Бөлшек сауда тізбегінің шығындары: дүкендер мен бизнес бойынша транзакцияларды қалай тексеруге болады

Бизнестің бірнеше дүкені, кассасы немесе кәсіпорны болғанда, иесі шығындардың жалпы сомасын ғана емес, олардың нақты қай жерде пайда болғанын да білуі маңызды. Мысалы, бір дүкен үшін жалдау ақысы төленді, екінші дүкенге шаруашылық тауарлары сатып алынды, жалақы белгілі бір кассадан берілді, ал банк комиссиясы нақты кәсіпорынның есеп айырысу шотынан есептен шығарылды. Егер қаржылық талдаудағы сома дұрыс емес болып көрінсе немесе қажетті операция көрсетілмесе, тексеруді кезеңнен, сауда нүктесінен, кассадан, кәсіпорыннан және қаржылық талдау бабынан бастаған жөн.

Тексеру алдында нені білу керек?

Торгсофт қаржылық құжат ақша қозғалысын тіркейді: кассаға қаражаттың түсуін, ағымдағы шығындарды, жеткізушілермен есеп айырысуды, банк шоттарындағы операцияларды және басқа төлемдерді. Қажетті операцияны табу үшін Төлем → Қаржылық құжат терезесінде кезең, құжат түрі, контрагент, талдау бабы, касса, сауда нүктесі және кәсіпорын бойынша сүзгілерді пайдалануға болады. 

Есепке алу орталығы — Торгсофт жеке есеп жүргізетін объект. Сауда желісінде мұндай объектілер дүкендер, қоймалар және басқа есепке алу орындары болуы мүмкін.

Қаржылық талдау бабы ақша қозғалысының мақсатын түсіндіреді. Мысалы, бағдарламада сауда түсімі, жеткізушілермен есеп айырысу, жалақы, банк комиссиясы және басқа операциялар үшін жүйелік баптар бар. Бизнес иесі өз баптарын да жасай алады. 

Бапты шығындарға жатқызылатын бап ретінде белгілеуге болады. Сонда оған қатысты қаржылық операциялар бизнес шығындары ретінде есепке алынып, пайданы есептеу кезінде сауда түсімінен шегеріледі. 

Белгілі бір дүкеннің шығындарын қалай табуға болады?

Мысалы, қыркүйек айындағы №2 дүкеннің шығындарын тексеру қажет болса, Төлем → Қаржылық құжат бөлімін ашыңыз.

Алдымен қажетті кезеңді белгілеңіз. Содан кейін тізімді біртіндеп қысқарту үшін сүзгілерді пайдаланыңыз:

1. Сауда нүктесі — қажетті дүкен.

2. Касса — белгілі бір кассаның қолма-қол ақша операциялары қызықтырса.

3. Талдау бабы — мысалы, шаруашылық шығындар немесе жалақы.

4. Кәсіпорын — бір дерекқорда бірнеше кәсіпорынның операциялары есепке алынатын болса.

5. Қажет болса — контрагент немесе құжат түрі.

Бұл сүзгілер арнайы нақты қаржылық операцияны іздеуге арналған. 

Мысалы, бизнес иесі есепте шаруашылық қажеттіліктерге жұмсалған шығындарды көреді, бірақ олардың қай дүкенге тиесілі екенін анықтағысы келеді. Қаржылық құжаттарда тиісті сауда нүктесі мен талдау бабын таңдап, қажетті кезеңдегі операцияларды қарауға болады.

Бүкіл сауда желісінің шығындарын қалай тексеруге болады?

Жалпы көріністі алу үшін Талдау → Кезең бөлімін пайдаланыңыз.

Бұл режимде алдымен есепке алу орталығы, содан кейін ай мен жыл таңдалады. Деректер жаңартылғаннан кейін бағдарлама таңдалған объект бойынша қорытынды көрсеткіштерді көрсетеді. 

Егер бағдарламада бірнеше сауда желісі бапталған болса, «Сауда желісі» сүзгісін де пайдалануға болады. Бұл жағдайда қорытынды көрсеткіштер тек таңдалған желіге кіретін есепке алу орталықтары бойынша есептеледі.

Іс жүзінде бұл тексерудің екі деңгейін береді: 

Неліктен шығын күтілген орынға жатқызылмауы мүмкін?

Алдымен операцияның қандай параметрлермен рәсімделгенін тексеру қажет.

