Закупівельні ціни в Торгсофт: як правильно оприбутковувати товар, змінювати ціни та уникати помилок

Робота із закупівельними цінами в програмі Торгсофт — це один із ключових етапів обліку. Саме від правильності фіксації закупівельної ціни залежить точність собівартості, рентабельності та фінансового результату підприємства.

На практиці більшість проблем із прибутком, перекрученими залишками або некоректними сумами у звітах виникає не через “помилку програми”, а через неправильне оприбуткування, некоректні налаштування накладної або зміни заднім числом без подальшого перерахунку собівартості.

У цій статті розберемо:

• як правильно фіксувати закупівельні ціни;

• як змінювати їх без пошкодження обліку;

• які помилки трапляються найчастіше;

• чим відрізняється закупівельна ціна від собівартості;

• що робити у складних і неочевидних ситуаціях.

1. Як фіксується закупівельна ціна в Торгсофт

Закупівельна ціна фіксується в момент створення прихідної накладної в режимі «Документ» — «Прихід товару».

Саме на цьому етапі програма запам’ятовує:

• за якою ціною товар надійшов;

• у якій валюті він був закуплений;

• чи враховується ПДВ;

• яка роздрібна ціна встановлюється.

Ручне введення

Якщо ви додаєте новий або існуючий товар у накладну, ціну постачальника потрібно вказати в карточці товару, в області "Закупівля товару", в поле «Ціна грн».

Якщо закупівля здійснюється в іноземній валюті, ціну слід вносити в карточці товару, в області "Закупівля товару", в поле «Ціна у валюті». У такому разі Торгсофт автоматично перерахує її у національну валюту за курсом, який вказаний у параметрах прихідної накладної.

Це важливо, тому що ручне введення ціни в гривні при валютній закупівлі часто призводить до помилок у собівартості та розрахунках з постачальником.

Автоматичне підтягування цін: «Шукати ціни»

Щоб не вводити закупівельні ціни вручну при кожному новому приході уже існуючого товару, можна увімкнути перемикач «Шукати ціни» в картці товару.

У цьому режимі програма автоматично:

• знаходить останню закупівельну ціну;

• підставляє останню роздрібну ціну;

• спрощує роботу при регулярних поставках раніше доданих в базу товарів.

Це зменшує кількість ручних помилок і прискорює оприбуткування.

Імпорт з Excel

Якщо постачальник надає електронну накладну, її можна завантажити через режим «Імпорт товарів».

Для коректного завантаження потрібно:

• перевірити, у якій валюті вказані ціни закупівлі в Excel-файлі від постачальника,

• створити прихідну накладну в Торгсофт з указанням правильнї валюти закупівлі товару,

• якщо ціни закупівлі в Excel-файлі від постачальника в валюті гривня, то в параметрах імпорту товару колонку з закупівельною ціною потрібно співставити з полем "Закупівельна ціна" та провести потім імпорт товару,

• якщо ціни закупівлі в Excel-файлі від постачальника в іншій валюті (не національній), то в параметрах імпорту товару колонку з закупівельною ціною потрібно співставити з полем "Закупівельна ціна у валюті" та провести потім імпорт товару.

Корисне налаштування в параметрах імпорту товару — «За відсутності закупівельної ціни брати останню закупівельну ціну постачальника». Воно допомагає, якщо у файлі імпорту ціни закупівлі не заповнені або частково відсутні по товарам.

Особливості доступу персоналу до закупівельних цін

У багатьох компаніях власник не хоче, щоб продавці бачили закупівельні ціни. Для цього в налаштування користувача потрібно зняти галочку «Дозволено бачити закупівельні ціни».

У такій ситуації важливо розуміти логіку програми:

• якщо продавець оприбутковує раніше заведений товар;

• і не має права бачити закупівельну ціну;

• програма не підтягне стару ціну автоматично;

• замість цього буде підставлено 0,00 грн.

Це не збій. Це захисний механізм, щоб працівник без прав доступу не побачив реальну закупівельну ціну.

Типовий робочий сценарій у такому випадку такий:

1. продавець вносить фактичну кількість товару, який прийшов від постачальника;

2. власник, товарознавець або інший працівник із потрібними правами доступу (відкриття прихідної накладної на редагування, заповнення закупівельних цін в карточці товару) відкриває накладну пізніше на редагування;

3. проставляє правильні закупівельні ціни по товарам накладної.

