Дүкенді басқаруға уақыт босату үшін апта бойы тапсырмаларыңыз бен оларға кеткен сағаттарды жазып жүріңіз. Апта соңында қызметкер орындай алатын бір қайталанатын жұмысты таңдаңыз. Оған нұсқаулықты, қажет қолжетімділіктерді және нақты шешімдерді қабылдау құқығын беріңіз. Мерзімді, нәтижені және тексеру тәсілін бірден келісіп алыңыз.
Күн сайын дүкен жұмысының қысқаша қорытындысын, ал аптасына бір рет өз уақытыңыздың шығынын қарап шығыңыз. Оқытуға, бақылауға және түзетуге кеткен уақытты ескеріп, босайтын сағаттарды есептеңіз. Олардың ақшалай бағасы көмекке жұмсалатын шығынды жоспарлауға көмектеседі, бірақ өздігінен қосымша пайда бар дегенді білдірмейді. Бұл уақытты неге жұмсайтыныңызды алдын ала шешіңіз: ассортиментпен жұмыс істеуге, жеткізушілермен келіссөз жүргізуге немесе демалуға.
Жұмыс аптасын неге жұмсайтыныңызды жазып жүріңіз
Уақыт есебін кестеде немесе дәптерде жүргізуден бастаңыз. Жұмыстың нақты басталған және аяқталған уақытын, тапсырманың қысқаша сипаттамасын және нәтижесін жазыңыз. Жұмысыңыз үзілсе, оның себебі мен үзілістің ұзақтығын белгілеңіз. Жазбаларды жұмысты аяқтаған соң енгізіңіз: күннің соңында ұсақ өтініштерді ұмытып кету оңай.
Уақыт есебі сағаттық еңбегіңізге ешкім ақы төлемесе де, қайталанатын уақыт шығынын көруге көмектеседі. Мұндай тәсілді Shopify сипаттайды. Алғашқы талдау үшін толық бір жұмыс аптасын алыңыз. Егер түгендеу, қызметкердің болмауы немесе тауардың көптеп келуі салдарынан апта әдеттегіден өзгеше өтсе, жазбаларды тағы бір апта жалғастырыңыз.
| Уақыт | Тапсырма | Нәтиже | Не кедергі болды |
|---|---|---|---|
| 09:00–09:20 | Алдыңғы күннің қорытындысын қарау | Айырмашылық табылып, жауапты адам белгіленді | Бір операцияға түсініктеме жоқ |
| 09:20–10:00 | Тапсырысқа арналған тауарлар тізімін дайындау | Тізім жеткізушіге жіберілді | Жалпы ұзақтығы 10 минут болған екі қоңырау |
| 10:00–10:15 | Қызметкерлердің баға туралы сұрақтарына жауап беру | Үш шешім келісілді | Қызметкерлер өз өкілеттігінің шегін білмейді |
Бұл — уақыт журналының шартты үлгісі. Екінші жолда 40 минут өтті: иесі тапсырыспен 30 минут жұмыс істеді, тағы 10 минутын қоңырауларға жұмсады. Қоңырауларды бөлек жолдарға жазсаңыз, бір минутты екі рет есептемеу үшін оларды негізгі жұмыстың уақытынан шегеріңіз.
Апта соңында сағаттарды жұмыс түрлері бойынша қосыңыз: сатып алу, сату, бақылау, ұйымдастыру жұмыстары, қызметкерлерді оқыту. Қайта түсіндірген және түзеткен кездерді бөлек белгілеңіз. Уақыт журналын апта сайын қарап шығуды Asana да ұсынады: бұл ең көп уақыт алатын жұмыстарды табуға мүмкіндік береді.
Тапсыруға арналған алғашқы тапсырманы таңдаңыз
Алғашқыда үнемі қайталанатын әрі нәтижесі түсінікті жұмысты таңдаңыз. Мысалы, қызметкер тапсырысқа арналған тауарлар тізімін дайындай алады, баға белгілерінің келісілген тізімге сәйкестігін тексере алады немесе сатып алушылардың сұрақтарын жинай алады. Оның өз бетінше орындайтын жұмыстарын және сізде қалатын шешімдерді айқындаңыз.
