Қорларды басқару: қайталануларды қалай болдырмауға, қызметкерлердің құқықтарын шектеуге және өзгерістерді бақылауға болады

Тауар базасын қалай ретке келтіруге болады: атауларды бекіту, дубликаттарды түзету және сатушыларды бақылау

Анықтамалықтарда (мысалы, тауар түрлері ағашында) бірыңғай стандарттардың болмауы және деректердің орталықтандырылмай енгізілуі сауда желісінде ретсіздікке әкеледі. Әртүрлі дүкендерде тауарды жіктеу мен сипаттауды әртүрлі адамдар жүргізуі мүмкін болғандықтан, бағдарлама бірдей тауарлар үшін әртүрлі сипаттамалар жасай алады. Мысалы, бір дүкенде пайдаланушы ағаш тармағын «Ойыншықтар» деп атауы мүмкін, ал басқа дүкенде — «Ойыншық», бірақ ондағы тауарлар бірдей. Бүкіл желінің жұмысы туралы ақпаратты орталық компьютерде жинау және бірлесіп талдау міндеті туындағанда, мұндай әртүрлі сипаттамалар талдаудың екіұштылығына әкеледі.

Осы ретсіздікті шектеу және дұрыс талдаудың негізі болатын бірыңғай жіктеуді қамтамасыз ету үшін Torgsoft жүйесінде анықтамалықтарды орталықтандырылған басқару, қол жеткізу құқықтарын қатаң бөлу және персонал әрекеттерінің аудиті бірге қолданылады.

1. Анықтамалықтарды басқаруды орталықтандыру

Мәселені шешудің негізгі тәсілдерінің бірі — тауар топтарының (түрлерінің) ортақ жіктеуішін тек бір басқарушы компьютерде (мысалы, орталық қоймада немесе иесінің кеңсесінде) жүргізу және барлық өзгерістерді дүкендердің басқа компьютерлеріне жіберу.

Ол үшін қол жеткізу құқықтарын тек бір жауапты адам ғана тауар түрлері ағашын өзгерте алатындай етіп баптау қажет.

• Баптаулар — Параметрлер — Қол жеткізу қойындысы мәзіріне өтіп, Тауар түрлерін өзгертуге рұқсат етілген параметріне назар аударыңыз.

• Егер белгі қойылмаса, осы рөлдегі бірде-бір пайдаланушы бұрын жасалған тауар түрлері ағашын өзгерте алмайды.

2. Пайдаланушылар мен рөлдер деңгейінде қол жеткізу құқықтарын шектеу

Қатардағы персонал анықтамалықтар құрылымын кездейсоқ немесе әдейі бұзатын жағдайларға жол бермеу үшін икемді әкімшілендіру жүйесі қолданылады.

• Өңдеуге тыйым салу. Белгілі бір пайдаланушының құқықтарын баптау картасында (Баптаулар — Пайдаланушылар мәзірі) Тауар түрлерін өңдеуге рұқсат етілген белгісін алып тастау қажет. Мысалы, осы рұқсаттың болмауы қарапайым сатушыға білместіктен немесе ұқыпсыздықтан жалпы есепке алуда дәлсіздікке әкелетін қателер жасауға мүмкіндік бермейді.

• Анықтамалықтардың көрінуін шектеу. Белгілі бір қызметкер қандай анықтамалық тармақтарын көретінін физикалық түрде шектей аласыз. Құқықтарды баптау шеберіндегі Тауар түрлеріне қол жеткізуді шектеу параметрі арқылы қызметкерге жұмыс істеуге рұқсат етілген санаттарды ғана белгілеуге болады.

• Тауар атауын бекіту. Импорт кезінде немесе қолмен жасау барысында атаудың кейін қатардағы персонал тарапынан өзгертілуіне жол бермеу үшін тауар атауын бекіту баптауын пайдалануға болады (тауар карточкасындағы Тауардың бекітілген атауы батырмасы).

3. Өзгерістерді бақылау және аудит

Егер өзгерістер бәрібір орын алса, иесі немесе жүйелік әкімші нақты кім стандарттауды бұзғанын анықтайтын құралдарға ие болуы керек. Ол үшін жүйеде бірнеше журнал қарастырылған:

• Құжат өзгерістерінің журналын жүргізу. Егер осы ауыстырғышты Баптаулар — Параметрлер — Қол жеткізу бөлімінде қоссаңыз, Файл мәзірінде Құжат өзгерістерінің журналы тармағы пайда болады, онда деректерді кім және қалай өзгерткені туралы толық ақпарат сақталады.

