Інвентаризація порівнює фактичну кількість товару з обліковими залишками в Торгсофт. Після закриття відомості програма оприбутковує надлишки, списує нестачі та приводить складські залишки у відповідність до результатів підрахунку.
Формування відомості · Підрахунок товару · Способи та спеціальні режими · Закриття і результати · Помилки
Підготовка та формування відомості
Як можна внести фактичну кількість
| Спосіб | Як вноситься кількість |
|---|---|
| Комп’ютер і сканер | Кожну одиницю сканують безпосередньо у відкриту відомість. |
| Ручне введення | Фактичну кількість вводять із клавіатури. |
| Друкована відомість | Товар рахують на папері, потім результати переносять у програму. |
| Термінал збору даних | Результати сканування завантажують у відкриту відомість із підготовленого файлу. |
| Мобільний додаток Торгсофт | Працівник сканує товар у додатку та передає результати до відомості. |
| Облік за серійними номерами | Для кожної одиниці товару додатково сканують унікальний серійний номер. |
Сканер штрихкодів пришвидшує підрахунок. За його відсутності фактичну кількість можна внести вручну.
Що визначити до початку підрахунку
- Центр обліку, на якому проводиться інвентаризація.
- Склад товарів для перевірки: весь склад, окремі види, товари певного постачальника, виробника або вибрані позиції.
- Чи продовжуватиме магазин продавати товар під час підрахунку.
- Чи потрібно врахувати залишки на складах третього рівня.
- Хто проводитиме підрахунок і які облікові дані ця людина може бачити.
- Спосіб введення кількості: сканер, клавіатура, мобільний додаток або ТЗД.
Режим блокування визначає, як програма врахує продажі під час інвентаризації. Якщо обліковий залишок товару не зафіксовано, одночасний продаж може спричинити помилкове списання або оприбуткування.
Три сценарії формування відомості
Сценарій 1. Весь склад
- Відкрийте Склад → Стан складу.
- Виберіть центр обліку, на якому проводиться інвентаризація.
- Очистьте товарні фільтри, щоб у таблиці відображався весь склад цього центру обліку.
- За допомогою багаторядкового виділення виберіть усі товари.
- Натисніть Додати товар у відомість інвентаризації.
- Виберіть наявну відкриту відомість або створіть нову.
Якщо повний переоблік потрібно розділити між працівниками або зонами, сформуйте кілька відомостей за видами товару, відділами чи стелажами. Це спрощує контроль завершених і непідрахованих позицій.
Сценарій 2. Вибрані товари
- Відкрийте Склад → Стан складу.
- Відкрийте фільтр товару кнопкою фільтра або клавішею F12.
- Задайте потрібну вибірку, наприклад вид товару, виробника або постачальника.
- Застосуйте фільтр і виділіть усі знайдені позиції або лише товари, які потрібно перевірити.
- Натисніть Додати товар у відомість інвентаризації.
- Виберіть відкриту відомість або створіть нову.
Цей сценарій підходить для контрольної інвентаризації ризикових позицій, конкретного постачальника, виробника, товарної групи або довільного набору товарів.
Сценарій 3. Вибрані види товару
- Відкрийте Документ → Відомість інвентаризації.
- Натисніть Додати.
- Заповніть параметри відомості, натисніть Записати і виберіть створений документ.
- Скористайтеся дією Додати товари за обраними видами.
- У вікні вибору розгорніть потрібні гілки довідника. Для всієї структури можна використати кнопки Розкрити всі та Зібрати всі.
- Позначте один або кілька видів і натисніть Вибрати.
Сірим кольором позначено вид, який уже доданий до поточної відомості. Зеленим позначено вид, вибраний для додавання. Жовтий колір показує, що для виду в заданому періоді вже створювали інвентаризацію через цей режим.
Параметр Створити окремі відомості для кожного виду товару формує окремий документ для кожного вибраного виду. Назва виду автоматично записується в поле опису відповідної відомості.
