Дебиторлық және кредиторлық берешекті басқару: балансты толық талдау және валюталық есептеулер

Сатып алушылармен және жеткізушілермен өзара есеп айырысуларды, дебиторлық және кредиторлық берешекті бақылау

Сатып алушы тауарды алып кетті, бірақ қалған ақшасын кейін төлеуі керек. Жеткізушіге жүкқұжат бойынша соманың тек бір бөлігі төленді. Бір жеткізуші тауарды гривнамен де, шетел валютасымен де жеткізеді. Тауар қайтарылғаннан кейін қарыз сомасы күткендегіден басқаша өзгерді. Осындай жағдайлардың бәрінде бизнес иесі бірнеше қарапайым сұраққа жауап табуы керек: кім кімге қарыз, қарыз неден пайда болды, қандай төлемдер жасалды және есеп айырысуды қай валютада жүргізу қажет?

Дебиторлық және кредиторлық берешек дегеніміз не?

Дебиторлық берешек — сізге төленуі тиіс ақша. Мысалы, тұрақты сатып алушы тауарды төлемді кейінге қалдыру шартымен алып, оның құнын әлі толық төлемеген.

Кредиторлық берешек — сіз төлеуге тиіс ақша. Әдеттегі мысал — дүкен жеткізушіден тауар алды, бірақ жүкқұжат бойынша төлемді ішінара жасады немесе әлі мүлде төлемеді.

Торгсофт бағдарламасында бұл өзара есеп айырысулар тауар-ақша балансында біріктіріледі: бағдарлама тауар операциялары мен төлемдерді нақты контрагентпен сәйкестендіреді. Тексерудің негізгі құралы — Төлем → Серіктестермен баланс. Мұнда сатып алушыларды, жеткізушілерді немесе екі рөлде де әрекет ететін контрагенттерді бөлек қарауға болады. 

Әрі қарай балансты жан-жақты талдау дегенде жеке функцияның атауын емес, тексеру тәсілін айтамыз: қарыздың жалпы сомасынан осы соманы қалыптастырған нақты жүкқұжатқа, төлемге және тауар операциясына өту.

Алдымен кімнің кімге қарыз екенін анықтаңыз

Төлем → Серіктестермен баланс бөлімін ашып, серіктестіктің қажетті түрін таңдаңыз. Егер берешегі бар өзара есеп айырысуларды жылдам табу керек болса, «Менің борышкерлерім», «Мен кімге қарызбын», «Қарыздар бар» сүзгілерін пайдаланыңыз.

Кезеңді бөлек көрсетуге болады. Егер кезең көрсетілмесе, Торгсофт бағдарлама қолданылған бүкіл уақыттағы өзара есеп айырысуларды көрсетеді. Сауда желілері немесе бірнеше кәсіпорны бар бизнес үшін есеп орталығы мен кәсіпорын бойынша қосымша сүзгілер қолжетімді. 

Мысалы, кәсіпкердің үш дүкені бар. Жеткізуші біреу, бірақ тауар әртүрлі сауда нүктелеріне жеткізіледі. Жалпы өзара есеп айырысуларды тексеру керек болса, серіктес бойынша барлық деректі қараймыз. Егер мәселе нақты дүкенге қатысты болса, есеп орталығы бойынша сүзгіні қосамыз.

Кімнің кімге қарыз екенін тек соманың оң немесе теріс таңбасына қарап анықтауға тырыспаңыз. Бағдарламада бұл үшін берешек бойынша түсінікті сүзгілер қарастырылған.

Қарыз сомасының қайдан пайда болғанын қалай анықтауға болады?

Жалпы баланс «қанша?» деген сұраққа жауап береді, бірақ бизнес иесіне көбіне «неге дәл осынша?» екенін түсіну қажет.

«Серіктестермен баланс» бөлімінен контрагентті таңдап, Өзара есеп айырысу карточкасын ашыңыз.

Онда таңдалған кезеңдегі операциялар, кезеңнің басындағы және соңындағы қарыз, тауар түсімдері мен төлемдер көрсетіледі. Операциялар бойынша есеп орталығын, кассаны немесе есеп айырысу шотын да көруге болады. 

