Торгівля з випискою рахунка допомагає провести продаж, коли між замовленням і відвантаженням є кілька кроків: узгодження товару, рахунок, оплата та видаткова накладна. Це робочий режим для менеджера, який веде замовлення клієнтів, а не лише приймає оплату на касі. Він також підходить для гуртових продажів і замовлень з інтернет-магазину, якщо налаштовано відповідну синхронізацію.
Як влаштована робота із замовленням
Відкрийте Документ → Торгівля з випискою рахунка. У режимі є вкладки для комерційних пропозицій, рахунків, видаткових накладних, повернень, оплат клієнтів, аналізу та резерву. Не обов'язково користуватися всіма: послідовність залежить від того, як ви домовилися з покупцем і коли відвантажуєте товар.
- Узгодьте замовлення. За потреби створіть комерційну пропозицію: оберіть клієнта, додайте товари чи послуги, перевірте кількість, наявність і ціну. Якщо пропозиція не потрібна, переходьте одразу до рахунка.
- Випишіть рахунок. На вкладці Рахунок створіть документ, вкажіть одержувача, розрахунковий рахунок, термін дії та товари. Перевірте ціни, знижки, кількість і реквізити до відправлення клієнту.
- Зафіксуйте оплату. Оплату можна внести повністю або частинами. Зіставляйте її з рахунком чи накладною, щоб бачити сплачену суму та борг клієнта. Якщо надходження імпортуються з банку, звіряйте їх з конкретними документами.
- Відвантажте товар. Створіть видаткову накладну, перевірте фактичний склад відвантаження та надрукуйте потрібні документи. Якщо покупець оплатив один товар, а ви відправляєте заміну, узгодьте зміну й відобразіть її в накладній.
Що контролювати менеджеру
Перед відвантаженням перевірте, чи потрібний товар є в наявності або в резерві для цього клієнта. Рахунок і видаткова накладна відображають різні етапи роботи: сам факт виписки рахунка ще не означає, що покупець оплатив замовлення чи отримав товар. Використовуйте вкладки оплат, резерву й аналізу, щоб не відвантажити неоплачене замовлення помилково та не продати зарезервовану позицію іншому покупцю.
Пошук за періодом, клієнтом, одержувачем, підприємством, центром обліку та валютою допомагає знайти потрібний документ. Для повернень використовуйте вкладку Повернення і перевіряйте, як операція змінила залишок товару та розрахунки з покупцем.
Замовлення з інтернет-магазину
Якщо магазин або маркетплейс підключено до Торгсофт, замовлення можуть надходити до програми через відповідну інтеграцію. Перевірте налаштування обміну, зіставлення товарів і статуси замовлень: можливості автоматичного імпорту, резервування та передачі статусів залежать від підключеної опції й налаштувань. Замовлення, що надійшло, все одно потрібно перевірити перед рахунком і відвантаженням.
Відправлення повідомлень, робота з поштовими службами, банківськими виписками та фіскалізація можуть потребувати окремих налаштувань або додаткових опцій. Не вважайте їх частиною базового сценарію лише тому, що відповідні дії згадано в старому описі режиму.
Документи й допомога
Шаблони друку дають змогу оформити рахунок, комерційну пропозицію та видаткову накладну з реквізитами вашого підприємства. Перед використанням перевірте, чи правильно вибрано підприємство, центр обліку й розрахунковий рахунок. Для продажу без попереднього рахунка використовуйте окремий режим «Реалізація».
Докладні дії та параметри описано в довідці «Торгівля з випискою рахунка». Окремо дивіться інструкції про фіскалізацію відвантаження та резерв інтернет-замовлень.
Повернутися до попереднього кроку