Дүкенді автоматтандыру: тауар, сату және ақшаның есебін қалай жолға қоюға болады

Дүкенді автоматтандыруды қызметкерлер жиі қайталайтын немесе қате жіберетін процестен бастаңыз. Тауарды қабылдауға қанша уақыт кететінін, қалдықтарда қай жерде айырмашылықтар пайда болатынын және қандай төлемдерді қолмен іздеуге тура келетінін жазып алыңыз. Бір бағытты таңдап, жауапты адамды тағайындаңыз және өзгерістерді бағалайтын нәтижені белгілеңіз.

Іске қоспас бұрын тауар карточкаларын — сипаттамалары мен есептік деректері жазылған жазбаларды — дайындаңыз. Нақты бастапқы қалдықтарды, бағаларды және берешектерді енгізіңіз. Қызметкерлерді операцияларды бірдей ретпен орындауға үйретіп, тауардың кіріске алынуын, сатылуын, қайтарылуын және қайта саналуын сынап көріңіз. Бұл есептің дүкеніңіздегі операцияларда қалай жұмыс істейтінін бағалауға көмектеседі.

Сауда форматыңызда нені автоматтандыру керек

Дүкендегі негізгі мәселеңізге сәйкес жолды таңдаңыз. Егер бір адам бірнеше қызметті қатар атқарса, оған тиісті әрекеттерді бекітіп, қандай түзетулерді иесімен келісу керегін белгілеңіз.

Қабылдау: жүкқұжаттан дұрыс жапсырмаға дейін

Жеткізілімді қабылдайтын қызметкер түскен тауарды оның карточкасымен және есептегі санымен салыстыруы керек. Ол үшін мына тәртіпті енгізіңіз.

1. Жеткізілімді құжатпен салыстырыңыз. Тауарды санап, қарап шығыңыз және саны не ассортименті бойынша айырмашылықтарды жазып алыңыз. Себебі анықталғанша даулы позицияларды сатуға дайын тауардан бөлек қойыңыз.
2. Қажетті карточканы табыңыз. Штрихкодты атауымен, өлшем бірлігімен, өлшемімен және түсімен салыстырыңыз. Қайта түскен тауарға соған сәйкес карточканы қолданыңыз, сонда бірдей тауар әртүрлі атаулармен жиналмайды.
3. Сан мен сатып алу бағасын енгізіңіз. Жеткізу және сатып алуға қатысты басқа шығындарды қалай есептеу керегін бухгалтермен немесе қаржыға жауапты адаммен келісіңіз. Шығындардың бір бөлігі кейін түссе, иесі тауардың өзіндік құнын — бизнес үшін тауар құнын — есептеуді аяқтайтын қызметкерді тағайындауы керек.
4. Жапсырмалар мен сату бағасын дайындаңыз. Қажетті жапсырмаларды басып шығарып, жабыстырыңыз да, үлгіні кассалық жұмыс орнында сканерлеңіз. Экранда дәл осы тауар, оның нұсқасы және келісілген баға көрсетілуі керек.

Кеңсе тауарларына арналған шартты мысал. Дүкен 12 қаламнан тұратын 5 қаптама алды: 5 × 12 = 60 қалам. Оларды даналап сатсаңыз, дәл 60 бірлікті тіркеңіз немесе қаптамаларды есепке алып, кейін бөлшектеуді — қаптаманы жеке тауар бірліктеріне ауыстыруды — баптаңыз. 7 қалам сатылғаннан кейін нақты және есептік қалдық 53 бірлік болуы керек. Алдымен осы тәртіпті бір қаптамада сынап көріңіз.

Киім үшін қызметкер әр нұсқаны жеке сканерлеуі керек. Егер екі түрлі өлшем бір позиция болып ашылса, тауартанушы тауарды сауда залына шығармай тұрып карточкалар мен жапсырмаларды түзетеді.

Сату және қайтару: тауар мен төлемді бірге бақылаңыз

Кассирге кәдімгі сату және ерекше жағдайлар: белгісіз код, қате баға, сатып алудан бас тарту мен қайтару кезіндегі әрекеттер туралы қысқа жазбаша тәртіп дайындаңыз. Дүкеннің Украинада жұмыс істеуіне арналған есеп айырысу және құжат рәсімдеу тәртібін иесі бухгалтермен бірге анықтайды.

