Дүкен жұмысын автоматтандыру: процестерді сипаттаудан есепке алуды іске қосуға дейін

Дүкенді автоматтандыруды бір толық процестен бастаңыз: тауарды қабылдау, қалдықтарды есепке алу, сату, қайтару және нәтижелерді салыстырып тексеру. Иесі жауаптыларды анықтап, каталогты ретке келтіріп, бастапқы қорларды санап, маманмен бірге бағдарламаны баптауы керек. Содан кейін қызметкерлер сынақ операцияларын орындап, құжаттарды, нақты тауарды және төлем сомаларын өзара салыстыруы қажет.

Сынақ іске қосу сәтті өткеннен кейін жаңа жұмыс тәртібін бүкіл дүкенге енгізіңіз. Алдын ала резервтік көшірме жасап, әр қызметкерді өз операцияларына үйретіңіз және ақау болған жағдайда не істейтінін келісіп алыңыз. Нәтижені өз көрсеткіштеріңіз бойынша бағалаңыз: жеткізілімді өңдеу уақыты, қателер саны, қалдықтардың дәлдігі және жүйені сүйемелдеу шығындары.

Процесті таңдап, автоматтандыру нәтижесін белгілеңіз

Алғашқы іске қосу үшін бүкіл жұмыс циклінен өтуге болатын бір сауда нүктесі мен тауарлардың шектеулі тобын таңдаңыз. Сынақ есебіне кәдімгі тауарды, өлшемі немесе түсі әртүрлі тауарды, штрихкоды жоқ позицияны және сатып алушы қайтара алатын тауарды қосыңыз. Мұндай жиынтық есепті кеңейтпей тұрып қателерді анықтауға көмектеседі.

Иесі сатушымен және жеткізілімді қабылдайтын қызметкермен бірге нақты жұмыс тәртібін сипаттауы керек. Жүкқұжатты кім алатынын, тауарды кім санайтынын, бағаны кім белгілейтінін және сатушы оның өзгергенін қалай білетінін жазып қойыңыз. Жұмыстың бір кезеңінен келесісіне әр өту үшін келесі қызметкер өз жұмыс бөлігін бастауға болатынын түсінетін құжатты немесе жазбаны анықтаңыз.

Төменде процестің үлгі картасы берілген. Оны өз дүкеніңізге бейімдеңіз: «Автоматтандыруға дейін» бағанында нақты тәртіпті, ал «Баптаудан кейін» бағанында қызметкерлер келіскен әрекеттерді көрсетіңіз.

Іске қосар алдында осы әрекеттерге қанша уақыт кететінін өлшеңіз. Күрделілігі бірдей жеткізілімдер мен сатылымдарды салыстырыңыз: жаңа тауар карточкаларын жасау бұрыннан таныс позицияларды қабылдаудан өзгеше жұмысты талап етеді. Түзетуге тура келген қателерді және оларды іздеуге кеткен уақытты бөлек есептеңіз.

Қызметкерлердің міндеттері мен қолжетімділігін бекітіңіз

Қысқа жұмыс регламентін жасаңыз: операция, орындаушы, рұқсат етілген әрекеттер, нәтиже және көмек сұрау тәртібі. Иесі бұл құжатты бекітеді, ал маман соған сәйкес қолжетімділікті баптайды. Шағын дүкенде бір адам бірнеше рөл атқара алады, бірақ әр әрекетке кім жауап беретіні бәрібір түсінікті болуы керек.

• Иесі каталогты, бағаларды, жеңілдіктер шегін, деректерге қолжетімділікті және толық іске қосу туралы шешімді бекітеді.
• Тауарды қабылдайтын қызметкер жеткізілімді санайды, кіріске алуды рәсімдейді және жүкқұжатпен сәйкессіздік болса хабарлайды.
• Сатушы өз өкілеттігі шегінде сатылымдар мен қайтаруларды рәсімдейді және өз бетінше шеше алмайтын жағдайларды жетекшіге жеткізеді.
• Ауысым жетекшісі немесе есепші құжаттарды, қалдықтарды және төлемдерді салыстырып тексеріп, қателерді түзетуді ұйымдастырады.
• Енгізу маманы бағдарламаны, жабдықты және резервтік көшірме жасауды баптайды әрі көшірмеден қалпына келтіруді сынауға көмектеседі.

Қолжетімділікті ұйымдастырудың іс жүзіндегі жолы — қызметкерге өз міндеттеріне қажет мүмкіндіктерді беру. Мысалы, сатушыға сатылымдар мен қайтаруларды қалдырып, сатып алу бағалары мен қолжетімділік баптауларын өзгертуді иесіне тапсыруға болады. Баптаудан кейін әр рөлдің тіркелгісімен кіріңіз: рұқсат етілген әрекет орындалуы, ал шектелген әрекет қолжетімсіз болуы керек.

Каталогты, артикулдар мен штрихкодтарды дайындаңыз

Тауар карточкаларын жасау ережелеріне бір жауапты адамды белгілеңіз. Алдымен қандай сипаттамалар бір есептік позицияны екіншісінен ажырататынын келісіп алыңыз. Мысалы, бір модельдегі өлшемі немесе түсі әртүрлі футболкаларды ажырату керек, сонда сатушы дәл сатылған нұсқаны есептен шығарады.

SKU — тауардың жеке есептік позициясы. Артикул каталог ережелеріне сәйкес модельді немесе оның нұсқасын анықтауға көмектеседі, ал штрихкод сканерлеу арқылы тауарды табуға мүмкіндік береді. Код бір данаға, қаптамаға немесе басқа сату бірлігіне тиесілі ме — алдын ала анықтаңыз: мұндағы қате әр қабылдау мен сатылымға әсер етеді.

1. Атаулардың бірыңғай тәртібін белгілеңіз. Мысалы: тауар түрі, бренд, модель, түс, өлшем. Жеке өрістері бар сипаттамаларды сол өрістерде сақтаңыз.
2. Ықтимал қайталанатын жазбаларды табыңыз. Бірдей штрихкодтарды, артикулдарды және ұқсас атауларды салыстырыңыз. Әр сәйкес жазбаны жауапты қызметкер тексеруі керек.
3. Қайталанудың себебін анықтаңыз. Екі карточка бір тауарды немесе әртүрлі жиынтықтарды сипаттауы мүмкін. Атаулары ұқсас болғаны үшін ғана оларды біріктірмеңіз.
4. Таңбалауды дайындаңыз. Жарамды коды жоқ тауарларға сату үшін сөреге қоймай тұрып жапсырмаларды басып шығарып, жапсырыңыз.
5. Сканерлеуді сынаңыз. Сынақ тобының тауарларын сканерлеп, атауын, нұсқасын, бірлігін және бағасын нақты тауармен салыстырыңыз.

Каталогты жаппай көшірмес бұрын шағын үлгіні жүктеңіз. Штрихкодтардың басындағы нөлдер жоғалмағанын, сипаттамалар дұрыс бөлінгенін және қайталама карточкалар пайда болмағанын тексеріңіз. Осы қателерді түзеткеннен кейін ғана қалған деректерді көшіріңіз.

Бастапқы қалдықтарды тіркеп, резервтік көшірмені дайындаңыз

Жауапты қызметкерлер мен маман байланыста бола алатын, жұмыс қарқыны төмен уақытты ауысу кезеңі ретінде таңдаңыз. Қалдықтар қай сәтте тіркелетінін нақты келісіңіз. Сынақ тобын санап жатқанда оның қозғалысын тоқтатыңыз немесе әр кірісті, сатылымды және қайтаруды бөлек жазып, салыстырып тексеру кезінде есепке алыңыз.

