Кешіктірілген шот-фактуралар, болашақ күндер және «жоғалған» қалдықтар: қоймалар арасындағы қозғалысты қалай дұрыс бақылауға болады

Torgsoft техникалық қолдау журналдарын талдау көрсеткендей, пайдаланушылардың ең жиі жүгінетін мәселелерінің бірі ішкі орын ауыстырулардан кейін тауар санының дұрыс көрсетілмеуіне қатысты. Кәсіпкерлер тауар қоймадан «жоғалып кетеді», қалдықтар сәйкес келмейді немесе виртуалды «Жолдағы тауар» қоймасында минустар пайда болады деп шағымданады.

90% жағдайда техникалық мәселе жүйелік ақауда емес, қолданыстағы құжаттардың күндерімен дұрыс жұмыс істемеуде және «Кейінге қалдырылған жүкқұжат» мәртебесін елемеуде болады.

Төменде осы мәселенің механизмін және оны болдырмау жолдарын қарастырамыз.

«Жоғалудың» негізгі себебі: қолданыстағы жүкқұжаттағы болашақ күн

Жүйенің жұмысын жеделдету үшін («Қойма күйі» формасы бірден ашылуы үшін) Torgsoft қойманы статикалық жинақтау әдісін пайдаланады. Бұл қойма күйі бөлек кестеде сақталатынын және қойма құжаты өткізілген сәтте тікелей жаңартылатынын білдіреді.

Қате қалай пайда болады:

1. Пайдаланушы ішкі орын ауыстыру жүкқұжатын жасайды. Әдепкі бойынша ол «Қолданыстағы» ретінде жасалады.

2. Пайдаланушы тауар тиелген көлік тек ертең шығатынын біледі, сондықтан қолданыстағы құжаттың ағымдағы күнін болашақ күнге қолмен өзгертеді.

3. Салдары: жүкқұжат қолданыста болғандықтан, бірақ оның күні болашаққа ауыстырылғандықтан, қойманы статикалық жинақтау дұрыс жұмыс істемейді. Тауардың дұрыс саны «Қойма күйі» формасында көрсетілмей қалады. Құжат күні өзгертілгенге дейін болған саны ғана қалады.

Мұндай жағдайда нақты көріністі көру үшін пайдаланушыға «Күн бойынша күйі» сүзгісін қолдануға (сол болашақ күнді көрсетіп) немесе «Барлық қоймалардағы тауар санын қайта есептеу» батырмасын үнемі басуға тура келеді.

Кейінге қалдырылған жүкқұжаттарды пайдалану

Тауар уақыт кезеңдерінің арасында «ілініп қалмауы» үшін болашақ орын ауыстыруларға қолданыстағы жүкқұжаттарды мүлде қолдануға болмайды.

Дұрыс әрекет алгоритмі:

1. Жүйе баптаулары: Баптаулар -> Параметрлер -> Құжат бөліміне өтіп, «Ішкі берілістерді кейінге қалдырылған күйде жасау» ауыстырғышын қосыңыз.

2. Енді барлық жасалған ішкі орын ауыстырулардың мәртебесі «Кейінге қалдырылған» болады. Бұл құжат жасалғанын (тауар жөнелтуге дайындалғанын), бірақ ол қойма күйіне әлі әсер етпейтінін білдіреді.

3. Тауар тиелген көліктің нақты жөнелту күні келгенде (болашақ күн ағымдағы күнге айналғанда), жауапты қызметкер Құжат -> Ішкі беріліс -> Бар берілісті таңдау бөліміне өтеді (Ішкі орын ауыстырулар тізілімі).

Ол кейінге қалдырылған жүкқұжатты ашып, оның күйін «Қолданыста» деп өзгертеді. Тек осы сәтте ғана тауар жіберушінің қоймасынан дұрыс есептен шығарылады және алушыға бағытталады.

«Жолдағы тауар» қоймасы және минустық қалдықтар

Егер сіздің сауда желіңізде тауар бірнеше сағат немесе бірнеше күн бойы физикалық түрде жолда болатын болса, оны Бас қоймадан бірден есептен шығарып, Дүкенге бірден кіріске алуға болмайды. Ол үшін транзиттік «Жолдағы тауар» қоймасы пайдаланылады.

Бұл процесті автоматтандыру үшін мынаны қосыңыз: Баптаулар -> Параметрлер -> Құжат -> «Ішкі берілістерді әдепкі бойынша Жолдағы тауар қоймасына жасау».

Неліктен мұнда «жоғалулар» мен «минустар» пайда болады?

• Тауар соңғы нүктеде қабылданбаған: алушы дүкен тауарды физикалық түрде алды, бірақ сатушы Қойма -> Жолдағы тауар -> Жүкқұжаттар бөліміне кірмеді, «Жүкқұжатты тексеру» әрекетін орындамады және «Жүкқұжатты қабылдау» батырмасын баспады. Нәтижесінде тауар физикалық түрде сатылады (кассада минусқа кетеді), ал жүйе бойынша ол әлі де «көлікте келе жатыр» деп есептеледі.

• Жүкқұжаттардың қайталануы немесе жартылай жойылуы: кейде қызметкерлер жүкқұжатты екі компьютерде бір уақытта қабылдайды немесе «Жолдағы тауар» қоймасынан байланыстырылған орын ауыстыру жүкқұжатын қателесіп жояды. Бұл транзиттік қоймада теріс қалдықтардың пайда болуына әкеледі.

Орын ауыстыру мәселелерін болдырмаудың алтын ережелері:

1. «Қолданыстағы» жүкқұжатқа ешқашан болашақ күн қоймаңыз. Егер тауар ертең шығатын болса — жүкқұжатты «Кейінге қалдырылған» ретінде жасаңыз.

2. «Жолдағы тауар» қоймасын пайдаланыңыз. Алушы қораптарды физикалық түрде қайта санағаннан кейін жүкқұжатты Torgsoft жүйесінде бірден қабылдауға міндетті.

3. Әмбебап «шешім» — қойманы қайта есептеу. Егер орын ауыстырудан кейін тауар жоғалып кеткендей немесе саны дұрыс емес болып көрінсе (әсіресе кейінге қалдырылған жүкқұжаттармен әрекеттерден кейін), «Қойма күйі» формасында «Барлық қоймалардағы тауар санын қайта есептеу» батырмасын басыңыз. Егер ақау статикалық жинақтаудан туындаған болса, бұл әрекет дерекқорды өзекті күйге келтіреді.

Қоймашылар мен сатушыларды осы үш ережеге тұрақты түрде үйрету техникалық қолдауға жүгінулер санын азайтады және иесін «жоғалған» тауарды іздеуге кететін сағаттардан құтқарады.