Torgsoft сайтындағы қаржылық талдау мақалалары: дәл есеп жүргізу үшін кірістер мен шығыстардың құрылымын қалай орнату керек

Қаржылық талдау баптары: кірістер мен шығыстар құрылымын қалай қалыптастыруға болады?

Дүкеннің сауда түсімі жақсы болуы мүмкін, бірақ ай соңында меншік иесі ақшаның қайда кеткенін түсінбей жатады. Қаражаттың бір бөлігі жеткізушілерге төленді, бір бөлігі — жалақыға, жалдау ақысына, жарнамаға және банк комиссияларына жұмсалды, ал тағы бір бөлігін меншік иесі жеке қажеттіліктеріне алды. Кассадағы қалдықты ғана емес, ақша қозғалысының құрылымын да көру үшін Торгсофт қаржылық талдау баптары қолданылады.

Қаржылық талдау баптары дегеніміз не?

Қаржылық талдау бабы ақшаның қандай себеппен түскенін немесе жұмсалғанын көрсетеді.

Мысалы, тауар сату Сауда түсімі бабымен, сатып алынған тауар үшін төлем жасау Жеткізушілермен есеп айырысу бабымен, ал ақшаны кассадан банк шотына аудару Ішкі айналым бабымен байланыстырылады.

Торгсофт тиісті операциялар кезінде бағдарлама пайдаланатын негізгі баптар қарастырылған: Сауда түсімі, Жеткізушілермен есеп айырысу, Ішкі айналым, Бонустарды шығару, Банк комиссиясы, Валюта айырбастау, Жалақы және Эквайринг. Оларға өзіңіздің бағынышты баптарыңызды қосуға болады. 

Мысалы, жалпы Жалақы бабын келесідей нақтылауға болады:

• негізгі жалақы;

• сыйақылар;

• кесімді еңбекақы;

• қызметкерлерге төленетін басқа төлемдер.

Осылайша меншік иесі әр бағыт бойынша жалпы соманы да, оның құрамын да көре алады.

Ақша қозғалысы мен пайда — бір нәрсе емес

Бұл — қаржылық талдаудың негізгі ережесі.

Егер дүкен жаңа тауар партиясы үшін жеткізушіге 100 000 грн төлесе, банк шотындағы қаражат 100 000 грн-ға азаяды. Бірақ бұл ақша жоғалған жоқ: оның орнына кәсіпорында тауар пайда болды.

Сондықтан жеткізушімен есеп айырысу ақша қозғалысы болып саналады, бірақ жалдау ақысы немесе жалақы сияқты әдеттегі операциялық шығыс емес. Торгсофт жеткізушілермен есеп айырысулар шығыстарға дәл осындай тәсілмен енгізілмейді. 

Сол сияқты дүкен кассасынан банк шотына 30 000 грн аудару бизнесті байытпайды да, кедейлендірмейді де. Ақша тек сақталатын орнын өзгертті. Мұндай операциялар үшін Ішкі айналым бабы қолданылады.

Сондықтан баптар құрылымын «кассадан шыққан барлық ақша — шығыс» деген қағидамен емес, операцияның экономикалық мәніне қарай қалыптастырған дұрыс.

Қандай баптарды шығыстарға жатқызу керек?

Торгсофт өз бабыңызды жасаған кезде Шығыстарға жатқызу параметрі бар. Егер ол белгіленсе, осы бап бойынша операциялар пайданы есептеу кезінде бизнес шығыстары ретінде ескеріледі.

Кәдімгі дүкен үшін мұндай баптарға мыналар жатуы мүмкін:

Әрбір ұсақ сатып алу үшін жеке бап жасаудың қажеті жоқ. Егер дүкен бүгін қағаз, ертең қалам, ал бүрсігүні батарея сатып алса, бизнесті басқару үшін оларды Шаруашылық шығыстар тобында көру әдетте жеткілікті.

Бұл қателерді де азайтады: ұқсас баптар неғұрлым көп болса, бірдей шығыстардың әртүрлі санаттарға түсіп кетуі соғұрлым жиілейді.

Дүкеннің баптар құрылымы қандай болуы мүмкін?

Шағын немесе орта бөлшек сауда бизнесі үшін мынадай құрылым ыңғайлы болуы мүмкін:

Бұл құрылымның негізін жүйелік баптар құрайды. Өз тармақтарыңыз бизнесіңіз үшін маңызды нақтылауларды көрсетуге арналған.

Қымбат тоңазытқышты, кассалық жабдықты сатып алуды немесе үй-жайды жөндеуді тұрақты ай сайынғы шығыстардан бөлек есепке алған дұрыс. Осылайша бір реттік ірі сатып алу дүкеннің әдеттегі шығыстарының өзгеру динамикасын жасырмайды. Мұндай инвестицияларды басқарушылық пайданы есептеу кезінде қалай ескеру керегін қаржыға жауапты маманмен бірге бір рет анықтап, сол ережені тұрақты қолданған жөн.

Меншік иесінің жеке ақшасын бөлек есепке алу қажет

Шатасудың жиі кездесетін себептерінің бірі — меншік иесінің кассадан ақша алуы немесе бизнес картасын жеке қажеттіліктеріне пайдалануы.

Мысалы, дүкен табыс тапты, ал меншік иесі бизнес картасымен жеке сатып алуын төледі. Егер бұл операцияны «Шаруашылық шығыстар» ретінде тіркесе, есепте дүкен осы ақшаны өз қызметіне жұмсағандай көрсетіледі. Бұл қаржылық жағдайды бұрмалайды.

Торгсофт анықтамалығында мұндай операциялар үшін «Дивидендтер» деп аталатын жеке жалпы баланстық бап қарастырылған. Қажет болса, оны нақтылауға болады, бірақ дүкенді басқару үшін көбінесе меншік иесінің жеке қажеттіліктеріне бизнестен алған ақшасының жалпы сомасын көру жеткілікті. 

Оларды жалдау ақысымен, жарнамамен, жалақымен немесе дүкен жұмысына қатысты басқа шығыстармен араластыруға болмайды.

Торгсофт баптар құрылымын қалай баптауға болады?

Алдымен Баптаулар → Параметрлер → Қаржылық талдау бөлімін ашып, бағдарлама пайдаланатын негізгі баптарды тексеріңіз.

Құрылымды өзгерту үшін Төлем → Қаржылық талдау баптары бойынша баланс → Өзгерту бөлімін ашуға болады. Баптарды қосуға, өзгертуге және бағынышты тармақтар түрінде орналастыруға болады. 

Жаңа бап жасау үшін:

1. Негізгі тармақты таңдаңыз.

2. Жаңа бап қосып, оған түсінікті атау беріңіз.

3. Егер бұл операциялық шығыс болса, Шығыстарға жатқызу параметрін белгілеңіз.

4. Бап серіктеспен балансқа әсер етуі керек пе, соны анықтаңыз.

Торгсофт баланстық баптар серіктестермен өзара есеп айырысуларға әсер етеді, ал баланстан тыс баптар әсер етпейді. Егер бап баланстық деп анықталса, Шығыстарға жатқызу параметрі қолжетімсіз болады. 

Жалдау ақысы, жарнама немесе байланыс қызметтері бойынша кәсіпкер үшін нақты серіктес алдындағы қарызды емес, шығыстар сомасын көру маңызды. Ал жеткізушілермен есеп айырысулар үшін, керісінше, өзара есеп айырысулардың жағдайы маңызды.

Кассирге қаржылық баптарға артық қол жеткізу құқығын бермеңіз

Кассирге күнделікті операцияларда пайдаланатын баптар қажет. Оған компанияның бүкіл қаржылық құрылымын көру міндетті емес.

Торгсофт пайдаланушының қол жеткізу құқығын шектеуге болады. Сондықтан меншік иесі қызметкерге қаржылық талдаудың тек жұмысына қажетті санаттарын ғана қалдыра алады. 

Бұл дұрыс бапты таңдауды жеңілдетеді және кездейсоқ қателер санын азайтады.

Мысал: дүкеннің қаржылық талдауы нені көрсетеді?

Шартты түрде киім дүкенінің бір айдағы көрсеткіштері мынадай делік:

• сатылымдар — 500 000 грн;

• сатылған тауардың өзіндік құны — 280 000 грн;

• жеткізушілерге төленген қаражат — 300 000 грн;

• жалақы — 70 000 грн;

• жалдау ақысы — 40 000 грн;

• жарнама — 15 000 грн;

• коммуналдық қызметтер — 8 000 грн;

• эквайринг — 7 500 грн;

• банк комиссиялары — 1 200 грн;

• меншік иесі жеке қажеттіліктеріне алған ақша — 25 000 грн;

• 100 000 грн кассадан банк шотына аударылған.

Егер тек ақша қозғалысына қарасаңыз, үлкен шығыстарды көресіз: жеткізушілерге 300 000 грн, операциялық шығыстарға 141 700 грн, меншік иесіне 25 000 грн.

Бірақ бұл дүкен шығынға ұшырады дегенді білдірмейді.

500 000 грн сатылымның 280 000 грн-ы сатылған тауардың өзіндік құнын құрады. Демек, осы жеңілдетілген мысалдағы тауарлық пайда — 220 000 грн.

Тұрақты операциялық шығыстар: 70 000 + 40 000 + 15 000 + 8 000 + 7 500 + 1 200 = 141 700 грн. Қалғаны — 78 300 грн.

Бұл ретте:

• жеткізушілерге төленген 300 000 грн-ды әдеттегі шығыстар ретінде екінші рет шегерудің қажеті жоқ: сатып алынған тауардың бір бөлігі қоймада қалуы мүмкін;

• касса мен банк шоты арасындағы 100 000 грн — ішкі ақша қозғалысы, шығыс емес;

• меншік иесіне берілген 25 000 грн — бизнестен ақшаны жеке алу, дүкеннің тауар сатуға байланысты шығысы емес.

