Қаржылық талдау мақалалары: мәміленің бағытын қалай анықтауға және қаржылық құжатты дұрыс ресімдеуге болады

Торгсофт ақша қозғалысы қаржылық талдау баптарымен байланыстырылады. Олар сауда түсімін, жеткізушілермен есеп айырысуды, жалақыны, банк комиссияларын, ақшаның ішкі қозғалысын және басқа операцияларды бөлек есепке алуға көмектеседі.

Техникалық қолдау қызметіне келіп түсетін өтініштер пайдаланушылардың көбіне қаржылық құжатты жасаудың өзінен емес, қай бапты таңдау керек және бағдарлама неге белгілі бір бап бойынша операция жүргізуге рұқсат бермейді деген сұрақтардан қиналатынын көрсетеді.

Мысалы, ақша түскен кезде пайдаланушы шығыс бабын таңдап, түсімді қаржылық талдаудың шығыс бабына жатқызуға болмайтыны туралы хабарлама алуы мүмкін.

Қаржылық талдау бабы дегеніміз не?

Қаржылық талдау бабы операцияның ақша қозғалысының қай түріне жататынын анықтайды.

Торгсофт стандартты операциялар үшін бағдарлама пайдаланатын жүйелік баптар бар. Олардың ішінде:

• Сауда түсімі — тауар сатудан түскен ақша;

• Жеткізушілермен есеп айырысу — жеткізушілерге төлемдер;

• Ішкі айналым — бизнес ішіндегі ақша қозғалысы;

• Банк комиссиясы;

• Валюта айырбастау;

• Жалақы;

• Эквайринг.

Пайдаланушы өз баптарын да жасап, оларды негізгі баптарға бағынышты ете алады. Мысалы, «Жалақы» бабы үшін негізгі жалақыға, сыйақыларға немесе басқа төлемдерге арналған жеке баптар жасауға болады.

Шығыс және шығысқа жатпайтын баптар

Баптар анықтамалығында «Шығыстарға жатқызу» параметрі бар.

Егер ол қосылса, осы бап бойынша операциялар бизнес шығыстары ретінде есепке алынады. Қаржылық талдау баптарының құрылымында мұндай баптар қызыл түспен ерекшеленеді.

Шығыстарға, мысалы, мыналар жатуы мүмкін:

• жалдау ақысы;

• коммуналдық қызметтер;

• жарнама;

• жалақы;

• банк қызметтері.

Шығыс баптары бойынша сомалар пайданы есептеу кезінде ескеріледі. Бірақ кассадан шыққан әрбір ақша бизнес шығысы болып саналмайды.

Мысалы, жеткізушіге төлем жасау кассадағы немесе банк шотындағы ақшаны азайтады, бірақ төлемнің өзі пайданы қайтадан азайтпауы тиіс: тауардың құны оның өзіндік құны арқылы есепке алынады.

Сол сияқты инкассация немесе өз кассаларының арасында ақша аудару шығыс болып саналмайды — ақша тек бизнес ішінде орын ауыстырады.

Баланстық және баланстан тыс баптар

Қаржылық талдау баптары баланстық және баланстан тыс болып та бөлінеді.

Баланстық баптар контрагенттермен өзара есеп айырысуға әсер етеді. Стандартты баптауларда оларға мыналар жатады:

• Сауда түсімі;

• Жеткізушілермен есеп айырысу.

Мұндай баптар бойынша операциялар «Серіктестермен баланс» және «Өзара есеп айырысу картасы» нысандарындағы деректерге әсер етеді.

Баланстан тыс баптар контрагенттің берешегін өзгертпейді. Оларға шаруашылық шығыстар, жалақы, банк қызметтері және сатып алушымен немесе жеткізушімен есеп айырысуға жатпайтын басқа операциялар кіруі мүмкін.

Торгсофт шығыс бабы мен баланстық баптың жұмыс істеу логикасы әртүрлі. Егер бап баланстық деп белгіленсе, «Шығыстарға жатқызу» параметрі өшіріледі.

Неліктен кіріс ақшаны шығыс бабы бойынша тіркеуге болмайды?

Бұл — пайдаланушылардың техникалық қолдау қызметіне жүгінуінің нақты себептерінің бірі.

Егер ақша кассаға немесе есеп айырысу шотына түссе, бірақ пайдаланушы операцияны шығыс деп белгіленген бапқа жатқызуға тырысса, логикалық қайшылық туындайды.

Шығыс бабы соманың бизнес шығысы екенін білдіреді. Ал ақша түсімі, керісінше, қаражат көлемін арттырады. Сондықтан Торгсофт мұндай операцияны жүргізуге рұқсат бермейді.

Бұл жағдайда шектеуді айналып өтуге тырысудың қажеті жоқ. Мыналарды тексеру керек:

1. ақшамен нақты қандай операция жасалғанын;

2. қай бап операцияның экономикалық мәніне сәйкес келетінін;

3. баптың өзі дұрыс бапталғанын.

Бапты дұрыс таңдау мысалдары

Сатып алушы тауар үшін төлем жасады.

Ақша сатудан түскендіктен, «Сауда түсімі» жүйелік бабы қолданылады.

Кәсіпкер алынған тауар үшін жеткізуші алдындағы берешегін өтейді.

Ақша кассадан немесе шоттан шығады, бірақ бұл операция контрагентпен есеп айырысу болып саналады. Ол үшін «Жеткізушілермен есеп айырысу» бабы қолданылады.

Бұл операция өзара есеп айырысу есебіндегі жеткізуші алдындағы берешек сомасын өзгертеді.

Бұлар — бизнес шығыстары.

Олар үшін тиісті баланстан тыс шығыс бабын пайдалану керек. Мысалы, «Жалдау ақысы», «Жарнама» немесе «Коммуналдық қызметтер».

Торгсофт қызметкерлерге төлем жасау үшін «Жалақы» жүйелік бабы қарастырылған. Қажет болса, оған бағынышты баптар жасауға болады.

Егер ақша өз кассаларының арасында немесе касса мен есеп айырысу шоты арасында ауыстырылса, ол бизнес шығысына айналмайды.

Мұндай операциялар үшін «Ішкі айналым» бабы қолданылады.

Негізгі қағида қарапайым: ақшаның кассадан физикалық түрде шыққанын ғана емес, операцияның экономикалық мәнін де ескеру қажет.

Егер қате бап таңдалса, не істеу керек?

Алдымен қаржылық құжаттың қалай жасалғанын анықтау қажет.

Төлем → Қаржылық құжат  бөлімін ашып, қажетті операцияны күні, кассасы, есеп айырысу шоты, контрагенті немесе басқа қолжетімді параметрлері бойынша табыңыз.

Мыналарды тексеріңіз:

• соманы;

• кассаны немесе есеп айырысу шотын;

• контрагентті;

• қаржылық талдау бабын;

• ақша қозғалысымен байланысты құжатты немесе операцияны.

Өңдеуге болатын құжат үшін қаржылық талдаудың дұрыс бабын орнату қажет.

Өзгеріс енгізбес бұрын жаңа баптың:

• шығыстарға әсер етуі керек пе;

• контрагентпен балансқа әсер етуі керек пе;

• қаражаттың ішкі қозғалысын білдіруі керек пе — соны анықтау маңызды.

Қаржылық құжатты бірден жоюға немесе жаңасын қолмен жасауға болмайды.

Егер қаржылық құжат сатумен, клиенттің төлемімен, жеткізушімен есеп айырысумен немесе басқа бастапқы құжатпен байланысты болса, алдымен дәл сол операцияны тексеру қажет.

Әйтпесе қаржылық құжатты түзеткенмен, байланысты құжаттардың немесе өзара есеп айырысулардың қате күйі сақталып қалуы мүмкін.

Тек бапты өзгерту үшін құжаттарды автоматты түрде жоюдың немесе бұрынғы кассалық күнді қайта ашудың қажеті жоқ.

Алдымен мыналарды анықтау керек:

• ақшаның қате қозғалысын қай құжат жасағанын;

• оны өңдеуге болатынын;

• түзету кейінгі кассалық күндер мен есептерге қалай әсер ететінін.

Жабылған кезеңдерге қатысты күрделі жағдайларда техникалық қолдау қызметіне жүгінген жөн.

Нәтижені қалай тексеруге болады?

Түзетуден кейін деректерді бірнеше жерден тексеру ұсынылады.

Қаржылық талдау баптары бойынша баланс ақша қозғалысын баптар бойынша көрсетеді және операцияның қай санатқа түскенін түсінуге көмектеседі.

Егер операция сатып алушының немесе жеткізушінің берешегімен байланысты болса, Серіктестермен баланс қажет.

Касса бойынша күндік есеп белгілі бір кассадағы ақша қозғалысын тексеруге көмектеседі.

Бизнес жұмысының нәтижелерін талдау үшін Торгсофт қаржылық және талдамалық есептерін пайдалануға болады, бірақ әртүрлі есептер көрсеткіштерді әртүрлі логика бойынша есептеуі мүмкін екенін ескеру маңызды.