2. Типові помилки при оприбуткуванні товару

Сума приходу не збігається з накладною постачальника

Одна з найчастіших скарг: користувач вводить одну закупівельну ціну, а в накладній бачить іншу, зазвичай більшу.

Найчастіша причина — в параметрах прихідної накладної випадково увімкнено параметр «Додавати ПДВ до закупівельної ціни товару». Якщо галочка "Додати ПДВ..." увімкнена, програма не лише збільшує собівартість, але й може розраховувати роздрібну ціну (націнку) відштовхуючись від закупівельної вартості з урахуванням ПДВ. Це може призвести до ситуації, коли на вітрині цінники на товар мають одну ціну, а в Торгсофт буде проводитись продаж по завищеним цінам.

Що відбувається далі:

• якщо ціна постачальника вже містить ПДВ;

• а цей параметр увімкнений в параметрах прихідної накладної;

• програма фактично додає ПДВ ще раз до введеної користувачем закупівельної ціни;

• у результаті закупівельна ціна штучно збільшується.

Це призводить до подвійного нарахування ПДВ і спотворює:

• суму накладної;

• собівартість;

• рентабельність;

• майбутній прибуток.

Штрихкод випадково потрапив у поле ціни

Це одна з найнебезпечніших помилок, яка виникає через людський фактор.

Сценарій виглядає так:

• курсор стоїть у полі «Ціна закупівлі» або «Ціна роздрібна»;

• користувач сканує штрихкод товару;

• замість пошуку товару 13-значний код записується в поле закупівельної/роздрібної ціни.

У результаті товар може отримати аномальну 13-ти значку ціну.

Наслідки:

• помилка при перерахунку собівартості або при закриття періоду, якщо 13-ти значна цифра була прописана в якості закупівельної ціни.

• неправильний прибуток, якщо 13-ти значна цифра була прописана в якості ціни продажу.

У такій ситуації потрібно:

1. знайти товар із помилковою ціною;

2. виправити ціну на коректну;

3. виконати перерахунок собівартості, якщо була вказана невірна закупівельна ціна.

Не підтягується стара ціна через зміну валюти

Ще одна типова ситуація: раніше товар оприбутковувався в гривні, а нова прихідна накладна створюється, наприклад, у доларах або іншій валюті.

У такому випадку Торгсофт не буде підтягувати стару ціну, оскільки вона була зафіксована в іншій валюті. Поле залишиться порожнім, і це нормально з точки зору логіки програми, адже в новій валюті даний товар ще ніколи не був поставлений на прихід.

Помилки також виникають, якщо в шапці документа випадково вказати курс валюти 1. Тоді розрахунок ціни стає некоректним, а собівартість і суми в накладній перестають відповідати реальності.

3. Як правильно змінити або скоригувати закупівельні ціни

Іноді ціна в накладній уже зафіксована, але виявляється, що:

• постачальник змінив умови заднім числом;

• була допущена помилка при введенні.

У таких випадках важливо не “переписувати дані навмання”, а використовувати штатні механізми програми.

Спосіб 1: Коригування закритої накладної

Якщо накладна вже введена в дію, використовуйте режим «Документ» — «Коригування закупівельних цін».

Порядок дій:

1. виберіть потрібну накладну;

2. натисніть «Встановити закупівельну ціну»;

3. вкажіть нову закупівельну ціну, натисніть «Записати».

Після цього обов’язково потрібно виконати перерахунок собівартості через Дія -> Перерахувати собівартість.

Спосіб 2: Масова зміна через «Аналіз залишків товару»

Якщо потрібно переоцінити залишки товару, зокрема від конкретного постачальника, використовуйте «Аналіз» — «Аналіз залишків товару».

Далі:

1. Виберіть постачальника та валюту закупівлі в відповідних фільтрах.

2. Встановіть центр обліку, по якому буде відбуватись переоцінка закупівельних цін.

3. Встановіть галочку в полі "Групувати за ціною постачальника".

4. Оберіть в полі "Ціну постачальника брати як" відповідне значення.

5. За потреби скористайтесь Фільтром за товаром, щоб відібрати певну категорію товарів.

6. Натисніть на кнопку "Оновити".

7. Виділіть потрібні товари, або всі відібрані по яким буде відбуватись переоцінка.