У полі Опис інвентаризації зазначте відділ, групи товарів, стелажі або іншу інформацію, за якою можна знайти документ.
Фільтри під час формування та перевірки відомості
| Де застосовується | Що можна відфільтрувати | Для чого |
|---|---|---|
| Склад → Стан складу | Товар за параметрами, зокрема за видом, виробником або постачальником. | Сформувати перелік позицій для додавання у відомість. |
| Період у вікні вибору видів | Період аналізу інвентаризацій, створених через дію додавання товарів за видами. | Побачити види, для яких у заданому періоді вже створювали відомості. |
| Інвентаризації виду товару за період | Була інвентаризація або Не було інвентаризації. | Знайти види, які вже перевіряли або ще не включали до планового переобліку. |
| Відкрита відомість | Стан підрахунку, наявність на складі, нестача, надлишок або відсутність розбіжностей. | Знайти незавершені позиції та перевірити результати перед закриттям. |
Аналіз за видами враховує відомості, сформовані через дію Додати товари за обраними видами. Відомості, до яких товар додавали зі стану складу, цей режим аналізу за видами може не врахувати.
Товари, яких немає у початковій вибірці
Відомість можна створити порожньою або доповнювати під час підрахунку. Під час створення документа в полі Якщо товар не знайдено у відомості визначте, що робити, коли працівник сканує позицію поза початковим переліком:
- Повідомити про помилку — програма повідомляє, що товару немає у відомості, та не додає його;
- Додати товар у відомість — програма додає знайдений товар до поточної відомості після сканування.
Другий варіант потрібен, якщо фактичний асортимент може відрізнятися від початкової вибірки або відомість формується поступово за товарами, які знаходять у приміщенні.
Товар, який є в обліку та фізично відсутній, неможливо відсканувати. Він не потрапить до порожньої відомості та нестача не буде виявлена. Для повного контролю сформуйте початковий перелік усього складу, потрібних видів або вибраної облікової групи.
Підрахунок товару
Який режим блокування товару вибрати
| Режим | Як працює | Коли застосовувати |
|---|---|---|
| Блокувати товар при додаванні у відомість | Продаж блокується відразу після додавання товару. | Магазин або окремий відділ повністю зачинено на час переобліку. |
| Блокувати товар після першого сканування | Після першого сканування Торгсофт фіксує облікову кількість і блокує товар. | Магазин продовжує працювати. Товари, які ще не почали рахувати, залишаються доступними для продажу. |
| Не блокувати товар | Товар доступний для продажу протягом усього підрахунку. | Потрібен суворий контроль одночасних продажів і своєчасне завершення підрахунку кожної позиції. |
| Блокувати товар для ручного обліку | Після додавання товар блокується, а значення «Кількість у наявності» та «Кількість на складі» прирівнюються до поточного залишку. | Відомість готують для подальшої ручної перевірки. |
Для магазину, який продовжує працювати, рекомендований режим Блокувати товар після першого сканування. Після завершення підрахунку встановіть позиції стан Закінчено підрахунок. Товар знову стане доступним для реалізації.
Чи потрібно закривати магазин
Магазин може продовжувати роботу. Інвентаризацію проводять невеликими частинами:
- Створіть відомість для окремої групи або відділу.
- Виберіть Блокувати товар після першого сканування.
- Перерахуйте невелику частину товару.
- Завершіть підрахунок цих позицій.
- Перейдіть до наступної групи.
Товар, який уже рахують, буде тимчасово недоступний для продажу. Решта асортименту залишиться доступною.
Як провести «сліпу» інвентаризацію
«Сліпа» інвентаризація приховує облікову кількість від працівника. Це зменшує ризик підгонки фактичного результату під дані програми.
Обмеження відомості для продавця.
Відкрийте Налаштування → Параметри → Доступ та увімкніть параметр Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем.
Після цього продавець:
- не бачить облікову кількість у відомості;
- не бачить оптову ціну;
- не може друкувати документи з результатами інвентаризації.
Обмеження застосовується до користувачів із роллю Продавець. Для іншої ролі окремо перевірте призначені права.
