Масове завантаження товарів: шаблон Excel, зіставлення колонок, перевірка перед записом

Масове завантаження товарів у Торгсофт через Excel — це процес, який вимагає уважності на етапі підготовки файлу та налаштування імпорту. Ось детальний розбір того, як правильно сформувати шаблон, зіставити колонки та перевірити дані перед остаточним записом.

1. Шаблон Excel: як підготувати файл 

Торгсофт не має єдиного жорсткого «шаблону», який не можна змінювати. Ви можете використовувати прайс-листи від постачальників, але файл необхідно привести до певного стандарту:

• Формат файлу: збережіть документ у форматі .xls (Excel 97-2003) або .xlsx.

• Структура таблиці: уникайте об'єднання комірок, оскільки програма може не зрозуміти, в яку саме колонку завантажувати інформацію. Назви колонок (шапку) виділяти потрібно обов'язково — вони будуть потрібні для зіставлення.

• Розподіл даних: якщо назва товару містить у собі опис, вид товару, колір та матеріал і при цьому знаходиться в одній клітинці, то їх необхідно розбити на різні клітинки (окремі стовпці). Це потрібно, щоб програма коректно імпортувала інформацію у відповідні поля картки товару для подальшої роботи фільтрів.

• Текстовий формат комірок (критично важливо): усі значення, особливо штрих-коди та артикули, повинні мати текстовий формат. Інакше Excel може обрізати нулі на початку штрих-коду або перетворити число у науковий формат. Як швидко зробити текстовий формат: Виділіть усі рядки в Excel та застосуйте макрос: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:. Він додає апостроф перед числом, роблячи його текстом.

• Які дані можна завантажити: штрих-код, артикул, назва, опис, матеріал, колір, розмір, вид товару, виробник, кількість, ціна закупівлі (у нац. валюті або валюті постачальника), роздрібна/оптова ціна, відсоток знижки, шлях до фотографії.

2. Зіставлення колонок (вкладка «Товар») 

Після того, як ви підключили файл у режимі «Імпорт» (вказали шлях до файлу та вибрали аркуш чи діапазон), необхідно перейти на вкладку «Товар». Саме тут відбувається передача даних:

• Вибір відповідностей: напроти кожного поля програми Торгсофт (наприклад, «Штрих-код», «Артикул», «Назва товару») вам потрібно вибрати зі списку назву відповідного стовпчика з вашого Excel-файлу. Якщо у файлі немає якихось полів (наприклад, кольору чи розміру), просто залиште їх порожніми — ви зможете заповнити їх пізніше вручну.

• Розрахунок цін: якщо у файлі є лише закупівельна ціна, ви можете вказати відсоток націнки безпосередньо в налаштуваннях імпорту, і програма сама розрахує роздрібну ціну. Також тут є перемикачі «Округляти», щоб ціни автоматично округлювалися до цілого числа.

• Батьківський вузол (Масове призначення категорії/виробника): якщо у вашому файлі немає стовпчиків «Вид товару» або «Виробник», але всі товари у файлі належать до однієї категорії (наприклад, тільки «Взуття») або до одного постачальника, ви можете вказати їх у полях «Батьківський вузол виду товару» та «Батьківський вузол виробника». Усі товари з файлу будуть автоматично віднесені до них. Увага: це працює лише якщо весь файл містить однотипний товар.

3. Перевірка перед записом та Діагностика помилок 

Перед тим як натиснути кнопку «Записати» в налаштуваннях імпорту, зверніть увагу на важливі галочки:

• Генерувати власні штрих-коди за відсутності: якщо у файлі немає штрих-кодів, Торгсофт автоматично створить їх для нових товарів.

• Оновлювати параметри товару: якщо товар вже є у вашій базі, але у файлі змінився його опис чи ціна, програма оновить інформацію в картці товару.

Контроль після імпорту: після запису накладної товари одразу з'являються на залишках, і фіксується заборгованість перед постачальником. Щоб перевірити коректність заповнення карток товару, не обов'язково чекати проведення оплат — це можна зробити одразу.

4. Контроль після імпорту

Перевірка, що імпорт справді відбувся (створив документ)

Після заповнення всіх необхідних полів у вікні «Прихід товару» натисніть «Записати». Якщо імпорт пройшов успішно, то замість напису «Прихідна накладна не завантажена» у цьому ж вікні буде відображено номер створеної накладної та дату, за якою вона була створена.

Товари: оприбуткування (постановка на прихід)

Імпорт з Excel створює прихідну накладну з товарами, але далі потрібно безпосередньо поставити товар на прихід (оприбуткувати). Торгсофт пропонує декілька способів постановки на прихід залежно від ситуації: з допомогою сканування штрих-коду товару; через генерування унікального штрих-коду у програмі; за допомогою артикулу; або через завантаження за допомогою терміналу збору даних).

Класифікація товарів (якщо частина позицій «без виду/виробника/сезону»)

Якщо під час імпорту для деяких товарів не було вказано «Вид товару», «Виробник» або «Сезон», вони залишаться некласифікованими. Для масової перевірки та виправлення таких товарів існує спеціальний інструмент:

1. Перейдіть у Товарознавство ➔ Діагностика помилок.

2. Відкрийте вкладку «Означування довідників».

3. За допомогою фільтрів виберіть «Не відзначено» для виду товару чи виробника. Програма покаже всі товари, які «зависли» без категорії.

4. Виділіть потрібні товари (можна масово), натисніть «Змінити» і виберіть з довідника правильний Вид товару чи Виробника.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва