Як перенести номенклатуру, залишки та ціни в нову базу Торгсофт

Перенесення в нову базу Торгсофт потрібне лише тоді, коли створюється окрема порожня база. Для чинної бази Торгсофт використовують штатне перенесення основних даних. Для вибіркового перенесення, очищення каталогу або переходу з іншої програми — імпорт початкових залишків з Excel.

Якщо новий магазин додають до вже наявної єдиної бази, переносити номенклатуру файлами не потрібно. Створюють новий центр обліку, а кількість товару передають документом «Внутрішня передача».

Якщо потрібно перемістити ту саму базу на інший комп’ютер зі всією історією, користувачами та налаштуваннями, описані нижче способи не підходять. Для цього використовуйте окрему інструкцію з перенесення Торгсофт на інший комп’ютер.

Спочатку визначте правильний сценарій

Що зробити перед перенесенням

Перше завантаження виконуйте не в робочій базі, а в тестовій копії.

До початку підготуйте:

• актуальну резервну копію бази-джерела;

• резервну копію порожньої бази-одержувача;

• окрему папку для всіх файлів перенесення;

• контрольні показники: кількість товарних карток, загальну кількість і вартість залишків, кількість клієнтів;

• перелік даних, які потрібно перенести, а які свідомо залишити в старій базі.

Перед фінальним завантаженням припиніть зміни в базі-джерелі або зафіксуйте точний момент формування файлів. Інакше продажі, приходи чи зміни цін, зроблені пізніше, не потраплять до нової бази.

Цей спосіб застосовують, коли джерелом є чинна база Торгсофт, а одержувачем — нова порожня база. Він не переносить усю історію складських і фінансових документів.

Крок 1. Перенесіть структуру видів товару

У старій базі відкрийте «Товарознавство → Вид товару → Зберегти». У новій базі завантажте файл через «Товарознавство → Вид товару → Відкрити».

Цей крок відтворює дерево товарних категорій до завантаження карток і залишків.

Якщо в новій базі вже є власний довідник, спочатку перевірте структуру на тестовій копії, щоб не отримати дублікати або помилкове підпорядкування.

Крок 2. За потреби перенесіть картки з нульовим залишком

Файл основних даних переносить поточний стан складу. Якщо потрібно зберегти картки товарів без залишку або послуги, відкрийте «Товарознавство → Повний перелік товарів та послуг», виділіть потрібні позиції та збережіть їх стандартною кнопкою «Зберегти». У новій базі відкрийте цей файл кнопкою «Відкрити».

Не перенесіть увесь історичний каталог автоматично, якщо частина позицій більше не використовується. Вибіркове перенесення зменшує кількість неактуальних карток і спрощує подальший пошук товару.

Крок 3. Сформуйте файл основних даних

У базі-джерелі відкрийте «Файл → Перенесення основних даних в нову БД → Зберегти».

Торгсофт сформує файл із розширенням .dm0, до якого входять:

• поточний стан складу;

• клієнти;

• знижки;

• політика знижок.

Під час збереження програма запропонує визначити закупівельну ціну для початкових залишків:

• «Так» — використовувати останню закупівельну ціну товару;

• «Ні» — використовувати собівартість;

• «Скасувати» — припинити формування файла.

Остання закупівельна ціна і розрахована собівартість можуть відрізнятися. Вибраний варіант вплине на оцінку початкових залишків, тому його потрібно погодити з людиною, яка відповідає за товарний і фінансовий облік.

Крок 4. Завантажте файл .dm0 у нову базу

У порожній базі відкрийте «Файл → Перенесення основних даних в нову БД → Відкрити».

Перед завантаженням визначте, як Торгсофт шукатиме вже наявний товар:

• за назвою;

• за штрихкодом;

• за штрихкодом виробника;

• за власним штрихкодом.

Для позицій, які програма не знайшла, можна вибрати одну з дій: додати товар до довідника або включити його до переліку незнайдених.

Для першої перевірки безпечніше сформувати перелік незнайдених товарів. Так можна виправити відмінності в назвах і штрихкодах до масового створення нових карток.

Крок 5. Перенесіть відпускні та закупівельні ціни

Відкрийте «Файл → Ціни на товар» у старій базі та окремо збережіть відпускні й закупівельні ціни. Потім відкрийте відповідні файли в новій базі.

Не вважайте перенесення кількості перевіркою всіх цін. Після завантаження окремо звірте роздрібну, оптову та закупівельну ціни на товарах із різними правилами ціноутворення.

Крок 6. Перенесіть накопичені суми покупок клієнтів

Якщо накопичувальна знижка залежить від загальної суми покупок, у старій базі відкрийте «Файл → Суми покупок клієнтів → Зберегти». Програма сформує файл із розширенням .cl8.

У новій базі відкрийте його через «Файл → Суми покупок клієнтів → Відкрити».

Значення буде записано в поле «Початкова сума для знижки» в картці клієнта. Якщо поле вже містить дані, вони будуть замінені.

Файл сум покупок краще завантажувати до початку нових продажів. Якщо клієнти вже зробили покупки в новій базі, заміна початкової суми може спотворити накопичення. У такому разі потрібна окрема контрольна звірка.