• Өңдеу формалары үшін пайдаланушы әрекеттерінің хаттамасы. Бұл режим (Файл мәзірінде орналасқан) нақты өңдеу формаларындағы өзгерістерді қатаң бақылауға мүмкіндік береді. Онда пайдаланушы өңдеген элементтердің тізімі, күні, уақыты, сондай-ақ өңдеуге дейінгі ескі мән мен өңдеуден кейінгі жаңа мән тіркеледі. Бұл анықтамалықта дубликат жасаған немесе эталондық жазбаның атауын өзгерткен адамды бірден табуға мүмкіндік береді.

Осы ережелерді енгізу дерекқорды әртүрлі сатушылар жасаған ретсіз жазбалар жиынтығынан анықтамалықтары эталондық әрі рұқсатсыз араласудан қорғалған құрылымды, қорғалған жүйеге айналдырады.

Анықтамалықтарды стандарттау, құқықтарды баптау және персонал әрекеттерін бақылау мәселелері өте өзекті. Пайдаланушылар көбіне деректерді орталықтандырмай енгізудің салдарымен бетпе-бет келеді немесе қателердің алдын алатын құралдарды іздейді.

Осы тақырып бойынша сұрауларды үш негізгі санатқа бөлуге болады.

I. Аудит және өзгерістердің "кінәлілерін" іздеу туралы сұрақтар

Дерекқорда шатасу пайда болғанда, иелері қызметкерлердің қайсысы қате деректер енгізгенін немесе құжаттарды өзгерткенін анықтауға тырысады.

— Жүкқұжаттарды кім және қай уақытта өңдегенін көру үшін негізгі мәзірдегі «Файл» тармағында орналасқан «Құжат өзгерістерінің журналы» режимін пайдалану қажет. Бұл бөлім әртүрлі қоймалық және қаржылық құжаттардағы (кіріс жүкқұжаттары, сату, қайтару және т.б.) өзгерістерді бақылау және тіркеу үшін арналған. Назар аударыңыз: бұл тармақ мәзірде пайда болуы және пайдаланушылардың әрекеттері туралы ақпарат тіркеле бастауы үшін алдымен «Баптаулар — Параметрлер — Қол жеткізу қойындысы бойынша орналасқан «Құжат өзгерістерінің журналын жүргізу» ауыстырғышын міндетті түрде қосу керек.

— Иә, түгендеу кезінде сатушының әрекеттерін бағдарламаның арнайы құралы арқылы егжей-тегжейлі бақылауға болады. Ол үшін ашық тұрған түгендеу тізімдемесінде тікелей «Журнал» батырмасын басу қажет, содан кейін «Түгендеу журналы» терезесі ашылады, онда тауарлармен жасалған барлық әрекеттер тарихы сақталады. Бұл журналда нақты операцияны орындаған қызметкердің (немесе бағдарлама пайдаланушысының) аты тіркелетін «Автор» бағаны бар. Бұл иесіне немесе әкімшіге түгендеу кезінде тізімдемеге кім және қашан өзгеріс енгізгенін оңай тексеруге мүмкіндік береді.

— Персоналдың жалпы әрекеттерін көру үшін барлық негізгі оқиғалар, ескертулер және қателер автоматты түрде тіркелетін «Файл» – «Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы» мәзірін пайдаланыңыз. Жүкқұжаттар мен басқа да қоймалық немесе қаржылық құжаттарды өңдеу тарихын тексеру үшін «Файл» — «Құжат өзгерістерінің журналына» өтіңіз (бұл функция алдын ала қол жеткізу баптауларында қосылуы тиіс). Тауардың сату бағасын қолмен өзгерту фактісін, уақытын және авторын жаппай түрде «Қойма» — «Сату бағасын өзгерту» режимі арқылы, ал нақты позиция бойынша жеке түрде қойма жағдайы формасында «Тауарды сату шарттары» батырмасын пайдаланып, «Баға мен жеңілдік өзгерістерінің тарихы» тармағын таңдау арқылы бақылауға болады.

II. Анықтамалықтарды басқару және атауларды бұғаттау туралы сұраулар

Пайдаланушылар көбіне тауар атаулары бірыңғай стандарт бойынша құрылуы және оны бұзу мүмкін болмауы үшін ережелерді баптауға көмектесуді сұрайды.

— Иә, бағдарламада атауды кейін өзгертуге жол бермеу үшін бүкіл тауар тобына жаппай бекіту қоюға болады. Ол үшін «Тауартану» — «Тауарлар мен қызметтердің толық тізімі» режиміне өтіп, көпжолды таңдау арқылы топтағы барлық қажетті тауарларды белгілеу керек, содан кейін тауар атауын бекіту белгісін орнату функциясын пайдалану қажет («Тауардың бекітілген атауы» батырмасы). Осыдан кейін таңдалған барлық позициялардың атауы өзгермейтін болып бекітіледі, ал карточкаларындағы басқа өрістер өңдеуге қолжетімді күйде қалады.

