Қаржылық талдау баптары бойынша баланс: ақша қозғалысын қалай шешуге және қате құжатты қалай табуға болады

Дүкенде күн сайын сатылымдар, жеткізушілерге төлемдер, инкассация және басқа операциялар жүргізілгенде, ақшаның қайдан түскенін және неге жұмсалғанын түсіну үшін кассадағы ақша қалдығын білу жеткіліксіз.

Осы мақсатта Торгсофт Қаржылық талдау баптары бойынша баланс режимі бар. Ол ақшаның қозғалысын жеке бағыттар бойынша көрсетеді: сауда түсімі, жеткізушілермен есеп айырысу, қаражаттың ішкі қозғалысы және бизнесте қолданылатын басқа баптар.

Егер қорытынды сомаға қатысты сұрақ туындаса, алдымен қай бапта сәйкессіздік пайда болғанын анықтап, содан кейін тиісті қаржылық құжаттарды табуға болады.

Қаржылық талдау бабы дегеніміз не?

Қаржылық талдау бабы қаржылық операцияның ақша қозғалысының қай түріне жататынын көрсетеді.

Мысалы:

• тауар сатудан түскен ақша Сауда түсімі бабы бойынша есепке алынады;

• сатып алынған тауар үшін жеткізушіге төлем Жеткізушілермен есеп айырысу бабы бойынша жүргізіледі;

• кассалар немесе шоттар арасындағы ақша аударымдары, инкассация және сауда түсімін өткізу Ішкі айналым бабы бойынша есепке алынады.

Торгсофт әрбір қаржылық операция белгілі бір қаржылық талдау бабымен байланысты. Соның арқасында бағдарлама қорытындыны тек касса бойынша ғана емес, ақша қозғалысының мақсаты бойынша да көрсете алады. 

Бағдарлама автоматты түрде пайдаланатын негізгі баптарды Баптаулар → Параметрлер → Қаржылық талдау бөлімінен көруге болады. Ресми анықтамада негізгі жүйелік баптар ретінде Сауда түсімі, Жеткізушілермен есеп айырысу және Ішкі айналым жеке сипатталған. 

Баптар бойынша балансты қалай көруге болады?

Мына бөлімді ашыңыз: Төлем → Қаржылық талдау баптары бойынша баланс.

Терезенің жоғарғы бөлігінде үш параметрді орнатыңыз:

1. Талдау кезеңі — күн, ай немесе қажетті басқа уақыт аралығы.

2. Сауда нүктесі (есепке алу орталығы) — тексеру қажет дүкен немесе басқа есепке алу орталығы.

3. Валюта — баланс жасалатын валюта.

Осыдан кейін Торгсофт қаржылық талдау баптарының ағаш құрылымын және үш негізгі көрсеткішті көрсетеді:

• Кіріс — осы бап бойынша қанша ақша түскені;

• Шығыс — қанша ақша берілгені;

• Баланс — кіріс пен шығысты ескергендегі нәтиже.

Осылайша ақшаның жалпы сомасын ғана емес, оның қандай баптар бойынша қалыптасқанын да көруге болады.

Мысалы, белгілі бір айдағы шығыстарды талдағыңыз келсе, сол айды орнатыңыз, сауда нүктесін таңдаңыз және қажетті баптар бойынша сомаларды қараңыз. Сауда желісіндегі нақты дүкенді тексеру керек болса, сол дүкеннің есепке алу орталығын таңдаңыз.

Терезенің мазмұнын Барлығын көшіру батырмасы арқылы көшіріп, кейін өңдеу немесе басып шығару үшін құжатқа қоюға болады. 

Баланстың қай құжатқа байланысты өзгергенін қалай табуға болады?

Қаржылық талдау баптары бойынша баланс режимі баптар бойынша қорытынды сомаларды көрсетеді. Егер осы соманы қалыптастырған нақты операцияны табу қажет болса, мына режимді пайдаланыңыз: Төлем → Қаржылық құжат.

Онда қаржылық операциялар сақталады: ақша түсімдері, төлемдер, жеткізушілермен есеп айырысу, ағымдағы шығыстар және қаражаттың басқа қозғалыстары.

Құжатты іздеу үшін терезенің жоғарғы бөлігінде келесі сүзгілер бар:

• Кезең;

• Құжат түрі — кіріс немесе шығыс құжаты;

• Кассалық операцияларды таңдау;

• Контрагент;

• Талдау бабы;

• Касса;

• Сауда нүктесі;

• Кәсіпорын.

Бұл сүзгілер нақты қаржылық операцияны іздеуге арналған.

Мысал

Айлық баланста белгілі бір бап бойынша әдеттен тыс үлкен соманы байқадыңыз делік.

