Excel бағдарламасынан кіріс шот-фактурасын қалай импорттауға болады: қадамдық нұсқаулар

Excel файлынан Torgsoft бағдарламасына кіріс жүкқұжатын импорттау — қойманы бірнеше апта бойы қолмен толтырудың орнына бірнеше минут ішінде мыңдаған позициямен толтыруға мүмкіндік беретін ең тиімді құралдардың бірі.

Міне, файлды дұрыс дайындау және тауар импортын орындау бойынша егжей-тегжейлі қадамдық нұсқаулық.

1-қадам. Excel файлын дайындау

Импортты бастамас бұрын, жеткізушінің прайс-парағын дұрыс дайындау маңызды:

1. Файл форматы. Құжатты .xls (Excel 97-2003) немесе .xlsx форматында сақтаңыз. Маңызды: кестеде біріктірілген ұяшықтар болмауы керек, әйтпесе бағдарлама бағандарды қате тануы мүмкін.

2. Деректердің мәтіндік форматы. Жүктеу кезінде қателерді болдырмау үшін, әсіресе құрамында сандар да, әріптер де болуы мүмкін штрих-кодтар мен артикулдарға қатысты, кестедегі барлық ұяшықтарды мәтіндік форматқа ауыстыру қатаң түрде ұсынылады. Torgsoft техникалық мамандары бұл үшін санның алдына жаппай апостроф қоятын арнайы Excel макросын қолдануды ұсынады. (Макрос коды: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:).

3. Сипаттамаларды бөлу. Егер жеткізуші файлында атауы, түсі, өлшемі және материалы бір ұяшықта болса, тауар карточкасына дұрыс импорттау үшін оларды әртүрлі бағандарға бөлу қажет.

2-қадам. Кіріс жүкқұжатының "тақырыбын" жасау

1. Torgsoft негізгі мәзірінде Құжат ➔ Тауардың кірісі бөліміне өтіңіз.

2. Қосу батырмасын басыңыз (немесе "Жаңа кіріс").

3. Жүкқұжаттың негізгі параметрлерін толтырыңыз: Жеткізушіні таңдаңыз, Валютаны көрсетіңіз. Егер сіз тауарларды алғаш рет енгізіп жатсаңыз, мысалы автоматтандыруды бастағанда, Бастапқы қалдықтар жалаушасын қоюға болады.

4. Тақырыпты Жазу батырмасымен сақтаңыз. Осыдан кейін кірісті өңдеу формасында Импорт батырмасын басыңыз.

3-қадам. Файлға қосылуды баптау

"Импорт" терезесінде файлға жолды көрсету қажет:

1. Деректер көзі батырмасын басыңыз.

2. Қасиеттер терезесінде Қосылым қойындысына өтіңіз, Қосылым жолын пайдалану ауыстырғышын қосып, Құрастыру батырмасын басыңыз.

3. Құру батырмасын басып, Microsoft Excel (*.xls) драйверін таңдаңыз (кеңейтімдер саны көбірек көрсетілген нұсқаны таңдаңыз).

4. Көзге кез келген атау енгізіңіз (мысалы, "12") және кітапты Таңдау батырмасы арқылы компьютердегі файлыңыздың жолын көрсетіңіз. OK батырмасын басыңыз.

4-қадам. Деректер аймағын және импорт параметрлерін таңдау

Файл қосылғаннан кейін сіз импорт терезесіне қайта ораласыз. Мұнда жүктеу логикасын баптау қажет:

1. Импорт аймағы. Деректерді қайдан алу керегін таңдаңыз. Ең қарапайым және ең әмбебап нұсқа — Парақтан барлық деректерді жүктеу (тек "Кесте" өрісінде парақ атауын таңдау керек). Сондай-ақ нақты ұяшықтар ауқымын (мысалы, A1:Z33) немесе атауы бар кестені көрсетуге болады.

2. Тауарды іздеу параметрлері. Бағдарламаға тауарларды қайталамай тану үшін оларды қалай анықтау керегін көрсетіңіз. Әдетте бірінші критерий ретінде штрих-код бойынша іздеу, ал екінші критерий ретінде артикул немесе атау бойынша іздеу қойылады.

3. Жалпы параметрлер (маңызды жалаушалар):

•    Жаңа тауарды анықтамалыққа қосу — бағдарлама жаңа позициялар үшін карточкалар жасауы үшін міндетті түрде қосыңыз.
•    Жоқ болған жағдайда өз штрих-кодтарын жасау — бағдарлама жеткізуші файлында көрсетілмеген тауарларға штрих-кодтарды автоматты түрде тағайындайды.
•    Тауар параметрлерін жаңарту — егер тауар базаға бұрыннан енгізілген болса, бірақ файлда оның сипаттамасы өзгерсе, бағдарлама карточканы жаңартады.

5-қадам. Бағандарды сәйкестендіру ("Тауар" қойындысы)

Бұл ең маңызды кезең. Тауар қойындысына өтіңіз. Мұнда Torgsoft бағдарламасына Excel-дегі қай баған бағдарламаның қай өрісіне сәйкес келетінін көрсету қажет.

• Мысалы, Torgsoft бағдарламасындағы "Штрих-код" өрісінің қарсысында өзіңіздің Excel файлыңыздан тиісті баған атауын таңдаңыз. Дәл солай мына өрістер үшін де жасаңыз: "Артикул", "Тауар атауы", "Саны", "Сатып алу бағасы", "Бөлшек сауда бағасы" және т.б.

• Егер сізде тек сатып алу бағасы көрсетілсе, импорт баптауларында үстеме пайызын ғана көрсетуге болады, сонда Torgsoft бөлшек сауда бағасын өзі есептейді.

• Ата-аналық түйін (Тауар түрі және Өндіруші). Егер сіздің файлыңызда тауар санаты немесе өндірушісі бар бағандар болмаса, бірақ бүкіл жүкқұжатта біртекті тауар болса, мысалы тек "Nike" өндірушісінің "Ерлер күрткелері", онда оларды "Тауар түрінің ата-аналық түйіні" және "Өндірушінің ата-аналық түйіні" өрістерінде көрсетуге болады. Сонда файлдағы барлық тауарлар автоматты түрде осы санатқа жатқызылады.

• Кеңес. Осы қойындыда баға өрістерінің жанында "Дөңгелектеу" ауыстырғыштары бар. Егер оларды қоссаңыз, есептелген бөлшек сауда бағалары автоматты түрде бүтін санға дейін дөңгелектенеді.

6-қадам. Импортты аяқтау

Барлық қажетті өрістерді сәйкестендіргеннен кейін Жазу батырмасын басыңыз. Жүктеу уақыты позициялар санына байланысты болады. Бағдарлама файлды өңдейді, жаңа тауар карточкаларын жасайды немесе барларын жаңартады, штрих-кодтар жасайды және барлық позицияларды кіріс жүкқұжатына қосады.

Қосымша мүмкіндік. Excel-ден импорттау кезінде тауар фотосуреттерін де жаппай жүктеуге болады. Ол үшін Excel кестесіне суреттерді тікелей ұяшықтардың ішіне енгізу қажет (кескін қатаң түрде ұяшық шегінде болуы және сол ұяшықтағы жалғыз объект болуы керек), немесе суреттер файлдарына сілтеме (URL) не компьютердегі жергілікті жолды көрсетуге болады.