақты партиясына қатысты басқа шығындар.

Дәл өзіндік құн нақты пайданы есептеу үшін қолданылады. Яғни жеткізуге немесе жеткізілімді сүйемелдеуге қосымша шығындар болған жағдайда рентабельділікті тек сатып алу бағасы бойынша бағалауға болмайды.

Қосымша шығындарды қайда енгізу керек

Нақты рентабельділікті көру үшін барлық қосымша шығындарды кірістеу кезінде «Тауардың кірісі» формасындағы «Жүкқұжат шығындары» қойындысына енгізу керек.

Шығындарды:

• барлық тауарларға автоматты түрде бөлуге (саны мен бағасына пропорционалды);

• немесе жүкқұжаттағы тауарлар бойынша бөлуге болады.

Осыдан кейін дәл сол ұлғайтылған сома — яғни нақты өзіндік құн — есепте ескеріледі және таза пайданы есептеу үшін бөлшек сауда бағасынан шегеріледі.

Бұл үшін:

• «Баптаулар» -> «Параметрлер» -> «Сервис» қойындысы -> «Тауар қозғалысы туралы ақпаратты тазалау және өзіндік құнды қайта есептеу» батырмасы

• немесе нақты есептегі қайта есептеу қолданылады.

Егер мұны жасамасаңыз, өткен кезеңдердегі пайда қате көрсетіледі.

Есептің дәлдігі үшін техникалық қолдау сондай-ақ «Ішкі ауыстыруларды ескере отырып жеткізу партиялары бойынша» (FIFO) өзіндік құнды есептеу әдісін қолдануды ұсынады.

5. Көбіне тек жұмыс барысында анықталатын қосымша қиындықтар

Негізгі қателерден бөлек, тәжірибелі пайдаланушылардың өзіне қиындық тудыратын тағы бірқатар жағдайлар бар.

Бағасы 0,00 грн болып қабылданған тауарларға бағаларды жаппай орнату

Сатып алу бағаларына қол жеткізе алмайтын қызметкерлер тауарды кірістегенде, бағдарлама 0,00 грн қояды. Осыдан кейін иесіне дұрыс бағаларды тез қою қажет болады.

Ол үшін кіріс жүкқұжатын өңдеуге ашып, әрбір тауар карточкасында сатып алу бағасын қолмен енгізу керек, немесе одан да жақсысы, «Тауардың кірісі» формасындағы «Осы жүкқұжаттың тауарлары үшін бағаларды енгізу» әрекетін қолдану керек.

Оны сатып алу бағасынсыз қабылданған тауарлармен нақты жұмыс істеу қажет болғанда қолдану ыңғайлы.

Бұл режимде әр тауар позициясының қарсысына сатып алу бағасын, әрбір тауар карточкасын ашпай-ақ, ыңғайлы түрде қоюға болады.

«Бағаның орнына штрихкод» қатесінің ауыр салдары

Егер штрихкод кездейсоқ сатып алу бағасы өрісіне түсіп кетсе, мәселе бір жүкқұжатпен шектелмейді.

Іс жүзінде бұл мыналарға әкелуі мүмкін:

• кезеңді жаба алмауға;

• Arithmetic overflow error converting expression to data type int қатесіне;

• түнгі өзіндік құнды қайта есептеудің бұғатталуына;

• таңертең пайданы қате көруге;

• қойма бойынша нөлдік немесе бұрмаланған өзіндік құнға.

Мұндай жағдайларда проблемалы тауарды тауып, оның бағасын түзетіп, содан кейін Torgsoft өзіндік құнды қайта есептеу керек.

Тауар жүкқұжатқа енгізілгеннен кейін валютаны немесе бағамды өзгерту

Кейде былай болады:

• пайдаланушы кіріс жүкқұжатын жасады;

• оған тауарларды енгізіп үлгерді;

• бағаларды көрсетті;

• сосын жүкқұжат басқа валютада болуы тиіс екенін есіне алды.

Осыдан кейін ол құжаттың тақырыбында валютаны немесе бағамды өзгертеді, бірақ жолдардағы бағалар өзгермегенін көреді.

Бұл — күтілетін мінез-құлық. Torgsoft бағаларды шынымен қайта есептеуі үшін, тақырыпта валютаны немесе бағамды өзгерту жеткіліксіз.

«Тауардың кірісі» формасындағы «Бағаларды қайта есептеу» батырмасын қолмен басу керек.

