Права доступу до складів і магазинів: як обмежити доступ і захистити касу

Якщо в Торгсофт продавці можуть бачити чужі склади, закупівельні ціни, змінювати ціну в реалізації, видаляти товари з реалізації або проводити інвентаризацію з показом залишків, у системі виникає “сіра зона” доступу. У такій зоні складно зрозуміти, хто саме створив проблему, а частину помилок або зловживань взагалі можна зробити непомітними для власника. Тому права доступу до складів, магазинів, каси та цін потрібно налаштовувати не “для зручності”, а як елемент контролю і безпеки обліку. 

Нижче наведено розбір найчастіших ситуацій, пов'язаних із порушенням доступу, та алгоритми їх превентивного вирішення.

1. Продаж чужого товару: продавець знімає залишки з іншого магазину

 Причина. У програмі увімкнено налаштування, яке дозволяє продавцю при скануванні або виборі товару бачити залишки всієї торговельної мережі та самостійно обирати, з якого складу списати проданий товар. Крім того, обліковий запис продавця не обмежений конкретним центром обліку.

 Як перевірити? Зайдіть у Налаштування → Параметри → вкладка Облік. Перевірте стан перемикача Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі "Реалізація". Також перевірте картку користувача (Налаштування → Користувачі), чи активовано для нього Обмежити доступ до центрів обліку.

 Як виправити?

1. Зніміть галочку Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі "Реалізація" та Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі "Торгівля з випискою рахунка" у параметрах обліку.

2. У картці користувача (продавця) натисніть кнопку Встановити доступні центри обліку для користувача і залиште галочку лише на тому магазині, де цей співробітник фізично працює.

 Як не допустити повторення? Для кожного нового продавця обов'язково встановлюйте поточний центр обліку як єдиний доступний. Унеможливте перемикання між центрами обліку на головній формі, знявши відповідний дозвіл у картці користувача Дозволено перемикання центрів обліку на головній формі.

2. Витік комерційної таємниці: продавець бачить закупівельні ціни

 Причина. Користувачеві надано зайві права доступу. За замовчуванням у не налаштованої ролі або у ролі "Власник" відкритий доступ до всіх фінансових показників, включно з історією поставок.

 Як перевірити? Зайдіть у Склад → Стан складу під логіном продавця. Якщо в картці товару або в колонках відображається закупівельна ціна чи собівартість, доступ не обмежено.

 Як виправити? Перейдіть у Налаштування → Користувачі. Виберіть потрібного співробітника, натисніть Змінити і зніміть галочку біля пункту Дозволено бачити закупівельні ціни. Собівартість можна закрити закривши колонку у формі Стан складу через Налаштування ролей.

 Як не допустити повторення? Ніколи не надавайте рядовому персоналу доступ до ролі "Користувач" з увімкненим параметром Без рольових обмежень. Прийом товару довіряйте товарознавцю, або ж дозвольте продавцю вводити лише штрих-код і кількість, а розцінку робіть самостійно.

3. Махінації на касі: видалення товару з чека та самовільні знижки

 Причина. У налаштуваннях доступу не заблоковано можливість видалення товару з реалізації, а також не обмежено права на ручну зміну відпускної ціни.

 Як перевірити? Увійдіть під користувачем продавця у режим "Реалізація", додайте товар і спробуйте змінити його ціну, надати ручну знижку або видалити його з переліку кнопкою "Скасувати". Якщо програма це дозволяє без додаткових підтверджень — каса вразлива.

 Як виправити?

1. Видалення: зайдіть у Налаштування → Параметри → вкладка Доступ. Увімкніть перемикач Продавець не може видаляти товар в реалізації. Якщо видалення потрібне (наприклад, клієнт передумав), увімкніть Реєструвати видалення товару з реалізації та виберіть Введення причини і відповідального (з обов'язковим скануванням бейджа адміністратора).

2. Ціни: у Налаштування → Користувачі зніміть з продавця дозволи Дозволено змінювати ціну за прайсом в реалізації та Дозволено змінювати ціну продажу в реалізації.

 Як не допустити повторення? Періодично перевіряйте звіт Склад → Скасовані товари з реалізацій, щоб бачити, хто, коли та з якої причини видаляв товари з чеків. Налаштуйте персональні бейджі для кожного співробітника та використовуйте режим реєстрації продавця Для кожної реалізації, щоб точно знати, хто стояв за касою.

4. Фіктивна інвентаризація: ідеальні залишки при фактичній нестачі

 Причина. Продавець бачить залишки товару у програмі під час підрахунку і замість того, щоб рахувати товар фізично, просто "підганяє" цифри під ті, що вимагає програма.

 Як перевірити? Зайдіть у режим Документ → Відомість інвентаризації під логіном продавця. Якщо в таблиці відображається колонка Кількість на складі (залишок за програмою) — проведення об'єктивної ревізії цим співробітником неможливе.

 Як виправити? Перейдіть у Налаштування → Параметри → вкладка Доступ та активуйте налаштування Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем.

 Як не допустити повторення? Завжди проводьте "сліпу" інвентаризацію. При увімкненому обмеженні продавець буде бачити лише назву та штрих-код товару. Він вноситиме виключно ту кількість, яку фактично тримає в руках, не знаючи, скільки одиниць має бути на залишку, яка їх собівартість та оптова ціна. Також у картці користувача доцільно зняти дозвіл Дозволено бачити від'ємні та нульові залишки, щоб приховати від персоналу потенційні помилки обліку, які можуть спровокувати крадіжку.

Поширені запитання