Салыстыру және өзара есеп айырысу: баланстағы сәйкессіздіктерді табу және қолма-қол ақшасыз айырбастауды өңдеу

Өзара есеп айырысуларды салыстыру және өзара есепке жатқызу: баланстағы айырмашылықтарды анықтау және қолма-қол ақшасыз бартерді рәсімдеу

Күнделікті саудада дүкен, көтерме сатып алушылар және жеткізушілер арасында тауарлар мен ақша қаражаты үнемі қозғалыста болады. Көтерме сатып алушы тауарды төлем мерзімін кейінге қалдыру шартымен ала алады, жеткізуші шикізатты немесе дайын өнімді сату үшін бере алады, ал кейде бір серіктес бір мезгілде сатып алушы да, жеткізуші де болады. Мұндай жағдайларда өзара міндеттемелерді дәл бақылау, қарыз қалдықтарын жүйелі түрде растау және қолма-қол ақшасыз операцияларды рәсімдеу қажеттілігі туындайды.

• Контрагентпен қажетті кезең үшін салыстыру актісін қалай жылдам қалыптастыруға және басып шығаруға болады?

• Жалпы баланстағы қорытынды қарыз сомасы мен өзара есеп айырысулардың егжей-тегжейлі карточкасы арасында неліктен айырмашылықтар пайда болады?

• Касса немесе банк шоты арқылы нақты ақша қозғалысынсыз серіктеспен өзара есепке жатқызуды (қолма-қол ақшасыз бартерді) қалай жүргізуге болады?

• Егер төлем басқа құжат бойынша қарызды жапса, оны нақты кіріс немесе шығыс жүкқұжатымен қалай дұрыс байланыстыруға болады?

Негізгі ұғымдар және есепке алу механизмі

Қаржылық және тауарлық қатынастарды дәл есепке алу үшін бағдарламада мынадай негізгі ұғымдар қолданылады:

• Тауар-ақша балансы (ТАБ) — сауда желісі мен контрагент арасында жөнелтілген немесе алынған тауар құнының жүргізілген төлемдер сомасына арақатынасы.

• Өзара есеп айырысулар карточкасы (Салыстыру актісі) — таңдалған кезеңдегі барлық тауар жүкқұжаттарын, қайтаруларды, қаржылық төлемдер мен есеп айырысуларды хронологиялық тәртіппен көрсететін, сондай-ақ кезең басындағы және соңындағы қарызды шығаратын есеп.

• Өзара есепке жатқызу (Қолма-қол ақшасыз бартер) — тараптар арасындағы құны бірдей өзара талаптарды қолма-қол немесе қолма-қол ақшасыз қаражатты нақты аудармай және алумен байланысты операцияларсыз есепке жатқызуға мүмкіндік беретін шаруашылық операциясы.

Торгсофт жүйесінде өзара есеп айырысуларды есепке алу басқарушылық есеп қағидаттарына негізделген: әрбір тауар жүкқұжаты немесе қаржылық құжат контрагент қарызының жағдайын автоматты түрде өзгертеді.

Контрагенттер анықтамалығы: серіктестік түрлерін баптау

Салыстыру актілерін дұрыс қалыптастыру және бартерлік операцияларды жүргізу үшін Баптаулар → Контрагент мәзірінде контрагент карточкасын дұрыс рәсімдеу маңызды.

Серіктестік түрлері

Бағдарламада серіктестіктің үш негізгі түрі қарастырылған:

1. Жеткізуші — кіріс жүкқұжаттары бойынша тауар алынатын контрагент.

2. Сатып алушы — шығыс жүкқұжаттары немесе сатылым операциялары бойынша тауар жөнелтілетін клиент немесе көтерме тапсырыс беруші.

3. Жеткізуші-сатып алушы — екіжақты сауда жүргізілетін серіктес (сіз оның тауарларын сатып алып, оған өз тауарларыңызды сатасыз).

Бастапқы қарыздар

Деректерді көшіру немесе жаңа серіктеспен жұмысты бастау кезінде контрагент карточкасындағы Бастапқы қарыздар қойындысына есеп айырысулардың бастапқы жағдайы енгізіледі:

• Қарыз түрі: «Мен қарызбын» немесе «Маған қарыз» нұсқасы таңдалады.

• Параметрлер: сома, есепке алу валютасы, есеп орталығы және кәсіпорын көрсетіледі.

Бастапқы қарыз жүйеде тіркеледі және салыстыру актісіндегі жалпы қорытындыны есептеу кезінде ескеріледі.