Сондықтан ақша қалдығын, қаражат қозғалысын және пайданы бөлек талдау қажет.

Неліктен есептегі пайда шоттағы ақшамен сәйкес келмеуі мүмкін?

Бөлшек сауда дүкенінде сату мен төлем әдетте бір уақытта жүзеге асады: сатып алушы тауарды алып, бірден төлейді.

Ал интернет-дүкенде немесе көтерме саудада әрдайым олай бола бермейді. Мысалы, дүкен бүгін тапсырысты жеткізу кезінде төлеу шартымен жіберді, ал тасымалдаушыдан ақшаны бірнеше күннен кейін алады.

Торгсофт Талдау → Кезең бөліміндегі пайда тауарды жөнелту негізінде есептеледі. Нақты ақша қозғалысын қарау үшін Төлем → Қаржылық талдау баптары бойынша баланс бөлімін пайдаланыңыз. 

Сондықтан «неге бағдарлама пайда көрсетеді, ал бұл ақша әлі шотқа түскен жоқ?» деген сұрақтың қалыпты түсіндірмесі болуы мүмкін: тауар жөнелтілген, бірақ сатып алушы әлі есеп айырыспаған.

Ақша қозғалысын қай жерде тексеруге болады?

Қаржылық талдау баптары бойынша баланс бөлімінде кезеңді, сауда нүктесін және валютаны таңдауға болады. Есеп баптар құрылымын, кірістерді, шығыстарды және әр тармақ бойынша балансты көрсетеді. Жеке бап үшін Операциялар... батырмасы соманы қалыптастырған құжаттардың тізімін ашады. 

Бұл, мысалы, бір айда жарнама шығындары 15 000 грн, ал келесі айда 32 000 грн болғанда ыңғайлы. Алдымен бап бойынша өзгерісті көресіз, содан кейін операцияларды ашып, соманың неден құралғанын тексере аласыз.

Инкассация немесе түсімді тапсыру

Егер меншік иесі Торгсофт толық қаржылық есеп жүргізсе, ақшаның ішкі есеп айналымынан шығып кетпеуі маңызды.

Торгсофт анықтамалығында мұндай жағдай үшін Инкассация емес, Түсімді тапсыру функциясын пайдалану ұсынылады. Түсімді тапсырған кезде ақша басқа кассаға ауысып, есепте сақталады. Ал инкассация кезінде ол бағдарламаның ішкі айналымынан шығарылады. 

Мысалы, сатушы күн соңында меншік иесіне 20 000 грн берсе, ал меншік иесі кейін осы ақшадан жалдау ақысын, жалақыны және тауар сатып алуды төлесе, толық қаржылық есеп үшін ақшаның бүкіл қозғалыс жолын жүйеде сақтау маңызды.

Баптар құрылымын қалай реттеп ұстауға болады?

Құрылымды ай сайын қайта жасамаңыз. Әйтпесе наурыздағы «Жарнама» бабын сәуірдегі «Google Ads», «Instagram», «Жылжыту» және «Басқа жарнама шығыстары» баптарымен салыстыру қиын болады.

Негізгі ережелерді бір рет анықтаған дұрыс: бір экономикалық операция — бір түсінікті бап; бірдей операциялар — әрқашан бірдей бап; жаңа ішкі бап тек оны бөлек талдау қажет болғанда ғана жасалады.

Бірнеше айда бір рет баптар құрылымын тексеріңіз: қайталанатын баптар, ешкім пайдаланбайтын баптар және шығыстар құрылымын түсінуге мүмкіндік бермейтін тым жалпылама санаттар жоқ па? Мұндай тәсіл қаржылық жіктеуіштерді құрудың жалпы тәжірибесіне де сәйкес келеді: нақтылау деңгейі басқару үшін жеткілікті болуы тиіс, бірақ жіктеудің өзі қателер көзіне айналатындай шамадан тыс болмауы керек. 

Негізгі ереже

Алдымен барлық операцияларды төрт түсінікті топқа бөліңіз: сатудан түскен ақша, тауар үшін есеп айырысулар, операциялық шығыстар және ішкі орын ауыстырулар. Меншік иесінің жеке мақсатта алған ақшасын және бизнесті дамытуға арналған ірі инвестицияларды бөлек есепке алыңыз.

Содан кейін тек кезеңдер бойынша шынымен салыстырып, шешім қабылдауға пайдаланатын баптарды ғана нақтылаңыз. Осылайша Торгсофт қаржылық талдау меншік иесінің практикалық сұрақтарына жауап береді: қанша ақша түсті, қайда жұмсалды, дүкен жұмысы қанша тұрады және неге ақша қалдығы пайдадан өзгеше?