Әрбір кәсіпкер күнделікті және күрделі міндет — жеткізушілердің мыңдаған баға парақтарын өңдеу мәселесімен бетпе-бет келеді. Мұны қолмен жасау — номенклатураны жаңартуға бірнеше күн жұмсауды, валюта бағамдарын қайта есептеу кезінде қателесуді және дерекқорда қайталамаларды жасауды білдіреді. Егер прайс-парақта тез арада жіктеуді, штрих-кодтарды генерациялауды, бөлшек сауда бағасын есептеуді және қоймадағы қалдықтарды жаңартуды талап ететін жүздеген жаңа тауарлар болса, жағдай қиындай түседі.
Торгсофт импорт құралы бұл процесті толық автоматтандыруға мүмкіндік береді. Ол негізгі мәзір арқылы іске қосылады: Құжат ➔ Тауар кірісі ➔ Қосу (немесе Жаңа кіріс) ➔ «Импорт» түймесі.
Тәжірибе мен техникалық қолдау көрсету деректеріне сүйене отырып, импортты дұрыс реттеудің егжей-тегжейлі нұсқаулығын ұсынамыз.
1. Файлды дайындау
Тауарларды жүктеу үшін Microsoft Excel (.xls, .xlsx) құжат форматы қолданылады.
Ұяшықтардың мәтіндік форматы (өте маңызды): тәжірибе көрсеткендей, егер кейбір өрістер импортталмаса немесе қателермен жүктелсе, оның себебі аралас деректерде (бір бағанда мәтін + сандар). Барлық ұяшықтарды Excel макросының көмегімен мәтіндік форматқа ауыстыру ұсынылады: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:. Бұл әр санның алдына апостроф қосады.
Динамикалық сипаттамаларды импорттау (құсбелгілер): егер тауар карточкасында қосымша динамикалық сипаттамалар (мысалы, "Топ сатылымдар") бапталса, Excel бағанында бұл сипаттама үшін "Иә/Жоқ" сөздерінің орнына сандарды қою керек: 1 (егер белгі болса) немесе 0 (болмаса).
2. Деректер аймағын реттеу және тауарларды автоматты түрде жасау
Деректер аймағын таңдау («лас» прайстар үшін): жеткізушілердің баға парақтарында көбінесе жоғары жағында логотиптер, ал төменгі жағында қорытындылар болады. Басқа мәтіндерге байланысты қателіктерді болдырмау үшін «Парақтан барлық деректерді жүктеу» опциясының орнына «Көрсетілген ұяшықтар ауқымын пайдалану» (мысалы, A15:Z2000) таңдаңыз.
Тауарды іздеу параметрлері: сәйкестендіру критерийлерін көрсетіңіз. Ең жақсы нұсқа: бірінші «Штрих-код бойынша», екінші критерий — «Артикул бойынша» немесе «Атауы бойынша».
Анықтамалыққа жаңа тауар қосу: іздеу критерийлері бойынша табылмайтын барлық тауарлар автоматты түрде жаңа карточка ретінде жасалады.
Штрих-кодтар болмаса, ішкі кодтарды генерациялау: егер жеткізуші штрих-кодтарды бермесе, бағдарлама жаңа позициялар үшін бірегей ішкі штрих-кодтарды автоматты түрде жасайды.
3. Валютамен және баға белгілеумен жұмыс
Егер жеткізушінің бағасы доллар немесе еуромен берілсе, Торгсофт қайта есептеуді автоматтандыруға мүмкіндік береді:
Жүкқұжат валютасы және бағамы: «Кіріс» құжатының жоғарғы жағында жеткізушінің валютасын таңдаңыз. Бағам анықтамалықтан алынады (немесе оны қолмен өзгертуге болады).
Сатып алу бағасын енгізу: импортты баптау кезінде файлдағы бағалар «Жүкқұжат валютасында» көрсетілгенін көрсетіңіз. Бағдарлама сатып алу бағасын автоматты түрде ұлттық валютаға айналдырады.
