Демалысқа дейін жауапты қызметкерлер мен орынбасарларды тағайындап, аяқталмаған істерді тапсырыңыз және дербес шешім қабылдау шектерін жазып қойыңыз. Әр тапсырмаға мерзім мен орындалуын тексеруге болатын нәтижені белгілеңіз.
Команданың қандай мәселелерді өз бетінше шешетінін, қорытындыларды қашан жіберетінін және қандай жағдайда сізге дереу хабарласатынын келісіңіз. Кетер алдында ауысымды тапсыру және сатып алуды мақұлдау кезінде осы тәртіпті тексеріп көріңіз. Иесінің мақұлдауы қажет шешімдерге иесі қатысады.
Тапсырмаларды, орындаушыларды және орындалу өлшемдерін жазыңыз
Иесі болмайтын бүкіл кезеңге жұмыс жоспарын дайындаңыз. «Дүкенді бақылаңыз» деген жалпы тапсырманың орнына нақты әрекеттерді жазыңыз. Әр рөлге қызметкердің аты-жөні мен оның орынбасарын көрсетіңіз.
Төменде жұмысты бөлудің шартты үлгісі берілген. Рөлдер мен мерзімдер тапсыру тәртібін түсіндіреді; өз дүкеніңіз үшін оларды кетер алдында келісіп алыңыз.
| Тапсырма | Орындаушы және орынбасар | Мерзім | Орындалу өлшемі |
|---|---|---|---|
| Таңдалған тауарлардың қалдығын тексеру | Тауарға жауапты қызметкер; орынбасары — ауысым басшысы | Сатып алуды мақұлдағанға дейін | Қалдық тексерілді, айырмашылықтар мен түсіндірмелер ауысым басшысына берілді |
| Сатып алуды дайындау | Жеткізілімге жауапты қызметкер; орынбасары — тағайындалған әкімші | Тапсырысты жібергенге дейін | Уәкілетті адам тізімді, санын және сомасын мақұлдады |
| Жеткізілімді қабылдау | Қабылдауға жауапты қызметкер; орынбасары — тауарға жауапты қызметкер | Нақты қабылдау кезінде | Тауар мен саны салыстырылды, қабылданғаны рәсімделді, айырмашылықтар жауапты адамға берілді |
| Сату қорытындысы мен ашық істерді тапсыру | Ауысым басшысы; орынбасары — тағайындалған әкімші | Келесі ауысымға тапсырмас бұрын | Келесі басшы қорытындыны қабылдады; шешілмеген әр тапсырманың орындаушысы, келесі әрекеті және мерзімі бар |
Аяқталмаған істерді келесі әрекетімен бірге тапсырыңыз
Жұмысты тапсыруға арналған ортақ журнал дайындаңыз. Істің күйін, қабылданған шешімді, белгілі мәселені, келесі әрекетті, орындаушыны және мерзімді көрсетіңіз. Команда қол жеткізе алатын құжаттар мен үдеріс түсіндірмелерін қосыңыз.
- Сатып алушының аяқталмаған тапсырысы. Тауардың беруге әлі дайын емес екенін жазыңыз. Келесі ауысымдағы қызметкерді тағайындаңыз. Ол істің күйін тексеріп, келісілген келесі қадам туралы хабарласуы керек.
- Қалдықтағы айырмашылық. Себебі әлі анықталмағанын көрсетіңіз. Тауарға жауапты адамға нақты қалдық пен құжаттарды салыстырып, нәтижені келісілген мерзімде беруді тапсырыңыз.
- Күтілетін жеткізілім. Мақұлданған тауарлар тізімін қабылдаушы қызметкерге беріңіз. Қабылдау күні ол жеткізілімді тексеріп, айырмашылықтар туралы хабарлауы керек.
Әр ауысымда журналды кім қабылдайтынын белгілеңіз. Шешілмеген істі аяқталғанша күйі мен келесі әрекетін көрсетіп келесі адамға тапсырыңыз.
Torgsoft-тағы Айналым ведомосы арқылы қалдықтарды салыстырыңыз
Сатып алудан бұрын тексеру күнін және тауарлар тізімін келісіңіз. Torgsoft-тағы Айналым ведомосы белгілі бір күндегі тауар қалдықтарын талдауға мүмкіндік береді. Бұл деректерді тауарға жауапты қызметкерге беріп, одан таңдалған позициялардың нақты қалдығымен салыстыруды сұраңыз.
Қызметкерден анықталған айырмашылықтарды түсіндіріп, шешілмеген мәселелерді ауысым басшысына беруді сұраңыз. Ведомость деректерін нақты тексеру нәтижесімен бірге пайдаланыңыз; айырмашылықтарды түзетуді дүкенде келісілген тәртіп бойынша құжатпен рәсімдеңіз.
Қорды толықтыру қажеттілігін кім тексеретінін белгілеңіз
Torgsoft-тағы «Қойма қорын автоматты есептеу» қосымша функциясы жеткізу мен сату кезеңдері туралы деректер бойынша тауардың ең аз санын есептейді. Қолданар алдында осы қосымша функцияны белсендіріңіз. Сатып алуды дайындағанда осы нәтижені пайдаланыңыз.
