Як відкрити новий магазин у Торгсофт: залишки, ціни, права доступу та ПРРО

Якщо новий магазин працюватиме в єдиній базі Торгсофт, переносити номенклатуру між базами не потрібно. У програмі створюють новий центр обліку, налаштовують користувачів і ціни, а фактичні залишки передають документом «Внутрішня передача» або розподіляють із прибуткової накладної.

Такий підхід зберігає спільний довідник товарів і дає власнику актуальні дані про залишки, продажі та фінанси всіх торгових точок. Водночас кожен магазин може мати свою касу, працівників, права доступу та, за потреби, окремі ціни.

Ця інструкція стосується нового магазину, який працюватиме в єдиній базі. Якщо створюється окрема порожня база Торгсофт, потрібен інший порядок: перенесення основних даних або імпорт початкових залишків з Excel.

Яка версія Торгсофт потрібна для нового магазину

Версію програми визначають не лише за кількістю комп’ютерів, а й за тим, де вони розташовані та як працівники підключатимуться до бази.

Перед відкриттям точки варто узгодити конфігурацію з фахівцем Торгсофт. Можуть знадобитися перехід на іншу версію або додаткове робоче місце. Актуальне порівняння наведене на сторінці ліцензій Торгсофт.

Крок 1. Створіть новий центр обліку

Відкрийте «Налаштування → Торговельна мережа» і додайте новий центр обліку. Заповніть назву магазину, адресу, телефон, вид торгівлі та інші реквізити, які використовуватимуться в документах.

Для проведення продажів створіть касу нового магазину. Окремий розрахунковий рахунок потрібен лише тоді, коли точка фактично використовуватиме його для банківських операцій. Створювати окремий рахунок для кожного центру обліку не обов’язково.

До початку продажів перевірте назву й адресу центру обліку. Вони мають відповідати фактичній торговій точці. Це важливо для внутрішніх документів, налаштування робочого місця та фіскальних чеків.

Крок 2. Створіть користувачів і розмежуйте доступ

Для продавця або адміністратора нового магазину створіть окремого користувача. Вкажіть його поточний центр обліку, касу та роль.

Працівник повинен бачити й змінювати лише ті дані, які потрібні для його роботи. Для продавця доцільно:

• заборонити перемикання між центрами обліку, якщо воно не потрібне;

• увімкнути «Обмежити доступ до центрів обліку» і залишити доступ лише до його магазину;

• обмежити доступ до кас та розрахункових рахунків інших точок;

• заборонити змінювати ціну за прайсом і ціну продажу, якщо це не входить до повноважень працівника;

• приховати закупівельні ціни та підсумкові фінансові дані, якщо вони не потрібні;

• обмежити центри обліку, які можна вибирати одержувачами внутрішньої передачі.

Як показати залишки інших магазинів без права продажу

Продавець може бачити наявність товару в інших точках, але не мати доступу до їхніх операцій.

1. Увімкніть для користувача «Обмежити доступ до центрів обліку».

2. Залиште доступним лише магазин, у якому він працює.

3. У параметрі перегляду стану складу виберіть «Дозволено за вибраними».

4. Через «Дозволено бачити стан по складах» позначте магазини, залишки яких можна переглядати.

5. Не надавайте користувачу право перемикатися на ці центри обліку.

У результаті продавець зможе повідомити покупцю, де є потрібний товар, але проведе продаж лише зі своєї точки.

Крок 3. Визначте правила ціноутворення

Налаштування цін потрібно завершити до першого масового переміщення товару. Спочатку визначте, чи працюватиме мережа за єдиним прайсом, чи новий магазин матиме власні ціни.

Однакові ціни в усіх магазинах

Відкрийте «Налаштування → Параметри → Торговельна мережа» і:

1. Виберіть центральний об’єкт обліку, ціни якого будуть основними.

2. Увімкніть «Підтримувати однакові ціни на всіх торгових точках».