Егер бұл ақпарат жеткіліксіз болса, Серіктестермен баланстың егжей-тегжейлі талдауын ашыңыз.

Мұнда нақты құжаттар деңгейіне дейін тексеруге болады:

• контрагенттің жүкқұжаттары;

• тауар сомасы;

• төлемдер сомасы;

• қарыз қалдығы;

• валюта;

• кәсіпорын;

• жүкқұжатпен байланыстырылған төлемдер;

• нақты жүкқұжатпен байланыстырылмаған төлемдер.

Бұл жалпы сома дұрыс болып көрінгенімен, нақты қай жеткізілім немесе сатылым төленбей қалғаны түсініксіз болған жағдайда маңызды. Егжей-тегжейлі талдауда қорытынды сомадан нақты құжатқа өтіп, қарыздың қалай қалыптасқанын көруге болады.

Техникалық қолдау қызметіне жиі түсетін практикалық жағдайлардың бірі: жеткізушіге төлем енгізілген, бірақ күтілген қарыз жабылмаған. Мұндай жағдайда төлемнің жасалғанын ғана емес, оның қажетті кіріс жүкқұжатымен байланыстырылғанын және валютаның дұрыс таңдалғанын да тексеру керек. Жүкқұжатпен байланыстырылмаған төлем жалпы балансқа әсер етуі мүмкін, бірақ нақты жүкқұжат төленбеген немесе ішінара төленген күйінде қала береді.

Жеткізушілер алдындағы қарыздарды қалай бақылауға болады?

Кредиторлық берешекпен күнделікті жұмыс істеу үшін Қойма → Кіріс жүкқұжаттарының тізілімі бөлімін пайдалану ыңғайлы.

Мұнда құжаттарды мына параметрлер бойынша сүзгілеуге болады:

• жеткізуші;

• валюта;

• кәсіпорын;

• төлем жасалуы тиіс күн;

• төлем мәртебесі — төленбеген, ішінара төленген немесе төленген;

• есеп айырысу тәсілі — алдын ала төлем, кейінге қалдырылған төлем, өткізуге алынған тауар немесе нақты сатылғаннан кейінгі төлем.  

Мысалы, жұма күні келесі аптада қай жеткізушілерге төлем жасау керегін анықтау қажет. Барлық жеткізушілерді жеке қарап шыққанша, тізілімді ашып, «Төлеу мерзімі» өрісін төлем мәртебесімен бірге пайдаланыңыз. Осылайша есеп айырысуы әлі аяқталмаған жүкқұжаттардың тізімін аласыз.

Төлемді тікелей қажетті кіріс жүкқұжаты бойынша жүргізуге болады. Торгсофт оның сомасы мен валютасын автоматты түрде қояды. Одан кейін ақшаның қайдан төленетінін таңдау керек: кассадан, есеп айырысу шотынан немесе жеке қаражат есебінен. 

Төлем жасалғаннан кейін Серіктестермен баланс бөліміне қайта кіріп, нәтижені тексерген жөн. Бұл қарапайым ереже ішінара төлемдер кезінде немесе бір жеткізушінің жүкқұжаттары көп болғанда әсіресе пайдалы.

Егер тауар өткізуге алынған болса

Мұндай жағдайда тауардың жеткізілуі оның толық құнын бірден жеткізушіге төлеу керек дегенді білдірмейді. Есеп айырысу нақты сатылған тауарға байланысты болады.

Осындай жағдай үшін Торгсофт Өткізуге алынған жеткізуші тауарларының сатылымын талдау функциясы қарастырылған. Ол таңдалған валюта бойынша сатылған тауарларды және жеткізуші алдындағы қарызды анықтауға мүмкіндік береді. 

Сондықтан жүкқұжаттың кәдімгі төленбеген қалдығын және өткізуге алынған тауар үшін есеп айырысуды бір процесс ретінде қарастырмаған дұрыс.

Сатып алушылардың қарыздарын қалай бақылауға болады?

Тауарды кейін төлеу шартымен алуға рұқсат етілген тұрақты сатып алушылар үшін Торгсофт құжаттамасында VIP-клиенттермен жұмыс істеудің жеке тәртібі сипатталған.