Приховування залишків на інших формах.
Відкрийте Налаштування → Параметри → Роль, виберіть потрібну роль та увімкніть Приховувати кількість на складі для товара на інвентаризації. Параметр приховує залишок товару, який перебуває на інвентаризації, на інших доступних користувачеві формах.
Для підрахунку в мобільному додатку Торгсофт додатково увімкніть Блокувати введення вручну. Працівник не зможе відкрити форму зміни кількості та скануватиме товар.
Як вносити фактичну кількість
У формі Товар на інвентаризації доступні такі режими:
- Збільшити кількість — кожне сканування додає одну одиницю;
- Запитати кількість — після сканування відкривається поле для введення кількості;
- Змінити — фактичну кількість вносять вручну для вибраного товару;
- Внести фактичну кількість товару — програма записує кількість і відразу встановлює стан Закінчено підрахунок.
| Колонка | Що показує |
|---|---|
| Кількість у наявності | Фактично порахована кількість. |
| Кількість на складі | Обліковий залишок, зафіксований програмою. |
| Розбіжність | Фактична кількість мінус облікова. Додатне значення означає надлишок, від’ємне — нестачу. |
Товари з розбіжностями перерахуйте фізично ще раз до закриття відомості.
Стани підрахунку товару
| Стан | Що відбувається з товаром |
|---|---|
| Не було підрахунку | Товар ще не рахували. Він доступний для продажу. |
| Розпочато підрахунок | Обліковий залишок зафіксовано. Товар заблокований. |
| Закінчено підрахунок | Фактичну кількість підтверджено. Товар знову доступний для продажу. |
Для контролю відфільтруйте товар за станом підрахунку та результатом:
- товар, за яким не було підрахунку;
- не підрахований товар, який є на складі;
- товар, за яким розпочато підрахунок;
- товар, за яким закінчено підрахунок;
- товар із нестачею, надлишком або без розбіжностей.
Перед закриттям відомості перевірте позиції, які мали бути перераховані та залишилися у стані Не було підрахунку.
Як проконтролювати дії працівників
Кнопка Журнал відкриває всі операції у відомості. У журналі видно, хто і коли сканував товар або змінював кількість. Кнопка Журнал товару показує операції лише за вибраною позицією.
Перевірте журнал, якщо:
- кількість змінювали вручну;
- результат значно відрізняється від обліку;
- декілька працівників працювали з однією відомістю;
- потрібно знайти джерело помилки.
Способи підрахунку та спеціальні режими
Інвентаризація за друкованою відомістю
- Створіть відомість і додайте потрібні товари.
- Виберіть Друк звітів інвентаризації → Відомість для ручного обліку.
- Запишіть на папері фактичну кількість.
- Відкрийте Документ → Відомість інвентаризації → Інвентаризація товару.
- Перенесіть фактичну кількість у програму.
- Для кожної внесеної позиції встановіть Закінчено підрахунок.
Використовуйте відомість без облікової кількості, щоб працівник записував фактичний результат без орієнтації на залишок у програмі.
Завантаження результатів із ТЗД або CSV-файлу
Торгсофт приймає дані, сформовані сумісним терміналом збору даних або програмою на кшталт Barcode Harvester.
- Створіть і відкрийте відомість.
- За потреби завантажте перелік товарів у ТЗД.
- Проведіть сканування.
- Сформуйте текстовий або CSV-файл у форматі, налаштованому для відповідного ТЗД.
- У відомості натисніть Робота з терміналом збору даних → Отримати інформацію з термінала.
- Виберіть файл і перевірте завантажену кількість.
Файл Excel довільної структури не є готовим файлом імпорту. Дані потрібно підготувати у форматі, який очікує налаштований ТЗД або відповідний застосунок. В актуальній інструкції для Android-застосунків використовується CSV.
Як враховувати склади третього рівня
На складах третього рівня можуть обліковуватися резерви та інший товар, тимчасово переміщений з основного складу. Він залишається власністю підприємства. Звичайний залишок основного складу його не охоплює.
