Интернет-дүкендегі тапсырысты басқару: өнім, төлем, жеткізу және қайтару

Интернет-тапсырыстарды өңдеуді қалай ұйымдастыруға болады: резерв, төлем, жөнелту және қайтару

Интернет-саудада тапсырыс беру, төлем жасау, тауарды жөнелту және алу әртүрлі уақытта орындалады. Сатып алушы тапсырысты түнде рәсімдеп, таңертең төлеп, сәлемдемені бірнеше күннен кейін алып кетуі мүмкін. Егер осы оқиғалардың барлығын бір сатылым ретінде есептесе, есептерде артық сатылымдар пайда болады, сайтта — қате қалдықтар, ал менеджерлерде — төлемсіз шоттар мен мерзімі көрсетілмеген резервтер қалады.

Дұрыс есеп тапсырыстың, тауардың және ақшаның қозғалысын бөлек жүргізеді. Әр кезең үшін жеке құжат, жауапты қызметкер және бақылау белгісі қажет. Төменде Torgsoft бағдарламасындағы жұмыс тәртібі, синхрондау шарттары және тауарды жөнелткенге дейін қателерді анықтауға көмектесетін тексерулер берілген.

Есепте қандай оқиғаларды бөлек жүргізу керек

Сайттағы мәртебенің бір рет өзгеруі қоймалық немесе қаржылық құжатты алмастырмайды. Қызметкерлер әр кезеңде нақты не болғанын түсінуі керек.

«Шот жазып беру арқылы сауда» режимі ішінара төлемдерді, төлемсіз жөнелтуді және тауарды резервке қоюды қолдайды. Бұл алдын ала төлемді, төлемді алған кезде төлеуді және қарызға сатуды әртүрлі оқиғаларды бір құжатқа жасанды түрде біріктірмей жүргізуге мүмкіндік береді.

Негізгі деректер көзін анықтаңыз

Сайтты қоспас бұрын қызметкерлер тауарларды, бағаларды және қалдықтарды қай жерде өзгертетінін анықтау керек. Torgsoft стандартты жұмыс сызбасында есеп базасы осы деректердің негізгі көзі болып табылады, ал сайт дайындалған файлды алады. Тапсырыстар кері бағытта беріледі.

Қосымша Интернет-дүкенмен синхрондау опциясы каталогты, бағаларды, қалдықтарды және басқа бапталған өрістерді жібереді әрі тапсырыстарды қабылдайды. Сайт әзірлеушісі деректер алмасуын Torgsoft техникалық талаптарына сәйкес жүзеге асыруы керек. CSV, XML немесе JSON қолдауының өзі жеткіліксіз: сайт тауар идентификаторларын, санаттарды, нұсқаларды, төлем тәсілдерін, мәртебелерді және тапсырыс файлдарын дұрыс сәйкестендіруі керек.

Әртүрлі арналар үшін әртүрлі сызбалар қолданылады:

• жеке сайт бапталған алмасу файлдары, FTP немесе веб-сервер арқылы жұмыс істейді;

• Prom.ua-мен интеграция Prom.ua каталогының, тауар нұсқаларының және мәртебелерінің жеке ережелерін пайдаланады;

• Rozetka.ua-мен интеграция Rozetka API-ін және мәртебелерін ескереді;

• Torgsoft Online Market — WebSocket синхрондауы және бағдарлама немесе интернет қолжетімсіз болған жағдайда FTP арқылы тапсырыстарды резервтік жүктеуі бар дайын сайт.

Дүкен бірнеше алаңда сататын болса, әр арна жеке синхрондау нысаны ретінде рәсімделеді. Ол үшін қоймалар, файл, кесте, баға, төлем және резерв ережелері беріледі. Осылайша қатенің көзін табу оңайырақ және барлық арналардың баптауларын бірден өзгерту қажет болмайды.