Қызметкер әр сақтау орнындағы нақты тауарды санайды, ал екінші жауапты адам қорытындыны жүктеуге арналған деректермен салыстырады. Мән-жайы анықталғанша даулы позицияларды бөлек қойыңыз: өлшемі белгісіз тауарды, зақымдалған қаптаманы немесе есеп бірлігі түсініксіз тауарды шамалап жазбаңыз.

Бастапқы қор мен жаңа жеткізілімді ажыратыңыз. Ауысу сәтінде дүкенге тиесілі тауар жеткізуші алдындағы қарызды қайтадан құрмай, бастапқы қалдықтарға енгізілуі керек. Мұндай деректерді енгізу тәсілін жүктемей тұрып есепшімен және маманмен келісіңіз.

Деректерді көшірмес бұрын бастапқы кестелерді сақтаңыз және дерекқор бұрыннан қолданылып жүрген болса, оның резервтік көшірмесін жасаңыз. Маманмен бірге көшірмені жұмыс дерекқорынан бөлек ортада қалпына келтіруді тексеріңіз. Қалпына келтірілген деректерді ашып, бірнеше тауарды, құжатты және қорытындыны салыстырыңыз. Көшірме қайда сақталатынын, оған кімнің қол жеткізе алатынын және қалпына келтіруге кім жауапты екенін жазып қойыңыз.

Сынақ циклінен өтіңіз: кіріске алу, сату және қайтару

Алдымен фискализацияның жұмыс арнасы өшірілген бөлек дерекқорда үйрету сценарийлерін орындаңыз. Фискализация — фискалдық чекті қалыптастыру арқылы есеп айырысу операциясын тіркеу. Жаттығуларды бастамай тұрып бұл баптауларды маман растауы керек. Нақты сатылым кезінде операция бойынша бір жұмыс есебін жүргізіңіз, ал тәуелсіз салыстырып тексеруге кестедегі немесе қағаздағы бақылау жазбасын пайдаланыңыз. Мұндай жазба сатылымды қайта тіркемеуі және екінші фискалдық чек жасамауы керек.

Бұл тәртіп сынақты ұйымдастыруға қатысты. Нақты сатылымдарда есеп айырысу операцияларының тіркеуішін (РРО) немесе есеп айырысу операцияларының бағдарламалық тіркеуішін (ПРРО) қолдану қажеттігі мен баптауларын жұмысқа кіріспей тұрып бухгалтермен және маманмен келісіңіз.

Саны бойынша салыстырып тексерудің шартты мысалы: бастапқыда тауардың 20 бірлігі болды, тағы 10 бірлігі қабылданды, 7 бірлігі сатылды, сатып алушы 2 бірлігін қайтарды. Басқа қозғалыс болмаған болса, күтілетін қалдық: 20 + 10 − 7 + 2 = 25 бірлік. Қызметкер бұл санды бағдарламадағы көрсеткішпен және нақты қайта санау нәтижесімен салыстыруы керек.

Төлем сомаларын тауар санынан бөлек салыстырып тексеріңіз. Қолма-қол операцияларды бастапқы соманы, енгізулерді және алуларды ескере отырып нақты ақшамен, ал карта төлемдерін тиісті төлем арнасының қорытындыларымен салыстырыңыз. Айырмашылықты нақты операцияға сілтеме жасап тіркеңіз, сонда жауапты адам себебін таба алады.

Қызметкерлерді үйретіп, ақау кезіндегі әрекеттерді келісіңіз

Қызметкер тапсырманы өз бетінше орындағанда оқу аяқталады. Сатушы сатуды өткізіп, аяқталғанға дейін қатені түзетіп, қайтаруды рәсімдеуі және түсініксіз нәтиже шықса кімге жүгінетінін айтуы керек. Қабылдауға жауапты қызметкер бұрыннан бар карточканы тауып, жаңа тауарды қайталама жеткізілімнен ажыратып, тауар жетіспесе қалай хабарлайтынын көрсетуі керек.

