Алғашқы алдын ала төлемге дейін жеткізушіні қалай тексеруге болады

Алғашқы алдын ала төлемді жасамас бұрын тауарды нақты кім сататынын, қол қоюшының шарт жасасуға құқығы бар-жоғын, шоттың кімге тиесілі екенін және операцияға қандай да бір шектеулердің қолданылатынын тексеріңіз. Тіркеу деректерін шартпен, шотпен және төлем алушы туралы мәліметтермен салыстырыңыз. Партия құрамын, жеткізу мерзімін, құжаттарды, қабылдау тәртібін және авансты қайтару рәсімін бөлек келісіңіз.

Тізілімдердегі мәліметтер тәуекелді бағалауға көмектеседі, бірақ жеткізуге кепілдік бермейді. Алғашқы сатып алу кезінде аванс сомасын шектеу, сынақ партиясына тапсырыс беру және келесі төлемді келісілген нәтижеге байланыстыру орынды. Тексерудің күні көрсетілген нәтижелері мен тапсырыстың нақты орындалуын растайтын құжаттарды сақтаңыз.

Шарт тарапының деректерінен бастаңыз

Жеткізушіден заңды тұлғаның толық атауын және EDRPOU кодын сұраңыз. Жеке кәсіпкер (FOP) үшін тегі, аты, әкесінің аты (болған жағдайда) және салық идентификаторы қажет. Паспорт деректері бойынша төлем жасауға құқығы бар адам үшін тиісті идентификатор қолданылады. Дүкеннің, сайттың немесе тауар белгісінің атауы сатушының атауынан өзгеше болуы мүмкін.

Төлемді мақұлдамас бұрын мыналарды алыңыз:

• жеткізуші туралы тіркеу мәліметтерін;
• шарт жобасы мен спецификацияны немесе келісілген тауарлар тізімі көрсетілген өзге құжатты;
• қол қоюшының деректерін және оның өкілеттігінің негізін;
• алушының атауы мен IBAN көрсетілген шотты;
• сатып алуға әсер етсе, салық мәртебесі туралы мәліметтерді;
• жөнелту мекенжайын, жауапты қызметкердің байланыс деректерін және партияға арналған құжаттар тізімін.

Тараптарды идентификаторлары бойынша салыстырыңыз. Бірдей немесе ұқсас атаулар әртүрлі тұлғаларға тиесілі болуы мүмкін. Келіссөзді делдал жүргізсе, сатушы кім болатынын, құжаттарға кім қол қоятынын және жеткізуге кім жауап беретінін анықтаңыз.

EDR-де нені тексеру керек

Заңды тұлғалардың, жеке кәсіпкерлердің және қоғамдық бірлестіктердің бірыңғай мемлекеттік тізілімінде контрагентті сәйкестендіруге қажетті деректер бар. № 755-IV Заңның 9–11-баптары мәліметтердің құрамын, құқықтық мәртебесін және оларды алу тәсілдерін айқындайды.

№ 755-IV Заңның 11-бабына сәйкес, жеке тұлғалардың салық нөмірлері мен паспорт деректерінен басқа, EDR мәліметтері ашық. Заңда қол жеткізудің әртүрлі тәсілдері, соның ішінде үзінді көшірмелер және кейбір жағдайларда ақы алу қарастырылған. Қажетті деректердің бәрі әрдайым авторизациясыз қолжетімді болады деп есептемеңіз. Қажет болса, қолжетімді ресми сервис арқылы үзінді көшірме алыңыз. Қағаз және электрондық үзінді көшірмелердің заңды күші бірдей.

EDR-ге енгізілген мәліметтерді үшінші тұлғамен дауда пайдалануға болады. Алайда 10-бап бойынша, егер тұлға деректердің дұрыс емес екенін білген немесе білуі мүмкін болған болса, оларға дұрыс деректер ретінде сүйенуге болмайды. Үзінді көшірме жеткізуші құжаттарына қайшы келсе, төлемге дейін себебін анықтаңыз.