8. Натисніть на кнопку "Змінення ціни або курсу закупівлі товару".

9. Встановіть потрібні значення в полях "Що робити", "Як змінити", "Значення", "Округлення" на формі, що відкрилась.

10. Зніміть за потреби перемикач в полі "Змінювати ціну продажу товару".

11. Натисніть на кнопку "Застосувати" для примінення переоцінки закупівельних цін.

У цьому випадку програма автоматично виконує дві дії:

• створює накладну повернення постачальнику за старою ціною;

• відразу створює нову прихідну накладну з новою закупівельною ціною.

Це один із найкоректніших способів для партійного обліку, тому що історія зміни ціни зберігається правильно, а залишки не “ламаються”.

Спосіб 3: Редагування відкритої накладної

Якщо накладна ще не закрита і не має статусу «Контроль виконано», можна внести зміни напряму.

Для цього потрібно:

1. зайти в «Реєстр прихідних накладних»;

2. вибрати потрібну накладну;

3. натиснути «Склад накладної»;

4. відредагувати картку товару, зокрема встановити нову закупівельну ціну.

Цей спосіб підходить лише для відкритих документів, так коли ви впевнені, що товар з даної поставки ще не продавався. Якщо накладна вже закрита, або товар уже продався з даної партії поставки, то краще використовувати штатні механізми коригування, а не редагувати дані вручну.

4. Не плутайте «Закупівельну ціну» та «Собівартість»

Це одна з базових, але дуже важливих відмінностей у Торгсофт.

Закупівельна ціна (Ціна постачальника)

Це ціна, яку ви безпосередньо платите постачальнику за сам товар.

Саме вона:

• формує борг перед партнером;

• використовується в оприбуткуванні;

• є базою для подальших розрахунків.

Собівартість (Облікова ціна)

Це не просто ціна постачальника. Це ширше поняття. В залежності від обраного методу розрахунку собівартості на формі "Параметри" - вкладка "Облік" вона може дорівнювати останній закупівельній ціні, або середньому значенню закупівельних цін по залишкам товару в розрізі партій поставки.

До собівартості також можуть бути включено значення ПДВ та додаткових витрат по прихідній накладній.

До додаткових витрат можуть належати:

• доставка;

• комісія банку;

• вартість етикеток;

• інші витрати, які стосуються конкретної партії товару.

Саме собівартість використовується для розрахунку реального прибутку. Тобто не можна оцінювати рентабельність лише за закупівельною ціною, якщо були додаткові витрати на доставку чи супровід поставки.

Де вносити додаткові витрати

Щоб побачити реальну рентабельність, усі додаткові витрати потрібно вносити на вкладці «Витрати накладної» в формі «Прихід товару» при оприбуткуванні.

Витрати можна:

• розподілити на всі товари автоматично (пропорційно кількості та ціні);

• або розподілити по товарах в накладній.

Після цього саме збільшена сума — тобто фактична собівартість — буде врахована в обліку та відніматиметься від роздрібної ціни для розрахунку чистого прибутку.

Для цього використовують:

• «Налаштування» -> «Параметри» -> вкладка «Сервіс» -> кнопка «Очистити інформацію про рух товару і перерахувати собівартість»

• або перерахунок у конкретному звіті.

Якщо цього не зробити, прибуток за минулі періоди відображатиметься неправильно.

Для точності обліку техпідтримка також рекомендує використовувати метод розрахунку собівартості «За партіями поставки з урахуванням внутрішніх передач» (FIFO).

5. Додаткові складнощі, які часто виявляються лише в роботі

Окрім базових помилок, є ще низка ситуацій, які викликають труднощі навіть у досвідчених користувачів.

Масове встановлення цін для товарів, прийнятих із ціною 0,00 грн

Коли працівники без доступу до закупівельних цін оприбутковують товар, програма підставляє 0,00 грн. Після цього власнику потрібно швидко проставити правильні ціни.

Для цього потрібно відкрити прихідну накладну на редагування та в кожній карточці проставити закупівельну ціну вручну, або краще скористатись дією «Введення цін для товару цієї накладної» в формі «Прихід товару».

Його зручно використовувати, коли потрібно працювати саме з товарами, прийнятими без закупівельної ціни.

У цьому режимі зручно проставити закупівельну ціну напроти кожної товарної позиції, не відкриваючи кожну карточку товару.