1. Төлемге дейін кассир сатып алуды тексереді. Ол тауарды сканерлеп, атауын, нұсқасын, санын, бағасын және жеңілдігін салыстырады. Бірнеше бірдей тауар болса, олардың санын бөлек тексереді.
2. Кассир төлемнің нақты тәсілін тіркейді. Операция аяқталғаннан кейін оның мәртебесі мен сатып алушыға арналған құжатты тексереді. Төлем нәтижесі түсініксіз болса, төлемді қайта өткізбеу үшін алдымен оның нәтижесін нақтылайды.
3. Қайтару кезінде қызметкер бастапқы сатылымды табады. Тауарды, санын, жеңілдігі бар бағасын және төлемді салыстырады. Бастапқы операцияның тарихын сақтай отырып, есепте қайтаруды рәсімдейді.
4. Тағайындалған қызметкер тауардың кейінгі қозғалысын анықтайды. Сатуға жарамды тауарды қолжетімді қалдыққа қайтарады. Зақымдалған тауарды бөлек қойып, күйін тіркейді, сонда басқа сатушы оны сатып алушыға байқаусызда бермейді.

Сынақ сатылымы мен қайтарудан кейін әкімші үш нәтижені салыстырады: тауар саны тиісінше қалпына келді, қайтарылған сома операцияға сәйкес және тарихта екі құжат та бар. Өлшем ауыстыруды да сынап көріңіз: бір нұсқаны қайтарып, екіншісін сатқанда тиісті позициялардың қалдығы өзгеруі керек.

Санау және толықтыру: алдымен айырмашылықтың себебін анықтаңыз

Түгендеу — тауардың нақты санын есептегі санымен салыстыру. Алғашқы санау үшін шектеулі топты таңдаңыз: қаламдар сөресі, киімнің бір үлгісі немесе белгілі бір түрдегі дайын өнімдер.

1. Әкімші санаудың ауқымы мен уақытын анықтайды. Қай тауарлар мен орындар қамтылатынын жазады. Санау кезінде олардың қозғалысын тоқтатады немесе барлық сатылымды, қабылдауды және орын ауыстыруды бөлек тіркейді.
2. Қызметкер нақты санын есептейді. Ашылған қаптамаларды, сатып алушыларға резервтелген тауарды, қайтарылған және зақымына байланысты бөлек қойылған тауарды жеке есепке алады.
3. Әкімші айырмашылықтардың себебін анықтайды. Даулы позицияларды қайта санап, себебін құжаттардан іздейді: кіріс құжаты енгізілмеген, сатылымда басқа өлшем таңдалған, қайтару немесе орын ауыстыру рәсімделмеген. Иесі соңғы түзетуді және оның себебін келіседі.
4. Сатып алуға жауапты қызметкер толықтыруды дайындайды. Дұрыс есептелген қолжетімді қалдықты, сатылымды, жеткізу мерзімін және алдын ала тапсырыс берілген санды салыстырады. Тапсырыс жіберер алдында маусымдықты және сұраныс өзгерістерін ескереді.

Толықтыруға арналған шартты мысал. Дүкен қорларды келесі тексеруге дейін тауардың 30 бірлігін ұстауды жоспарлайды. Қолжетімдісі — 8 бірлік, жеткізуші қажет күнге дейін тағы 10 бірлікті жеткізетінін растады. Қосымша қажеттілік 30 − 8 − 10 = 12 бірлік болады. Расталған жеткізілім мерзімі өзгерсе, сатып алуға жауапты қызметкер тапсырыс берер алдында қажеттілікті қайта есептейді.

Ақша мен берешек: күнделікті салыстырып тексеруді жолға қойыңыз

Күн соңында есепті нақты ақшамен салыстыратын қызметкерді белгілеңіз. Шағын дүкенде мұны иесі істей алады, ал тапсырыстар менеджері төленбеген жөнелтілімдер мен алдын ала төлемдерді түсіндіреді.