Бенефициарлар және әскери жағдай кезіндегі мәліметтер бойынша ерекшеліктер

Түпкілікті бенефициарлық меншік иесі мен меншік құрылымы туралы мәліметтерді ұсыну міндетінде заңда белгіленген ерекшеліктер бар. № 755-IV Заңның 9-бабы ақшаны жылыстатудың алдын алу туралы заңның 5-1-бабының сегізінші бөлігіндегі заңды тұлғалар тізіміне тікелей сілтеме жасайды. EDR-де бенефициардың жоқ болуының негізді себебі де көрсетілуі мүмкін. Жеке кәсіпкер үшін заңды тұлғаның бенефициарын тексеру қолданылмайды.

Сондықтан бенефициар тегінің болмауы өздігінен заң бұзушылықты дәлелдемейді. Түсініктеме сұрап, оның контрагенттің құқықтық нысаны мен мәртебесіне сәйкес келетінін бағалаңыз. 10-баптағы жеке ерекшелік қаржылық мониторинг қатынастарында бенефициарлар туралы мәліметтерді пайдалануға қатысты: осы баптың EDR деректерінің дұрыстығына қатысты жалпы қағидалары оған қолданылмайды.

№ 755-IV Заңның VII бөлімі онда көрсетілген қорғаныс секторының заңды тұлғалары үшін әскери жағдай кезеңінде және ол тоқтатылғаннан немесе оның күші жойылғаннан кейін бір жыл бойы мекенжай мәліметтеріне қатысты арнайы қағидаларды белгілейді. Жеткізуші осы санатқа жатса, қолжетімді байланыс арнасын, құжаттарға арналған мекенжайды және жөнелту орнын бөлек келісіңіз. Тіркеу мекенжайы тауардың нақты орналасқан жерін растамайды.

Қол қоюшының өкілеттігін тексеріңіз

Азаматтық кодекстің 92 және 207-баптарына сәйкес заңды тұлға уәкілетті органдары немесе тұлғалары арқылы әрекет етеді. Шартқа қол қою өкілеттігі құрылтай құжаттарынан, сенімхаттан немесе заңнан туындауы мүмкін. Бағаны келісетін немесе шот жіберетін қызметкердің шарт жасасуға міндетті түрде құқығы бола бермейді.

• Шартқа басшы қол қояды. Оның деректерін EDR мәліметтерімен салыстырыңыз. Қолжетімді шектеулерді және осы келісімге қатысты құрылтай құжатының ережелерін тексеріңіз. Басқа органның мақұлдауы қажет болса, оны растайтын құжат сұраңыз.
• Шартқа өкіл қол қояды. Өкілеттігін растайтын құжат алыңыз. Оны кім бергенін, қандай әрекеттерге рұқсат ететінін және тиісті сатып алуды қамтитынын тексеріңіз. Сенімхаттың жасалған күнін тексеріңіз: Азаматтық кодекстің 247-бабының үшінші бөлігіне сәйкес, күні көрсетілмеген сенімхат жарамсыз. Мерзімі көрсетілсе, оның аяқталмағанын тексеріңіз; мерзімі белгіленбесе, сенімхаттың күші тоқтатылғанға дейін жарамды болады.
• Жеткізуші — жеке кәсіпкер. Шартқа кәсіпкердің өзі немесе тиісті түрде уәкілеттік берілген өкілі қол қоятынын тексеріңіз.

Азаматтық кодекстің 248-бабы өкілдіктің, соның ішінде мерзімнің аяқталуы немесе сенімхаттың күшін жою салдарынан тоқтатылатынын көздейді. Сенімхат көшірмесінің болуы өкілеттіктің әлі күшінде екенін растамайды. Күмән болса, құжатты берген адамға тікелей хабарласыңыз.

92-бап үшінші тұлғалармен қатынастардағы өкілдік шектеулеріне қатысты ерекше қағиданы белгілейді. Заңды тұлға контрагенттің шектеулер туралы білгенін немесе барлық мән-жай бойынша білмеуі мүмкін болмағанын дәлелдесе, олар маңызды болуы мүмкін. Анықталған шектеулерді мәмілені ресімдеу кезінде ескеріңіз.