Сату бағасының баламасы: егер «Талдау валютасындағы сату бағасының баламасын автоматты түрде есептеу» баптауы қосулы болса, бағдарлама жаңа тауардың бөлшек сауда бағасын шетелдік валютаға байланыстырып бекітеді. Болашақта бұл бағамның бір өзгеруімен тауарларды жаппай қайта бағалауға мүмкіндік береді.
4. Қойма қалдықтарын жаңарту
Тауар қоймадағы қалдықты нақты көбейтуі үшін:
«Тауар» қосымша бетінде (бағандар сәйкестендірілетін жерде) «Саны» өрісі үшін бағанды міндетті түрде көрсетіңіз.
Егер тауар дерекқорда бар болса, бағдарлама оның көшірмесін жасамайды, тек ағымдағы қалдықты көбейтіп, жаңа партияны кіріске алады.
Бастапқы қалдықтар: дүкен қалдықтарын алғашқы рет енгізу үшін (жеткізушіге қарыз туындатпау үшін) кіріс жүкқұжатын жасау кезінде міндетті түрде «Бастапқы қалдықтар» құсбелгісін қойыңыз.
Тәжірибедегі типтік мәселелер және оларды шешу (Troubleshooting)
Пайдаланушылардың нақты сұраныстары негізінде импорт кезінде жиі кездесетін қателер мен оларды болдырмау жолдарын қарастырайық:
1.
Тауар атауы ***** (жұлдызшалар) ретінде қалыптасады немесе тек «Тауар түрінен» тұрады.
Себебі: Торгсофт баптауларында тауар атауын автоматты түрде қалыптастыру ережесі жұмыс істейді (мысалы: Тауар түрі + Өндіруші + Артикул). Егер импорт кезінде бірегей сипаттамалар берілмесе, бағдарлама оларды бірдей деп есептейді. Атаулардың қайталануын болдырмау үшін ол оларды ***** таңбаларымен толтырады.
Шешімі: атауды генерациялау кезінде әр тауардың жеке айырмашылықтары болуы үшін бірегей сипаттамалары бар бағандарды (көбінесе — Артикул) міндетті түрде толтырыңыз.
2.
Импорттан кейін тауарлардың "әдемі" жеке атауларының өшіп қалуы.
Себебі: «Тауар параметрлерін жаңарту» қосқышы қосулы. Жеткізушілер өз прайстарында көбінесе қысқартуларды қолданады (мысалы, "Кр-ка чол. зим. чорн"). Егер бағдарлама тауарыңызды тауып, оны жаңартса, ол сіздің толық атауыңызды өшіріп, оны импорт файлындағы деректермен алмастырады.
Шешімі: егер мақсатыңыз тек бағалар мен қалдықтарды жаңарту болса, «Тауар параметрлерін жаңарту» құсбелгісін алып тастаңыз немесе импорт баптауларында «Тауар атауы» бағанын сәйкестендірмеңіз.
3.
Тауар атауына артық ақпараттың "жабысып" қалуы (мысалы, артикулдың атауда қайталануы)
Себебі: бағдарламаның жалпы параметрлерінде «Тауар атауын қалыптастыру ережесі» дұрыс бапталмаған.
Шешімі: Баптау ➔ Параметрлер ➔ Тауар мәзіріне өтіп, атауды қалыптастыру алгоритмін тексеріңіз. Егер артикул автоматты түрде қосылатын болса, оны Excel-ден тікелей «Тауар атауы» өрісіне жүктеудің қажеті жоқ.
4.
Қате: «Файлдық деректер көзі сақталмады».
Себебі: жүйелік қалтада конфигурация файлдарын жасау үшін Windows рұқсаттарының болмауы немесе Excel файлының стандартты емес жерде орналасуы.
Шешімі: бағдарламаны Әкімші (Administrator) атынан іске қосыңыз және импорт файлын C:\ немесе D:\ дискісіндегі қарапайым латын атауы бар қалтаға (мысалы, D:\Import\price.xls) салып көріңіз.
Алдыңғы қадамға оралу