Зведена податкова накладна за роздрібними продажами: як сформувати та перевірити

Якщо магазин — платник ПДВ і протягом дня продає товари кінцевим покупцям через РРО або ПРРО, не обов’язково складати окрему податкову накладну на кожен чек. Для операцій, на які окрема ПН не складалася, Податковий кодекс дозволяє сформувати податкову накладну за щоденними підсумками операцій. У Торгсофт для цього використовується режим «Аналіз продажів фіскального товару». На практиці перед формуванням документа важливо правильно вибрати день, центр обліку й підприємство, врахувати повернення та перевірити склад накладної перед вивантаженням у XML.

Що таке податкова накладна за щоденними підсумками

У цій статті під зведеною податковою накладною мається на увазі саме ПН за щоденними підсумками роздрібних операцій із типом причини 11.

Її можна скласти, зокрема, коли магазин продає товари кінцевим споживачам — неплатникам ПДВ, а розрахунки проходять через касу, РРО/ПРРО, банк, надавача платіжних послуг або платіжний пристрій безпосередньо на рахунок продавця.

 Важлива умова: на ці операції не повинна бути вже складена окрема податкова накладна. Це право платника ПДВ, а не обов’язок оформлювати саме такий документ. ЗІР

Для ПН за щоденними підсумками:

• зазначається тип причини 11 — «Складена за щоденними підсумками операцій»;

• покупець зазначається як «Неплатник»;

• умовний ІПН покупця — 100000000000.

Податкова накладна складається за один календарний день. Якщо Z-звіт технічно сформували вже наступного дня, дата ПН від цього не переноситься: ДПС у вересні 2026 року окремо роз’яснила, що визначальною є дата фактичних розрахункових операцій та отримання коштів. lv.tax.gov.ua

Що перевірити в Торгсофт перед формуванням

Спочатку перевірте налаштування ПДВ. Торгсофт визначає три базові умови для коректного формування податкових накладних:

1. У Товарознавство → Вид товару мають бути правильно задані код ставки та відсоток ПДВ.

2. У параметрах програми має бути увімкнено «Враховувати ПДВ у виді товару».

3. У Налаштування → Параметри → Облік основний відсоток ПДВ має відповідати основній ставці, налаштованій у видах товару.
   

Якщо в одній базі працюють кілька ФОП або юридичних осіб, перевірте також підприємство, від імені якого були проведені продажі. У режимі «Аналіз продажів фіскального товару» є колонка та фільтр «Підприємство», які дозволяють відокремити операції конкретного суб’єкта господарювання.

Як сформувати зведену податкову накладну

Перейдіть: Аналіз → Аналіз продажів фіскального товару.

У цьому режимі Торгсофт показує продажі та повернення і дозволяє відбирати їх за періодом, центром обліку, типом чека, видом документа, формою оплати, підприємством та іншими параметрами. 

У фільтрі «Період» встановіть дату, за яку складаєте ПН.

Для податкової накладної за щоденними підсумками не потрібно вибирати тиждень або місяць: документ стосується операцій конкретного дня. Якщо Z-звіт був сформований пізніше, орієнтуйтеся на дату продажів, а не на дату технічного закриття Z-звіту. lv.tax.gov.ua

Для створення документа Торгсофт передбачає вибір Центру обліку.

Якщо у вас кілька магазинів, не об’єднуйте їх автоматично лише тому, що вони працюють в одній базі. Спочатку потрібно розуміти, які РРО/ПРРО і центри належать конкретному платнику ПДВ.

Податкове законодавство дозволяє самому платнику обрати один із двох варіантів: складати окремі щоденні ПН за показниками кожного РРО або одну ПН за показниками всіх своїх РРО чи платіжних пристроїв. ЗІР

Водночас довідка Торгсофт описує створення документа з вибором конкретного центру обліку. Тому не слід просто прибирати фільтр центру й вважати, що програма сформує одну ПН по всій мережі.

Встановіть фільтр «Підприємство», якщо через одну базу працюють кілька ФОП або ТОВ.

Це потрібно, щоб у майбутню ПН не потрапили продажі іншого суб’єкта господарювання. Податкову накладну складає конкретний платник ПДВ, тому продажі різних підприємств не можна об’єднувати в один його документ.

У полі «Вид документа» виберіть: Реалізація.

Для такого вибору дія «Створити зведену податкову накладну» формує зведену ПН. Для виду документа «Повернення» у Торгсофт передбачено створення коригування до раніше сформованої зведеної ПН.

Якщо ви перевіряєте саме продажі через РРО або ПРРО, можна додатково встановити у фільтрі «Фіскальність чеку» → «Фіскальний чек», щоб не бачити інші операції.

Після перевірки вибраного дня, центру обліку, підприємства і виду документа натисніть: «Створити зведену податкову накладну».