Бір сұраққа күн сайын жауап беріп жүрсеңіз, алдымен себебін анықтаңыз. Қызметкерге нұсқаулық, деректерге қолжетімділік немесе шешім қабылдауға рұқсат жетіспеуі мүмкін. Тапсырманың өзін ғана беру мәселені шешпейді.
Center for Creative Leadership үлгісіне сәйкес, басшы орындаушыға күтілетін нәтижеге жету үшін өкілеттік, ресурстар, түсіндірме және қолдау беруі керек. Дүкенде мұны тапсырманың қысқаша карточкасы түрінде рәсімдеуге болады.
Карточка үлгісі: жеткізушіге тапсырыс дайындау
Бұл мысал шартты түрде берілген. Иесі мерзімдер мен шектерді өз дүкенінің жұмысына сай белгілейді.
- Орындаушы: дүкен әкімшісі.
- Нәтиже: тауарлар, ағымдағы қалдықтар, ұсынылған саны және сатып алу сомасы көрсетілген кесте.
- Мерзімі: әр сейсенбі сағат 12:00-ге дейін.
- Деректер: қалдықтар, келісілген кезеңдегі сатылымдар, күтілетін жеткізілімдер және жеткізушінің қолданыстағы бағалары.
- Өкілеттігі: әкімші ұсыныс дайындап, жеткізушіден тауардың бар-жоғын нақтылайды. Иесі тапсырыс пен шығынды бекітеді.
- Шектеу: келісімсіз жаңа жеткізушілер қоспау және төлем шарттарын өзгертпеу.
- Бақылау: иесі ұсынысты сейсенбі күні 12:30-да қарайды; дайындауға кедергі болатын сұрақтарды әкімші 11:00-ге дейін жібереді.
Алғаш орындаған кезде қызметкерге дайын бір үлгіні көрсетіңіз. Одан нені дайындауы керегін, сізге қашан жүгінуі тиіс екенін және нені өзі шеше алмайтынын түсіндіруін сұраңыз. Тексерген соң қажет нақтылауларды нұсқаулыққа енгізіңіз, сонда келесі жолы оларды ауызша қайталаудың қажеті болмайды.
Үнемі хабарласпай-ақ күнделікті бақылауды ұйымдастырыңыз
Әкімшімен немесе жауапты сатушымен күнделікті бір қорытынды дайындауға келісіңіз. Оның дайындалатын уақытын белгілеңіз және өзіңіз шешім қабылдайтын деректерді ғана қалдырыңыз. Шағын дүкен үшін бастапқы тізім мынадай болуы мүмкін:
- бір күндегі сатылым мен қайтарым сомалары;
- таңдалған кассадағы ақша қозғалысының қорытындысы және түсіндіруді қажет ететін айырмашылықтар;
- сатып алушылардың расталған тапсырыстарын орындауға жетпеген тауарлар;
- мерзімі өткен тапсырмалар, жауапты адамдар және жаңа мерзімдер;
- қызметкер өз өкілеттігі шегінде шеше алмайтын сұрақтар.
Әр мәселенің қасына қызметкер деректі, келесі әрекетті және мерзімді жазады. Мысалы: «Екі расталған тапсырысты орындауға тауардың үш данасы жетіспейді. Әкімші жеткізілімді 11:00-ге дейін нақтылайды». Мұндай жазба иесіне шешім қабылдауға негіз болады.
Дереу хабарласу қажет жағдайларды бөлек келісіп алыңыз. Мұндай жағдайларға қызметкер сатуды аяқтай алмайтын немесе өзі түсіндіре алмайтын айырмашылыққа тап болатын жағдайлар жатуы мүмкін. Қалған сұрақтарды келісілген уақытқа дейін жинаңыз. Бірінші аптадан соң бұл тәртіп дүкен жұмысын кідіртпейтінін тексеріңіз.