Есепті нақты қалдықтармен және күтілетін жеткізілімдермен салыстыратын қызметкерді тағайындаңыз. Тексеру уақытын және сан мен бюджетті мақұлдау тәртібін белгілеңіз. Жеткізушіге тапсырысты нақты орындаушыға тапсырыңыз; ең аз қорды есептеу өздігінен тауардың қолжетімді болуына кепілдік бермейді.
Тауарға тапсырыс беру және қабылдау тәртібін тапсырыңыз
Torgsoft-та жеткізушіге тапсырыс жасағанда қажетті сан «Моє замовлення» (Менің тапсырысым) өрісіне енгізіледі. Жауапты қызметкерге мақұлданған сандарды енгізуді тапсырыңыз. Тізімге, бағаға немесе белгіленген шектен асатын сомаға өзгеріс енгізуді ол бөлек мақұлдатуы керек.
«Замовлення постачальникові» (Жеткізушіге тапсырыс) режимінде таңдалған тауарлар бойынша кіріс құжатын жасауға болады. Егер тапсырыста партиялық есепке алынатын тауар болса, сол тапсырыс бойынша кіріс жүкқұжатын жасау мүмкін емес. Кетер алдында мұндай тапсырыстарды тексеріп, нақты қабылдауды рәсімдеу тәртібін жауапты адаммен келісіңіз.
Жеткізілімнің бір бөлігі ғана келсе, тек алынған тауарларды тіркеңіз. Мысалы, осы шартты жоспарда 12 данаға тапсырыс беріліп, 8 дана келді. Алынған 8 дананы рәсімдеңіз; қалған 4 дананы алынды деп белгілемеңіз. Жеткізілімге жауапты қызметкерге ашық істі тапсырыңыз: қалған бөлігінің мерзімін анықтап, қабылдаушы қызметкерге хабарласу.
Өкілеттіктер мен қол жеткізу құқықтарын келісіңіз
Қызметкерлер өз бетінше қабылдай алатын шешімдерді жазыңыз: мақұлданған тізім мен бюджет шегіндегі сатып алулар, тапсырмаларды орынбасарға беру және мақұлданған жеткізілімдерді қабылдау. Міндетті түрде мақұлдануы керек мәселелерді бөлек тізіңіз. Нақты сомалар мен мерзімдерді өз дүкеніңізге белгілеңіз.
Torgsoft-тағы рөл қызметкерге қолжетімді мәзір тармақтары мен функцияларды анықтайды. Кетер алдында орындаушылар мен орынбасарлардан өз есептік жазбаларымен қажетті рұқсаттарды тексеруді сұраңыз. Қол жеткізу құқықтарын тапсырмаларға сәйкестендіріңіз; бюджет пен мақұлдау тәртібін жұмыс жоспарына жазыңыз.
Нұсқауларды қызметкерлерге жеткізіңіз
«Сповіщення персоналу» (Қызметкерлерге хабарландыру) опциясы Torgsoft бағдарламасын пайдаланатын барлық немесе таңдалған қызметкерлерге хабарлама жіберіп, танысқанын тіркейді. Бұл функция жұмыс істеуі үшін компьютерлер бір жергілікті желіде болуы немесе терминал серверін пайдалануы керек.
Тиісті қызметкерлерге істерді тапсыру және сатып алуды мақұлдау тәртібін жіберіңіз. Танысқанын тексеріп, орындалуын жоспардағы нәтижелер бойынша бағалаңыз. Оқылған хабарлама тапсырманың аяқталғанын растамайды.
Есеп беру мен шұғыл хабарласу тәртібін келісіңіз
Қорытындыларды қарайтын уақытты, есепті кезеңді және сату мен қалдықтағы ауытқуларды түсіндіретін қызметкерді белгілеңіз. Дүкен міндеттеріне қарай келісілген кезеңнен кейін есеп беруді немесе тұрақты шолуды таңдаңыз.
Дереу хабарласуды қажет ететін жағдайларды жазыңыз: әдеттегі жұмысты жалғастыру мүмкін емес, орындаушы да, оның орынбасары да жоқ немесе келісілген өкілеттіктен тыс шешім қажет. Негізгі жауапты адамды және оны алмастыратын жауапты адамды, күтілетін жауап уақытын және хабарласудың екі тәсілін көрсетіңіз. Жауап болмаса, осы тәртіппен резервтегі адамға хабарласыңыз.
Электр қуаты немесе байланыс үзілсе, тағайындалған техникалық жауапты адамға хабарлап, бұл қай тапсырмаға әсер еткенін жазуды тапсырыңыз.
Кетер алдында ауысымды тапсыру мен сатып алуды мақұлдау рәсімін ойнап көріңіз. Байланыс деректерін, құжаттарға қол жеткізуді және келесі әрекеттердің түсініктілігін тексеріңіз. Қайтып келген соң қорытындылар мен ашық істерді қарап, жоспарға нақты өзгерістер енгізіңіз.
Алдыңғы қадамға оралу