— Тауар атауларынан артикулды, маусымды немесе басқа сипаттаманы жаппай алып тастау үшін атауды қалыптастырудың жаһандық ережесін өңдеу қажет. Ол үшін «Баптаулар — Параметрлер — Тауар қойындысы — Атауы» мәзіріне өтіп, «Баптау» батырмасын басыңыз да, ашылған формада сипаттаманың бұдан былай атауда көрсетілмеуі тиіс түрлерінің жанындағы ауыстырғыштарды өшіріңіз. Осы жаңа ереже дерекқордағы бұрыннан бар тауар позицияларына жаппай қолданылуы үшін олардың атауларын жаңарту керек. Мұны, мысалы, «Тауартану — Қателер диагностикасы» режиміндегі «Тауар» қойындысында орналасқан «Тауар атауын жаңарту» әрекеті арқылы жасауға болады.

— Тауар түрі карточкасында «Атауға қатысады» белгісі алынғаннан кейін позициялар атауының автоматты түрде жаңармауы көбіне жүйелік баптаудың өшірулі болуына байланысты. Бағдарлама анықтамалықтарды өңдегеннен кейін атауларды тек «Баптаулар — Параметрлер — Есепке алу» жолында «Тауар атауын автоматты түрде өзгерту» ауыстырғышы қосулы болған жағдайда ғана автоматты түрде өзгертеді. Назар аударыңыз: бұл опция сол параметрлердегі «Сауда желісі» қойындысында «Пакеттерді қабылдау кезінде тауарларды іздеу» өрісі үшін «Тауардың штрих-коды бойынша» мәні орнатылған кезде ғана белсенді болып, қосуға қолжетімді болады

Көптеген сұрақтар қате жіктеуді түзетуге қатысты: 

— Иә, бағдарламада тауарлар тізімін бір бумадан (тауар түрлері ағашының тармағынан) екіншісіне жаппай көшіруге болады. Ол үшін тауар түрлері анықтамалығының баптауларында көшіру жүргізілетін тармақты таңдап, «Тауарды көшіру» батырмасын басып, номенклатура ауыстырылатын мақсатты тармақты көрсету қажет. Бұдан бөлек, егер сізге бүкіл санатты емес, тек жекелеген позицияларды көшіру немесе қате жіктеуді түзету керек болса, ең ыңғайлысы — «Тауартану — Қателер диагностикасы» режимін пайдалану («Анықтамалықтарды белгілеу» қойындысы): онда тізімді сүзгіден өткізіп, қажетті тауарларды таңдап, оларды жаңа тауар түріне жаппай байланыстыруға болады. Дәл осы құралдарды техникалық қолдау мамандары тауарларды каталогтың басқа тармағына жылдам көшіру немесе ауыстыру үшін ұсынады.

— Тауарды анықтамалықтың басқа тармағына қате көшіруді түзету үшін «Тауартану — Қателер диагностикасы» режимін пайдаланып, «Анықтамалықтарды анықтау» қойындысына өту қажет. Жоғарғы сүзгілерде тауар түрі мен өндіруші үшін «Бәрібір» мәндерін таңдап, төменгі «Тауар түрі» сүзгісінде тауар қате түсіп кеткен санатты көрсету керек, сонда бағдарлама сәйкес номенклатура тізімін шығарады. Одан кейін көпжолды таңдау арқылы қажетті тауарларды белгілеп, құралдар тақтасындағы «Өзгерту» батырмасын басып, ашылған терезеде дұрыс тауар түрін көрсетіңіз және өрістің оң жағындағы «Ақпаратты қайта жазуға рұқсат ету» ауыстырғышын міндетті түрде қосыңыз. Деректерді «Жазу» батырмасымен сақтағаннан кейін таңдалған барлық позицияларға жаппай және автоматты түрде жаңа, дұрыс каталог тармағы тағайындалады.

— Excel-ден импорт кезінде атауларда «жұлдызшалардың» пайда болуымен бірге тауарлардың қайталануын және ретсіздікті болдырмау үшін тауарды іздеу параметрлерін мұқият баптау қажет (мысалы, алдымен штрих-код бойынша, содан кейін атауы бойынша іздеуге басымдық беру), сонда бағдарлама қолда бар номенклатураны дұрыс танып, жаңа позициялар жасамай, оның санын жаңартады. «Жұлдызшалардың» пайда болуының өзі көбіне атаулардың қайталануының немесе тауар модельдерін қалыптастыру ережесінің дұрыс бапталмауының салдары, яғни модель атауында оны тауардың өзінен ажырататын бірегей сипаттамалар болмайды. Егер қателер болып қойса және анықтамалықтар бұзылса, мәселені «Тауартану — Қателер диагностикасы» режимі арқылы жылдам шешуге болады: «Тауар қателері» қойындысында дубликаттарды таңдап, оларды бір эталондық жазбаға біріктіруге болады, ал «Анықтамалықтарды белгілеу» қойындысында — жіктелмей «іліініп тұрған» позицияларды дұрыс тауар түріне, өндірушіге немесе маусымға жаппай байланыстыруға болады. Болашақта стандарттауды сақтау үшін импорт баптауларына мұқият қарау керек: «Тауар параметрлерін жаңарту» ауыстырғышын бақылау қажет (импорт сіздің қолданыстағы сипаттамаларыңызды өшіріп тастамауы үшін) және бағдарлама жаңа позицияларды иерархияның қажетті тармақтарына автоматты түрде бөлуі үшін тауар түрлері мен өндірушілер үшін «ата-аналық тораптарды» алдын ала көрсету керек.