Жұмыс орындарына қысқа нұсқаулықтар дайындаңыз: әрекеттер тәртібі, көрінуі тиіс нәтиже және жауапты адамның байланыс деректері. Белгісіз штрихкод, қате баға, сан айырмашылығы және үзіліп қалған операцияға арналған сценарийлерді қосыңыз. Үзіліп қалған әрекетті қайталамас бұрын қызметкер бұрынғы операция сақталған-сақталмағанын анықтауы керек, сонда қайталама жазба жасалмайды.

Іске қосар алдында иесі мен маман ауысуды тоқтату шарттарын келіседі. Мұндай шарттарға қалдықтардың шешілмеген айырмашылықтары, қайталанған құжаттар немесе сатуды қауіпсіз аяқтай алмау жатады. Жоспарда шешімді кім қабылдайтынын, қызметкерлер жаңа операцияларды қалай тіркейтінін және оларды кейін жұмыс есебіне қалай енгізетінін көрсетіңіз.

Резервтік көшірме жасалғаннан кейін нақты сатылымдар немесе қайтарулар орын алса, осы көшірмені қалпына келтіру дерекқордан кейінгі жазбаларды жояды. Сондықтан қалпына келтіру туралы шешімді ағымдағы күй мен сол аралықтағы барлық операциялардың тізімін сақтағаннан кейін маманмен бірге қабылдаңыз. Есепке алуды қалпына келтіргенде бұрын орындалған есеп айырысу операцияларын қайта фискализацияламай есепке алу қажет.

Torgsoft бағдарламасында қалдықтарды, клиенттердің сатып алуларын және ұзақ жатып қалған тауарды есепке алу

Сатып алмас бұрын жұмыс орындары мен есеп орталықтарының санын анықтаңыз: Torgsoft-тағы есеп орталығы — қалдықтары бөлек жүргізілетін дүкен немесе қойма. «Старт» ақылы лицензиясы бір немесе екі кассасы бар бір дүкенге арналған және бірнеше есеп орталығын және қоймалар арасындағы орын ауыстыруды қолдамайды. «Ультра» жергілікті желіде жұмыс істеуге арналған; қашықтағы нүктелер интернет арқылы бір серверлік дерекқорға бір мезгілде қосылуы үшін терминалдық лицензия қарастырылған. Өз процесіңізді лицензия мүмкіндіктерімен, қолданыстағы төлем және қолдау шарттарымен салыстырыңыз, қызметкерлердің рөлдерін келісіп, демоверсияда сценарийлерді сынаңыз. Кеңес алу үшін осы беттегі жалпыға қолжетімді байланыс деректерін пайдаланыңыз; қамтылған көмек көлемін және кейінгі ақылы қызмет көрсету шарттарын өз тарифіңіз бойынша нақтылаңыз.

Салыстырып тексеру үшін «Склад — Стан складу» («Қойма — Қойма күйі») бөлімін ашыңыз: мұнда сан мен бағаларды көруге, ал «Картка складського обліку» («Қойма есебінің карточкасы») арқылы ағымдағы қоймадағы қалдықтың кіріске алудан, сатудан, қайтарудан немесе орын ауыстырудан кейін қалай өзгергенін қадағалауға болады. Клиент атына рәсімделген сатып алулар мен қайтарулар клиент карточкасындағы «Придбання» («Сатып алулар») қойындысында көрсетіледі. Баяу сатылымды бағалау үшін «Аналіз — Аналіз товару, що залежався» («Талдау — Ұзақ жатып қалған тауарды талдау») бөлімін пайдаланыңыз: кезеңді, есеп орталығын және сатылым санының шегін таңдаңыз.

Шек чек санын емес, сатылған бірліктер санын білдіреді. Дана бойынша сатылатын тауар үшін 1 мәні кезеңде сатылмаған позицияларды іріктейді; бөлшек санмен сатылатын тауарда нәтижеге 1-ден аз оң мәндер де кіреді. Қажет болса, талдау кезеңінің басында қолда бар болған тауарларды ғана ескеріңіз. Нәтижені қарап шыққаннан кейін иесі алдағы сатып алулар мен бағаларды анықтайды.

