Як імпортувати прихідну накладну з Excel: покрокова інструкція

Імпорт прихідної накладної з Excel у програму Торгсофт — це один із найефективніших інструментів, який дозволяє заповнити склад тисячами позицій за кілька хвилин замість тижнів ручного введення.

Ось детальна покрокова інструкція, як правильно підготувати файл та здійснити імпорт товарів.

Крок 1. Підготовка файлу Excel

Перед початком імпорту важливо правильно підготувати прайс-лист від постачальника:

1. Формат файлу. Збережіть документ у форматі .xls (Excel 97-2003) або .xlsx. Важливо: у таблиці не повинно бути об'єднаних комірок, інакше програма може некоректно розпізнати стовпці.

2. Текстовий формат даних. Щоб уникнути помилок при завантаженні (особливо це стосується штрих-кодів та артикулів, які можуть містити й цифри, і літери), настійно рекомендується перевести всі комірки таблиці у текстовий формат. Технічні спеціалісти Торгсофт рекомендують використовувати для цього спеціальний макрос Excel, який масово додає апостроф перед числом. (Код макросу: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:).

3. Розподіл характеристик. Якщо у файлі постачальника назва, колір, розмір та матеріал знаходяться в одній комірці, їх необхідно розділити на різні стовпці для коректного імпорту в картку товару.

Крок 2. Створення "шапки" прихідної накладної

1. У головному меню Торгсофт перейдіть у Документ ➔ Прихід товару.

2. Натисніть кнопку Додати (або "Новий прихід").

3. Заповніть основні параметри накладної: виберіть Постачальника, вкажіть Валюту. Якщо ви вносите товари вперше (наприклад, при старті автоматизації), можна поставити галочку Початкові залишки.

4. Збережіть шапку кнопкою Записати. Після цього на формі редагування приходу натисніть кнопку Імпорт.

Крок 3. Налаштування підключення до файлу

У вікні "Імпорт" потрібно вказати шлях до вашого файлу:

1. Натисніть кнопку Джерело даних.

2. У вікні властивостей перейдіть на вкладку З'єднання, увімкніть перемикач Використовувати рядок з'єднання і натисніть Збірка.

3. Натисніть Створити та виберіть драйвер Microsoft Excel (*.xls) (обирайте той, де вказано найбільше розширень).

4. Введіть довільне ім'я джерела (наприклад, "12") і за допомогою кнопки Вибір книги вкажіть шлях до вашого файлу на комп'ютері. Натисніть ОК.

Крок 4. Вибір області даних та параметрів імпорту

Після підключення файлу ви повернетеся у вікно імпорту. Тут потрібно налаштувати логіку завантаження:

1. Область імпорту. Виберіть, звідки брати дані. Найпростіший та найуніверсальніший варіант — Завантажувати всі дані з аркуша (потрібно лише вибрати назву аркуша в полі "Таблиця"). Також можна вказати конкретний діапазон комірок (наприклад, A1:Z33) або іменовану таблицю.

2. Параметри пошуку товару. Вкажіть програмі, як розпізнавати товари, щоб не створювати дублікати. Зазвичай ставлять пошук За штрих-кодом, а другим критерієм — За артикулом або назвою.

3. Загальні параметри (важливі галочки):

•    Додавати новий товар до довідника — обов'язково увімкніть, щоб програма створювала картки для нових позицій.
•    Генерувати власні штрих-коди за відсутності — програма автоматично присвоїть штрих-коди товарам, у яких вони не вказані у файлі постачальника.
•    Оновлювати параметри товару — якщо товар вже є в базі, але у файлі змінився його опис, програма оновить картку.

Крок 5. Співставлення колонок (Вкладка "Товар")

Це найважливіший етап. Перейдіть на вкладку Товар. Тут вам потрібно вказати програмі Торгсофт, який стовпчик з Excel відповідає певному полю в програмі.

• Наприклад, навпроти поля "Штрих-код" у Торгсофт виберіть назву відповідної колонки з вашого файлу Excel. Зробіть те саме для полів: "Артикул", "Назва товару", "Кількість", "Закупівельна ціна", "Роздрібна ціна" тощо.

• Якщо у вас вказана лише закупівельна ціна, ви можете просто вказати % націнки в налаштуваннях імпорту, і Торгсофт сам розрахує роздрібну ціну.

• Батьківський вузол (Вид товару та Виробник). Якщо у вашому файлі немає колонок з категорією чи виробником товару, але вся накладна містить однотипний товар (наприклад, тільки "Чоловічі куртки" від виробника "Nike"), ви можете вказати їх у полях "Батьківський вузол виду товару" та "Батьківський вузол виробника". Тоді всі товари з файлу автоматично будуть віднесені до цієї категорії.

• Порада. На цій же вкладці є перемикачі "Округляти" біля полів цін. Якщо їх увімкнути, розраховані роздрібні ціни будуть автоматично округлюватися до цілого числа.

Крок 6. Завершення імпорту

Після того як ви співставили всі необхідні поля, натисніть кнопку Записати. Час завантаження залежатиме від кількості позицій. Програма опрацює файл, створить нові картки товарів (або оновить існуючі), згенерує штрих-коди та додасть усі позиції до вашої прихідної накладної.

Додаткова можливість. Під час імпорту з Excel можна також масово завантажувати фотографії товарів. Для цього в таблиці Excel потрібно вставити картинки безпосередньо в комірки (зображення має знаходитися строго в межах комірки і бути єдиним об'єктом у ній), або вказати посилання (URL), чи локальний шлях на комп'ютері до файлів зображень.