Дүкен файлдарын реттеуді қарапайым келісімдерден бастаңыз: құжаттарды қайда сақтау, оларды қалай атау және кім өзгерте алатынын белгілеу. Жұмыс міндеттеріне қарай қалталар жасап, қызметкерлердің қолжетімділік құқықтарын анықтаңыз.
Акция жоспарын бөлек көшірмелерді таратпай, бір Google құжатында жүргізіңіз. Бекітпес бұрын өзгерістерді қарап шығыңыз, ал тапсырма аяқталғаннан кейін кімге әлі де қолжетімділік қажет екенін тексеріңіз.
Жұмыс құжаттарына арналған қалталар жасаңыз
Google Drive файлдарды реттеу үшін қалталар жасауға мүмкіндік береді. Компьютерде жасау түймесін басып, қалтаны таңдаңыз, атауын енгізіп, жасауды растаңыз. Қадамдар Google файлдарды ұйымдастыру жөніндегі анықтамасында берілген.
Мысалы, «Дүкен» қалтасының ішінде мына ішкі қалталарды жасаңыз:
- «Жеткізушілер» — жеткізушілермен жұмыс істеуге арналған материалдар.
- «Баға тізімдері» — бағалары бар файлдар.
- «Маркетинг» — акция жоспарлары мен хабарландыру мәтіндері.
- «Нұсқаулықтар» — қызметкерлерге арналған жұмыс нұсқаулықтары.
- «Мұрағат» — аяқталған тапсырмалардың материалдары.
Бұл мысалды дүкен міндеттеріне бейімдеңіз. Файл атауларын алдын ала келісіңіз: «Баға тізімі — жеткізуші — күн» немесе «Акция жоспары — науқан атауы».
Файлдарды түрі мен өзгертілген күні бойынша іздеңіз
Іздеу нәтижелерін тарылту үшін файл түрі, адамдар немесе өзгертілген күн бойынша сүзгілерді қолданыңыз. Мысалы, жаңартылған баға тізімін іздегенде тиісті өзгерту кезеңін таңдаңыз. Қолжетімді сүзгілер Google файлдарды іздеу жөніндегі анықтамасында сипатталған.
Белгілі қызметкерлерге қолжетімділік беріңіз
Файлдың ортақ қолжетімділік параметрлерін ашып, қызметкердің электрондық пошта мекенжайын енгізіңіз де, рөлін таңдаңыз. Google Drive көру, пікір қалдыру және өңдеу құқықтарын ұсынады. Әрекеттер файлдарға қолжетімділік беру нұсқаулығында сипатталған.
- Көру — бекітілген нұсқаулықты оқу үшін.
- Пікір қалдыру — жоспарға ескертулер жазу үшін.
- Өңдеу — құжатқа өзгерістер енгізу үшін.
Бүкіл қалтаға қолжетімділік бермес бұрын, оның мазмұнын тексеріңіз. Файлдар мен ішкі қалталар негізгі қалтаның рұқсаттарын мұра етеді. Бұл ереже Google қалталарға қолжетімділік жөніндегі анықтамасында түсіндірілген.
Бір акция жоспарымен жұмыс істеңіз
Google Docs-та бірнеше адам бір уақытта жұмыс істеп, басқалардың өзгерістерін енгізіліп жатқан кезде көре алады. Бұл мүмкіндік Google Docs-та бірлесіп жұмыс істеу жөніндегі анықтамада сипатталған.
Мысалы, дүкен иесі акция шарттарын өңдейді, жауапты қызметкер хабарландыру мәтіндерін қосады, ал сатушылар бекітілген жоспарды қарайды. Құжаттың әр бөлігін кім өзгертетінін келісіп алыңыз.
Алдыңғы нұсқаларды тексеріңіз
Google Docs, Sheets және Slides қолданбаларында енгізілген өзгерістерді көруге болады. Алдыңғы нұсқаларды қарау үшін өңдеу рұқсаты қажет. Жоспарды бекітпес бұрын оның тарихын Google файлдағы өзгерістерді көру нұсқаулығына сай тексеріңіз.
Қажетсіз қолжетімділікті алып тастаңыз
Ортақ қолжетімділікті бергеннен кейін оны кез келген уақытта алып тастауға болады. Қызметкер немесе мердігер тапсырманы аяқтағанда, оған әрі қарай қолжетімділік қажет пе, соны тексеріңіз.
- Файлдың ортақ қолжетімділік параметрлерін ашыңыз.
- Қажетті пайдаланушыны табыңыз.
- Оның атының жанындағы мәзірден «Remove access» — қолжетімділікті алып тастау тармағын таңдаңыз.
- Өзгерістерді сақтаңыз.
Қадамдар Google қолжетімділікті алып тастау нұсқаулығында берілген. Қолжетімділік қалтадан мұраланса, оның рұқсаттарын тексеріңіз. Оларды өзгертпес бұрын, бұл басқа қандай файлдарға әсер ететінін қарап шығыңыз.
Экспортталған Torgsoft баға тізімін «Баға тізімдері» қалтасына орналастырыңыз
Torgsoft жүйесінде валюталық баға тізіміндегі бағаларды Excel файлына сақтауға болады.
Экспорттан кейін жауапты қызметкерге файлды таңдалған Google Drive қалтасына, мысалы «Баға тізімдері» қалтасына қолмен орналастыруды тапсырыңыз. Файл атауын келісіп, қалтаға қолжетімділікті тексеріңіз. Валюталық баға тізіміндегі бағаларды сақтау мүмкіндігі Torgsoft қойма есебі бағдарламасының ресми бетінде сипатталған.
Алдыңғы қадамға оралу