1. Кассир қолма-қол ақшаны санайды. Оны бастапқы қалдықпен, күн ішіндегі түсімдермен, қайтарулармен және берілген ақшамен салыстырады. Әр айырмашылық бойынша түсініктеме мен түзетуге жауапты адамды жазады.
2. Қаржыға жауапты адам қолма-қол ақшасыз төлемдерді салыстырады. Дүкен операцияларын төлем сервисі мен банк деректерімен салыстырып, ақшаның шотқа түсу мерзімдері мен комиссияларды ескереді. Тиісті операциясы немесе ақшаның түскенін растайтын дерегі табылмаған төлемдерді бөлек тізімге жазады.
3. Менеджер төлемдерді тапсырыстарға бөледі. Әр шот бойынша тапсырыс сомасын, төленген және жөнелтілген соманы салыстырады. Сатып алушының алдын ала төлемін оның тапсырысымен байланысын сақтап есепке алады.
4. Иесі мерзімі өткен сомаларды бақылайды. Берешектер тізімінде сатып алушыны немесе жеткізушіні, құжатты, соманы, келісілген төлем күнін және қызметкердің келесі әрекетін көрсетеді.

Шартты мысал. Сатып алушы жалпы құны 4 000 грн болатын тауарға тапсырыс беріп, 1 500 грн төледі. Тапсырыс бойынша төленбеген қалдық — 2 500 грн. Менеджер тауардың нақты қаншасы жөнелтілгенін бөлек салыстырады: төлем мәртебесі сатып алушыға қандай тауар берілгенін көрсетпейді.

Дүкен мен онлайн сатылымға Торгсофт конфигурациясын қалай таңдау керек

Торгсофт жүйесінде есеп орталығы — қалдықтары бөлек жүргізілетін дүкен немесе қойма. Конфигурацияны — лицензиялар, жұмыс орындары және бағдарламаның қосымша мүмкіндіктері жиынтығын — таңдау үшін қажетті операциялардың тізімін жасаңыз.

1. Бір дүкенге немесе қоймаға «Старт» лицензиясын қарастырыңыз. Бұл лицензия негізгі кіріске алу, сату, қайтару және түгендеу операцияларына сай келеді. «Старт» орнатылған компьютерлер жергілікті желіде — дүкеннің бір-біріне қосылған компьютерлер желісінде — жұмыс істесе, әр компьютерге бөлек лицензия сатып алыңыз.
2. Бірнеше дүкенге немесе қоймаға «Ультра» лицензиясын қарастырыңыз. Ол орын ауыстыруға, жинақтауға — тауарларды жиынтыққа біріктіруге — және шот жазып, сатуға қажет. Жергілікті желідегі «Ультра» орнатылған әр компьютерге де жеке лицензия керек.
3. Ортақ дерекқоры бар қашықтағы сауда нүктелеріне «Термінал» немесе жазылыммен «Торгсофт-Онлайн» нұсқасын қарастырыңыз. Ортақ дерекқорды қызметкерлер интернет арқылы қосылатын серверге — компьютерге — орналастырады. «Термінал» лицензиясына үш клиенттік қосылым — серверге кіруге арналған жұмыс орындары — кіреді; қосымша қосылымдар бөлек төленеді. «Торгсофт-Онлайн» жазылымына бағдарламаны және серверлік инфрақұрылымды жалдау кіреді. Операцияларыңызды лицензия шектеулерімен, ал жұмыс орындарының саны мен шығындарды қолданыстағы коммерциялық шарттармен салыстырыңыз.

Есеп бапталғаннан кейін тауартанушы «Стан складу» (қоймадағы қорлардың жай-күйі) функциясын пайдаланып, санды, өзіндік құнды, бағаларды, тауар қозғалысын және таусылып бара жатқан позицияларды бақылай алады. «Ультра» нұсқасында ішінара төлемдер мен жөнелтілімдерді бақылау үшін шот жазып сату функциясын пайдаланыңыз.

Өндірістік есепке не қажет

Материалдардың, өнім шығарылымының және дайын өнімнің өзіндік құнының есебі жеке ақылы опцияны және бағдарламаның толық функционалдығын қажет етеді. Опция 7.6.4 нұсқасынан бастап қолжетімді.

Сатып алмас бұрын компьютерлердің қалай жұмыс істейтінін анықтап, конфигурация мен шығындар құрамын ақылы опциялар каталогы бойынша келісіңіз:

• жеке жұмыс орындары үшін опция әр жұмыс орнына сатып алынады;
• жергілікті желідегі ортақ дерекқоры бар компьютерлерге бір желіге бір опция жеткілікті;
• терминал лицензиясына серверге бір опция жеткілікті.