Салық мәртебесі мен ҚҚС шарттарын тексеріңіз

Мемлекеттік салық қызметінің ресми тізілімдерін пайдаланыңыз. ҚҚС-пен сатып алуда жеткізушінің ҚҚС төлеуші ретінде тіркелгенін тексеріңіз. Ол оңайлатылған салық жүйесін қолданатынын мәлімдесе, бірыңғай салық төлеушілер тізіліміндегі мәліметтерді салыстырыңыз. Салық мәртебесі мен тиісті күндер операция құжаттарына сәйкес болуы керек.

Бірыңғай салық төлеуші мәртебесі ҚҚС төлеуші мәртебесін автоматты түрде растамайды. Сонымен бірге ҚҚС төлемейтін жеткізушіден сатып алу өздігінен сенімсіздік белгісі емес. Шарт пен шотта бағаға ҚҚС кіретінін немесе кірмейтінін анық көрсетіңіз және бухгалтерге сатушының нақты мәртебесін беріңіз.

ҚҚС төлеуші ретінде тіркелген сатып алушы үшін салық шот-фактурасының ERPN-де тіркелуі маңызды. Салық кодексінің 201.7-тармағына сәйкес шот-фактура авансқа да жасалады. ҚҚС есептеуге және салық шот-фактурасын жасауға тек ҚҚС төлеуші ретінде тіркелген тұлғалар құқылы.

Төлем алдында сатып алушының дұрыс деректерін, тауар номенклатурасын және шот-фактурада қате болса немесе оны тіркеу тоқтатыла тұрса, әрекет ету тәртібін келісіңіз. Бухгалтер тіркеудің қолданылатын мерзімін бақылап, ERPN-нен шот-фактураны алуы керек. Кәдімгі тауар сатып алуда төлем шоты мен төлем құжаты тіркелген салық шот-фактурасын салықтық кредитке негіз ретінде алмастырмайды.

Салық кодексінің 198.6-тармағы басқа да тиісті растау құжаттарын қарастырады: кеден декларациялары және 201.11-тармақта көрсетілген құжаттар. Атап айтқанда, осы тармақта белгіленген кассалық чектер үшін алынған тауарлар немесе қызметтердің құнына ҚҚС-сыз күніне 200 UAH шектеуі қолданылады. Бұл ерекшелік тауар партиясына жасалатын кәдімгі ірі алдын ала төлемді қамтымайды.

Шот-фактураны тіркеу тоқтатыла тұрса, тиісті түбіртекті алып, жеткізушімен келесі әрекеттерді келісіңіз. 201.10-тармақ бойынша шағым жасау салықтық кредитке қажетті құжаттың орнына жүрмейді. Жеткізушінің салық берешегі өздігінен алаяқтықты дәлелдемейді және сатып алушыны салықтық кредиттен автоматты түрде айыруға негіз болмайды. Нақты операцияның құжаттары мен мән-жайларын бағалаңыз.

Сот істері мен банкроттықты бағалаңыз

«Істерді қарау барысы» бетінде контрагенттің сот істеріне қатысуын тексеріңіз. «Украина сот билігінің» ресми порталы арқылы Сот шешімдерінің бірыңғай мемлекеттік тізілімі мен банкроттық туралы хабарландыруларға өтіңіз.

Істің мазмұнын, жеткізушінің рөлін және қарау нәтижесін бағалаңыз. Компания сатып алушылардан қарыз өндіріп алуы, мемлекеттік органның шешіміне дау айтуы немесе жеткізілмеген тауар үшін жауап беруі мүмкін. Бұл жағдайлардың жаңа авансқа әсері әртүрлі.

• Атауы мен қолжетімді сәйкестендіру деректерін өз жеткізушіңізбен салыстырыңыз.
• Даудың мәнін, талап сомасын және істің қазіргі сатысын анықтаңыз.
• Талап арыздағы тұжырымдарды сот анықтаған мән-жайлардан ажыратыңыз.
• Шешімнің заңды күшіне енгенін және осы іс бойынша кейінгі шешімдердің бар-жоғын тексеріңіз.
• Банкроттық, төлем қабілетсіздігі немесе қызметін тоқтату жағдайында жаңа шарт жасасу және оны орындау мүмкіндігіне құқықтық баға алыңыз.

