Дүкендегі жұмысты бөлу үшін әр үдеріс бойынша орындаушыны, нәтижені, мерзімді және оны тексеретін адамды белгілеңіз. Сатып алудан, тауарды қабылдаудан, сатудан және төлемдерден бастаңыз. Келісімдерді бір кестеге жазып, қызметкерлермен талқылаңыз.
Шағын дүкенде бір адам бірнеше міндетті атқаруы мүмкін: иесі тауарға тапсырыс береді, сатушы жеткізілімді қабылдап, кассада жұмыс істейді. Дегенмен әр міндет үшін жеке әрекет тәртібі қажет. Иесі төлемдерді кім мақұлдайтынын, қабылдауды тексеретінін және қоймадағы айырмашылықтарды бақылайтынын белгілейді.
Жұмысты бөлмес бұрын не дайындау керек
Дүкеннің соңғы жұмыс аптасындағы қайталанатын тапсырмаларын тізіп жазыңыз. Әр тапсырманың қасына оны кім орындайтынын, қанша уақыт жұмсайтынын және кідірістер қай жерде болатынын белгілеңіз. Құжаттарды дайындау, түгендеу және ассортиментті өзгерту сияқты айлық және маусымдық жұмыстарды бөлек қосыңыз.
Әр тапсырма үшін бес өрісті толтырыңыз:
- Орындаушы: жұмысты аяқтауы тиіс нақты адам.
- Нәтиже: тексеруге болатын құжат, жазба немесе орындалған әрекет.
- Мерзім: тапсырма дайын болуы тиіс күн, уақыт немесе оқиға.
- Тапсыру: орындаушы нәтижені кімге және қандай түрде береді.
- Бақылау: нәтижені кім тексеріп, сәйкессіздіктерді шешеді.
Қызметкер демалыста немесе жұмыста болмаған кезде оны алмастыратын адамды да белгілеңіз. Оның аяқталмаған тапсырмаларды, құжаттар мен келісілген шарттарды қайдан табатынын білуі керек.
Бөлшек сауда дүкеніндегі жауапкершілік кестесі
Төменде міндеттерді бөлу үлгісі берілген. Рөл атауларын қызметкерлердің аты-жөнімен ауыстырыңыз. Көрсетілген жазбалар жұмысты ұйымдастыру үшін қажет; олардың нысанын дүкен өз үдерістеріне сай белгілейді.
| Міндет | Тапсырмалар | Нені және кімге тапсыру керек | Қалай тексеру керек |
|---|---|---|---|
| Иесі немесе басшысы | Сатып алу бюджетін, жеңілдік шегін, төлем тәртібін және бақылауға жауапты адамдарды белгілейді. | Сатып алу маманына — мақұлданған бюджет; командаға — келісу ережелері мен мерзімдер. | Мақұлданған шешімдерді нақты сатып алулармен, төлемдермен және ерекшеліктермен салыстырады. |
| Сатып алу маманы | Қоймадағы қалдықтарды, сатылымды және бұрын тапсырыс берілген тауарды ескеріп, тапсырыс дайындайды. Санын, бағасын және жеткізу мерзімін келіседі. | Қоймашыға — тапсырыс пен күтілетін жеткізу күні; иесіне — сатып алу шарттары мен төлем сұрауы. | Тапсырысты жеткізіліммен салыстырады. Ауыстыруларды, толық жеткізілмеген тауарды және баға өзгерісін бөлек тексереді. |
| Қоймашы немесе тауарға жауапты адам | Жеткізілімді санайды, тауардың жай-күйін тексереді, сәйкессіздіктерді тіркейді және тауарды орналастырады. | Сатып алу маманына — сәйкессіздіктер тізімі; есепке жауапты адамға — қабылдаудың тексерілген деректері мен жеткізуші құжаттары. | Тапсырысты, құжаттарды және нақты қабылданған санды салыстырады. Таңдалған тауарларды қайта санайды. |