Сайтпен дерек алмасуды қалай дайындау керек

Сайт үшін бағдарламаның толық функционалдығы және ақылы синхрондау — Торгсофт пен интернет-дүкен арасында деректер алмасу мүмкіндігі; ол 7.6.4 нұсқасынан бастап қолжетімді — немесе соған сәйкес бөлек шешім қажет. «Ультра» бөлек төленетін үйлесімді опцияларды қолдайды.

«Синхронізація з інтернет-магазином» (интернет-дүкенмен деректерді синхрондау) опциясын әр жеке жұмыс орнына біреуден, ортақ дерекқоры бар жергілікті желіге біреу немесе терминал лицензиясының серверіне біреу сатып алады. Маркетплейстер — әртүрлі сатушыларға арналған сауда алаңдары — бағдарламамен дерек алмасатын өз үйлесімді интеграцияларын қажет етеді. Сайтты қосу барлық алаңды автоматты түрде қоспайды.

Қажетті опциялардың бағасы мен қолданылу мерзімін, сондай-ақ маркетплейс интеграцияларын лицензиялау ережелерін опциялардың коммерциялық шарттарынан нақтылаңыз. Іске қосу үшін баптауға және сынақ тапсырысына жауапты адамды тағайындаңыз.

1. Қоймаларды және тапсырыстарға қолданылатын бағалардың басымдығын анықтаңыз. Синхрондауды баптау тәртібі бойынша жауапты қызметкер қалдықтары сайтқа жіберілетін дүкендерді немесе қоймаларды және тауар есептен шығарылып, резервтелетін қойманы таңдайды. Шоттағы тауар бағасын Торгсофттан немесе интернет-дүкеннен алуды да бөлек белгілейді.
2. Төлем тәсілдерін кассаға немесе банк шотына байланыстырыңыз. «Оплати» (төлемдер) қойындысында баптауға жауапты адам интернет-дүкен валюталарының әрқайсысы үшін төлем тәсілдерін жасайды. Әр тәсілге қолма-қол немесе қолма-қол ақшасыз төлем түрін және Торгсофт жүйесіндегі тиісті кассаны немесе есеп айырысу шотын көрсетеді.
3. Тауар резервін тексеріңіз. Сынақ тапсырысында баптауға жауапты адам тауардың «Товар списувати з» (тауар есептен шығарылатын орын) өрісінде таңдалған дүкенде немесе қоймада резервтелгенін тексереді.
4. Автоматты алмасуды баптаңыз. Бағдарлама көрсетілген компьютерде және көрсетілген пайдаланушының атынан іске қосылуы керек. Алмасу аралығы кемінде 10 минут болуы тиіс.
5. Сынақ тапсырысын жасаңыз. Қойманы, бағаны, төлемді және резервті салыстырыңыз. Деректер жаңартуларының арасындағы соңғы бірлікке жасалған тапсырысты бөлек сынап көріңіз.

Үнем мен өтелу мерзімін қалай өлшеуге болады

Енгізуге дейін таңдалған кезең бойы бірдей операцияларға кеткен уақыт пен түзетулер санын жазып алыңыз. Қызметкерлерді үйреткеннен кейін жұмыс көлемі салыстырмалы жағдайда өлшеуді қайталаңыз: жеткізілімдер, тауар позициялары, сатылымдар және қызметкерлер санын ескеріңіз. Түзетуге кеткен уақытты да есепке қосыңыз.

Еңбек шығынының шартты есебі. Өзгеріске дейін қызметкерлер қабылдау мен таңбалауға күніне барлығы 90 минут жұмсайтын, ал кейін 50 минут жұмсайтын болды. 22 жұмыс күнінде осы операцияларға (90 − 50) × 22 = 880 минут, яғни 14 сағат 40 минут аз жұмсайды. Сағаты шартты түрде 150 грн тұрса, бұл жұмыс уақытының 2 200 грн құнына тең.

Дүкен тиісті шығындарды, мысалы, үстеме жұмыс ақысын шынымен қысқартқанда ғана үнемді ақша үнемі деп есептеңіз. Қызметкерлер үнемделген жұмыс уақытын басқа тапсырмаларға жұмсаса, сол тапсырмалардың нәтижесін бөлек бағалаңыз.