Тауар карточкаларын жүктеуге дайындаңыз

Интернет-сатуға арналған тауар карточкасында кассада тауарды іздеу үшін қажет мәліметтерден көбірек дерек болады. Алғашқы алмасуға дейін мына өрістерді тексеріңіз:

• идентификатор, артикул және штрихкод — сайт позицияны Torgsoft тауармен бірмәнді сәйкестендіруі керек;

• атауы мен сипаттамасы — оларды қалыптастыру ережелері синхрондау нысанында беріледі;

• тауар түрі және сайт санаты — синхрондау бөлімі Torgsoft тауар түрлерінің ағашын сайт жіктеуішімен байланыстырады;

• баға және валюта — баға көзі тапсырыс пен шот баптауларына сәйкес болуы керек;

• фотосуреттер — егер фотосуреттер бапталған каталогта сақталса, Torgsoft файл атауларын немесе оларға сілтемелерді жібереді;

• динамикалық сипаттамалар — материал, түс, қуат, құрам, үйлесімділік және сатып алушы тауарды сүзгілеу үшін пайдаланатын басқа өрістер;

• салмақ пен өлшемдер — тек сайт, маркетплейс немесе жеткізу модулі осы деректерді пайдаланса.

Синхрондау бөлімдерін бірізді баптау қажет: барлық тауар түрлері олармен байланыстырылуы керек немесе ешбір тауар түрінде мұндай байланыс болмауы тиіс. Аралас сызба алмасу кезінде каталог құрылымын бұзады.

Prom.ua-дағы өлшемдік қатарлар үшін бөлек бақылау қажет. Torgsoft бір модельдегі тауарларға бірдей Модель ID-сін қалыптастыра алады. Өлшем мен түс бұл ретте нұсқалар болып қалады. Prom.ua файлына өлшем өрісін қосу керек; әйтпесе тауарлар топтастырылады, бірақ сатып алушы қажетті нұсқаны таңдай алмайды.

Тауар өлшемдері мен дайын сәлемдеме параметрлерін ажырату қажет. Бүктелген, оралған немесе жиынтықталған тауардың салмағы мен көлемі өзгеше болуы мүмкін. ТТН жасаған кезде тауар карточкасында ұзындығы, ені, биіктігі және салмағы көрсетілген болса да, әр орынның нақты физикалық параметрлерін тексеру керек.

Қалдықтар мен баға ережелерін баптаңыз

Синхрондау нысанында әкімші Torgsoft сайтқа жіберетін қалдықтары бар есеп орталықтарын белгілейді. Бірнеше қойма таңдалса, бағдарлама қолжетімді санды қосады. «Тауарды мына жерден есептен шығару» өрісі шот жасалатын есеп орталығын анықтайды.

Есептен шығару орталығында бұрын ешқандай қозғалысы болмаған тауарды бөлек тексеріңіз. Мұндай жағдайда Torgsoft қосылған қоймалардың ішінен тауар саны ең көп орталықты таңдайды. Саны бірдей болса, бағдарлама бөлшек бағасы ең жоғары орталықтағы бағаны алады. Сондықтан сайт менеджер күткеннен басқа баға алуы мүмкін.

Сайтта қате баға пайда болса, мына ретпен тексеріңіз:

1. «Тауарды мына жерден есептен шығару» өрісінде қай есеп орталығы көрсетілгенін.

2. Таңдалған орталықта осы тауардың қозғалысы болған-болмағанын.

3. Синхрондау нысанына қандай қоймалар енгізілгенін.

4. Олардың қайсысында тауар саны ең көп және ондағы бөлшек бағаның қандай екенін.

5. Сайтқа немесе маркетплейске қолмен өзгертілген бағаны сақтау рұқсат етілгенін.

Физикалық нөлге дейін сатуға болмайтын тауарлар үшін Қоймалар бойынша минималды және максималды қалдықтар пайдаланылады. Torgsoft «Қоймадағы минималды саны» өрісін жібере алады, бірақ сайт оны өңдеуге бапталуы керек. Prom.ua-да нөлдік сан үшін «Күтілуде» белгісін беруге болады. Бұл тетіктер бүкіл каталогты іске қоспас бұрын жеке тестілік тауармен тексеріледі.

Қоймаларды таңдау мен минималды қалдықтардың толық сызбасы интернет-дүкенге қалдықтарды жіберу туралы нұсқаулықта сипатталған.

