Як сформувати податкову накладну: Реалізація та Торгівля з випискою рахунка

Платнику ПДВ податкова накладна потрібна не лише під час звичайного продажу товару. Вона може бути пов’язана з оплатою, відвантаженням, продажем неплатнику ПДВ або подальшим поверненням. У Торгсофт звичайну податкову накладну можна сформувати з Реалізації або з видаткової накладної в режимі «Торгівля з випискою рахунка». Перед цим потрібно правильно налаштувати ПДВ, підприємство, вид товару та дані покупця. 

Коли потрібно складати податкову накладну

Для звичайного постачання товарів і послуг податкове зобов’язання з ПДВ виникає за подією, яка сталася раніше: отримали оплату від покупця або відвантажили товар. Тому дата податкової накладної визначається не тим, коли її зручно сформувати в програмі, а датою виникнення податкового зобов’язання. Для окремих операцій Податковий кодекс встановлює спеціальні правила, тому нетипові способи оплати потрібно розглядати окремо. tax.gov.ua

Наприклад, підприємство 5 жовтня отримало передоплату, а товар відвантажило 8 жовтня. Для звичайної операції першою подією є оплата 5 жовтня. Якщо товар відвантажили 5 жовтня, а оплату отримали 10 жовтня, першою подією є відвантаження.

Податкова накладна має бути зареєстрована в ЄРПН. Торгсофт формує документ і дозволяє зберегти його у XML для подальшої роботи, зокрема через M.E.Doc або Арт-Звіт. Саме зареєстрована в ЄРПН податкова накладна є підставою для податкового кредиту покупця.

Що перевірити перед формуванням податкової накладної

Відкрийте: Налаштування → Підприємство. У картці підприємства є параметр «Платник ПДВ»:

• Так — товари в документах підприємства оподатковуються за ставкою, зазначеною у відповідному виді товару;

• Ні — ПДВ для документів цього підприємства не нараховується;

• якщо значення не вказане — Торгсофт використовує попередню логіку та визначає ПДВ за видом товару.

Параметр впливає, зокрема, на рахунок, видаткову накладну в «Торгівлі з випискою рахунка» та видаткову накладну реалізації. Цю можливість додано у версії Торгсофт 2026.0.5.

Якщо в одній базі працюють, наприклад, ФОП — неплатник ПДВ і ТОВ — платник ПДВ, перевіряйте підприємство документа до формування податкової накладної.

Відкрийте: Товарознавство → Вид товару. Для відповідного виду товару перевірте ознаку «Обкладається ПДВ», ставку та код ставки. Ставка задається для виду товару, а не окремо під час кожного продажу.

У Податковому кодексі передбачені ставки 20%, 7%, 14% і 0% для визначених законодавством операцій. Не потрібно встановлювати 20% для всіх товарів лише тому, що підприємство є платником ПДВ: застосовується ставка, встановлена для конкретної операції законом. tax.gov.ua

Також у Торгсофт має бути правильно налаштований параметр «Враховувати ПДВ у виді товару». Для коректного формування податкових накладних Торгсофт окремо вимагає, щоб коди ставок і відсотки ПДВ були задані у видах товарів.

Торгсофт бере дані продавця насамперед із картки підприємства. Перед першою податковою накладною перевірте щонайменше:

• назву підприємства або дані ФОП;

• індивідуальний податковий номер;

• податковий номер / ЄДРПОУ, якщо він потрібен для вашого типу платника;

• інші реквізити, які використовуються у вашому сценарії формування та експорту документа.

Якщо частина даних підприємства відсутня, Торгсофт передбачає використання відповідних даних центру обліку. Це не означає, що реквізити можна не заповнювати: перед формуванням документа краще перевірити, звідки саме програма їх бере.

Для іменованого покупця Торгсофт бере дані з його картки в: Маркетинг → Клієнти.

Для юридичної особи або ФОП перевірте назву, ІПН та податковий номер. Якщо покупець — неплатник ПДВ, діють окремі правила заповнення податкової накладної. За чинними роз’ясненнями ДПС при постачанні неплатнику застосовується тип причини 02, у полі отримувача зазначається «Неплатник», а умовний ІПН — 100000000000. ЗІР

Не вводьте умовний ІПН вручну замість реального ІПН покупця-платника ПДВ. Спочатку перевірте його картку.

Податкова накладна містить код товару за УКТ ЗЕД або код послуги за ДКПП. Для більшості товарів платник може зазначати код УКТ ЗЕД не повністю, але не менше перших чотирьох цифр. Для підакцизних та імпортованих товарів це послаблення не діє — код потрібно зазначати повністю. tax.gov.ua

У Торгсофт додаткові дані для ПН можна налаштувати через характеристики виду товару, зокрема «Ознака імпортованого товару» та «Послуги згідно з ДКПП».