Рекомендована послідовність завантаження

1. Довідник видів товару.

2. Картки товарів із нульовим залишком і послуги, якщо вони потрібні.

3. Файл основних даних .dm0.

4. Відпускні та закупівельні ціни.

5. Суми покупок клієнтів .cl8.

6. Контрольна звірка складу, клієнтів, цін і знижок.

Excel доцільно використовувати, коли потрібно:

• перенести лише актуальні товари;

• очистити каталог;

• перейти з іншої облікової програми;

• завантажити дані, для яких немає штатного файла Торгсофт.

Такий імпорт створює початковий стан обліку. Він не відтворює історію продажів, повернень, оплат та інших документів.

Крок 1. Визначте ознаки пошуку товару

До підготовки таблиці визначте, як Торгсофт відрізнятиме наявну картку від нового товару.

Найнадійнішими ознаками зазвичай є:

• штрихкод виробника;

• власний штрихкод;

• артикул;

• сукупність кількох полів.

Назву не варто використовувати як єдину ознаку, якщо в різних джерелах відрізняються скорочення, порядок характеристик, пробіли або мова написання.

Крок 2. Підготуйте Excel-файл

До таблиці включіть лише ті колонки, які потрібні для створення або пошуку товару й формування початкового залишку:

• назва товару;

• вид товару;

• штрихкод;

• артикул;

• кількість;

• закупівельна ціна або погоджена оцінка початкового залишку;

• роздрібна ціна;

• оптова ціна, якщо вона використовується;

• характеристики, необхідні для правильної ідентифікації товару.

Якщо джерелом є Торгсофт, дані можна підготувати зі стану складу: вибрати потрібний центр обліку, налаштувати видимі колонки, відфільтрувати товари та виконати експорт в Excel.

Для чистого початку обліку зазвичай переносять позитивні залишки. Нульові позиції додають окремо лише за потреби.

Від’ємні залишки потрібно спочатку перевірити в старій системі. Їх перенесення не усуває причину облікової помилки.

Крок 3. Створіть документ початкових залишків

У новій базі відкрийте «Документ → Прихід товару», створіть новий документ і ввімкніть «Початкові залишки».

У цьому режимі поле постачальника блокується, оскільки документ фіксує товар на момент початку обліку, а не нову поставку.

На формі приходу натисніть «Імпорт» і виберіть підготовлений Excel-файл.

Крок 4. Зіставте колонки та налаштуйте пошук

На формі імпорту зіставте колонки Excel із полями Торгсофт:

• назва;

• штрихкод;

• артикул;

• вид товару;

• кількість;

• закупівельна ціна;

• роздрібна й оптова ціни.

Потім задайте параметри пошуку товару та їхню послідовність.

Перемикач «Додавати новий товар до довідника» вмикайте лише після тестового імпорту. Якщо налаштування пошуку не знайдуть наявну картку, програма створить нову. Саме так у довіднику з’являються дублікати.

Крок 5. Проведіть тест на різних типах товару

Імпортуйте 10–20 позицій, які перевіряють різні сценарії:

• товар зі штрихкодом виробника;

• товар із власним штрихкодом;

• товар з артикулом;

• позиція з кольором, розміром або іншими характеристиками;

• товар із роздрібною та оптовою цінами;

• нова позиція, якої ще немає в довіднику;

• наявна позиція, яку не можна продублювати.

Після перевірки видаліть тестовий документ або відновіть тестову базу до початкового стану. Виправте налаштування імпорту й лише потім завантажуйте повний файл.

Як перевірити результат перенесення

Звірка має охоплювати не лише кількість рядків. Перевірте:

• кількість активних товарних карток;

• загальну кількість товару;

• вартість залишків за закупівельними цінами або собівартістю;

• роздрібні, оптові та закупівельні ціни;

• види товарів, виробників і характеристики;

• штрихкоди й артикули;

• кількість клієнтів;

• початкові суми для накопичувальних знижок;

• наявність потрібних карток із нульовим залишком;

• відсутність дублікатів.

Після звірки проведіть тестовий продаж. Переконайтеся, що:

• товар знаходиться за штрихкодом;

• ціна підставляється правильно;

• кількість списується з потрібного центру обліку;

• знижка клієнта розраховується очікувано.

Не видаляйте стару базу. Зберігайте базу-джерело, файли перенесення та резервні копії до завершення повної звірки й контрольного періоду роботи в новій базі.

Що не переноситься цими способами автоматично

Штатний файл основних даних та Excel-імпорт не є повною копією системи.

Вони не призначені для автоматичного перенесення:

• усієї історії складських документів;

• усієї історії фінансових операцій;

• налаштувань робочих місць;

• обладнання;

• ПРРО;

• служб програми;

• ліцензії.

Якщо потрібно зберегти всю систему без зміни логіки обліку, виконуйте повне перенесення Торгсофт на інший комп’ютер.

Якщо потрібна історія з іншої програми, можливість міграції оцінюють окремо за структурою вихідних даних.

Часті запитання