Під час створення відомості перевірте параметр Враховувати кількість товару на складах 3 рівня.
- Якщо параметр увімкнений, Торгсофт врахує залишки основного та підпорядкованих складів.
- Якщо параметр вимкнений, у відомість потрапить кількість лише основного складу.
Фізично наявний товар буде пораховано. Його облікова кількість зі складу третього рівня не потрапить до відомості. Перевіряйте цей параметр до початку сканування.
Як знайти товар, який давно не перевіряли
У таблиці Склад → Стан складу підключіть колонку Дата інвентаризації та відфільтруйте товари за датою останнього переобліку. Так можна знайти:
- позиції, які давно не рахували;
- товари без дати інвентаризації;
- залишки в одну-дві одиниці, які тривалий час не змінюються;
- товари з підвищеним ризиком втрат.
Дата може оновитися до остаточного закриття відомості. Вона підтверджує, що товар потрапляв до інвентаризації. Цей факт сам по собі не доводить, що відомість закрито.
Докладніше про пошук товару за датою останньої інвентаризації.
Інвентаризація коробок сезонного зберігання
Режим доступний за наявності додаткової функції Збір товару в коробку для сезонного зберігання.
- У полі Тип накладної виберіть Товар у коробці.
- Відкрийте відомість.
- Додайте потрібні коробки за штрихкодом, артикулом або зі списку.
- Проведіть підрахунок товару в коробках.
Товари торгового залу можна не включати до такої відомості.
Інвентаризація за серійними номерами
Цей режим використовують для товарів із суворим гарантійним обліком: електроніки, побутової техніки, мобільних пристроїв та інших товарів з унікальними серійними номерами.
Під час підрахунку сканують товарну позицію і кожний серійний номер. Це дає змогу виявити:
- відсутню або зайву одиницю;
- неправильний серійний номер;
- товар, який обліковується на іншому складі.
Закриття відомості та результати
Що відбувається при закритті
Після натискання Закрити відомість Торгсофт:
- порівнює фактичну та облікову кількість;
- створює прибуткову накладну на надлишки;
- створює акт списання на нестачі;
- приводить залишки складу у відповідність до фактичної кількості.
Для надлишків ціна в автоматично створеній прибутковій накладній визначається як остання собівартість закупівлі: закупівельна ціна плюс додаткова вартість товару.
У поточних версіях підсумкові суми можуть розраховуватися під час наступного перерахунку собівартості. Якщо біля відомості з’явилася відповідна іконка, виділіть документ і натисніть Перерахувати суми.
Кнопка Перерахувати собівартість розраховує собівартість усіх товарів і підсумки всіх відомостей, для яких потрібен розрахунок.
Актуальна інструкція із закриття відомості.
Де знайти створені документи
- надлишки містяться у Склад → Перелік приходів;
- нестачі містяться у Склад → Перелік витрат;
- номер і дата акта списання відображаються у переліку відомостей інвентаризації.
Якщо розбіжностей не було, програма не створює порожні коригувальні документи.
Як розраховується сума нестачі
| Показник | Як визначається |
|---|---|
| Сума по приходах | Вартість виявлених надлишків. |
| Сума по списаннях | Вартість відсутніх товарів. |
| Сума пересортиці | Менша із сум приходів і списань, якщо обидві більші за нуль. |
| Сума нестачі | Сума списань після взаємозаліку надлишків. Значення не може бути меншим за нуль. |
Сума нестачі = Сума списань − Сума пересортиці
Еквівалентний запис: Сума нестачі = max(Сума списань − Сума приходів, 0).
У колонці Сума нестачі може бути 0, навіть якщо програма створила акт списання. Це відбувається, коли списання повністю перекриті надлишками.
Чому суми у відомості та звіті відрізняються
На формі Відомість інвентаризації підсумки відображаються за собівартістю. Стандартний друкований звіт Результати інвентаризації формує підсумки в роздрібних цінах. Націнка збільшує суму в друкованому звіті.