III. Қол жеткізу құқықтарын шектеу туралы сұрақтар (Рөлдер)

Бизнес иелері көбіне қатардағы персонал үшін рөлдерді дұрыс баптап, олардың бұзушы өзгерістер енгізу мүмкіндігін шектеу туралы өтініш жасайды.

— Белгілі бір қызметкерлер үшін нақты тауар топтарының немесе есеп орталықтарының көрінуін шектеу үшін олардың қол жеткізу құқықтарын «Баптаулар — Пайдаланушылар» мәзірі арқылы баптау қажет (немесе «Қол жеткізу құқықтарын баптау шеберін» тікелей пайдаланушы карточкасында қолдануға болады). Қажетті есептік жазбаның баптауларын ашқаннан кейін «Тауар түрлеріне қол жеткізуді шектеу» және «Есеп орталықтарына қол жеткізуді шектеу» ауыстырғыштарын қосу керек. Осы белгілер қойылғаннан кейін тиісті баптау батырмаларын басу қажет (мысалы, «Пайдаланушы үшін қолжетімді есеп орталықтарын орнату») және ашылған терезелерде осы қызметкерге жұмыс істеуге рұқсат етілген тауар санаттары мен дүкендер не қоймалар ғана белгіленуі тиіс. Осындай баптаудың нәтижесінде жүйе қызметкерден оған қолжетімсіз есеп орталықтарына немесе тауар анықтамалығының белгіленбеген тармақтарына қатысты кез келген ақпаратты, құжаттарды немесе қалдықтарды физикалық түрде жасырады.

— Сатып алу бағаларын қатардағы персоналдан жасыру үшін нақты пайдаланушының қол жеткізу құқықтары баптауларына өзгерістер енгізу қажет. Ол үшін «Баптаулар» — «Пайдаланушылар» мәзіріне өтіп, қажетті есептік жазбаны таңдаңыз, «Өзгерту» батырмасын басып, «Сатып алу бағаларын көруге рұқсат етілген» параметріндегі белгіні алып тастаңыз. Осы баптаулар сақталғаннан кейін қызметкер тауардың сатып алу құнын тауар карточкасынан, қойма жағдайынан немесе қабылдау кезінде көре алмайды. Бұл сіздің коммерциялық ақпаратыңызды рұқсатсыз қол жеткізуден және жария етуден қорғайды.

— Сату бағаларын өзгертуге қол жеткізуді шектеу үшін рөлдер мен қол жеткізу құқықтарын икемді баптау жүйесі пайдаланылады. Пайдаланушының қол жеткізу баптауларында «Сату кезінде сату бағасын өзгертуге рұқсат етілген» және «Сату кезінде прайс бойынша бағаны өзгертуге рұқсат етілген» тармақтарындағы белгілерді алып тастау қажет. Бұл сатушының сату кезінде белгіленген бағаны өз бетінше өзгертіп, рұқсат етілмеген жеңілдік жасауына немесе айырманы иемденуіне жол бермейді. Сонымен қатар қызметкердің абайсыздықтан немесе қасақана түрде негізгі тауар анықтамалықтарында бағалар мен үстеме бағаларды өзгерте алмауы үшін «Тауар түрлерін өңдеуге рұқсат етілген» рұқсатын алып тастаған жөн.

— Тауарды есептен шығару операцияларымен жұмысты толықтай тыйым салу үшін қызметкерді бағдарламаның тиісті формалары мен режимдеріне қол жеткізуден айыру қажет. Ол үшін «Баптаулар» — «Рөлдерді баптау» бөліміне өтіп, қызметкердің рөлін таңдаңыз (мысалы, «Сатушы»), «Ресурстар» батырмасын басыңыз да, «Негізгі форма» қойындысында (сондай-ақ «Өңдеу формалары» қойындысында) «Қоймадан тауарды есептен шығару» сияқты есептен шығаруға қатысты тармақтардың жанындағы белгіні алып тастаңыз. Осыдан кейін тиісті бөлім сатушының жұмыс терезесінен жоғалады, және ол бұл форманы аша да, иесінің немесе әкімшінің хабарынсыз тауарды есептен шығару актілерін жасай да алмайды.