Мысалы, желінің екі дүкені бар. Шаруашылық тауарларға жұмсалған шығындар екінші дүкенге жатқызылуы тиіс. Егер қаржылық құжатты рәсімдеу кезінде басқа касса, сауда нүктесі, кәсіпорын немесе талдау бабы таңдалса, операцияны құжатта нақты көрсетілген деректер бойынша іздеу керек.

Сондықтан сәйкессіздік анықталса, қорытынды есепті бірден түзетуге тырыспаңыз. Алдымен қаржылық құжаттың өзін тауып, мыналарды тексеріңіз:

• күнін;

• сомасын;

• кассаны немесе есеп айырысу шотын;

• сауда нүктесін;

• кәсіпорынды;

• қаржылық талдау бабын.

Неліктен операция қаржылық құжаттарда бар, бірақ шығындарға әсер етпейді?

Ақша қозғалысының бәрі бизнес шығыны болып саналмайды.

Мысалы, инкассация немесе кассалар арасындағы аударым — бизнес ішіндегі ақша қозғалысы. Мұндай операциялар үшін Торгсофт «Ішкі айналым» бабын пайдаланады. Ақшаның сақталатын орны өзгереді, бірақ операцияның өзін жалдау ақысы, жалақы немесе басқа шығындар сияқты есепке алуға болмайды. 

Ал егер операция пайданы азайтуы тиіс болса, оның қаржылық талдау бабын тексеріңіз. Шығын бабында «Шығындарға жатқызу» белгісі орнатылуы қажет. 

Мысалы, жуғыш заттарға төлем жасау үшін шығыс кассалық ордерін рәсімдеп, шаруашылық шығындар бабын таңдауға болады. Торгсофт анықтамасында мұндай сценарий шаруашылық қажеттіліктерге кассадан ақша беру үшін тікелей сипатталған. 

Бірнеше ИП немесе кәсіпорынның операцияларын қалай тексеруге болады?

Егер Торгсофт бір дерекқоры бірнеше кәсіпорын үшін пайдаланылса, қаржылық операцияларды іздеу кезінде «Кәсіпорын» сүзгісіне назар аударыңыз.

Мысалы, екі дүкенде әртүрлі ИП (Индивидуальный предприниматель) жұмыс істейді. Кезең бойынша жалпы сома дұрыс болуы мүмкін, бірақ нақты ИП-тің операцияларын тексеру үшін оларды бөлек сүзу қажет.

Қаржылық құжат терезесінде кәсіпорын бойынша сүзгі кезең, касса, сауда нүктесі, контрагент және талдау бабы сүзгілерімен бірге жұмыс істейді. 

Сондықтан қажетті төлем «жоғалып кеткендей» көрінсе, алдымен сүзгі басқа кәсіпорынға орнатылмағанын тексеріңіз.

Қате қаржылық құжат табылса, не істеу керек?

Егер қате қаржылық құжаттың өзінде болса, оны тек белгілі бір шарттар орындалғанда ғана өзгертуге немесе жоюға болады.

Кассалық операция үшін тиісті кассалық күн ашық болуы қажет. Егер құжат тауар төлемімен байланысты болса, оны өңдемес немесе жоймас бұрын сол төлемді болдырмау керек. Қаржылық құжаттың жойылуы Файл → Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы бөлімінде тіркеледі. 

Сондықтан бұрынғы операцияны түзетпес бұрын қате соманы нақты қай құжат қалыптастырып тұрғанын анықтап, содан кейін ғана есепке өзгеріс енгізген дұрыс.

Шығындарды артық іздеусіз қалай тексеруге болады?

Тұрақты бақылау үшін мына тәртіпті ұстану жеткілікті:

1. Талдау → Кезең бөлімінде қажетті дүкеннің немесе желінің қорытындысын тексеріңіз.

2. Егер шығын сомасы күмән тудырса, Төлем → Қаржылық құжат бөлімін ашыңыз.

3. Сол кезеңді орнатыңыз.

4. Сауда нүктесін немесе кәсіпорынды таңдаңыз.

5. Қажет болса, іздеуді касса және талдау бабы бойынша тарылтыңыз.

6. Табылған қаржылық құжаттардың параметрлерін тексеріңіз.

7. Егер операция шығынға жатқызылуы тиіс болса, тиісті шығын бабы қолданылғанын тексеріңіз.

Егер себебін өз бетіңізше анықтау мүмкін болмаса, Торгсофт техникалық қолдау қызметіне хабарласуды ұсынамыз.