Сатып алу мен шығынға қатысты шешімдер үшін көрсеткіштерді бөлек қарастырыңыз:

• Тауар айналымы кезеңдегі сатылым көлемін көрсетеді. Салыстыруда қайтаруларды бірдей есепке алыңыз.
• Қор айналымы кезең ішінде орташа қордың неше рет сатылғанын көрсетеді. Есептеу үшін сатылған тауарлардың өзіндік құнын қордың өзіндік құн бойынша орташа құнына бөліңіз.
• Жалпы пайда — сатудан түскен табыстан сатылған тауардың өзіндік құнын алып тастағандағы сома. Жалпы маржа пайызы — жалпы пайданың осы табысқа қатынасы, 100%-ға көбейтілген мәні.
• Таза пайда кезеңдегі бизнестің барлық табыстарын, шығындарын және салықтарын ескереді. Басқарушылық есеп үшін қандай табыстарды, шығындарды және салықтарды қосу керегін, сондай-ақ оларды қай жазбалар бойынша есептеу керегін бухгалтермен келісіңіз. Осылайша әр соманы бір рет есепке алып, шығындарды өткізіп алмауға болады.

Өтелудің шартты есебі. Таңдалған процестің біржолғы қосымша шығындары 18 000 грн болады. Ай сайынғы ақшалай үнем — 3 000 грн, қосымша ағымдағы шығындар — 600 грн. Айлық нәтиже 3 000 − 600 = 2 400 грн-ға тең. Қарапайым өтелу мерзімі — осы нәтиже біржолғы шығындарды жабатын уақыт — 18 000 ÷ 2 400 = 7,5 айды құрайды.

Қажетті лицензияларды, жабдықты, деректерді дайындауды, оқытуды және қолдауды шығындарға қосыңыз. Бір шешімнің тек қосымша шығыстары мен пайдасын салыстырыңыз. Төлемдерді азайтпаған сағаттардың құнын ақшалай үнемге қоспаңыз.

Алғашқы процесті қалай іске қосу керек

1. Міндетті белгілеңіз. Мәселені, жауапты адамды, бастапқы көрсеткішті және процесті күнделікті жұмысқа жарамды деп санайтын нәтижені жазыңыз.
2. Бастапқы деректерді дайындаңыз. Қайталанған жазбаларды алып тастаңыз, өлшемдер мен түстерді бөліңіз, өлшем бірліктерін келісіңіз. Нақты саналған қалдықтарды, негізделген өзіндік құнды және іске қосу сәтіне бөлек келісілген берешектерді енгізіңіз.
3. Қол жеткізу құқықтарын бөліңіз. Сатушыға қажет кассалық операцияларды, тауартанушыға тауармен жұмыс істеу мүмкіндігін ашыңыз. Бастапқы деректерді, бағаларды және қалдықтарды түзетуді белгіленген қызметкерлерге тапсырыңыз.
4. Сақтық көшірмесін жасауды баптаңыз. Жауапты адамды тағайындап, көшіру жиілігін және көшірме жұмыс компьютерінен бөлек сақталатын орынды белгілеңіз. Көшірмені пайдалануға болатынына көз жеткізу үшін жұмыс базасынан бөлек ортада қалпына келтіруді сынап көріңіз.
5. Қызметкерлерді өз міндеттері бойынша үйретіңіз. Әркім өз операциясын өзі орындап, қате болғанда не істейтінін түсіндіреді. Жұмыс орнының жанына әрекеттердің қысқа тәртібін қалдырыңыз.
6. Сынақ айналымын өткізіңіз. Есептен бөлек сынақ ортасында тауардың кіріске алынуын, сатылым чегін, қайтаруды және санауды рәсімдеңіз. Әдейі бір айырмашылық енгізіп, қызметкер оның себебін тауып, түзетуді келісуге жібере алатынын тексеріңіз.
7. Іске қосылғаннан кейін жұмысын бағалаңыз. Жұмсалған уақытты, қателерді, қалдықтар мен ақшаны бастапқы көрсеткіштермен салыстырыңыз. Қызметкерлер ағымдағы процесті тұрақты орындап, себебі анықталмаған әр айырмашылық бойынша жауапты адам мен жою мерзімі белгіленгенде келесі процеске көшіңіз.

Алғашқы практикалық қадам — дүкендегі қайталанатын бір мәселені таңдап, оның туындайтын нақты операциясын жазу. Жауапты адамды тағайындаңыз, бастапқы орындау уақытын немесе қателер санын тіркеп, сынақ іске қосылымы қандай нәтиже беруі керек екенін белгілеңіз.