Өзара есеп айырысулар карточкасын қалыптастыру

Есеп айырысуларды қарау және талдаудың негізгі режимі Төлем → Серіктестермен баланс мәзірінде орналасқан.

Есепті қалыптастырудың кезең-кезеңімен орындалатын тәртібі

1. Төлем → Серіктестермен баланс нысанын ашыңыз.

2. Серіктестік түрі сүзгісінен қажетті санатты таңдаңыз (Жеткізуші, Сатып алушы немесе Жеткізуші-сатып алушы).

3. Тізімнен қажетті контрагентті таңдаңыз.

4. Өзара есеп айырысулар карточкасы батырмасын басыңыз.

5. Ашылған нысанда талдау кезеңін (басталу және аяқталу күндерін) көрсетіңіз.

6. Қажет болса, Есеп орталығы сүзгісін таңдаңыз (нақты дүкен немесе қойма бойынша есеп айырысуларды қарау үшін) және мына параметрлерді орнатыңыз:

•   Автоматты операцияларды көрсетпеу — жүйенің техникалық жазбаларын жасырады.

•   "Сату үшін берілген" жүкқұжаттарды есепке алмау — сату шартымен берілген тауарларды есептеуден алып тастайды.

7. Жаңарту батырмасын басыңыз.

8. Құжатты басып шығару немесе PDF не Excel форматына экспорттау үшін Басып шығару батырмасын пайдаланыңыз.

Есептің құрылымы

Өзара есеп айырысулар карточкасында мыналар көрсетіледі:

• Кезең басындағы қарыз;

• Операциялардың хронологиялық кестесі: жүргізілген күні, операция түрі (кіріс/шығыс жүкқұжаты, төлем, қайтару), есепке алу объектісі (касса немесе банк шоты), қарыздың ұлғаю немесе азаю сомасы;

• Кезең соңындағы қарыз;

• Қосымша көрсеткіштер (мысалы, адалдық бағдарламасы қолданылса, бонустар).

Баланстағы айырмашылықтарды анықтау және жою

Кейде Серіктестермен баланс нысанындағы қорытынды қарыз сомасы нақты деректермен немесе контрагенттің салыстыру нәтижесімен сәйкес келмейді. Төменде мұндай айырмашылықтардың негізгі себептері мен оларды түзету жолдары келтірілген.

1. Төлемнің жүкқұжатпен немесе жеткізушімен дұрыс байланыстырылмауы

 Себебі. Төлемдер режимі арқылы ақша енгізгенде немесе банк үзіндісін жүктегенде төлем басқа жеткізушінің құжатымен байланыстырылған немесе одан бұрынғы жүкқұжат бойынша қарызды жапқан.

 Түзету:

• Құжат → Кіріс жүкқұжаттарының тізілімі бөлімін ашыңыз.

• Қажетті жүкқұжатты тауып, төлем құжатын дұрыс кіріс құжатымен қайта байланыстыру үшін Төлемді жүкқұжатпен байланыстыру әрекетін пайдаланыңыз.

• Қажет болса, жабылған кезеңді бұғаттан шығарып (операция бұрын орындалған болса), төлемді қайта жүргізіңіз.

2. Жасырын есеп орталықтарының әсері

 Себебі. Жүйеде бірнеше есеп орталығы (дүкендер/қоймалар) бар, олардың кейбірі рөлдерді баптауға байланысты ағымдағы пайдаланушыдан жасырылған. Егер операция жасырын есеп орталығында жүргізілсе, құқықтары шектеулі пайдаланушыға қарыз қате көрсетілуі мүмкін.

 Түзету. Салыстыру актісін қалыптастыру және тексеру сауда желісінің барлық есепке алу объектілеріне қол жеткізе алатын, құқықтары шектелмеген пайдаланушының («Иесі») есептік жазбасымен орындалуы тиіс.

3. Жабылған кезеңдердің статистикасын жою салдары

 Себебі. Жабылған кезеңдердің статистикасын жою сервистік операциясын орындағанда барлық бұрынғы құжаттар жойылатын кезеңнің соңғы күніндегі бір бастапқы қарызға біріктіріледі. Егер жойылған кезеңде әртүрлі сатылымдар бойынша тауар қайтарулары немесе сәйкес келмейтін валюталық баламалар болса, бастапқы қарыз қалдықтар негізінде есептеледі.

 Түзету. Өзгерістер динамикасын тексеру үшін статистика тазартылғаннан кейінгі қорытынды бастапқы қарыздар тіркелетін Өзара есеп айырысулар карточкасын пайдаланыңыз.

4. Қаржылық талдаудың балансқа әсер етпейтін баптарын пайдалану

 Себебі. Төлем жүргізу бойынша қаржылық операция қаржылық талдаудың балансқа әсер етпейтін бабы арқылы немесе контрагентті көрсетпей жасалған.

 Түзету. Серіктестермен есеп айырысу үшін балансқа әсер ететін баптардың (мысалы, «Жеткізушілермен есеп айырысулар» немесе «Сатып алушыдан төлем») қолданылатынына көз жеткізіңіз.

Ақша қозғалысынсыз өзара есепке жатқызуды (қолма-қол ақшасыз бартерді) рәсімдеу

Торгсофт өзара есепке жатқызуды жүргізу тәртібі

1. Серіктестік түрін орнату. Баптаулар → Контрагент мәзірінде осы серіктес үшін Жеткізуші-сатып алушы серіктестік түрі орнатылады.

2. Өзара есепке жатқызу сомасын салыстыру. Төлем → Серіктестермен баланс нысанында тиісті бағандардағы берешек сомалары тексеріледі (шығыс жүкқұжаттары бойынша қарыз “Берілген тауар” және кіріс жүкқұжаттары бойынша қарыз “Келіп түскен тауар”).

3. Өзара есепке жатқызу бойынша қаржылық операцияларды жүргізу. Кассадағы нақты қолма-қол немесе қолма-қол ақшасыз қаражат қозғалысынсыз қарыздарды жабу үшін өзара есепке жатқызудың бірдей сомасына балансқа әсер ететін екі қаржылық операция жасалады:

•   1-операция (сатып алушының қарызын өтеу). Төлем → Қаржылық құжат режимінде (немесе контрагентпен есеп айырысулар арқылы) сатып алушыдан өзара есепке жатқызу сомасына кіріс қаржылық операциясы қосылады (мысалы, 15 000 грн). Нақты кассалардағы қалдықтардың дұрыстығын сақтау үшін операция өзара есепке жатқызуға арнайы құрылған ішкі/транзиттік касса арқылы немесе тікелей жүкқұжат бойынша есеп айырысу нысанында жүргізіледі.

•   2-операция (жеткізуші алдындағы қарызды өтеу). Сол режимде сол транзиттік кассадан дәл сондай сомаға (15 000 грн) шығыс қаржылық операциясы (жеткізушіге төлем) қосылады.

4. Жүйедегі нәтиже:

•   Сатып алушының төлемдер сомасы және жеткізушіге төлемдер сомасы әрқайсысы 15 000 грн-ға ұлғаяды.

•   Серіктестермен баланс нысанындағы контрагенттің жалпы қарызы нөлге тең болады.

•   Банктік есеп айырысу шоттарындағы және нақты кассалық жәшіктердегі ақша қалдықтары өзгеріссіз қалады.

Делдал арқылы жұмыс істеу ерекшеліктері

Егер сатылған тауарлар бойынша өзара есеп айырысулар үшінші тұлға (делдал) арқылы жүргізілсе, бағдарламада арнайы Маркетинг → Делдал режимі қолданылады. Онда сыйақы пайызы көрсетілген делдал карточкасы жасалады, ал шоттар делдалдың клиентіне жазылады. Торгсофт тауар бойынша қарызды сату қызметтері бойынша қарыздан бөледі, бұл қорытынды төлемдер мен комиссиялық сыйақыларды есепке жатқызуды дұрыс жүргізуге мүмкіндік береді.

Өзара есеп айырысуларды ретке келтіруге арналған кеңестер

1. Кезеңдерді жабу тәртібін сақтау. Контрагенттермен ай сайынғы салыстырудан кейін бұрынғы күндердегі құжаттардың кездейсоқ өзгертілуіне жол бермеу үшін жүйеде есептік кезеңді жабыңыз.

2. Құжат валютасын бақылау. Шетел валютасының баламасымен сауда жасағанда валюта бағамын тексеріңіз: ұлттық валютада төлем жүргізу кезінде бағамдық айырмашылықтардың алдын алу үшін шотта немесе жүкқұжатта тіркелген бағамды бақылау маңызды.

3. Салыстыру нәтижелерін тіркеу. Сақталған және қол қойылған өзара есеп айырысу актілерінің баспа нысандарын файл ретінде тіркеу немесе болашақта даулы мәселелерді жылдам шешу үшін мұрағатта сақтау ұсынылады.