Google Drive-та бөлек көшірме сақтау үшін ақылы жылдық «Хмарний архів даних» («Деректердің бұлттық мұрағаты») опциясын қосуға болады. Маманмен бірге желіңізге арналған лицензиялау шарттарын тексеріңіз, Google есептік жазбасына кіріп, мұрағаттау нұсқаулығына сәйкес белсенді тапсырманы баптаңыз. Ол үшін интернет пен қолданбалар серверінің жұмыс істеуі қажет. Кестені жергілікті мұрағаттаумен үйлестіріп, сақтау мерзімі мен ескі көшірмелерді жою тәртібін келісіңіз. Журналды және Google Drive-та жаңа мұрағаттың пайда болуын тексеретін қызметкерді белгілеңіз. Жұмысқа кіріспей тұрып бөлек ортада қалпына келтіруді сынаңыз: файлдың болуы қажетті деректердің сәтті қалпына келтірілгенін әлі дәлелдемейді.

Деректерді көшіру және жұмыс кезінде сатып алушылардың деректерін қорғаңыз

Егер дүкен клиенттер базасын жүргізсе, жүктеуге дейін дербес деректерді өңдеудің мақсаты мен құқықтық негізін Украинаның «Дербес деректерді қорғау туралы» заңына сәйкес анықтаңыз. 6 және 11-баптар нақты заңды мақсаттар мен өңдеу негіздерін, соның ішінде келісімді, мәмілені орындауды, заңда көзделген міндетті және заңда анықталған өзге жағдайларды қарастырады. Деректер құрамы мақсатқа сай болып, артық болмауы керек. Сатып алушы карточкасындағы әр өрістің дүкенге не үшін қажет екенін анықтаңыз.

Қызметкер деректерді сатып алушыдан тікелей жинағанда оған деректер иесі, олардың құрамы, жинау мақсаты, құқықтары және деректер берілетін тұлғалар туралы хабарлаңыз. 12-бап бойынша бұл ақпарат жинау кезінде беріледі; деректер басқа тәсілмен алынған болса, заңда белгіленген жағдайларды қоспағанда, 30 жұмыс күні ішінде хабарлау керек. Байланыс деректерін басқа мақсатта пайдаланбас бұрын тиісті негізді бөлек анықтаңыз. Егер жаңа мақсат бұрынғы мақсатпен үйлеспесе, заңда өзгеше көзделмеген жағдайда сатып алушының келісімі қажет.

Осы заңның 24-бабына сәйкес деректер кездейсоқ жоғалудан, жойылудан, заңсыз өңдеуден және заңсыз қол жеткізуден қорғалуы керек; жеке кәсіпкер өзі иеленетін деректердің қорғалуын өзі қамтамасыз етеді. Іс жүзінде бұл жұмыс дерекқорына, деректерді көшіру файлдарына және мұрағаттарға қолжетімділікті, сондай-ақ қызметкер жұмыстан шыққанда оны жабу тәртібін анықтауды білдіреді. Сатып алушылардан өтініштер қабылдау тәртібін белгілеңіз: 8-бапта деректерге қол жеткізу, келісімді қайтарып алу және деректер шындыққа сәйкес келмесе немесе заңсыз өңделсе, оларды өзгерту не жою туралы дәлелді талап қою құқықтары қарастырылған.

Шығындар мен ықтимал өтелу мерзімін есептеңіз

Бағдарламаны таңдамас бұрын шығын сметасын жасаңыз. Бастапқы шығындарға лицензияны, қажетті жабдықты, каталогты көшіру мен тазалауды, баптауды, оқытуды және қызметкерлердің ақы төленетін жұмыс уақытын қосыңыз. Тұрақты шығындарға жазылымды немесе жалға алуды, жыл сайынғы опцияларды, сервистік қызмет көрсетуді, қажет болса хостингті немесе сақтау орнын, сондай-ақ шығыс материалдарын қосыңыз.