Осыдан кейін ғана бағдарлама мыналарды қайта есептейді: жеткізуші бағаларын, валютадағы жеткізуші бағаларын, қосымша өзіндік құндарды, бөлшек және көтерме бағаларды қайта есептей отырып немесе қайта есептемей қосымша сатып алу құндарын (таңдалған қайта есептеу параметріне байланысты).

Қосымша шығындарды бөлудегі шатасу

Пайданың дұрыс болмауының ең жиі себептерінің бірі — жүкқұжаттағы шығындардың қате бапталуы.

Torgsoft қосымша шығындардың экономикалық мәні әртүрлі болуы мүмкін, және дәл осы жерде пайдаланушылар жиі шатасады.

1. Жеткізушімен өзара есеп айырысуға қосу

Мұндай шығын:

• сатып алу бағасын арттырады;

• жеткізуші алдындағы қарызыңызды арттырады.

Бұл жеткізушінің өзі жеткізуді немесе ілеспе қызметтерді өз шотына қосқан кезде қолайлы.

2. Қосымша өзіндік құн (Тауардың өзіндік құнына қосу)

Мұндай шығын:

• жеткізуші алдындағы қарызды арттырмайды;

• бірақ партиядағы тауарлардың құнына бөлінеді;

• өзіндік құнға және болашақ пайдаға әсер етеді.

Бұл сыртқы тасымалдаушы қызметтері, банк комиссиясы, қаптама шығындары және тағы басқалар үшін әдеттегі нұсқа.

3. Қосымша сатып алу құны (Қоспау)

Мұндай шығын:

• өзіндік құнға кірмейді;

• жеткізуші алдындағы қарызға әсер етпейді;

• бірақ бағдарлама оны бөлшек сауда бағасын автоматты түрде арттыру үшін ескеруі мүмкін.

Бұл шығынды сатушыға қаржылық өзара есеп айырысу логикасын өзгертпей, сату бағасы арқылы сатып алушыға аудару қажет болған жағдайда қолданылады.

Егер мұнда қате шығын түрі таңдалса, мынадай типтік проблемалар туындайды:

• жеткізуші алдындағы жасанды қарыз;

• бұрмаланған өзіндік құн;

• дұрыс емес пайда.

6. Кіріс жүкқұжатын жаппас бұрын нені тексеру керек

Мәселелердің көпшілігін болдырмау үшін кіріспен жұмысты аяқтар алдында қысқаша тексеру жүргізген жөн:

1. Құжаттың тақырыбында валюта дұрыс көрсетілген бе.

2. Валюта бағамы дұрыс көрсетілген бе.

3. «Тауардың сатып алу бағасына ҚҚС қосу» опциясы кездейсоқ қосылып кетпеген бе.

4. Егер бұл жоспарланған сценарий болмаса, бағасы 0,00 грн болып қалған тауарлар жоқ па.

5. Баға өрісіне штрихкодты сканерлеу салдарынан пайда болуы мүмкін аномальды үлкен бағалар жоқ па.

6. Барлық қосымша шығындар «Жүкқұжат шығындары» қойындысына енгізілген бе.

7. Шығын түрі дұрыс таңдалған ба.

Қорытынды

Torgsoft сатып алу бағасы — бұл жүкқұжаттағы жай ғана сан емес. Ол есептің бірден бірнеше маңызды бөлігіне әсер етеді:

• жеткізушілермен өзара есеп айырысуға;

• тауардың өзіндік құнына;

• сатып алу бағасынан есептелетін үстемені ескере отырып бөлшек сауда бағасына;

• рентабельділікке;

• кәсіпорынның қаржылық нәтижесіне.

Сондықтан сатып алу бағаларымен дұрыс жұмыс істеу үш ережеге негізделеді:

1. бағаны кірістеу сәтінде дұрыс тіркеу;

2. оны тек бағдарламаның стандартты механизмдері арқылы өзгерту;

3. кез келген өзгерістен кейін міндетті түрде өзіндік құнды қайта есептеуді іске қосу.

Егер осы логиканы ұстансаңыз, есеп тұрақты болады, ал есептер сенімді болады. Ал егер бағаларды қолмен өзгертіп, қайта есептеуді өткізіп жіберсеңіз немесе сатып алу бағасын өзіндік құнмен шатастырсаңыз, бұл Torgsoft бағдарламасының есептері мен талдауларында пайданың қате мәнінің көрсетілуіне әкелуі мүмкін.

---