| Кассир | Сату мен төлемді рәсімдейді, қайтарымдар мен стандарттан тыс операциялар туралы ақпарат береді және ауысым қорытындысын дайындайды. | Ауысым басшысына немесе иесіне — төлем қорытындысын, қолдағы нақты қолма-қол ақшаны және сәйкессіздіктер түсіндірмесін. | Сату мен қайтарымдарды төлемдермен салыстырады. Қолма-қол ақшаны қолма-қол ақшасыз түсімдерден бөлек тексереді. |
| Сатушы | Сатып алушыға тауар таңдауға көмектеседі, қолда бар-жоғын тексереді, тапсырысты төлемге немесе жинақтауға береді. | Кассирге немесе қоймашыға — тауарлардың нақты тізімі, саны және келісілген шарттар. Басшыға — жоқ тауарға сұраулар. | Берілген тауардың тапсырысқа сәйкестігін және сатып алушыға уәде етілген мерзімдердің орындалуын тексереді. |
| Маркетолог | Ұсыныс дайындайды, акцияның бюджетін, мерзімін, тауарларын және шарттарын келіседі. | Иесіне — жоспар мен шығын қорытындысын; сатушыларға — акция ережелерін қысқаша; сатып алу маманына — тауардың болжамды қажеттілігін. | Бірдей кезеңдегі шығындарды, сатылым мен қайтарымды салыстырады. Команданың шарттарды дұрыс қолданғанын тексереді. |
| Бухгалтер | Берілген құжаттарды өңдейді, жетіспейтін деректер мен сәйкессіздіктерді хабарлайды және келісілген төлемдер тізімін дайындайды. | Иесіне — сұрақтар мен төлемдер тізімін; жауапты қызметкерлерге — мерзімі көрсетілген құжат сұрауларын. | Берілген құжаттардың толықтығын, сұраулардың жабылуын және төлемдердің келісімге сәйкестігін тексереді. |
| Техникалық маман | Жұмыс орындары мен қолжетімділіктерді келісілген тізім бойынша баптайды, техникалық ақауларды жояды. | Иесіне — енгізілген өзгерістер тізімін; пайдаланушыға — нұсқаулық пен жұмыс орнын тексеру нәтижесін. | Қажетті әрекеттерді қызметкердің есептік жазбасымен тексеріп, шешілмеген мәселелерді тіркейді. |
Қызметкерлер арасында тапсырманы қалай тапсыру керек
Әр тапсырманың аяқталуына бір адам жауапты болады. Басқалары көмектесе алады, бірақ команда нәтижеге қатысты кімге жүгіну керегін білуі тиіс.
Тапсырманы қажетті деректермен бірге беріңіз. Жеткізілім үшін жеткізушіні, тапсырыс нөмірін, тауарлар тізімін, санын, келісілген бағаларды және күтілетін күнді көрсетіңіз. Акция үшін тауарларды, мерзімді, жеңілдік шарттарын, бюджетті және өзгерістерді мақұлдайтын адамды көрсетіңіз.
Қабылдаушы деректердің жеткілікті екенін тексеріп, тапсырманы қабылдағанын растайды. Сәйкессіздік болса, нақты тауарды, күтілетін және нақты мәнді, келесі әрекетті және жауап беру мерзімін көрсетеді. Аяқталмаған мәселелерді табу үшін мұндай жазбаларға бір ортақ орын белгілеңіз.
Мысал: тапсырыстан жеткізілім ақысын төлеуге дейін
- Сатып алу маманы тапсырысты дайындайды, ал иесі тапсырыс сомасын және төлем шарттарын мақұлдайды.
- Сатып алу маманы қабылдауға жауапты адамға күтілетін тауарлар тізімін береді.
- Қызметкер жеткізілімді санап, жетіспеген, бүлінген немесе ауыстырылған тауарларды тіркейді.
