Неліктен клиенттің қарызы біріктірілмейді: серіктестермен баланс, есеп айырысу картасы және төленбеген сатулар

Тұрақты сатып алушылармен жұмыс істеу, тауарды қарызға беру, өткізуге жөнелту немесе алдын ала төлем бойынша жұмыс істеу — сатып алушылардың адалдығын арттыруға және сатылымды ынталандыруға мүмкіндік беретін заманауи бөлшек саудадағы қалыпты тәжірибе. 

Осы қаржылық үдерістерді ыңғайлы бақылау үшін есеп жүргізу бағдарламасында арнайы жұмыс режимдері қарастырылған. Алайда күнделікті белсенді сауда барысында бірқатар тәжірибелік сұрақтар туындайды: 

Бұл сұрақтарды түсіну үшін әртүрлі есептердің жұмыс логикасын, қол жеткізу құқықтарының, құжаттар хронологиясының және сервистік операциялардың әсерін түсіну қажет.

Өзара есеп айырысу бойынша негізгі есептердің айырмашылығы

Торгсофт бағдарламасында контрагенттердің қаржысын бақылау үшін үш негізгі құрал қолданылады, олардың әрқайсысының өзіндік ерекшелігі бар:

1. Серіктестермен баланс.

Бұл — ағымдағы сәттегі немесе таңдалған кезеңдегі қаржылық жағдайдың жалпы көрінісі. Ол қорытынды соманы көрсетеді: сіз қанша қарызсыз немесе сізге қанша қарыз. Бұл есеп жалпы сипатқа ие және барлық қоймалық әрі қаржылық құжаттар негізінде қалыптастырылады, бірақ ол орнатылған сүзгілер мен пайдаланушының қол жеткізу құқықтарына едәуір тәуелді.

2. Өзара есеп айырысу карточкасы.

Бұл қарыздың пайда болуы мен өтелу динамикасын көрсететін ең егжей-тегжейлі және дәл есеп. Онда әрбір операция хронологиялық ретпен көрсетіледі: сату, тауар кірісі, қолма-қол ақшасыз есеп айырысу, бонустарды есептеу және т.б. Мамандар клиенттермен кез келген дау немесе түсініспеушілікті шешу үшін дәл Өзара есеп айырысу карточкасын пайдалануды ұсынады, өйткені операциялар тізіміндегі ақпарат әрқашан дұрыс көрсетіледі және қарыздың өзгеруін қадам бойынша бақылауға мүмкіндік береді.

3. VIP-клиенттердің төленбеген сатылымдары.

Бұл құрал төлемдерді қатаң бақылау кезінде қолданылады ("Тауарлар бойынша егжей-тегжейлі ішінара төлем" жұмыс режимі). Ол жалпы қаржылық жағдайды емес, қаражаты әлі түспеген нақты тауарларды немесе жүкқұжаттарды көрсетеді.

Есептердегі айырмашылықтардың негізгі себептері

Кәсіпкерлер осы үш жердегі көрсеткіштердің сәйкес келмеуімен жиі кездеседі. Бұл бағдарламалық қате емес, белгілі бір есеп жүргізу әрекеттерінің немесе баптаулардың салдары.

Әртүрлі қол жеткізу құқықтары (Иесі және Сатушы) 

Себебі есеп орталықтарына қол жеткізудің шектелуінде. Құқықтары шектелген пайдаланушыға (сатушыға) сауда желісінің барлық дүкендері (есеп орталықтары) қолжетімді болмауы мүмкін. Клиенттің бастапқы қарызы әрқашан оны жасау кезінде ағымдағы болған есеп орталығымен байланыстырылады. Сондықтан сатушы үшін жалпы қарызды есептегенде одан жасырылған есеп орталықтары бойынша құжаттар немесе бастапқы қарыздар есепке алынбайды.

VIP-клиенттер төлемдерінің ерекшеліктері (Аванстар және чектерді төлеу) 

Жалпы баланс пен төленбеген тауарлар тізімінің арасындағы айырмашылықтар көбіне ақшаны енгізу логикасына байланысты туындайды. Мысалы, клиент ақша беріп, кассир "Ақшаны қабылдау" түймесін басса, бағдарлама авансты (артық төлемді) тіркейді — "Серіктестермен баланста" барлығы дұрыс болады. Бірақ тауарлардың өзі "төленбеген" күйінде қалады. Егер осыдан кейін кассир "Чекті төлеу" түймесін басса, бағдарлама чек сомасының бір бөлігін бұрын енгізілген аванс есебінен өтейді. "Серіктеспен баланстың егжей-тегжейінде" бұл операция минус белгісімен (өзара есепке алу ретінде) көрсетілуі мүмкін, бұл кейде пайдаланушыларды шатастырады. Сонымен қатар тиынға дейін күрделі дөңгелектеу кезінде, тауар нақты төленгенімен, төленбеген тауарлар тізімінде дәл 1 копейка қарызы бар позициялар қалып қоюы мүмкін.

Құжаттарды байланыстыру қателері 

Егер төлем жеке қаржылық құжат ретінде енгізіліп (мысалы, банк көшірмесі арқылы), нақты жүкқұжатпен байланыстырылмаса немесе басқа контрагентке байланыстырылса, белгілі бір күндегі жалпы баланс Өзара есеп айырысу карточкасындағы қарыздан өзгеше болуы мүмкін.

Тауар қайтарымдарының балансқа әсері

Тауарларды қайтару — әсіресе хронология бұзылған жағдайда, айырмашылықтардың тағы бір жиі кездесетін себебі.

• "Кеңістік-уақыт континуумының бұзылуы". Бұл қайтару құжаты тауардың өзі сатылған күн мен уақыттан ертерек жасалған жағдай. Бұл кейінгі өзіндік құн есебін бұзатын және қарыздардың қате көрсетілуіне әкелуі мүмкін өрескел есеп қатесі. Оны тек сату күнін немесе қайтару күнін дұрыс күнге өзгерту арқылы түзетуге болады.

• Режимдерді "жұмыс барысында" өзгерту. Егер дүкенде VIP-клиенттермен жұмыс режимі өзгертіліп (мысалы, 1-режимнен 3-режимге), кассалардағы бағдарлама қайта іске қосылмаса, сатылымдар бойынша төлемдер қаржылық құжаттармен байланысын жоғалтуы мүмкін. Мұндай тауарды қайтаруға әрекет жасағанда қайтарылатын ақша сомасы нөлге тең болады.

• Ішінара төлемдер. Егер бірнеше тауар және аралас төлем түрлері (қолма-қол ақша/қолма-қол ақшасыз төлем) бар жүкқұжаттан тауар қайтарылса, қайтарылатын тауар саны есепке алынбаған жағдайда "Баланстың егжей-тегжейінде" сомалар пропорционалды емес көрсетілуі мүмкін.

Жабық кезеңдер статистикасын жоюдың әсері

Сұрақтардың ең көбі ("Қарыз қайдан пайда болды?") ескі кезеңдер статистикасын жою сервистік функциясын пайдаланғаннан кейін туындайды. Бұл операция дерекқорды тазарту және оның жұмысын жылдамдату үшін қажет, бірақ ол қарыздар құрылымына айтарлықтай әсер етеді.

Бастапқы қарыздарды қалыптастыру 

Кезеңдерді жойған кезде осы уақыттағы барлық қоймалық және қаржылық құжаттар физикалық түрде өшіріледі, бірақ өзара есеп айырысу жағдайы тіркеледі. Бағдарлама соңғы жойылған кезеңнің соңына "Бастапқы қарыздарды" қалыптастырады. Егер кезеңдерді жойғанға дейін "Жеткізушіге қайтарылды" айнымалысы жалпы қарызға кірмесе, статистиканы жойғаннан кейін бұл деректер бастапқы қарыздарға көшіріліп, есепке алына бастайды. Бұл жалпы нәтижені едәуір өзгертуі мүмкін. Кәсіпкерлерді алаңдатуы мүмкін болғанымен, бұл жүйенің қалыпты жұмысы.

Бастапқы қарызды қолмен енгізу мәселесі 

Егер контрагент карточкасында ("Қосымша" қойындысында) "Менің бастапқы қарызымның сомасы, грн" өрісі бұрын қолмен толтырылған болса, бұл статистиканы жою кезінде елеулі қателерге әкелуі мүмкін. Дерекқорды тазарту кезінде бағдарлама осы өрісті негізге алып, нақты қарыз бұрыннан өтелген болса да, барлық валюталарда, барлық есеп орталықтары мен кәсіпорындарда бастапқы қарыздарды қайта жасауы / қосарлауы мүмкін.

"Қайта пайда болатын" төлемдер 

Кезеңдерді жойғаннан кейін баланста кенеттен "байланыстырылмаған" төлемдер пайда болуы мүмкін. Бұл сатылымның өзі жойылған кезеңге кіріп, ал сол сатылым үшін төлем кейінірек — жойылмаған кезеңде жүргізілген жағдайда болады. Нәтижесінде жүкқұжат жоғалады, ал төлем ешбір құжатпен байланыстырылмай қалады.

Қорытынды

Клиенттермен және жеткізушілермен түсініспеушіліктерді болдырмау үшін кәсіпкерлер кезеңдерді хронологиялық қатесіз тұрақты түрде жабуы ("өткен күнмен" сатуға тыйым салуы), ал қарыздарға қатысты кез келген даулы жағдайды тек "Өзара есеп айырысу карточкасы" есебі арқылы талдауы керек. Өйткені дәл осы есеп қаржылық қозғалыстардың толық әрі шынайы көрінісін береді. "Серіктестермен баланс" есебін ағымдағы жағдайды жылдам және жалпы бағалау үшін пайдаланған дұрыс.