Як сформувати податкову накладну в Реалізації

Цей спосіб підходить, коли продаж проводиться безпосередньо через форму Реалізація.

Крок 1. Створіть реалізацію

Відкрийте: Документ → Реалізація. Додайте покупця та товари. Якщо податкова накладна потрібна конкретній юридичній особі або ФОП, важливо вибрати саме цього клієнта, щоб програма отримала його реквізити з картки.

Крок 2. Відкрийте податкову накладну

У формі реалізації виберіть: Друк → Податкова накладна. Після її виклику відкривається форма «Податкова накладна».

Крок 3. Перевірте дані документа

Торгсофт автоматично підставляє:

• дату накладної;

• номер накладної;

• Центр обліку (Продавець);

• Одержувача (Покупець).

Також потрібно вибрати співробітника, що склав накладну. Частину даних договору програма може підтягнути з картки клієнта.

Особливо уважно перевірте дату. Можливість змінити її в програмі не означає, що її можна вибирати довільно: вона має відповідати даті складання ПН за правилами Податкового кодексу.

Крок 4. Якщо накладна не видається покупцю

У формі є поле: «Залишається у продавця (тип причини)». Причину потрібно вибирати відповідно до фактичної операції. Наприклад, для окремого постачання покупцю, який не зареєстрований платником ПДВ, чинний Порядок заповнення ПН передбачає тип причини 02. Для податкової накладної за щоденними підсумками використовується інший тип — 11. Не підставляйте код за аналогією з іншим сценарієм. ЗІР

Крок 5. Збережіть

Після перевірки натисніть «Записати».

Торгсофт відкриє форму підготовки документа до перегляду та друку. Після збереження податкова накладна також доступна в загальному обліку податкових накладних.

Як сформувати податкову накладну в «Торгівлі з випискою рахунка»

Режим «Торгівля з випискою рахунка» зручний, коли продаж складається з окремих етапів: спочатку рахунок, потім оплата та/або відвантаження.

Відкрийте: Документ → Торгівля з випискою рахунка.

Далі:

1. На вкладці «Рахунок» створіть рахунок і додайте товари.

2. За рахунком створіть видаткову накладну.

3. Перейдіть на вкладку «Видаткова накладна».

4. Для потрібного документа виберіть Друк → Податкова накладна.

5. Перевірте дату, номер, продавця, покупця та реквізити.

6. Натисніть «Записати».

Де знайти вже створену податкову накладну

Відкрийте: Документ → Облік податкових накладних. У списку можна вибрати потрібний документ і відкрити його через дію «Друк податкової накладної». Також доступний «Склад податкової накладної» — перелік товарів і розрахованих показників документа.

Перед передачею документа бухгалтеру варто звірити:

• дату й номер;

• продавця;

• покупця;

• номенклатуру;

• ставки та суми ПДВ;

• УКТ ЗЕД / ДКПП;

• загальну суму.

Обов’язкові реквізити податкової накладної визначені статтею 201 Податкового кодексу. Серед них — дата, номер, дані сторін, номенклатура, кількість, ціна без ПДВ, ставка і сума податку та код товару або послуги. tax.gov.ua

Як передати накладну для реєстрації

Стандартний сценарій у Торгсофт: Документ → Облік податкових накладних → Податкова накладна.

Виділіть потрібний документ. Для M.E.Doc передбачена дія «Зберегти в форматі xml для програми M.E.Doc». Для експорту в державному форматі, який використовується зокрема для Арт-Звіт, потрібно попередньо активувати відповідний режим експорту та заповнити необхідні реквізити підприємства.

Збереження XML у Торгсофт ще не означає реєстрацію документа. Податкову накладну потрібно передати до ЄРПН і отримати результат її обробки відповідно до вимог ДПС.

Якщо ПДВ у накладній розрахований неправильно

Перевіряйте налаштування в такій послідовності.

1. Підприємство. У Налаштування → Підприємство перевірте параметр «Платник ПДВ». Для платника має бути встановлено правильний статус.

2. Вид товару. У Товарознавство → Вид товару перевірте «Обкладається ПДВ», ставку та код ставки.

3. Загальні параметри ПДВ. Перевірте «Враховувати ПДВ у виді товару» та основний відсоток ПДВ у налаштуваннях обліку.

4. Покупець. Якщо неправильні назва, ІПН або податковий номер — виправте картку клієнта, з якої Торгсофт бере ці дані.

5. Товар. Якщо неправильний або відсутній УКТ ЗЕД чи код послуги — перевірте дані товару та параметри податкової накладної для його виду.

Короткий алгоритм

У Торгсофт кнопка «Друк → Податкова накладна» запускає формування документа. Але правильність податкової накладної залежить від даних, які вже внесені в підприємство, картку покупця і вид товару, а дата документа — від фактичної господарської операції та правил Податкового кодексу.