Критичні наслідки помилки «Штрихкод замість ціни»

Якщо штрихкод випадково потрапив у поле закупівельної ціни, проблема не обмежується однією накладною.

На практиці це може призвести до:

• неможливості закрити період;

• помилки Arithmetic overflow error converting expression to data type int;

• блокування нічного перерахунку собівартості;

• некоректного прибутку зранку;

• нульової або викривленої собівартості по складу.

У таких випадках потрібно знайти проблемний товар та потім виправити по ньому ціну, перерахувати собівартість в Торгсофт.

Зміна валюти або курсу після внесення товару в накладну

Буває так:

• користувач створив прихідну накладну;

• вже додав у неї товари;

• вказав ціни;

• а потім згадав, що накладна має бути в іншій валюті.

Після цього він змінює валюту або курс у шапці документа, але бачить, що самі ціни в рядках не змінилися.

Це очікувана поведінка. Щоб Торгсофт реально перерахував ціни, недостатньо лише змінити валюту або курс у шапці.

Потрібно вручну натиснути на кнопку «Перерахувати ціни» в формі «Прихід товару».

Лише після цього програма перерахує: ціни постачальника, ціни постачальника у валюті, додаткові собівартості, додаткові закупівельні вартості з перерахунком, чи без перерахунку роздрібних та оптових цін прихідної накладної (в залежності від обраного параметра перерахунку).

Плутанина у розподілі додаткових витрат

Одна з найчастіших причин некоректного прибутку — неправильне налаштування витрат у накладній.

У Торгсофт додаткові витрати можуть мати різний економічний зміст, і саме тут користувачі найчастіше плутаються.

1. Включати у взаєморозрахунки з постачальником

Така витрата:

• збільшує закупівельну ціну;

• збільшує ваш борг перед постачальником.

Це підходить тоді, коли сам постачальник включив доставку або супутні послуги у свій рахунок.

2. Додаткова собівартість (Включати в собівартість товару)

Така витрата:

• не збільшує борг перед постачальником;

• але розподіляється на вартість товарів у партії;

• впливає на собівартість і майбутній прибуток.

Це типовий варіант для послуг стороннього перевізника, банківської комісії, пакувальних витрат тощо.

3. Додаткова закупівельна вартість (Не включати)

Така витрата:

• не йде в собівартість;

• не впливає на борг перед постачальником;

• але може враховуватися програмою для автоматичного збільшення роздрібної ціни.

Це використовується тоді, коли потрібно перекласти витрату на покупця через ціну продажу, але не змінювати при цьому фінансову логіку взаєморозрахунків із постачальником.

Якщо тут вибрати неправильний тип витрати, виникають типові проблеми:

• штучний борг перед постачальником;

• перекручена собівартість;

• некоректний прибуток.

6. Що потрібно перевіряти перед закриттям прихідної накладної

Щоб уникнути більшості проблем, перед завершенням роботи з приходом варто пройти коротку перевірку:

1. Чи правильно вказана валюта в шапці документа.

2. Чи правильно вказаний курс валюти.

3. Чи не увімкнено помилково «Додавати ПДВ до закупівельної ціни товару».

4. Чи не залишилися товари з ціною 0,00 грн, якщо це не запланований сценарій.

5. Чи немає аномально великих цін, які могли з’явитися через сканування штрихкоду в поле ціни.

6. Чи внесені всі додаткові витрати на вкладці «Витрати накладної».

7. Чи правильно обраний тип витрат.

Висновок

Закупівельна ціна в Торгсофт — це не просто цифра в накладній. Вона впливає одразу на кілька критичних ділянок обліку:

• взаєморозрахунки з постачальниками;

• собівартість товару;

• роздрібну ціну, враховуючи значення націнки від закупівельної ціни;

• рентабельність;

• фінансовий результат підприємства.

Тому правильна робота із закупівельними цінами будується на трьох правилах:

1. коректно фіксувати ціну в момент оприбуткування;

2. змінювати її тільки через штатні механізми програми;

3. після будь-яких змін обов’язково запускати перерахунок собівартості.

Якщо дотримуватися цієї логіки, облік буде стабільним, а звіти — достовірними. Якщо ж змінювати ціни вручну, пропускати перерахунок або плутати закупівельну ціну із собівартістю, це може привести до відображення некоректного значення прибутку в звітах на в аналізах програми Торгсофт.

---