Автоматты алмасу шарттарын ескеріңіз

 Жеке сайт үшін алмасу қолмен немесе кесте бойынша іске қосылады. Тапсырмада компьютер, пайдаланушы, уақыт немесе аралық және қажетті әрекеттер көрсетіледі. Torgsoft басқа синхрондау нысандарын да ескере отырып, он минуттан жиі емес аралықты ұсынады.

 Кесте тек екі шарт орындалғанда жұмыс істейді: Torgsoft көрсетілген компьютерде іске қосылған және пайдаланушы тапсырмаға байланыстырылған есептік жазбамен кірген. Бағдарламаны жабу автоматты алмасуды тоқтатады.

 Жеке тапсырмаларды мақсаты бойынша бөлуге болады. Мысалы, каталог пен фотосуреттерді сирек жүктеп, тапсырыстарды жиірек жүктеуге болады. Жаңа және өзгертілген фотосуреттерді Torgsoft синхрондау үшін автоматты түрде белгілейді; толық қайта жүктеу тек пайдаланушының тиісті әрекетінен кейін қажет болады.

 Әр алмасу синхрондау журналына жазылады. Онда қосылу, тапсырыстарды жүктеу, файлдар мен фотосуреттерді жіберу және қате мәтіні көрінеді. Иесі әдепкі бойынша таймер қатесі туралы хабарлама алады; басқа пайдаланушылар үшін мұндай хабарламаларды бөлек баптау қажет.

 Қате тапсырыс файлы келесі файлдардың жүктелуін бұғаттауы мүмкін. Мәселелі файл тапсырыстарды қабылдаудың жергілікті қалтасында қалады. Оны әзірлеуші түзетеді немесе жауапты қызметкер файлды жойып, сайтта тапсырысты қайта қалыптастырады. Синхрондауды жай ғана қайта іске қосу файл құрылымындағы мәселені шешпейді.

Менеджер тапсырыстарды қалай өңдейді

Стандартты реттілік жеті қадамнан тұрады.

1. Тапсырысты қабылдау. Torgsoft сайттан файлды «Қашықтағы клиенттің тапсырыстары» режиміне жүктейді немесе тапсырыс түрі мен баптаулар қарастырса, шотты бірден жасайды.

2. Сатып алушыны тексеру. Бағдарлама клиентті телефон бойынша іздей алады, жаңасын жасай алады және байланыс деректерін жаңарта алады. Бұл әрекеттер тек тиісті параметрлер қосылғанда орындалады. Менеджер қайталанатын жазбаларды, телефонды, электрондық поштаны және жеткізу мекенжайын тексереді.

3. Тауарларды тексеру. Менеджер артикулды, модельді, өлшемді, түсті, санды, бағаны және жеңілдікті салыстырады. Маркетплейс үшін жүктелген тапсырысты өзгертуге қатысты оның шектеулерін ескеру керек.

4. Қойманы таңдау. Негізгі есеп орталығында тауар жеткіліксіз болса, Torgsoft басқа қоймалар бойынша бөлу формасын көрсете алады. Менеджер санын көреді және әр позицияны қайдан есептен шығару керегін белгілейді.

5. Шот пен резерв жасау. Шот жасалғаннан кейін тапсырыс «Орындалды» күйіне өтеді. «Шот тауарларын резервтеу» қосылған болса, мерзім тапсырыстағы күннен немесе синхрондау нысанының баптауындағы күндер санынан алынады. Толығырақ интернет-тапсырыстарды автоматты резервтеу туралы нұсқаулықта берілген.

6. Төлемді растау және тауарды жинау. Менеджер төлем тәсілін тексереді, ал қойма қызметкері тауарды жинайды. Қатаң кепілдік есебі кезінде қызметкер шот жасалғаннан кейін нақты сериялық нөмірді сканерлейді.

7. Шығыс жүкқұжатын және жөнелтімді жасау. Шығыс жүкқұжаты тауардың жөнелтілуін тіркейді. Одан кейін менеджер ТТН жасайды, таңбалауды басып шығарады және жеткізу күйін жаңартады.