Дүкен иесіне арналған алғашқы аптаның жоспары
Бұл жоспарда иесі алдымен деректер жинайды, содан кейін бір жұмысты тапсыруға дайындайды. Қызметкердің өз бетінше орындаған жұмысын тексеруді келесі аптаға жоспарлаңыз. Кестеңіз өзгеше болса, қадамдарды жұмыс күндеріңізге ауыстырыңыз.
| Күн | Иесінің әрекеті | Дайын болуы керек |
|---|---|---|
| Дүйсенбі | Уақыт журналын ашып, жауапты қызметкермен күнделікті қорытындыны келісу | Жазба кестесі, деректер тізімі және оларды тапсыру уақыты |
| Сейсенбі | Жұмысты жазып, қайталанатын сұрақтарды бөлек белгілеу | Қызметкерлер орындай алатын жұмыстардың алғашқы тізімі |
| Сәрсенбі | Бір қайталанатын жұмысты таңдап, орындаушымен талқылау | Келісілген тапсырма, нәтиже және қажет ресурстар |
| Бейсенбі | Қысқа нұсқаулық жазып, қолжетімділіктер беріп, үлгі көрсету | Тапсырма карточкасы, нәтиже үлгісі, тексерілген қолжетімділіктер |
| Жұма | Қызметкермен бірге сынақ тапсырмасын орындау | Нәтиже және нұсқаулыққа енгізілетін нақтылаулар тізімі |
| Аптаның соңғы жұмыс күні | Журналды қорытындылап, қызметкердің өз бетінше жұмысын жоспарлау | Сағаттар қорытындысы, орындау мерзімі және келесі тексеру уақыты |
Апталық шолу үшін бастапқыда 30 минут бөлуге болады. Бұл — жұмыстың нәтижесіне қарай өзгертуге болатын ұсынылған ұзақтық. Кездесуге уақыт журналын, тапсырма карточкасын, қызметкердің нәтижесін және аяқталмаған сұрақтар тізімін дайындап келіңіз.
Бір сағаттың құнын және босайтын уақытты қалай бағалауға болады
Басқарушылық есеп үшін таңдалған кезеңдегі дүкен шығындары мен салықтар шегерілгеннен кейін иесіне тиесілі табысты алыңыз. Оны сол кезеңде иесінің нақты жұмыс істеген сағат санына бөліңіз. Бұл үшін бүкіл түсімді пайдаланбаңыз: түскен ақшаның бір бөлігі тауар мен басқа шығындарға қажет.
«Табыс ÷ жұмсалған уақыт» тәсілі Shopify-дің ассистент жалдау туралы материалында сипатталған. Дүкен иесі үшін шыққан сан уақыттың шартты бағасы болады: табысқа тауар, салынған қаражат және команданың жұмысы да әсер етеді.
Төрт аптаға арналған шартты есеп
Төрт аптада шығындар мен салықтардан кейін иесінің табысы 52 000 грн болды, ал журналда оның 160 сағат жұмыс істегені көрсетілді делік. Бір сағаттың бағасы: 52 000 ÷ 160 = 325 грн.
Иесі бұрын аптасына алты сағат жұмсаған жұмысты қызметкерге тапсырады. Қызметкер де оны алты сағатта орындайды деп алайық. Мысал үшін дүкеннің осы жұмысқа жұмсайтын жалпы қосымша шығыны сағатына 150 грн болады. Төрт аптада иесі оқытуға екі сағат, бақылауға төрт сағат және түзетуге екі сағат жұмсайды.
| Көрсеткіш | Есеп | Нәтиже |
|---|---|---|
| Жұмысты тапсырғанға дейін иесі жұмсаған уақыт | 6 сағ × 4 апта | 24 сағ |
| Оқыту, бақылау және түзету | 2 + 4 + 2 | 8 сағ |
| Таза босайтын уақыт | 24 − 8 | 16 сағ |
| Босайтын уақыттың ақшалай бағасы | 16 сағ × 325 грн/сағ | 5 200 грн |
| Қызметкердің жұмысына жұмсалатын қосымша шығын | 24 сағ × 150 грн/сағ | 3 600 грн |
Бұл мысалда иесі 3 600 грн қосымша шығын жұмсап, 16 бос сағат алады. 5 200 грн сомасы таңдалған формула бойынша ресурстың бағасын көрсетеді. Бұл нақты алынған ақша емес, сондықтан осы сома мен шығындардың арасындағы айырманы пайда деп жазуға болмайды.
