Ішкі аударымды қабылдауды бақылау: қызметкерлердің алдауынсыз тапшылықты, артық өнімді және қайта сұрыптауды қалай есепке алу керек

Сауда желісі кеңейген кезде тауарларды орталық қойма мен дүкендер арасында ауыстыру күнделікті жұмысқа айналады. Бұл үдерісте "көрінбейтін аймақ" пайда болады — тауарды тасымалдау және қабылдау кезеңі. Дәл осы кезеңде жетіспеушілік, артық шығу немесе тауарлардың шатасуы жиі кездеседі. 

Көбіне мынадай сұрақтар туындайды: 

Осы сұрақтарға жауап беру және адам факторының әсерін азайту үшін Торгсофт «Жолдағы тауар» режимі мен жүкқұжаттарды тексеру құралы арқылы қатаң бақылау механизмі іске асырылған. Бұл механизмнің негізгі ережесі — ішкі ауыстырудың бастапқы жүкқұжатын ешқашан қолмен өзгертпеу. Оның орнына нақты бар тауар санын тіркеп, бағдарламаға түзету құжаттарын автоматты түрде жасауға мүмкіндік беру керек.

Неліктен жүкқұжаттарды қолмен өзгерту шығынға әкеледі?

Мынадай жағдайды елестетіңіз: орталық қойма дүкенге 100 дана тауар жіберіп, әдеттегі ішкі ауыстыру жүкқұжатын жасады. Дүкендегі сатушы тауарды санап, 90 дана бар екенін анықтайды (немесе 10 данасын иемденуді шешеді) және ашық жүкқұжаттағы санды 90-ға өзгертеді. Нәтижесінде тауар есептен "жоғалып кеткендей" болады: қоймадан 90 дана есептен шығарылады, дүкенге 90 дана кірістеледі, ал айырмашылық еш жерде тіркелмейді.

Бұған жол бермеу үшін тауарды беру үдерісі екі тараптың қатысуымен екі кезеңге бөлінуі керек, ал осы кезеңдердің арасында тауар буферлік (транзиттік) қоймада болуы тиіс.

Қауіпсіз «Жолдағы тауар» режимін баптау

Ауыстыруларды жүйе бақылауы үшін «Жолдағы тауар» функциясын пайдалану қажет. Бұл тауардың жөнелтуші қоймасынан есептен шығарылуын, бірақ нақты тексеріліп, расталғанға дейін алушының қоймасына кірістелмеуін қамтамасыз етеді.

1-қадам. Жүйенің негізгі баптаулары 

Қызметкерлер бұл режимді пайдалануды ұмытпауы үшін Баптаулар - Параметрлер - Құжат мәзіріне кіріп, «Әдепкі бойынша Жолдағы тауар қоймасына ішкі ауыстыруларды жасау» ауыстырып-қосқышын іске қосыңыз. Енді барлық ауыстырулар автоматты түрде транзиттік ретінде белгіленеді.

2-қадам. Қол жеткізу құқықтарын шектеу (Алаяқтықтан қорғау) 

Қызметкерлер тауарды "кез келген жерге" ауыстыра алмауы немесе өз әрекеттерін жасыра алмауы үшін рөлдерді баптау қажет:

• Ішкі ауыстыруды алушының есеп орталықтарына қол жеткізуді шектеңіз. Егер сатушыға тек "1-дүкен" қолжетімді болса, ол басқа дүкендерге жіберілген жүкқұжаттарды көре алмайды және ол жерлерге тауар жібере алмайды.

• Жабық жүкқұжаттарды өзгертуге тыйым салыңыз. Қызметкерлер жабық ішкі ауыстырулардағы санау нәтижелерін өзгерте алмауы керек.

Қолмен түзетусіз қабылдауды тіркеу алгоритмі

Тауар дүкенге нақты келген кезде қызметкерлер қабылдау рәсімін орындауы керек.

1. Тексеруді бастау. Сатушы Қойма - Жолдағы тауар мәзіріне кіріп, Жүкқұжаттар қойындысын ашады, жөнелтушінің қажетті жүкқұжатын белгілеп, Жүкқұжатты тексеру түймесін басады.

2. Көрсетілген санды көрмей санау. Тексеру терезесінде сатушы қораптардан шығарған тауарлардың штрихкодтарын сканерлейді немесе нақты санын қолмен енгізеді. Егер жүкқұжатта болмаған тауар сканерленсе (тауарлардың шатасуы), бағдарлама оны тіркейді. Егер қандай да бір тауар жетіспесе, тексеру бағанында оның саны нөл немесе жүкқұжатта көрсетілгеннен аз болып қалады. Бағдарлама тексерудің басталу және аяқталу уақытын, сондай-ақ тексеруді жүргізген қызметкерді тіркейді.

3. Бұғаттау (Жүкқұжатты жабу). Толық санап болғаннан кейін қызметкер Жүкқұжатты жабу түймесін басады. Осыдан кейін тексеру нәтижелеріне өзгеріс енгізу мүмкін болмайды.

4. Қабылдау және автоматты түзету. Соңғы қадам — Жүкқұжатты қабылдау түймесін басу. Егер айырмашылықтар (жетіспеушілік немесе артық шығу) анықталса, бағдарлама ескерту көрсетіп, «Айырмашылықтар туралы есепті» басып шығаруды ұсынады.

Одан кейін не болады? 

Бағдарлама түзету құжаттарын автоматты түрде жасайды. Бастапқы жүкқұжатты қолмен өзгертудің орнына Торгсофт жетіспеген тауарды жөнелтушінің қоймасына қайтарады немесе анықталған артық тауарға қосымша жүкқұжат жасайды. Нәтижесінде дүкен есебіне сатушы нақты сканерлеген тауар саны ғана кірістеледі, ал айырмашылықтар (тауарлардың шатасуы немесе жолдағы ұрлық) әрі қарай тексеру үшін жөнелтуші қоймасының немесе жеткізу қызметінің жауапкершілігінде қалады.

Маңызды жайт: егер баптауларда «Жолдағы тауар үшін жөнелтушіні сақтау» ауыстырып-қосқышы іске қосылса, алгоритм одан да қатаң жұмыс істейді. Артық немесе жетіспеген тауарға түзету жүкқұжаттары тікелей жасалмайды. Оның орнына транзиттік жүкқұжаттағы барлық тауар алдымен виртуалды түрде жөнелтушінің қоймасына қайтарылады, содан кейін жөнелтушіден алушыға тек тексеруден өткен тауар санына жаңа, айырмашылықсыз жүкқұжат жасалады. Бұл партиялық есеп пен өзіндік құнның дәлдігін сақтауға мүмкіндік береді.

Қосарлы тексеру: қосарлы бақылау

Қойма («біз бәрін салдық») мен дүкен («бізге бәрі келген жоқ») арасындағы жиі дауды шешу үшін Торгсофт қосарлы тексеру механизмі іске асырылған.

• Алғашқы тексеру (Қойма). Қоймашы тапсырысты жинау кезінде жүкқұжатты ашып, сканер арқылы алғашқы тексеруді жүргізеді. Содан кейін ол «Қайта тексеруді бұғаттау» әрекетін таңдап (ешкім оның санау нәтижесін кездейсоқ өшірмеуі үшін), жүкті жөнелтеді.

• Қайта тексеру (Дүкен). Тауар сауда нүктесіне келген кезде сатушы «Жолдағы тауар» режимінде «Қайта тексеру» режимін таңдайды.

• Нәтиже. Ішкі ауыстырулар тізілімінде иесі екі бағанды көреді: «Тексеру уақыты / Тексерген» (қойма деректері) және «Қайта тексеру уақыты / Тексерген (қайта)» (дүкен деректері). Жүкқұжат тек қайта (соңғы) тексеру нәтижелері бойынша қабылданады. Егер алғашқы және қайта тексеру нәтижелері әртүрлі болса, иесі қатенің (немесе ұрлықтың) тасымалдау кезеңінде болғанын нақты біледі, себебі қойма буып-түю кезінде 100 дана тауардың бар екенін тіркеген.

Жиі қойылатын сұрақтарға жауаптар

 Жүкқұжатты қабылдағаннан кейін "Жолдағы тауар" қоймасында неліктен теріс қалдықтар пайда болады? 

Бұл көбіне пайдаланушылар жүйені "айналып өтуге" тырысқан кезде болады: түзету жүкқұжаттарын қолмен жояды немесе салдарын түсінбей дерекқорды тазарту үшін SQL-сұрауларын пайдаланады. Сондай-ақ жүкқұжат екі түрлі компьютерде бір уақытта қабылданып, түзету құжаттарының көшірмелері жасалған кезде де осындай жағдай туындайды. Қатені түзету үшін барлық қоймадағы тауар санын қайта есептеп, "бұзылған" бақылау нүктесін табу қажет.

 Егер сатушы барлық тауарды сканерлемей, жүкқұжатты қабылдап қойса және тауардың бір бөлігі қоймаға кері қайтарылса, не істеу керек? 

Егер жүкқұжат айырмашылықтармен қабылданып, түзету құжаттары жасалса, сатушы «Жүкқұжатты қабылдаудан бас тарту» түймесін басуы керек. Қабылдау рәсімі толығымен кері қайтарылады. Алайда жүкқұжат алаяқтыққа жол бермеу үшін "Жабық" күйінде қалады. Қайта тексеру үшін иесі немесе әкімші оның күйін "Ашық" күйіне өзгертуі керек.

 Егер жүкқұжатта нақты келген тауардан көп сан көрсетілсе және біз қайтару құжатын жасағымыз келмесе, тауарды қалай қабылдауға болады? 

Жүкқұжатты қабылдау кезінде тексерілмеген тауар болса, бағдарлама оның санын 0-ге тең етіп орнатуды немесе жүкқұжаттағы санға тең етіп орнатуды ұсынады. Егер сатушы "0-ге тең" нұсқасын таңдаса, жүкқұжат тек тексерілген тауар санына қабылданады, ал қалған тауарға түзету (қайтару) автоматты түрде жасалады. Түзету құжатын жасамау мүмкін емес — бұл деректердің бұрмалануынан қорғайтын жүйенің негізгі механизмі.

Құжаттарды қолмен өзгертпей тексеру режимін пайдалану ішкі ауыстыру үдерісін ашық әрі бақыланатын механизмге айналдырады. Иесі қабылдауды кім, қашан және қандай нәтижемен жүргізгенін әрқашан көре алады, ал барлық айырмашылықтарды жүйе автоматты түрде құжаттайды.