Алдымен мыналарды есте сақтаңыз:

• кезеңді;

• сауда нүктесін;

• қаржылық талдау бабын;

• тексеру қажет шамамен соманы.

Содан кейін Төлем → Қаржылық құжат бөлімін ашып, дәл сол параметрлерді орнатыңыз.

Бағдарлама тізімде осы шарттарға сәйкес келетін құжаттарды ғана қалдырады. Осылайша барлық операциялардың үлкен тізімін бірнеше құжатқа дейін қысқартып, олардың әрқайсысын жеке тексеруге болады.

Егер сома дұрыс емес болып көрінсе, нені тексеру керек?

Ең алдымен деректерді іріктеу шарттарының бірдей екенін тексеріңіз.

Кезең

Егер басқа кезеңді талдап жатсаңыз, құжат қажетті есепке түспеуі мүмкін. Сондықтан сомаларды салыстырғанда екі режимде де бірдей күндер орнатылғанына көз жеткізіңіз.

Сауда нүктесі

Балансты нақты есепке алу орталығы үшін қалыптастыруға болады. Егер әртүрлі сауда нүктелерінің деректері салыстырылса, қорытынды сомалар да әртүрлі болады.

Валюта

Баланс таңдалған валюта бойынша қалыптастырылады. Егер кәсіпорын бірнеше валютамен жұмыс істесе, есепте қай валюта таңдалғанын тексеріңіз. 

Қаржылық талдау бабы

Егер қаржылық құжат қате бапқа жатқызылса, ақша қаржылық талдаудың басқа жолында көрсетіледі.

Сондықтан қандай да бір бап бойынша сома түсініксіз түрде үлкен немесе аз болса, Қаржылық құжат режимі арқылы сол бапқа қатысты құжаттарды тауып, тексеріңіз.

Касса және сауда нүктесі

Қаржылық құжат режимінде операцияларды касса және сауда нүктесі бойынша бөлек сүзгілеуге болады. Бұл бірнеше кассасы немесе дүкені бар бизнес үшін әсіресе пайдалы. 

«Ішкі айналым» бабы не үшін қажет?

Ақшаның әрбір қозғалысы бизнестің кірісі немесе шығысы болып саналмайды.

Мысалы, кәсіпкер:

• ақшаны бір кассадан екіншісіне аудара алады;

• инкассация жүргізе алады;

• сауда түсімін өткізе алады;

• есеп айырысу шотынан ақша ала алады;

• кассадан шотқа ақша аудара алады;

• есеп айырысу шоттары арасында ақша аудара алады.

Мұндай операциялар үшін Торгсофт Ішкі айналым бабын пайдаланады. Ол бизнес ішіндегі ақша қозғалысын бөлек көру үшін қажет. 

Сондықтан осы бап бойынша үлкен соманың болуы өздігінен шығыстардың көп екенін білдірмейді. Алдымен таңдалған кезеңде нақты қандай ішкі операциялар жүргізілгенін тексеру қажет.

Сәйкессіздіктің себебін қалай табуға болады?

Тексерудің практикалық тәртібі мынадай:

1. Төлем → Қаржылық талдау баптары бойынша баланс бөлімін ашыңыз.

2. Қажетті кезеңді, сауда нүктесін және валютаны орнатыңыз.

3. Сомасы күмән тудыратын бапты анықтаңыз.

4. Төлем → Қаржылық құжат бөлімін ашыңыз.

5. Дәл сол кезең мен сауда нүктесін орнатыңыз.

6. Қажетті Талдау бабын таңдаңыз.

7. Қажет болса, құжаттарды касса, контрагент, кәсіпорын немесе құжат түрі бойынша қосымша сүзгілеңіз.

8. Табылған операцияларды тексеріп, қате соманың қалыптасуына қай құжат себеп болғанын анықтаңыз.

Осы тәсіл арқылы ай немесе сауда нүктесі бойынша жалпы қорытындыдан тексеру қажет нақты қаржылық құжатқа өтуге болады.

Техникалық қолдау қызметіне қашан жүгінген дұрыс?

Егер кезеңді, сауда нүктесін, валютаны және қаржылық құжаттарды тексергеннен кейін де сәйкессіздіктің себебін анықтай алмасаңыз, Торгсофт техникалық қолдау қызметіне хабарласыңыз.

Өтініште бірден мыналарды көрсеткен жөн:

• сәйкессіздік қай кезеңде пайда болғанын;

• сауда нүктесін;

• қаржылық талдау бабын;

• қандай соманы күткеніңізді және бағдарлама қандай соманы көрсететінін.

Бұл ақпарат маманға жағдайды жылдамырақ тексеруге көмектеседі.