Өз есебіңізде барлық қосымша шығынды ескеріңіз: еңбекақы, оған байланысты міндетті төлемдер, қажет құралдар мен оқу материалдары. Тапсырманы қазіргі қызметкер орындайтын болса, оның басқа қай жұмысты кейінге қалдыруы керегін тексеріңіз. Төрт аптадан соң болжамды нақты сағаттармен және шығындармен алмастырыңыз.
Торгсофттағы қызметкерлердің қолжетімділік құқықтары және күнделікті есеп
Торгсофтта қызметкерге жұмыс тапсырғанда, оған «Баптаулар → Пайдаланушылар» мәзірінде жеке тіркелгі жасаңыз. Әр пайдаланушының жеке логині мен құпиясөзі болады, ал рөл бағдарлама функцияларына қол жеткізу құқықтарын анықтайды. Келісілген тапсырмаға қажет құқықтарды беріп, осы тіркелгімен жүйеге кіріп тексеріңіз. Рәсімі қолжетімділік құқықтарын баптау нұсқаулығында сипатталған.
Деректерді күн сайын қарау үшін «Есеп → Күн бойынша жинақталған есеп» бөлімін ашыңыз. Онда ағымдағы есеп орталығының таңдалған кассасындағы ақша қозғалысы, сату және қайтару чектерінің саны, касса күнінің ашылуы мен жабылуы туралы ақпарат көрсетіледі. «Касса күнін жабу міндетті» параметрі қосулы болса, осы кассадағы ағымдағы күннің алғашқы қаржылық операциясы алдыңғы касса күнін жауып, ағымдағы күнді ашады. Бұл уақыт белгілерін сатушы ауысымының нақты басталу және аяқталу уақытымен теңестіруге болмайды. Толық ақпарат күн бойынша жинақталған есеп туралы анықтамада берілген.
Есепті кім қарайтынын және күнделікті бақылауыңызға дейін айырмашылықтарды кім түсіндіретінін келісіңіз. Касса қорытындыларын тексеру үшін есеп деректерін пайдаланыңыз. Тапсырыс дайындауға, келіссөздерге, оқытуға және басқа тапсырмаларға кеткен уақытты өз журналыңызға жазыңыз. Қолжетімді есептер тізімі Торгсофт есептері туралы ресми бетте берілген.
Қызметкердің өз бетінше жұмыс істеген алғашқы аптасынан кейін нені тексеру керек
Тапсырылған жұмысқа делегаттауға дейін және кейін кеткен уақытты салыстырыңыз. Түсіндіруге, бақылауға және түзетуге жұмсаған сағаттарыңызды қосыңыз. Сапасын да тексеріңіз: қызметкер мерзімді сақтады ма, толық нәтиже дайындады ма және келісілген өкілеттік шегінде әрекет етті ме.
Иесі бұрынғыдай уақыт жұмсап жүрсе, нақты себебін қарастырыңыз. Нұсқаулықты толықтырыңыз, қолжетімділіктерді түзетіңіз, шешім қабылдау шегін өзгертіңіз немесе қызметкерге тағы бір үлгі көрсетіңіз. Алғашқы жұмыс белгіленген мерзімде орындалып, бақылауға қолайлы уақыт жұмсалса, уақыт журналынан келесі тапсырманы таңдаңыз.
Дереккөздер
- Shopify — 6 Time Management Strategies to Transform the Way You Work: уақыт шығынын есепке алу және шолу.
- Asana — Free Work Log Template: тапсырмалар журналы және апталық талдау.
- Center for Creative Leadership — Models for the Development of Leadership, The Delegation Cycle бөлімі: делегаттау кезіндегі нәтиже, өкілеттік, ресурстар және қолдау.
- Shopify — How to Hire a Virtual Assistant: уақыт құнын бағалау тәсілі.
- Торгсофт — Қызметкерлердің қолжетімділік құқықтарын баптау: тіркелгілер мен рөлдер.
- Торгсофт — Күн бойынша жинақталған есеп: есеп деректері және касса күнін жабу шарты.
- Торгсофт — Есеп түрлері: бағдарлама есептерінің мақсаты.
Алдыңғы қадамға оралу