Іске қосқаннан кейін өлшей алатын пайданы бөлек бағалаңыз. Үнемделген жұмыс уақыты ақылы сағаттарды қысқартса немесе өлшенетін нәтиже беретін жұмысқа ресурс босатса, қаржылық үнем болады. Ауысым ұзақтығы мен шығын өзгермесе, босатылған уақытты бөлек көрсеткіш ретінде тіркеңіз.

Тариф немесе болжам болып саналмайтын шартты мысал: лицензия 12 000 грн, баптау 4 000 грн, оқыту 3 000 грн, жабдық 5 000 грн тұрады делік. Бастапқы шығын 24 000 грн болады. Дүкен ай сайын сағатына 150 грн мөлшерлемемен 20 ақылы сағат үнемдейді деп алайық: 20 × 150 = 3 000 грн. Қолдау мен өзге қызметтердің тұрақты шығыны айына шартты түрде 1 000 грн. Айлық таза нәтиже — 2 000 грн, ал есептік өтелу мерзімі — 24 000 ÷ 2 000 = 12 ай.

Мұндай нәтиже тек мысалда қабылданған шарттар орындалғанда мүмкін. Сынақтан кейін нақты шығындар мен өлшенген нәтижені қолданыңыз. Егер айлық үнем тұрақты шығындардан аспаса, осы формула бойынша оң өтелу мерзімі болмайды. Онда иесі шешім құрамын қайта қарауы немесе есептің дәлдігі мен бақылаудың пайдасын бөлек бағалауы керек.

Бақылау тізімі бойынша толық іске қосу туралы шешім қабылдаңыз

Иесі нәтижені сынақ операцияларын орындаған қызметкерлермен бірге қабылдайды. Есепке алуды кеңейтпес бұрын мына тізімнен өтіп, әр тармақтың нәтижесін тіркеңіз:

• Сынақ тобындағы әр тауар дұрыс кодпен табылады; шешілмеген қайталанатын жазбалар жоқ.
• Бастапқы қалдықтар келісілген уақыттағы нақты қайта санауға сәйкес.
• Кіріске алу, сату және қайтару санды дұрыс өзгертеді.
• Бағалар, жеңілдіктер және төлем қорытындылары бақылау есептеулеріне сәйкес.
• Қызметкерлердің рұқсаттары бекітілген рөлдерге сай.
• Қызметкерлер өз операцияларын өз бетінше орындайды және қате туралы қалай хабарлау керегін біледі.
• Резервтік көшірмеге қолжетімділік бар, ал сынақ қалпына келтіру сәтті аяқталды.
• Айырмашылықтардың себебі, жауапты адам және түзету тәсілі анықталған.
• Жұмысты тоқтату шарттары және маманмен бірге орындалатын әрекеттер келісілген.

Қабылдаудан кейін тауарлардың келесі топтарын немесе жұмыс орындарын дәл осы тәртіппен қосыңыз. Әр кеңейту кезінде деректер мен қолжетімділікті қайта салыстырып тексеріңіз. Қандай баптауларды немесе жұмыс кезеңдерін өзгерту керегін шешу үшін нақты көрсеткіштерді бағалайтын күнді белгілеңіз.

Дербес деректермен жұмыс істеуге қатысты ресми заң

Украинаның 2010 жылғы 1 маусымдағы № 2297-VI «Дербес деректерді қорғау туралы» заңы: 6-бап — деректерді өңдеу мен сақтау мерзіміне қойылатын талаптар; 8-бап — адамның өз деректеріне қатысты құқықтары; 11-бап — өңдеудің құқықтық негіздері; 12-бап — жинау кезінде хабарлау; 24-бап — қорғауды қамтамасыз ету.