Шот жасамас бұрын менеджер мыналарды тексеруі керек:

• тапсырыс нөмірі мен көзін;

• дерекқорда бірнешеуі болса, сатушыны немесе кәсіпорынды;

• сатып алушы мен алушыны;

• жеткізу тәсілі мен мекенжайын;

• тауарды, нұсқаны, санын, бағасын және жеңілдігін;

• шот қоймасын және нақты есептен шығару қоймаларын;

• төлем тәсілін және төлемді алған кезде төлеу белгісін;

• резервтің аяқталу күнін.

Төлемдерді қалай салыстырып тексеруге болады

Сайт тапсырыстың төленгені туралы белгіні бере алады. Torgsoft төлем түрі мен алушысын тапсырыс валютасына және синхрондау нысанының «Төлемдер» қойындысындағы параметрлерге сәйкес анықтайды. Қажетті сәйкестік болмаса, есеп айырысу шоты әрекеттен шығарылса немесе кассалық күн жабылса, бағдарлама төлемсіз шот жасайды. Автоматты жүктеу кезінде себеп қателер журналына түседі.

Бұл сайттағы «Төленді» мәртебесін бағдарламадағы құжатпен және қаражаттың нақты түсуімен салыстыру керек дегенді білдіреді. Қосымша Банк үзінділері опциясы Privat24 және monobank үзінділерін жүктейді. Менеджер оларды түсімдерді шоттармен байланыстыру және танылмаған төлемдерді табу үшін пайдаланады.

Күнделікті төлемдерді салыстырып тексеру мыналарды қамтуы керек:

• шотта төлемі жоқ төленген тапсырыстарды;

• тапсырыспен байланыстыру мүмкін болмаған төлемдерді;

• ішінара төлемдер мен қалған қарызды;

• жөнелтілген және алынған сәлемдемелер бойынша төлемді алған кезде төлеу операцияларын;

• жойылған тапсырыстар бойынша қаражатты қайтаруды;

• төлемнің толық сомасын және банк, эквайер, маркетплейс немесе тасымалдаушы комиссиясын бөлек.

Программалық ПККМ есеп айырысу операцияларын фискалдайды және электрондық чектерді қалыптастырады. Чекті жасау сәті мен құжат түрі төлем тәсіліне, алдын ала төлемге, төлемді алған кезде төлеуге, қайтаруға және қолданыстағы ККМ/ПККМ ережелеріне байланысты. Бұл ережелерді іске қосуға дейін баптау керек және оларды тек тапсырыс мәртебесі бойынша анықтауға болмайды. Құқықтық сценарийлер интернет-дүкендегі сатылымдарды есепке алу туралы жеке материалда қарастырылған.

Тапсырысты жинақтау мен жеткізуді қалай ұйымдастыруға болады

Тапсырысты жинақтау кезінде қызметкер тауар, саны, қойма және қажет болса сақтау орны көрсетілген құжатты алуы керек. Сериялық тауар үшін ол нақты нөмірді тексереді. Жиынтықтар үшін жиынтық құрамын тексереді. Бірнеше орыннан тұратын жөнелтім үшін әр орынның параметрлері бөлек тіркеледі.

Nova Poshta-мен интеграция Torgsoft ТТН жасауға, басып шығаруға және қадағалауға мүмкіндік береді. Ukrposhta-мен интеграция ТТН қалыптастырады, жапсырмаларды басып шығарады және сәлемдеме мәртебелерін жаңартады. Жұмысты бастамас бұрын қолжетімділік кілттерін, жөнелтушілерді, мекенжайларды және есеп орталықтарымен сәйкестікті баптау қажет.

Сәлемдемені тасымалдаушыға бермес бұрын менеджер мыналарды тексереді:

• тапсырыс, шот, шығыс жүкқұжаты және ТТН нөмірін;

• алушының аты-жөнін және телефон нөмірін;

• бөлімшені, поштоматты немесе мекенжайды;

• нақты салмақты, өлшемдерді және орындар санын;

• жарияланған құнды;

• төлемді алған кезде төлеу сомасын және жеткізу ақысын кім төлейтінін;

• сайтқа немесе маркетплейске жіберілуі тиіс жеткізу күйін.