Для порівняння використовуйте однаковий тип ціни. За потреби шаблон друкованого звіту можна налаштувати для розрахунку за собівартістю або оптовою ціною.
Чому сума в акті списання відрізняється від суми у відомості
Відомість використовує поточну собівартість зі стану складу. Акт списання розраховує собівартість відповідно до методу, встановленого в параметрах обліку.
Якщо використовується облік за партіями, списання пов’язується з прибутковими накладними за принципом FIFO: товар із партії, яка надійшла першою, списується першим. Коли партії мають різні закупівельні ціни, сума акта може відрізнятися від поточної усередненої собівартості у відомості.
Порівнюйте документи після розрахунку собівартості та з урахуванням налаштованого методу її визначення.
Докладніше про різницю суми нестачі у відомості, акті та звітах.
Як скасувати закриття відомості
Якщо помилку виявлено відразу після закриття:
- Виберіть відомість.
- Натисніть Скасувати закриття.
- Програма видалить автоматично створені приходи та списання.
- Виправте фактичну кількість.
- Повторно закрийте відомість.
Скасування можливе до наступного руху проінвентаризованого товару. Якщо після закриття були продажі, повернення або переміщення, створіть нову відомість для помилкових позицій і внесіть правильну фактичну кількість.
Помилки та відновлення роботи
Помилка Arithmetic overflow або перетворення до типу int
Найпоширеніша причина полягає в тому, що штрихкод відсканували в поле Кількість. Програма отримує багатозначне число, наприклад 4820001234567, яке не можна коректно використати в розрахунках.
- Перевірте колонку фактичної кількості.
- Знайдіть аномально велике значення, схоже на штрихкод.
- Замініть його правильною кількістю.
- Повторіть закриття або перерахунок сум.
Якщо відомість уже перейшла у стан Відомість закривається і не дозволяє редагувати дані, зверніться до технічної підтримки. Не змінюйте статус документа та пов’язані накладні вручну в базі даних.
Відомість залишилася у стані «Відомість закривається»
Цей стан захищає документ від повторного одночасного закриття. Якщо під час розрахунку закрилася програма, вимкнувся комп’ютер або обірвався зв’язок:
- Повторно запустіть Торгсофт.
- Перевірте, чи відомість закрита та чи з’явилася іконка необхідності розрахунку.
- Якщо відомість закрита, натисніть Перерахувати суми або виконайте загальний перерахунок собівартості.
- Якщо документ тривалий час залишається у стані Відомість закривається і недоступний для роботи, зверніться до технічної підтримки.
Не створюйте вручну нові приходи або списання для компенсації, доки не перевірено стан початкової відомості.
Чому задвоїлися акти списання та прибуткові накладні
У старих версіях дублювання могло виникати, якщо одну відомість одночасно закривали з різних робочих місць. Для запобігання цьому в Торгсофт додано блокувальний стан Відомість закривається.
Якщо документи вже задвоєні:
- не видаляйте один із документів вручну;
- припиніть рух товарів, яких стосується проблема;
- зверніться до технічної підтримки для перевірки зв’язків між відомістю, приходами та списаннями;
- оновіть Торгсофт до актуальної версії.
Видалення видимого дубліката без перевірки бази може залишити неправильні залишки або собівартість.
Контрольний список перед закриттям
- вибрано правильний центр обліку;
- враховано або свідомо не враховано склади третього рівня;
- немає товарів, які мали бути пораховані та залишилися без підрахунку;
- усі завершені позиції мають правильну фактичну кількість;
- товари з великими розбіжностями перераховано повторно;
- у колонці кількості немає значень, схожих на штрихкоди;
- дані з ТЗД або мобільного додатка повністю завантажені;
- інший користувач не закриває цю саму відомість;
- перевірено журнал ручних змін.
Після закриття перевірте стан складу й автоматично створені приходи та списання. Потім розрахуйте підсумкові суми й собівартість.
Повернутися до попереднього кроку