Істер саны сенімділіктің дайын бағасы емес. Іздеу нәтижесінің болмауы да ешқандай дау жоқ екенін растамайды: құжаттарға қолжетімділік шектелуі, ал тараптар туралы мәліметтер иесіздендірілуі мүмкін.

Санкциялар мен нақты шектеулерді тексеріңіз

Жеткізушіні Ұлттық қауіпсіздік және қорғаныс кеңесінің Санкциялар мемлекеттік тізілімінен тексеріңіз. Заңды тұлға үшін меншік иелері мен түпкілікті бақылау туралы қолжетімді мәліметтерді де бағалаңыз. Атаудың немесе тегінің сәйкес келуін идентификаторлар арқылы салыстыру қажет.

Табылған жазба бойынша тұлғаны, санкция түрі мен мерзімін және санкцияны қолданысқа енгізген шешімді анықтаңыз. № 1644-VII Заң түрлі шараларды қарастырады: активтерді бұғаттау, сауда операцияларын шектеу, экономикалық және қаржылық міндеттемелердің орындалуын тоқтата тұру, рұқсаттардың күшін жою немесе қолданылуын тоқтата тұру. Олардың сатып алуға әсері әртүрлі.

Жеке санкциялар бойынша ҰҚҚК шешімі Президент жарлығымен қолданысқа енгізіледі. Заңда көрсетілген салалық санкцияларды Жоғарғы Рада да мақұлдауы керек. 5-бапқа сәйкес, күшіндегі шешімдер міндетті түрде орындалуға тиіс. Төлемге немесе жеткізуге әсер етуі мүмкін санкция анықталса, оның мазмұнына құқықтық баға берілгенше авансты мақұлдауды тоқтата тұрыңыз.

4-баптың төртінші бөлігі салықтарды, алымдарды, бірыңғай әлеуметтік жарнаны төлеуге және тиісті берешекті өтеуге қатысты заңда белгіленген әрекеттерге ерекшеліктер қарастырады. Бұл ерекшеліктер санкция салынған жеткізушіге коммерциялық аванс аударуға жалпы рұқсат бермейді.

Тауарды, байланыстарды және төлем алушыны растаңыз

Жеткізушімен тәуелсіз түрде расталған байланыс арнасы арқылы хабарласыңыз. Партияның қайда тұрғанын, оны кім жөнелтетінін, қашан дайын болатынын және тауарды қарап шығуға немесе үлгі алуға болатынын анықтаңыз. Алғашқы тапсырыс үшін тауардың құны мен түріне қарай нақты партияның фотосуреттерін, қоймадан бейнеқоңырауды немесе жеке қарап шығуды келісіңіз.

Төлем деректеріндегі алушының атауы мен идентификаторын шарт тарапымен салыстырыңыз. Жеткізушінің банк деректері көрсетілген құжатты сұраңыз. IBAN пішімінің дұрыс болуы шоттың кімге тиесілі екенін өздігінен растамайды.

Төлемді басқа тұлғаға аудару ұсынылса, мұндай төлемнің құқықтық негізі мен салдарын түсіндіретін құжаттарды алыңыз. Мұны шартта немесе өзге тиісті құжатта келісіңіз. Менеджер хабарламасында берілген шот өзгерісін бұрын тексерілген байланыс арнасы арқылы бөлек растаңыз.

Авансқа дейін шартта нені келісу керек

Азаматтық кодекстің 207-бабы мәміленің мазмұнын бір немесе бірнеше құжатта, соның ішінде электрондық құжаттарда белгілеуге мүмкіндік береді. Аванспен жасалатын алғашқы сатып алу үшін барлық талаптар екі тарапқа да қолжетімді болуы мақсатында қол қойылған шарт пен спецификацияны ресімдеу орынды.