Тапсырысты жоюды, алынбаған сәлемдемені және қайтаруды қалай рәсімдеу керек

Әрекет тәртібі тапсырыстың қай кезеңде тоқтағанына байланысты.

Маркетплейс мәртебесін өзгерту тәсілі ретінде шотты немесе тапсырысты жоймаңыз. Prom.ua және Rozetka өз әрекеттері мен синхрондау ережелеріне ие. Rozetka сатушы кабинетінде қолмен өзгерткеннен кейін, платформа келесі алмасу кезінде өзгерістерді Torgsoft қайта жіберуі мүмкін.

Алынбаған сәлемдемелер мен алынғаннан кейінгі қайтаруларды бөлек есептеу керек. Бірінші жағдайда тасымалдаушы тауарды сатып алушыға бермей қайтарады, ал дүкен логистикалық шығындарды төлейді. Екінші жағдайда тауар сатып алушыға беріліп қойған, сондықтан қайтару себебін, тауар күйін, ақшаның қайтарылуын және фискалдық құжаттарды тексеру қажет.

Жиі кездесетін сәйкессіздіктердің себебін қалай табуға болады

Күн сайын және апта сайын нені бақылау керек

Сатылымға немесе ақшаға кедергі келтіретін оқиғалар үшін күнделікті бақылау қажет:

• менеджер белгіленген мерзімде өңдеуге алмаған жаңа тапсырыстар;

• мерзімі аяқталған резервтер;

• жөнелтілмеген төленген шоттар;

• ТТН-сыз немесе жеткізудің өзекті күйінсіз жөнелтімдер;

• белсенді резерві немесе қайтарылмаған төлемі бар жойылған тапсырыстар;

• танылмаған банк түсімдері;

• синхрондау қателері және кезекті тоқтатқан файлдар.

Апта сайын басшы қайталанатын себептерді талдайды:

• жөнелтуге дейінгі жоюлар;

• алынбаған сәлемдемелер;

• алынғаннан кейінгі қайтарулар;

• сайттағы қалдық пен есептегі қалдық арасындағы айырмашылықтар;

• фотосуреті, санаты, нұсқасы немесе өзекті бағасы жоқ тауарлар;

• банктердің, маркетплейстердің және тасымалдаушылардың комиссиялары;

• қызметкерлер қойманы, бағаны немесе төлем тәсілін қолмен өзгерткен тапсырыстар.

Әр ауытқу үшін жауапты қызметкер мен түзету мерзімі белгіленуі керек. Әйтпесе журнал қатені тіркейді, бірақ ол келесі алмасуда қайта пайда болады.

Іске қосу алдында баптауларды қалай тексеруге болады

Жеке сайт үшін Torgsoft Ultra немесе Torgsoft Terminal, «Интернет-дүкенмен синхрондау» опциясы және сайтты техникалық талаптарға сәйкес бейімдеу қажет. Каталогты жаппай жүктемес бұрын жеке тауарларда толық циклдік тест өткізіңіз.

Тест кемінде алты сценарийді қамтуы керек:

1. Бір тауар, толық алдын ала төлем, бір қойма.

2. Нақты нұсқаны таңдайтын өлшемдік тауар.

3. Негізгі есеп орталығында жеткіліксіз, бірнеше қоймада бар тауар.

4. ТТН арқылы төлемді алған кезде төлеу және кейін қаражаттың түсуі.

5. Жөнелтуге дейін резервті алып тастай отырып тапсырысты жою.

6. Алынбаған сәлемдеме немесе алынғаннан кейінгі қайтару.

Әр сценарийде тауар карточкасын, бағаны, сайттағы қалдықты, жүктелген тапсырысты, шотты, резервті, төлемді, шығыс жүкқұжатын, ТТН-ды, жеткізу күйін және соңғы қалдықты тексеріңіз. Толық циклден өткеннен кейін ғана бүкіл каталогты және жұмыс кестесін қосыңыз.

Лицензия нұсқалары, қосылу және қосымша интеграциялар интернет-дүкенге арналған бағдарлама бетінде жинақталған.