Торгсофт створить документ на основі відібраних операцій. Його потрібно ще перевірити перед експортом — сам факт створення ПН у програмі не означає, що її вже зареєстровано в ЄРПН.

Якщо магазин продає товари за різними ставками ПДВ

Товари зі ставками 20%, 7%, 14% та 0% не обов’язково розносити по окремих податкових накладних. Податкові правила дозволяють зазначати оподатковувані операції з різними ставками в одному документі — вони відображаються окремими рядками. ЗІР

Інше правило діє для операцій, звільнених від ПДВ. Оподатковувані та звільнені операції потрібно оформляти окремими податковими накладними. Для звільнених операцій використовується код ставки 903 і зазначається відповідний код податкової пільги. ЗІР

Тому не потрібно штучно формувати окрему ПН для 20%, окрему для 7% і окрему для 14%. Але товари, звільнені від ПДВ, потрібно відокремити від оподатковуваних операцій.

Якщо вам потрібно відібрати конкретну групу товарів у Торгсофт, використовуйте наявні фільтри за товаром або видом товару. 

Не включайте аванс у ПН за щоденними підсумками

У «Аналізі продажів фіскального товару» Торгсофт технічно показує також передоплати рахунків і замовлень та має можливість формування зведених документів за такими операціями.

Але чинне роз’яснення ДПС однозначне: на суму попередньої оплати — авансу — податкова накладна за щоденними підсумками операцій не складається. ЗІР

Тому для цієї статті алгоритм стосується саме фактичних роздрібних постачань за день. Наявність операції в режимі Торгсофт сама по собі не означає, що її можна включити до ПН типу 11.

Як перевірити створену податкову накладну

Перейдіть: Документ → Облік податкових накладних → Зведені податкові накладні. На цій вкладці відображаються документи, створені через «Аналіз продажів фіскального товару».

Тут доступні дві корисні дії:

«Друк податкової накладної» — відкриває друковану форму документа.

«Склад податкової накладної» — показує товари, які потрапили до накладної. Доступ до цієї дії може бути обмежений роллю користувача.

Перед експортом перевірте такі дані.

Дата

Дата ПН повинна відповідати дню, за який сформовані продажі. Якщо касу закрили після опівночі, це не переносить дату виникнення ПДВ-зобов’язань на наступний день. lv.tax.gov.ua

Тип причини та покупець

Для ПН за щоденними підсумками перевірте:

• тип причини — 11;

• покупець — «Неплатник»;

• ІПН покупця — 100000000000.
  

Склад товарів і ставки ПДВ

Перевірте, чи до документа потрапили продажі потрібного підприємства й центру обліку та чи правильно визначені ставки ПДВ.

Якщо є звільнені від ПДВ операції, вони мають бути винесені в окрему ПН. ЗІР

Сума за день

Для продажів через РРО/ПРРО підсумкові дані ПН мають відповідати фактичному денному виторгу та ПДВ за операціями, які ви включаєте в цей документ.

ДПС прямо зазначає: при формуванні ПН за показниками РРО враховуються як кошти, отримані за продажі, так і кошти, видані при поверненні товарів цього дня. ЗІР

Якщо складаєте окрему ПН за одним РРО — звіряйте її з відповідним Z-звітом. Якщо за вашою схемою одна ПН охоплює кілька РРО — перевіряйте суму всіх РРО, що ввійшли до документа. ЗІР

Що робити з поверненням товару

Тут важливо розрізняти дві ситуації.

Товар продали та повернули того самого дня

Якщо покупець повернув товар у день продажу, сума повернення вже враховується у денному підсумку РРО. Окремий розрахунок коригування до ПН за щоденними підсумками в такому випадку не складається. ЗІР

Тобто не потрібно вдруге зменшувати ПДВ через дію «Повернення» в Торгсофт, якщо повернення вже зменшило підсумок цього самого дня.

Є окремий граничний випадок: якщо за день був лише один продаж і цей самий товар повністю повернули, а інших постачань не було, ДПС у вересні 2026 року рекомендувала для коректного відображення скласти звичайну ПН на продаж і РК до неї, а не формувати нульову ПН за щоденними підсумками. lg.tax.gov.ua

Товар повернули пізніше

Якщо повернення відбулося вже після дня продажу, це зміна суми компенсації після постачання. Стаття 192 ПКУ передбачає коригування ПДВ через розрахунок коригування до відповідної податкової накладної. tax.gov.ua

У Торгсофт для цього в «Аналізі продажів фіскального товару» можна вибрати «Вид документа → Повернення». Програма формує коригування, якщо раніше була створена відповідна зведена ПН.

Для покупця-неплатника ПДВ при зменшенні податкових зобов’язань додатково діють умови пункту 192.2 ПКУ, зокрема щодо повернення товару та повної грошової компенсації його вартості.

Як зберегти документ у XML

Після перевірки відкрийте: Документ → