Қаржылық құжаттарды тексеру: қолма-қол ақша мен банк операцияларын қалай бақылау керек

Дүкенде күн сайын ондаған қаржылық операция — сатылымдар, инкассация, жеткізушілерге төлемдер, банк шотына қаражаттың түсуі — жүргізілгенде, бизнес иесі немесе бухгалтер қандай құжаттар тексерілгенін және қайсысын әлі тексеру қажет екенін білуі тиіс. Торгсофт осы мақсатта «Қаржылық құжат» терезесінде «Құжатты тексеру» әрекеті бар. Ол тексерілген қаржылық құжаттарды белгілеуге, оларды кім және қашан тексергенін көруге, сондай-ақ тексерілмеген операцияларды бөлек сүзуге мүмкіндік береді.

«Тексерілген қаржылық құжат» нені білдіреді?

Торгсофт қаржылық құжат ақша қозғалысын көрсетеді: касса немесе есеп айырысу шоты арқылы қаражаттың түсуін не берілуін.

Мұндай құжаттармен мына бөлімде жұмыс істеуге болады: Төлем → Қаржылық құжат.

Бұл терезеде Касса, Есеп айырысу шоты және Журнал қойындылары бар. Қажетті операцияны табу үшін кезең, құжат түрі, контрагент, қаржылық талдау бабы, касса, сауда нүктесі және кәсіпорын бойынша сүзгілерді пайдалануға болады.

«Қаржылық құжат» терезесіндегі «Құжатты тексеру» әрекеті операцияның сомасын немесе мазмұнын өзгертпейді. Ол тек жауапты тұлғаның құжатты тексергенін тіркейді.

Құжатты тексерілген деп қалай белгілеуге болады?

Төлем → Қаржылық құжат бөлімін ашып, қажетті операцияны табыңыз.

Мысалы, дүкен иесі кассирден инкассация туралы ақпарат алып, оның бағдарламада дұрыс жүргізілгенін тексергісі келеді.

Одан кейін:

1. Қажетті құжатты таңдаңыз.

2. Қажет болса, бірден бірнеше құжатты таңдауға болады.

3. «Қаржылық құжат» терезесінде «Құжатты тексеру» батырмасын басыңыз.

Тексерілгеннен кейін құжат жасыл түспен ерекшеленеді. Журнал қойындысында да тексерілген құжаттар жасыл түспен көрсетіледі.

Осылайша салыстырылып, тексерілген операцияларды қайта қарау қажет операциялардан ажыратуға болады.

Құжатты кім және қашан тексергенін қалай көруге болады?

Тексеру тарихын қарау қажет болса, бұрын тексерілген құжатты таңдап, «Қаржылық құжат» терезесінде «Құжатты тексеру» батырмасын басыңыз.

Торгсофт мына ақпарат көрсетілген растау терезесін ашады:

• құжатты кім тексергені;

• қашан тексерілгені.

Осы терезеде тексерілген мәртебесін алып тастауға да болады. Ол үшін «Иә» батырмасын басып, әрекетті растаңыз. Бұл тексеруден кейін құжатты қайта қарау немесе түзету қажет екені анықталса пайдалы.

Тек тексерілмеген операцияларды қалай табуға болады?

Құжаттар көп болғанда бүкіл тізімді қарау ыңғайсыз. Сондықтан «Қаржылық құжат» терезесінде «Құжат күйі» сүзгісі бар.

Ол мына құжаттарды көрсетуге мүмкіндік береді:

• барлық құжаттар;

• тек тексерілген құжаттар;

• тек тексерілмеген құжаттар.

Сүзгі Касса, Есеп айырысу шоты және Журнал қойындыларында жұмыс істейді.

Мысалы, жұмыс күнінің соңында Құжат күйі → Тексерілмеген  параметрін таңдап, әлі салыстырылып тексерілмеген операцияларды ғана көруге болады.

Кассалық және банктік операцияларды қалай бақылауға болады?

Қаржылық операцияларды тексеру үшін Төлем → Қаржылық құжат бөлімін ашыңыз. Операция түріне қарай қолма-қол ақша құжаттарына арналған Касса немесе қолма-қол ақшасыз операцияларға арналған Есеп айырысу шоты қойындысын пайдаланыңыз.

Мұнда қаражаттың түсуі мен берілуін, инкассацияны, жеткізушілерге төлемдерді, банк шотына түсімдерді, төлем тапсырмаларын және басқа қаржылық құжаттарды тексеруге болады.

Жұмысты мына ретпен ұйымдастырған ыңғайлы:

1. Қажетті кезеңді белгілеңіз.

2. Касса немесе Есеп айырысу шоты қойындысын ашыңыз.

3. Қажет болса, кассаны, сауда нүктесін немесе сүзгінің басқа параметрлерін таңдаңыз.

4. Құжат күйі → Тексерілмеген параметрін орнатыңыз.

5. Операциялардың сомаларын, төлем мақсаттарын және басқа деректерін салыстырып тексеріңіз.

6. Тексеруден кейін құжатты таңдап, «Қаржылық құжат» терезесінде «Құжатты тексеру» батырмасын басыңыз.

Егер дүкендер, кассалар немесе есеп айырысу шоттары бірнешеу болса, сүзгілер арқылы белгілі бір касса, сауда нүктесі, контрагент, қаржылық талдау бабы және басқа параметрлер бойынша операцияларды бөлек тексеруге болады.

Осылайша бұрын тексерілген кассалық және банктік операцияларды қайта қараудың қажеті болмайды.

Тексерілген құжаттан қате табылса, не істеу керек?

Алдымен «Қаржылық құжат» терезесінде құжатты таңдап, тексерілген мәртебесін алып тастау үшін «Құжатты тексеру» батырмасын басыңыз.

Одан кейін бағдарлама өңдеуге рұқсат берсе, құжатты түзетуге болады.

Түзетуден кейін құжатты қайта тексеріп, «Құжатты тексеру» батырмасы арқылы тексерілген деп қайта белгілеу ұсынылады.

Қаржылық құжаттың жойылуы тіркеле ме?

Иә. Қаржылық құжаттың жойылуы мына бөлімде тіркеледі: Файл → Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы. Хаттамада құжат туралы деректер сақталады: түрі, нөмірі, күні және сомасы. Бұл қаржылық операциялардың өзін ғана емес, пайдаланушылар есепке енгізген өзгерістерді де бақылауға мүмкіндік береді.

Тұрақты тексеруді қалай ұйымдастыруға болады?

Дүкен немесе сауда желісі үшін қарапайым тәртіп жеткілікті: кезеңді таңдау → тексерілмеген құжаттарды көрсету → операцияларды салыстырып тексеру → тексерілген құжаттарды «Құжатты тексеру» батырмасымен белгілеу.

Қолма-қол ақша операцияларын Касса қойындысында, қолма-қол ақшасыз операцияларды Есеп айырысу шоты қойындысында, ал жалпы бақылауды Журнал қойындысында жүргізу ыңғайлы. Бұл қойындылардың барлығы «Қаржылық құжат» терезесінде орналасқан.