Торгівля з випискою рахунка: від виписки до фіскалізації відвантаження

У сучасному бізнесі (особливо в інтернет-торгівлі, B2B-сегменті або продажах під замовлення) оплата і відвантаження товару рідко відбуваються одночасно. Підприємці регулярно стикаються з проблемою: клієнт робить замовлення, вносить часткову передоплату на банківський рахунок (IBAN), а залишок сплачує при отриманні на пошті (післяплата) або кур'єру. Звичайний режим касира («Реалізація») для цього не підходить. Техпідтримка Торгсофт часто отримує питання: «Як правильно фіскалізувати аванс?», «Як прив'язати безліч оплат з виписки Приват24 до конкретних замовлень, щоб не заплутатися в боргах клієнтів?», «Як видати чек на остаточний розрахунок?». Для вирішення всіх цих завдань у програмі існує режим «Торгівля з випискою рахунка» (ТВР), який дозволяє провести замовлення через усі етапи: від комерційної пропозиції до повної фіскалізації складної оплати.

Нижче наведено вичерпний посібник з повного циклу обробки замовлення у цьому режимі.

Крок 1. Створення рахунку (Фіксація замовлення)

Процес починається зі створення документа, який фіксує наміри покупця. Для цього необхідно зайти в пункт меню «Документ» — «Торгівля з випискою рахунка», перейти на вкладку «Рахунок» та натиснути кнопку «Додати».

У вікні створення рахунку необхідно вказати:

• Одержувача (клієнта): вибирається з бази контрагентів.

• Розрахунковий рахунок: банківські реквізити, на які очікується оплата.

• Товари: на вкладці «Товар рахунка» додається перелік того, що замовляє клієнт, із зазначенням кількості та ціни.

На цьому етапі товар ще не списується зі складу, але ви вже можете зарезервувати його або відправити клієнту рахунок-фактуру для оплати.

Крок 2. Приймання безготівкових оплат (IBAN) та їх прив'язка до рахунку

Коли клієнт оплачує замовлення за безготівковим розрахунком (наприклад, на ваш IBAN через свій онлайн-банкінг), ці гроші надходять на ваш банківський рахунок. Щоб уникнути плутанини в боргах і точно знати, за яке саме замовлення надійшли кошти, Торгсофт має механізм роботи з банківськими виписками та Невизначеними оплатами.

1. Завдяки додатковій опції «Банківські виписки по рахунках», програма може автоматично завантажувати транзакції з Приват24, Monobank або Укрсиббанку.

2. Ці надходження потрапляють у систему як «Невизначені оплати» — тобто гроші, які надійшли, але ще не розподілені за конкретними рахунками. (Також невизначену оплату власник може створити вручну зі свого мобільного додатка Торгсофт).

3. На вкладці «Оплати клієнтів» — «Невизначені оплати» виділіть транзакцію від клієнта і натисніть кнопку «Пов'язати з рахунком».

4. Відкриється вікно з переліком неоплачених рахунків. Виберіть потрібний рахунок і натисніть «Вибрати».

Що це дає? Оплата точно закріплюється за вибраним рахунком і стає його передоплатою. Якщо за цим рахунком згодом буде створено кілька видаткових накладних (часткові відвантаження), ця передоплата буде автоматично розподілятися на них, погашаючи борг клієнта. Це повністю виключає плутанину.

Крок 3. Фіскалізація передоплати (Авансу)

Згідно з вимогами ДПС, якщо клієнт вносить передоплату (навіть часткову), на цю операцію необхідно видати фіскальний чек.

Якщо ви використовуєте програмний РРО (ПРРО) від Торгсофт, алгоритм наступний:

• При внесенні першої оплати по рахунку (або при рознесенні банківської виписки, як описано вище), програма формує фіскальний чек.

• У заголовку такого чека автоматично вказується тип «ПЕРЕДОПЛАТА».

• До назви кожного товару в чеку додається фраза «Передоплата за...» (це налаштовується в параметрах програми).

• Як розраховується кількість? Кількість товару в чеку передоплати розбивається на частини пропорційно до суми внесеного авансу відносно загальної суми чека.

• У блоці решти відображатиметься тип оплати (передоплата) та сума боргу, що залишилася за документом.

Крок 4. Формування видаткової накладної (Відвантаження товару)

Коли товар готовий до відправки, на основі Рахунку створюється Видаткова накладна. Це документ, який фактично списує товар зі складу.

• На вкладці «Рахунок» натисніть кнопку «Створити видаткову накладну».

• Програма запитає підтвердження на зняття товару зі складу.

• Якщо товар відвантажується не повністю, можна скористатися функцією «Часткове відвантаження», обравши лише ті позиції, які їдуть до клієнта саме зараз.

• Якщо за рахунком раніше була внесена передоплата (або прив'язана невизначена оплата), вона автоматично перекриє борг за цією новоствореною видатковою накладною.

Крок 5. Чергова сплата та Остаточний розрахунок

Коли клієнт отримує товар (наприклад, на пошті з післяплатою) і вносить залишок коштів, цю доплату також необхідно правильно фіскалізувати.

Торгсофт автоматизує створення складних ланцюжків чеків на ПРРО:

1. Чергова сплата. Якщо клієнт вносить ще одну частину коштів, але вона не перекриває весь борг по документу, програма формує чек з типом «ЧЕРГОВА СПЛАТА».

2. Остаточний розрахунок. Коли клієнт сплачує фінальний залишок і борг закривається повністю, формується чек «ОСТАТОЧНИЙ РОЗРАХУНОК».

Особливості чеків післяплати:

• У чеках «Чергова сплата» та «Остаточний розрахунок» обов'язково вказується фіскальний номер найпершого чека передоплати, що пов'язує їх в єдиний ланцюжок для податкової.

• У цих чеках вказується повна вартість та повна кількість відвантажених товарів, але фактична сума до сплати в чеку дорівнюватиме лише сумі внесеної доплати.

• У налаштуваннях Торгсофт (Параметри — Чек) можна гнучко керувати цим процесом за допомогою налаштування «Друк чека накладної на ПРРО». Можна вибрати формування чека лише «На суму оплати» або «На суму оплати та боргу» (у цьому випадку чек вважатиметься остаточним і вкаже, яким засобом оплати буде погашено борг).

 Важливе застереження щодо помилок

Якщо ви провели оплату (передоплату або остаточний розрахунок) і на неї вже роздруковано фіскальний чек, таку оплату категорично заборонено просто видаляти з програми кнопкою «Видалити». Чек вже передано до ДПС. У разі відмови клієнта від товару або помилки, необхідно скасувати весь ланцюг оплат шляхом проведення правильної процедури Повернення товару/передоплати зі створенням фіскального чека повернення. Якщо по раніше внесеним оплатам/передоплатам не друкувався фіскальний чек, то при внесенні оплати з друком фіскального чека програма запитає спосіб внесення передоплати, щоб додати ті суми у поточний фіскальний чек.