Жеткізушіге қарызды қалай тексеруге, төлем жасауға және қалдықты қалай салыстыруға болады

Сауданы жүргізу үшін тек тауар сату ғана емес, оны сатып алу процестерін және жеткізушілермен есеп айырысуды нақты бақылау да маңызды. Қарыздарды бақылауды жоғалту, аванстардағы шатасу немесе «сатуға беру шартымен» алынған тауар үшін дұрыс емес есеп айырысу қаржылық шығындарға әкелуі мүмкін.

Torgsoft бағдарламасы тауар-ақша балансының (ТАБ) қуатты жүйесін ұсынады, ол сіз қандай сомаға тауар алғаныңызды және контрагентке қанша ақша төлегеніңізді тіркейді, бұл қаржыны макро және микро деңгейде бақылауға мүмкіндік береді.

Қарыздарды икемді іздеу: жалпы баланс

Жеткізушілермен барлық жұмыс «Төлем» — «Серіктестермен баланс» режимінде жүргізіледі. Контрагенттердің бүкіл тізімін қарап шықпау үшін бағдарлама қарыздар бойынша икемді сүзгілер ұсынады. Сіз мыналарды таңдай аласыз:

• Мен кімге қарызбын — тауар үшін толық төлем жасамаған жеткізушілерді ғана көрсетеді.

• Менің борышкерлерім — алдын ала төлем (аванс) жасаған, бірақ тауар әлі алынбаған жеткізушілерді немесе артық төлем туындаған жағдайларды көрсетеді.

• Бастапқы қарыз бар — Torgsoft-та жұмыс басталған сәтте тіркелген берешектерді бақылауға арналған.

• Қарыз жоқ — есеп айырысуы толық жабылған серіктестерді тексеру үшін.

Толық талдау және салыстыру актілері

Егер сізге нақты қарыз сомасының қайдан шыққанын түсіну қажет болса, жай жалпы баланс жеткіліксіз. Torgsoft микробақылау үшін екі құрал ұсынады:

1. Өзара есеп айырысу картасы. Бұл барлық операциялардың хронологиялық тізімі (кірістер, төлемдер, қайтарулар). Жеткізушінің бухгалтериясымен салыстыру ыңғайлы болуы үшін, осы есепте сіздің ішкі жүкқұжат нөміріңіздің жанында жақша ішінде жеткізушінің түпнұсқа жүкқұжат нөмірі көрсетіледі. Осы жерден «Қаржылық өзара есеп айырысуларды басып шығару» құжатын да басып шығаруға болады, ол толыққанды салыстыру актісі ретінде қолданылады.

2. Серіктестермен баланстың талдауы. Бұл қатынастар тарихын үш аймаққа бөлетін қуатты терезе:

•    Жүкқұжаттар — әрбір нақты жүкқұжат бойынша қарыз көрсетілген барлық жеткізілімдер тізімі.

•    Төлемдер және Тауар — жүкқұжатты таңдап, төменгі жақтан онда нақты қандай тауар болғанын және оның қандай транзакциялармен төленгенін бірден көруге мүмкіндік береді.

•    Жүкқұжатсыз төлемдер — жеке, аса маңызды кесте. Мұнда сіздің аванстарыңыз немесе нақты жеткізілімге байланыстырылмай, жеткізушіге жай ғана балансқа аударылған қарызды жалпы өтеу сомалары тіркеледі.

Төлем енгізу: касса vs жеке ақша

Қарызды «Серіктестермен баланс» терезесінен тікелей «Кассалық операция қосу» немесе «Төлем қосу» батырмасын басып жабуға болады. Бұл кезде бағдарлама қаражат көзін сұрайды, және мұнда маңызды бір жайт бар:

• Касса / Есеп айырысу шоты — ақша дүкен кассасынан немесе кәсіпорын шотынан есептен шығарылады. Бағдарламада жалпы пайданы / қаражат қалдығын азайтатын ресми қаржылық құжат жасалады.

• Жеке ақша — бұл тәсіл жеңілдетілген есеп үшін өте қолайлы. Бағдарлама жеткізуші алдындағы қарызыңызды азайтады, бірақ касса бойынша шығыс қаржылық құжат жасамайды. Бұл иесі ақшаны өз қалтасынан шығарып, дүкеннің айналым қаражатына тимей, тікелей есеп айырысқан кезде қолданылады.

Арнайы есеп айырысулар: нақты жүкқұжаттар, валюта және сатуға беру

 Нақты жеткізілім үшін төлем. Егер сіз жалпы қарызды емес, нақты партияны төлегіңіз келсе, «Қойма — Кіріс жүкқұжаттарының тізілімі» бөліміне кіріп, құжатты таңдап, «Жеткізушіге төлем енгізу» батырмасын басыңыз. Ақша дәл осы жүкқұжатқа байланысады.

 Валюталық есеп айырысулар. Егер тауар доллармен немесе еуромен сатып алынған болса, қарыз осы валютада тіркеледі. Есеп айырысу үшін «Төлем — Қаржылық құжат» бөліміне кіріп, «Валюта айырбастау» әрекетін жасау керек (жүйе арқылы кассаға гривнаға валюта сатып алу), содан кейін ғана осы валютаны жеткізушіге төлем ретінде енгізуге болады.

 Сатуға беру шартымен алынған тауар. Егер сіз тек нақты сатылған тауар үшін ғана төлейтін болсаңыз, «Жеткізушінің сатуға берілген тауарының сатылымын талдау» есебін қолданыңыз. Ол FIFO алгоритмі бойынша (бірінші келген — бірінші кеткен) тек сатылған позициялар бойынша қарыз сомасын есептейді. Маңызды: бұл есеп тек төленуге тиіс соманың математикалық есебін ғана жасайды. Есепті қарап шыққаннан кейін жеткізушіге осы ақшаны нақты төлеу стандартты жолмен — «Төлем — Қаржылық құжат» режимі арқылы жүргізілуі тиіс.

Сұрақтар — Жауаптар