- Сатып алу маманы сәйкессіздіктерді жеткізушімен анықтап, келісілген нәтижені есепке алу үшін береді.
- Төлем алдында иесі немесе өзі тағайындаған бақылаушы төленетін соманы және келісілген шарттарды тексереді. Егер төлем қабылдаудан кейін жасалса, қабылдау деректерін де салыстырады. Алдын ала төлем келісілсе, оның сомасы мен мерзімін тексереді; жеткізілімнен кейін қабылданған тауардың тапсырысқа сәйкестігін және соңғы есеп айырысу қажеттігін қарайды.
Сатып алу мен қабылдауды бір адам атқарса, иесі жеткізілімдерді іріктеп тексере алады: қымбат тауарларды қайта санап, құжаттарды қарап, сәйкессіздіктердің шешілгенін растайды. Тексеру жиілігін жеткізілім көлемі мен қателер санына қарай белгілеңіз.
Иесінің бақылауында не қалуы керек
Иесі қызметкерлер өз бетінше қабылдайтын шешімдердің шегін белгілеуі керек: қосымша мақұлдаусыз сатып алуға болатын сома, рұқсат етілген жеңілдік, ақшаны қайтару тәртібі және кем шыққан жағдайдағы әрекеттер. Қызметкер қай кезде операцияны тоқтатып, басшыға жүгіну керегін білуі тиіс.
Төлемді мақұлдауды, қабылдауды растауды және қойма айырмашылықтарын тексеруді жеке тапсырмалар ретінде жазыңыз. Мүмкін болса, орындау мен тексеруді әртүрлі адамдарға жүктеңіз. Команда шағын болса, иесі ерекшеліктерді тексеріп, іріктемелі бақылау жүргізеді.
Жұмысты бағалау өлшемдерін де алдын ала келісіңіз. Сатып алу маманы үшін бұл бюджетті сақтау және толық жеткізілмеген тауар мәселесін уақытында шешу болуы мүмкін. Қоймашы үшін — қабылдауды аяқтау және сәйкессіздіктерді толық тіркеу. Нәтижелерді бірдей ережелермен салыстырып, ауытқу себептерін анықтаңыз.
Torgsoft бағдарламасында қалдықтарды бақылау және түгендеу
Тауарға жауапты адам «Склад (Қойма) → Стан складу (Қойма күйі)» нысанында санды, сату бағасын және өзіндік құнын қарай алады. Сан күткенге сай болмаса, нақты тауардың қозғалысын тексеріңіз: кірістерді, сатылымдарды, қайтарымдарды және ішкі ауыстыруларды. Нақты тексеру үшін бүкіл қоймаға немесе таңдалған тауарларға түгендеу тізімін жасаңыз.
Егер санауды сатушы жүргізсе, «Налаштування (Баптаулар) → Параметри (Параметрлер) → Доступ (Қолжетімділік)» бөлімінде «Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем (Сатушы түгендеу жүргізгенде түгендеу тізімін шектеу)» параметрін қосуға болады. Ол есептегі сан мен көтерме бағаны жасырады және «Продавець (Сатушы)» рөліне нәтижелері бар құжаттарды басып шығаруға тыйым салады. Басқа рөлдерге берілген құқықтарды бөлек тексеріңіз. Рөл баптауларындағы «Приховувати кількість на складі для товара на інвентаризації (Түгенделіп жатқан тауардың қоймадағы санын жасыру)» параметрі мұндай тауарлардың қалдығын басқа қолжетімді нысандарда да жасырады.
Тізімді жабу алдында бақылаушы сәйкессіздіктер мен аяқталмаған позицияларды қайта тексереді. «Журнал» және «Журнал товару (Тауар журналы)» батырмалары тауарды кім және қашан сканерлегенін немесе санын өзгерткенін көрсетеді. Тізім жабылғаннан кейін Torgsoft артық тауар болса кіріс жүкқұжатын, жетіспеушілік болса есептен шығару актісін жасайды және есептегі қалдықтарды нақты санға сәйкестендіреді. Сәйкессіздік болмаса, түзету құжаттары жасалмайды. Санау нәтижелері тексерілгеннен кейін тізімді жабуды белгіленген адамға тапсырыңыз. Дүкен санау кезінде жұмыс істесе, тауарды бұғаттау режимін алдын ала таңдаңыз. Әрекеттер тәртібі Torgsoft бағдарламасында тауарларды түгендеу нұсқаулығында сипатталған.
Жұмысты басқа қызметкерге немесе мердігерге қашан тапсыру керек
Бір ай бойы қайталанатын тапсырмаларға кететін уақытты жазып жүріңіз. Қайсысын тапсыруға болатынын, иесінде не қалатынын және үйрету мен тексеруге қанша уақыт керегін анықтаңыз. Көмек құнын нақты босайтын уақыттың құнымен салыстырыңыз.
Шартты мысал: иесі материал дайындауға және ұсыныстарды жариялауға айына 40 сағат жұмсайды. Шешім қабылдау үшін ол өз уақытының бір сағатын 200 грн деп бағалайды. Бұл уақыттың есептік құны: 40 × 200 = 8 000 грн. Мердігер келісілген көлемдегі жұмысты айына 6 000 грн-ге орындауды ұсынады. Айырмасы — 2 000 грн.
Бұл айырма уақыттың шартты бағасы болып саналады. Ол дүкен 2 000 грн табыс табады дегенді білдірмейді. Мердігер қажетті көлемді орындаса, бақылау шығындары орынды болса және иесі босайтын сағаттарды нақты тапсырмаларға пайдаланса, жұмысты тапсырудың мәні бар. Жұмыстың бір бөлігі иесінде қалса, есепті түзету керек.
Келісілген мерзімге бір үдерістен бастаңыз. Көлемді, құнын, мерзімдерді және қабылдау өлшемдерін жазыңыз. Аяқталған соң нақты шығындар мен иесінің уақытын бастапқы есеппен салыстырыңыз.
Жұмысты бөлуді апта сайын тексеру
Иесі немесе басшысы жауапты қызметкерлермен бірге қысқа тексеру өткізеді. Нәтижесінде орындаушылары мен мерзімдері көрсетілген нақты әрекеттер тізімі жасалады.
- Аяқталмаған тапсырыстарды, жеткізілімдерді және сатып алушылардың сұрауларын қарап шығыңыз. Әрқайсысы үшін келесі әрекетті белгілеңіз.
- Сәйкессіздігі бар жеткізілімдерді тексеріңіз: жеткізуші жауап берді ме және шешім келісілді ме?
- Төлемдер мен қайтарымдар қорытындысын салыстырыңыз. Түсіндірілмеген ауытқулардың себебін анықтаңыз.
- Қате болған немесе көптен бері тексерілмеген тауарларды іріктеп қайта санаңыз.
- Ашық түгендеу тізімдері мен аяқталмаған позицияларды қарап шығыңыз.
- Қызметкерлерге қажетті қолжетімділіктер берілгенін тексеріңіз. Міндеттер өзгерсе, берілген құқықтарды қайта қараңыз.
- Шығындар мен ағымдағы акциялардың орындалуын, бухгалтердің шешілмеген сұрауларын және техникалық мәселелерді қарап шығыңыз.
- Мерзімі өткен тапсырмаларды, кідіріс себептерін, жауаптыларды және жаңа мерзімдерді тіркеңіз.
Қайталанатын қате жұмыс тәртібін қайта қарауға себеп болады: бастапқы деректер толық па, нұсқаулық түсінікті ме, уақыт жеткілікті ме және бақылаушы белгіленген бе? Үдерісті өзгерткеннен кейін оны келесі жеткізілімде, ауысымда немесе тапсырыста тексеріңіз.
Алдыңғы қадамға оралу