• Тауар: атауы, артикулы, саны, өлшем бірліктері, жиынтығы және келісілген сипаттамалары.
• Баға: бірлік пен партия құны, ҚҚС-тың болуы не болмауы, жеткізу шығындары.
• Төлем: аванс сомасы, төлем мерзімі, оның түскенін растау және қалдықты төлеу шарты.
• Жеткізу: нақты мерзім, мекенжай, жеткізу тәсілі, тасымалды ұйымдастыратын тарап және бүліну не жоғалу тәуекелі өтетін келісілген сәт.
• Құжаттар: тауарды беру құжаттары, қажет болса тасымалдау құжаттары, тиісті операцияға арналған салық шот-фактурасы және тауарға қажетті құжаттар.
• Қабылдау: саны, сапасы мен жиынтықтылығын тексеру тәртібі, сәйкессіздік туралы хабарлау мерзімі және оны тіркеу тәсілі.
• Сәйкессіздіктер: ауыстыру, жетіспейтінін қосымша жеткізу, тауарды қайтару, кері жеткізу ақысын төлеу және ақшаны қайтару тәртібі.
• Жеткізбеу: хабарлау тәртібі, авансты қайтарудың келісілген мерзімі және тараптардың жауапкершілігі.
• Төтенше жағдайлар: хабарлау тәртібі, орындалуға әсерін растау, мерзімдерді өзгерту және жеткізудің ұзақ уақыт мүмкін болмауын реттеу.

Арнайы рұқсат немесе құжат қажет тауарлар үшін олардың нақты қызмет түріне, тауарға және қызмет орнына қолданылатынын тексеріңіз. Рұқсаттың қолданыста екенін және оның қолданылуы тоқтатыла тұрмағанын немесе күші жойылмағанын анықтаңыз. Құжаттар тізімі ассортиментке байланысты; оны сатып алуға дейін келіскен жөн.

Әскери жағдай, электр қуатының үзілуі немесе тасымалдау мәселелері жеткізуге әсер етуі мүмкін. Жеткізушінің нақты кедергі туралы қалай хабарлайтынын және қандай құжаттар ұсынатынын белгілеңіз. Соғыс немесе еңсерілмейтін күш туралы айтылғаны үшін барлық міндеттемеден сөзсіз босатуға келіспеңіз.

Бөліп төлеу мысалы

Шартты мысал: дүкен әрқайсысы 1 000 UAH тұратын 10 тауар бірлігіне тапсырыс береді. Келісілген жалпы құн — 10 000 UAH. 30% аванс 3 000 UAH болады, қалдығы — 7 000 UAH. Шартта бүкіл партияны қабылдап, көрсетілген құжаттарды алғаннан кейін қалдықты төлеу келісілген болуы мүмкін. Жеткізуші басқа кезектілікке келіссе, төлеу міндеті туындайтын нәтижені нақты сипаттаңыз.

Қабылдауды рәсімдеп, құжаттарды сақтаңыз

Шот төленуге тиіс соманы көрсетеді, ал төлем құжаты аударымды растайды. Тауардың алынғанын растау үшін тиісті беру құжатын рәсімдеп, нақты қабылдаудың дәлелдерін сақтаңыз. Сәйкессіздік болса, жетіспеушілік, бүліну немесе талапқа сай келмеу тізімі бар құжат жасаңыз, фотосуреттерді тіркеп, шартта келісілген тәсілмен хабарлама жіберіңіз.

Салық кодексінің 44.1-тармағы салық есебі көрсеткіштерін тиісті құжаттармен растауды талап етеді. Контрагентті тексеру нәтижелері сатып алу материалдарын толықтырады, бірақ операцияның бастапқы құжаттарын алмастырмайды.

Жеткізуші үшін бөлек бума ашып, онда мыналарды сақтаңыз:

• EDR үзінді көшірмесін немесе алынған өзге мәліметтерді, сұрау күнімен бірге;
• салық тізілімдері мен санкциялар тізілімін тексеру нәтижелерін;
• сатып алу туралы шешімге әсер еткен сот құжаттарын;
• қол қоюшының өкілеттігін растайтын құжаттарды;
• шартты, спецификацияны, шотты және расталған төлем деректерін;
• тапсырыс шарттары мен төлем деректерінің өзгеруі туралы хат алмасуды;
• төлем, бастапқы есеп және тасымалдау құжаттарын;
• қажет болса, салық шот-фактурасын және тіркелгенін растайтын құжатты;
• қабылдау құжаттарын, шағымдарды және жеткізушінің жауаптарын.