3. У картці нового центру обліку увімкніть «Дозволити синхронізацію цін з центром».

Після цього зміна ціни на центральному об’єкті застосовуватиметься до центрів обліку, для яких дозволено синхронізацію.

Центральний об’єкт краще вказати явно. Якщо його не визначено, джерелом зміни ціни може стати інший центр обліку.

Власні ціни нового магазину

Якщо нова точка повинна мати окремий прайс, вимкніть «Дозволити синхронізацію цін з центром» лише в її картці. Загальне правило однакових цін для решти мережі змінювати не потрібно.

Якщо різні групи магазинів постійно працюють за різними прайсами, можна налаштувати регіональні ціни.

Яку ціну брати під час внутрішньої передачі

У картці центру обліку є параметр «Формування ціни при внутрішній передачі товару на цей центр обліку». Він визначає, що відбудеться з ціною товару на точці-одержувачі.

Перед масовою передачею перевірте вибране правило на кількох товарах: новому для магазину, уже наявному та товарі з окремою оптовою ціною.

Крок 4. Передайте початкові залишки

У єдиній базі картки товарів уже доступні новому центру обліку. Потрібно відобразити лише фактичне переміщення кількості.

Внутрішня передача зі складу або іншого магазину

Створіть документ «Внутрішня передача», виберіть новий магазин одержувачем і додайте товари.

Якщо продукція фізично доставляється не одразу, увімкніть режим «Товар у дорозі». Після прибуття працівник магазину перевіряє накладну, фіксує розбіжності та приймає товар.

Спочатку створіть тестову передачу з 5–10 різних позицій. Перевірте:

• списання кількості у відправника;

• надходження кількості в новому магазині;

• роздрібну та оптову ціни;

• поведінку ціни для нового й уже наявного товару;

• право працівника перевірити та прийняти накладну.

Розподіл товару безпосередньо з приходу

Якщо товар від постачальника спочатку оприбутковують на центральний склад, у прибутковій накладній можна скористатися дією «Розподілити товар по точках» і вказати кількість для кожного магазину.

Тип створюваних документів задається в налаштуваннях форми. За замовчуванням програма створює внутрішні передачі. Також можна налаштувати створення окремих прибуткових накладних, але це інша схема обліку.

Для звичайного переміщення товару в межах однієї компанії доцільно використовувати внутрішні передачі.

Крок 5. Налаштуйте ПРРО та обладнання

Якщо в новому магазині проводитимуться розрахункові операції, господарську одиницю потрібно взяти на облік у контролюючому органі за формою № 20-ОПП та зареєструвати для неї РРО або ПРРО.

Назва й адреса господарської одиниці є обов’язковими реквізитами фіскального чека. Дані у заяві на реєстрацію ПРРО мають відповідати відомостям форми № 20-ОПП.

ПРРО, зареєстрований на іншу торгову точку, не слід використовувати за новою адресою без належної реєстрації або перереєстрації.

Після реєстраційних дій технічна підтримка Торгсофт допомагає додати ПРРО до програми та налаштувати робоче місце. Сканер штрихкодів, принтер чеків, банківський термінал, ваги та інше обладнання підключають і перевіряють окремо.

Що перевірити перед відкриттям магазину

Перед початком роботи переконайтеся, що:

• центр обліку має правильну назву, адресу та вид торгівлі;

• каса належить новому магазину;

• кожен працівник входить під власним користувачем;

• продавець не може провести продаж з іншого центру обліку;

• перегляд чужих залишків не надає доступу до чужих операцій;

• визначено центральний об’єкт і правило зміни цін;

• вибрано правильне правило ціни при внутрішній передачі;

• тестова передача правильно змінила кількість і ціни;

• ПРРО формує чек із коректними реквізитами господарської одиниці;

• сканер, принтер, термінал і ваги перевірені на робочому місці;

• створено актуальну резервну копію бази.

Часті запитання