Төлем → Төленбеген VIP сатылымдар бөлімінде мыналарды көруге болады:

• клиент қай күнге дейін төлеуі тиіс;

• қанша сома төленген;

• қанша сома төленбей қалған. 

Осы жерден нақты сатылым үшін төлем қабылдауға немесе төленбеген тауарды қайтаруды рәсімдеуге болады.

Егер төлем мерзімі өтіп кетсе, Торгсофт мұндай сатылымды белгілеп, рұқсат етілген төлем мерзімінің аяқталған күнін көрсете алады. Бұл ақпарат қарызды автоматты түрде өндіріп алу үшін емес, бақылау үшін арналған: бағдарлама клиентті төлеуге мәжбүрлей алмайды және дүкеннің борышкерлермен жұмыс істеу ережелерін алмастырмайды. 

Кәдімгі сатып алушылармен жұмыс істеу тәртібі басқаша. Құжаттамада кәдімгі төленбеген сатылым негізінен техникалық ақау, мысалы электр қуатының өшуі салдарынан туындауы мүмкін жағдай ретінде қарастырылады. Мұндай сатылымды тексеріп, төлемін жүргізу немесе тауар қайтадан сатылымға тіркелген болса, оны дұрыс жою қажет. Бұл тәсілді қарызға сатудың қалыпты механизмі ретінде пайдалануға болмайды. 

Жеткізушімен әртүрлі валютада қалай жұмыс істеуге болады?

Әдеттегі жағдай: тауар шетел валютасымен сатып алынады, ал гривнамен сатылады. Немесе бір жеткізуші тауардың бір бөлігін гривнамен, ал екінші бөлігін — басқа валютамен жеткізеді.

Жеткізушілер үшін Торгсофт өзара есеп айырысуды тауар түскен валюталарда жүргізеді. Сондықтан Серіктестермен баланс бөлімінде «Валюта» сүзгісі бар. Егер жеткізуші сізбен, мысалы, гривна және АҚШ долларымен жұмыс істесе, әр валюта бойынша қалдықты бөлек тексеру қажет. 

Бұл маңызды жайт. Әртүрлі валютадағы қарыздарды бір сома ретінде қарастыруға болмайды. 50 000 грн және 700 доллар — сіз айырбастау ережесін өзіңіз анықтағанға дейін екі бөлек міндеттеме.

Мұндай сұрақтар техникалық қолдау қызметіне жиі түседі: кәсіпкерлер әртүрлі валютадағы жеткізілімдер болғанда қарыз қай валютада көрсетілетінін, валюталық қарызды қалай жабуға болатынын немесе төлемнен кейін неге басқа валютада қалдық қалғанын сұрайды. Сондықтан түсініксіз айырмашылық пайда болғанда ең алдымен жүкқұжат валютасын, төлем валютасын және баланстағы валюта сүзгісін тексеру керек.

Валюта бағамы

Валюта бағамы тауар шетел валютасымен кіріске алынғанда, валюта айырбасталғанда немесе бағамды ескере отырып бағалар есептелгенде қажет.

Ол Төлем → Валюта бағамы бөлімінде орнатылады. «Сатып алу» және «Сату» мәндері кәсіпкердің көзқарасы бойынша көрсетіледі: бизнес шетел валютасын қандай бағаммен сатып алады және сатады. 

Жеткізушіге шетел валютасымен төлеу қажет болса

Шетел валютасымен қолма-қол есеп айырысу үшін алдымен тиісті валютадағы касса қажет. Содан кейін валютаны Төлем → Қаржылық құжат → Валюта айырбастау бөлімі арқылы сатып алып, жеткізушіге төлем жүргізуге болады.

Осыдан кейін Серіктестермен баланс бөлімінде қажетті жеткізушіні және тауар жеткізілген валютаны таңдаңыз. Төлемді енгізіп, балансты қайта жаңартыңыз: қарыз сомасы жүргізілген төлем мөлшеріне өзгеруі тиіс.

Осылайша Торгсофт бүкіл тізбекті бақылауға мүмкіндік береді: тауардың шетел валютасымен кіріске алынуы → валюталық қарыз → ақша қозғалысы → жеткізушіге төлем → қарыздың жаңа қалдығы.

