«Серіктестермен баланс» баяу ашылып жатыр: сүзгілерді орнату, кезеңді таңдау және дерекқорды тексеру

Бөлшек немесе көтерме сауда дүкенінің күнделікті жұмысында өзара есеп айырысулар туралы жедел ақпараттың болуы маңызды: сатып алушылар жөнелтілген тауар үшін қанша қарыз, жаңа тауар партиялары үшін жеткізушілерге қандай соманы төлеу қажет және қаржылық міндеттемелер әртүрлі сауда нүктелері арасында қалай бөлінеді. Ол үшін Торгсофт бағдарламасында кәсіпорынның барлық тауарлық және ақшалай операцияларын біріктіретін арнайы «Серіктестермен баланс» режимі (Төлем -> Серіктестермен баланс мәзірі) қарастырылған. Алайда тауар ассортименті кеңейіп, контрагенттер саны артып, бірнеше жылдық сату тарихы жинақталған сайын кәсіпкерлер техникалық қолдау және сату бөлімдерінің мамандарына мынадай сұрақтар қояды: «Серіктестермен баланс» режимі неге ұзақ жүктеледі, нақты есеп орталықтары немесе валюталар бойынша есеп айырысуларды қалай дұрыс сүзуге болады, қорытынды сомалардағы сәйкессіздіктерді қалай болдырмауға болады және қандай қызметтік операциялар арқылы дерекқор жұмысын жылдамдатуға болады?

Режимнің мақсаты және тауар-ақша балансының негізгі ұғымдары

«Серіктестермен баланс» режимі сауда желісі мен оның серіктестері арасындағы тауар-ақша балансын (ТАБ) жүйелеуге және талдауға арналған. Тауар-ақша балансы алынған немесе жөнелтілген тауардың құны мен нақты төленген немесе алынған қаражат арасындағы арақатынасты көрсетеді.

Жүйедегі барлық контрагенттер серіктестік түріне қарай негізгі санаттарға бөлінеді:

• Жеткізуші — тауар келіп түсетін контрагент.

• Сатып алушы — тауар жөнелтілетін контрагент (бөлшек, көтерме немесе VIP-клиент).

• Жеткізуші-сатып алушы — кәсіпорын онымен тауар сатып алу және сату операцияларын қатар жүргізетін серіктес.

Сатып алушылар үшін тауар-ақша балансы тек ұлттық валютада есептеледі. Жеткізушілер бойынша есеп кіріс жүкқұжаттары мен есеп айырысулар рәсімделген валюталарда жүргізіледі. Егер серіктеспен тұрақты берешек болмаса (мысалы, касса арқылы соңғы тұтынушыларға жасалатын әдеттегі бөлшек сатылымдарда), ол бойынша тауар-ақша балансы жинақталмайды.

«Серіктестермен баланс» режимінің баяу жүктелу себептері

Бухгалтер дүкенге келген сайын соңғы 10 жылдағы қалың қағаз есеп кітабын ашып, жұмыс басталған алғашқы күннен бергі әрбір чекті қайта есептейді деп елестетіңіз. Бағдарламада есептеу уақыт шектеуінсіз іске қосылғанда дәл осындай жағдай орын алады.

Жүктелу жылдамдығына әсер ететін негізгі факторлар:

1. Күн бойынша шектеудің болмауы (кезеңнің бастапқы өрісі толтырылмаған). Егер кезең сүзгісінің сол жақ өрісі бос қалса, Торгсофт дерекқор құрылған алғашқы күннен бастап барлық тауарлық және қаржылық құжаттардың тарихын талдайды. Бірнеше жыл жұмыс істеген жағдайда жүздеген мың немесе миллиондаған жазбаны өңдеу қажет болады.

2. Контрагенттер мен есеп орталықтарының көп болуы. Әр серіктес бойынша бірнеше касса, банк шоты, есеп орталығы және валюта аясында қорытынды сомаларды есептеу дерекқорды басқару жүйесіне күрделі сұрауларды бірінен кейін бірін орындауды талап етеді.

3. Сауда қарқынды жүретін уақытта қатар орындалатын транзакциялар. Егер басшы немесе бухгалтер кассаларда белсенді сатылымдар жүріп жатқан кезде баланс есептеуін ашса, үлкен көлемдегі деректерді іріктеу сұрауы дерекқор кестелерінің уақытша бұғатталуына әкеліп, жауапты күту уақытын ұзартады.

4. Оңтайландырылмаған индекстер және дерекқордың фрагментациясы. Уақыт өте құжаттарды жою, өзгерту немесе қосу барысында SQL индекстерінің (дерекқор жазбаларын жылдам табуға арналған арнайы құрылымдар) тиімділігі төмендейді, ал дерекқор статистикасы ескіреді. Бұл талдамалық операциялардың орындалуын баяулатады.

Жылдам жүктелу үшін сүзгілерді баптау жөніндегі қадамдық нұсқаулық

«Серіктестермен баланс» режимінің жұмысын жылдамдату үшін деректерді сүзудің келесі тәсілдерін қолдану ұсынылады:

1. Нақты талдау кезеңін таңдау

Қажет болмаса, кезеңнің басталу өрісін бос қалдырмаңыз. Нақты уақыт аралығын көрсетіңіз (мысалы, ағымдағы ай немесе жыл). Егер берешектер тұрақты түрде түзетіліп отырса, шектеулі кезең бойынша есептеу бірнеше есе жылдам жүктеледі.

2. Серіктестік түрі мен валютаны анықтау

Серіктестік түрі сүзгісінде әрқашан нақты санатты таңдаңыз: «Жеткізуші», «Сатып алушы» немесе «Жеткізуші-сатып алушы». Барлық контрагенттер бойынша бір уақытта есептеу ең көп ресурсты қажет етеді. Егер есеп бірнеше валютада немесе бірнеше сауда нүктесінде жүргізілсе, нақты Валютаны және Есеп орталығы / Кәсіпорынды да таңдаңыз.

3. «Сүзгілер өзгергенде жаңарту» параметрін баптау

Нысан баптауларында «Сүзгілер өзгергенде жаңарту» параметрін өшіруге болады. Бұл пайдаланушы параметрлердің бірін (мысалы, валютаны немесе қарыз мәртебесін) өзгерткен сайын ресурсты көп қажет ететін есептеудің автоматты түрде қайта іске қосылуын болдырмайды. Барлық қажетті параметрлер таңдалғаннан кейін есептеу «Жаңарту» батырмасын басу арқылы қолмен іске қосылады.

4. Белсенді емес контрагенттерді жасыру

Уақыт өте дерекқорда ынтымақтастық тоқтатылған контрагенттердің жазбалары жинақталады. Баптаулар -> Контрагент мәзірінде ескірген карточкаларды белсенді емес деп белгілеңіз. Олар «Серіктестермен баланс» нысанына жүктелмейді, соның нәтижесінде іріктелетін деректер көлемі азаяды.

5. Берешек жағдайы бойынша сүзу

Борышкерлермен жылдам жұмыс істеу үшін Қарыздар сүзгісін пайдаланыңыз:

• Менің борышкерлерім — дүкенге қарызы бар серіктестерді көрсетеді.

• Мен кімге қарызбын — дүкен төлем жасауға міндетті контрагенттерді көрсетеді.

• Қарыздар бар — қорытынды балансы нөлге тең емес контрагенттерді ғана көрсетеді.

• Қарыздар жоқ — қалдығы нөлге тең серіктестерді көрсетеді.

Рөлдік шектеулер және қызметкерлердің қол жеткізу құқықтары

Есеп жүргізу тәртібі мен жүйенің жұмыс жылдамдығы Баптаулар -> Параметрлер -> Рөл мәзіріндегі қол жеткізу құқықтарының бапталуына да байланысты:

1. Ақпаратты қарау кезеңін шектеу. «Ақпаратты қарау кезеңін шектеу» параметрі кассир немесе менеджер құжаттарды қанша ай үшін көре алатынын анықтауға мүмкіндік береді. Бұл сүзгілерде тым ерте күндерді таңдауды автоматты түрде бұғаттап, бүкіл тарихты кездейсоқ қайта есептеуден жүйені қорғайды.

2. Есеп орталықтарына қол жеткізуді шектеу. «Серіктестермен баланс үшін есеп орталықтарына қол жеткізу шектеулерін қолдану» параметрі қызметкердің тек өзіне қол жеткізу құқығы берілген сауда нүктелерінің есеп айырысулары мен құжаттарын көруін қамтамасыз етеді. Егер бұл параметр өшірілген болса, шектеулі рөлмен жұмыс істегенде есептеу бүкіл сауда желісі бойынша жүргізіледі.

Дерекқорды тексеру және оңтайландыру

Егер сүзгілер дұрыс бапталғанымен, нысан баяу жүктелсе, дерекқорға қызмет көрсету жұмыстарын орындау қажет.

Индекстерді қайта ұйымдастыруға арналған қызметтік операциялар

Файл -> Индекстерді қалпына келтіру және қайта ұйымдастыру мәзірінде статистиканы жаңартуға арналған жоспарлы қызмет көрсету рәсімі орындалады. Ол кестелердегі деректердің орналасуын ретке келтіреді және SQL сұрауларын оңтайландырғыш үшін статистиканы жаңартады, соның нәтижесінде құжаттарды іздеу мен есептеу жылдамдайды. Бұл операцияны жұмыс уақытынан тыс, кассалар жабық кезде орындау керек.

«Дерекқорды оңтайландыру» нысанын пайдалану

Торгсофт заманауи нұсқаларында Файл -> Дерекқорды оңтайландыру құралы қарастырылған. Ол ресурсты көп қажет ететін сұрауларды талдап, кәсіпорын деректерінің нақты құрылымына сәйкес оңтайлы индекстер жасайды. Бұл нысанды жаңарту жылдамдығын бірнеше есе арттырады.

Үлкен дерекқорлар үшін жабық кезеңдердің статистикасын жою

Торгсофт көптеген жылдар бойы пайдаланып келе жатқан және дерекқорының көлемі бірнеше гигабайтқа жеткен кәсіпорындар үшін тарихи деректер көлемін азайтудың бір жолы — жабық кезеңдердің статистикасын жою рәсімі (Талдау -> Кезең мәзірінен іске қосылатын қосымша опция).

Тарихи деректерді ықшамдау қалай жұмыс істейді?

1. Статистиканы жоймас бұрын қажетті айлар Талдау -> Кезең мәзірінде жабылады.

2. Рәсім барысында жабылған жылдарға қатысты егжей-тегжейлі бастапқы қоймалық және қаржылық құжаттар физикалық түрде жойылады.

3. Жабық кезеңнің соңғы күніне бағдарлама қорытынды жазбаларды жасайды: контрагенттердің тиісті валюталардағы бастапқы қарыздары және тауарлардың соңғы қалдықтары көрсетілген кіріс жүкқұжаттары.

4. Клиенттердің жинақталған сатып алу сомалары, олардың жеңілдіктері және кассалардағы ағымдағы қалдықтар толық сақталады.

Статистика жойылғаннан кейін «Серіктестермен баланс» режиміндегі есептеу айтарлықтай жылдамдайды, себебі бағдарлама енді өткен жылдардың миллиондаған бастапқы құжаттарын өңдеуге мәжбүр болмайды.

Жою алдында қорытынды көрсеткіштерді міндетті түрде тексеру

Торгсофт белгіленген тәртібіне сәйкес статистиканы жоймас бұрын келесі негізгі бақылау көрсеткіштерін тіркеу қажет:

• Барлық қоймалардағы тауарлардың жалпы саны.

• Жеткізушілер мен сатып алушылар үшін «Серіктестермен баланс» режиміндегі әр валюта бойынша қарыз сомалары.

• Кассалар мен банк шоттарындағы валюталар бойынша қалдықтар.

• Жеңілдіктерді есептеуге арналған жалпы сомалар және клиенттердің бонустары.

Рәсім аяқталғаннан кейін бұл көрсеткіштер бұрын тіркелген деректермен салыстырылады. Бұл қаржылық есептің дәлдігін қамтамасыз етеді.

Кәсіпкерлердің жиі қоятын сұрақтарына жауаптар

«Өзара есеп айырысу карточкасы» таңдалған кезеңдегі операцияларды нақты жүкқұжаттар мен төлемдер бойынша егжей-тегжейлі көрсететін хронологиялық тізімді ұсынады. Айырмашылық пайдаланушының кейбір есеп орталықтарына қол жеткізуі шектелгенде, төлем бойынша қаржылық құжат баланстан тыс бапқа жатқызылғанда немесе сату кезінде тауар нақты серіктестің карточкасына емес, жүйелік «САТЫП АЛУШЫ» клиентіне байланыстырылғанда туындауы мүмкін.

«Серіктестермен баланс» нысанында контрагентті таңдап, «Серіктеспен баланстың толық мәліметтері» батырмасын басыңыз. Бұл терезеде барлық кіріс және шығыс жүкқұжаттары, оларға байланыстырылған төлемдер, тауарлардың құрамы және анықталмаған төлемдер көрсетіледі.

Егер кіріс жүкқұжаты шетел валютасында жасалып, төлем валюталық баламасы көрсетілмей гривнамен жүргізілсе немесе жүйедегі валюта бағамы өзгерсе, бағдарлама есеп айырысуларды сүзгіде таңдалған валюта бойынша көрсетеді. Дұрыс көрсету үшін сүзгіден тиісті жүкқұжаттың валютасын таңдаңыз.

«Серіктестермен баланс» режимінде «Қарыздың ең жоғары сомасы» бағаны бар. Ол контрагент карточкасында клиент үшін белгіленген кредиттік лимитті көрсетеді (Баптаулар -> Контрагент -> Қосымша қойындысы). Бұл дебиторлық берешектің рұқсат етілген деңгейін тікелей баланс нысанында бақылауға мүмкіндік береді.