Салық кодексінің 44.3-тармағы қамтитын құжаттар мен ақпарат үшін сақтаудың әртүрлі ең төменгі мерзімдері қолданылады. Осы тармақта белгіленген заңды тұлғалардың, соның ішінде оңайлатылған жүйедегі заңды тұлғалардың бастапқы және өзге салық құжаттары үшін мерзім — 1 825 күн. Ұзағырақ мерзім қолданылмайтын өзге құжаттар үшін — 1 095 күн. Салықтық бақылаудың жекелеген санаттары үшін 2 555 күн көзделген.

Мерзім 44.3-тармақ қағидалары бойынша, негізінен құжаттар пайдаланылған есептілікті тапсыру күнінен немесе оны тапсырудың соңғы мерзімінен бастап есептеледі. Заңда белгіленген жағдайларда ол ұзартылуы мүмкін. Тексеруге немесе дауласуға қатысты құжаттарды тиісті рәсімдер аяқталғанға дейін және белгіленген ең аз мерзімнен кем емес уақыт сақтаңыз. Жеткізу аяқталды деп материалдарды жоймаңыз.

Алғашқы сатып алудың жұмыс тәртібі

1. Сатып алу қызметкері төлем деректерін, жеткізу шарттарын, партия туралы мәліметтерді және құжат жобаларын жинайды.
2. Меншік иесі немесе уәкілетті қызметкер EDR-ді, өкілеттікті, санкцияларды және маңызды сот істерін тексереді.
3. Бухгалтер салық мәртебесін, бағаны, ҚҚС-ты және есеп құжаттарын салыстырады.
4. Шартқа жауапты тұлға мерзімдерді, қабылдауды, бөліп төлеуді және авансты қайтаруды келіседі.
5. Төлемді дайындайтын қызметкер шарт тарапын, алушыны, IBAN-ды, соманы және төлем мақсатын қайта тексереді.
6. Тауарды қабылдайтын қызметкер партияны тексеріп, алынғанын рәсімдейді және сәйкессіздіктерді тіркейді.
7. Бухгалтер мен сатып алу қызметкері жеткізудің аяқталғанын, құжаттардың толықтығын және түпкілікті есеп айырысу негізін тексереді.

Идентификаторлар сәйкес келмесе, өкілеттік расталмаса, ақша алушы түсініксіз болса немесе операцияға тыйым салынуы мүмкін болса, төлемді тоқтата тұрыңыз. Түсіндіруге болатын тәуекелдер болса, кішірек сынақ партиясын немесе басқа төлем тәртібін келісіңіз. Келесі ірі аванс алдында немесе қол қоюшы не шот өзгергенде тиісті тексерулерді қайталаңыз.

Ресми дереккөздер

• Украинаның «Заңды тұлғаларды, жеке кәсіпкерлерді және қоғамдық бірлестіктерді мемлекеттік тіркеу туралы» № 755-IV Заңы: 9-бап, соның ішінде екінші бөлік, 9, 9-1, 13, 26, 28, 45, 46-тармақтар және төртінші бөлік; 10, 11-баптар; VII бөлім.
• Украинаның № 435-IV Азаматтық кодексі: 92, 207, 237, 244, 247 және 248-баптар — өкілдік, өкілеттік, сенімхаттың күні мен мерзімі және мәміленің жазбаша нысаны.
• Украинаның № 2755-VI Салық кодексі: 44.1, 44.3, 44.4-тармақтар; 198.2, 198.6-тармақтар; 201.1, 201.7–201.12, 201.16-тармақтар — құжаттар, салықтық кредит және салық шот-фактуралары.
• Украинаның «Санкциялар туралы» № 1644-VII Заңы: 4-бап, соның ішінде бірінші және төртінші бөліктер; 5-бап, соның ішінде екінші, үшінші, бесінші–жетінші бөліктер — санкция түрлері, ерекшеліктер, қолданысы, мерзімдері, өзгерту және күшін жою.
• Украинаның Мемлекеттік салық қызметі: ресми тізілімдер — контрагенттердің салық мәртебесін тексеру.
• Украина сот билігі: «Істерді қарау барысы» — сот істері туралы мәліметтерді іздеу.
• «Украина сот билігінің» ресми порталы — Сот шешімдерінің бірыңғай мемлекеттік тізілімі мен банкроттық туралы хабарландыруларға қолжетімділік.