Сонымен бірге тексерілген дереккөздерде бір контрагенттің бірнеше валютадағы қарызын бір сомаға біріктіретін жеке автоматты «бірыңғай қарыз» функциясының бар екені расталмаған. Сондықтан сенімді бақылау үшін әр валютамен бөлек жұмыс істеген дұрыс.

Бастапқы қарыздармен не істеу керек?

Егер дүкен Торгсофт бағдарламасында есеп жүргізуді нөлден бастамаса, бағдарламаға көшкен күні сатып алушылардың немесе жеткізушілердің бұрыннан қалыптасқан қарыздары болуы мүмкін.

Контрагент карточкасында бастапқы қарызды көрсетуге болады:

• «Мен қарызбын» немесе «Маған қарыз»;

• сомасы;

• валютасы;

• егер есеп бірнеше кәсіпорын бойынша жүргізілсе, кәсіпорны. 

Мысалы, Торгсофт іске қосылған күні дүкен жеткізушіге 30 000 грн қарыз. Егер бұл сома бастапқы қарыз ретінде тіркелмесе, кейінгі тауар түсімдері мен төлемдер өзара есеп айырысулардың толық көрінісін бермейді.

Егер сізде бірнеше ИП (Индивидуальный предприниматель) немесе кәсіпорын болса, бастапқы қарыздарды көшіруге ерекше назар аудару қажет. Қарызды нақты кәсіпорынмен байланыстыруға болады, сондықтан бастапқы кезеңдегі қате кейін баланстың дұрыс болмауы ретінде көрінеді.

Неге екі пайдаланушының баланс көрсеткіштері әртүрлі болуы мүмкін?

Есеп орталығын, кәсіпорынды және қол жеткізу құқықтарын тексеріңіз.

Құжаттамада құқықтары шектелген пайдаланушы кейбір есеп орталықтарын көрмеуі мүмкін екені, ал бастапқы қарыз оны жасау кезінде белсенді болған есеп орталығымен байланыстырылатыны бөлек көрсетілген. Сондықтан бизнес иесі мен құқықтары шектелген қызметкер әртүрлі қорытынды сомаларды көруі мүмкін.

Сондықтан қарызды салыстырған кезде алдымен бірдей кезеңді, валютаны, кәсіпорынды және есеп орталықтарының бірдей жиынтығын салыстырып отырғаныңызға көз жеткізіңіз.

Тауар қайтарылғаннан кейін қарыз қалса

Соманы кездейсоқ түзетпеңіз.

Алдымен Өзара есеп айырысу карточкасын, содан кейін баланстың егжей-тегжейлі талдауын ашыңыз. Мыналарды тексеріңіз:

1. бастапқы жүкқұжатты немесе сатылымды;

2. қайтару құжатын;

3. байланыстырылған төлемдерді;

4. байланыстырылмаған төлемдерді;

5. валютаны;

6. кәсіпорынды.

Техникалық қолдау қызметіне дәл осындай жағдайлар бойынша өтініштер түседі: сатып алушы тауарды шығыс жүкқұжаты бойынша сатып алып, кейін қайтарды, бірақ өзара есеп айырысуларда қарыз қалып қойды. Дұрыс тәсіл — балансты нөлге келтіру үшін жай ғана кездейсоқ қаржылық операция жасамай, құжаттар мен төлемдердің ретін талдау.

Берешекті бақылаудың қарапайым алгоритмі

Егер қарыз сомасы күмән тудырса, мына ретпен әрекет етіңіз:

1. Серіктестермен баланс бөлімін ашып, кімнің кімге қарыз екенін анықтаңыз.

2. Кезеңді, валютаны, есеп орталығын және кәсіпорынды тексеріңіз.

3. Өзара есеп айырысу карточкасын ашыңыз.

4. Нақты соманың себебін анықтау қажет болса, Баланстың егжей-тегжейлі талдауына өтіп, жүкқұжаттарды төлемдермен салыстырыңыз.

5. Жеткізушіге төлемді қажетті жүкқұжат бойынша және дұрыс валютада жүргізіңіз.

6. Төлем жасалғаннан, тауар қайтарылғаннан немесе құжат түзетілгеннен кейін балансты қайта жаңартып, нәтижені тексеріңіз.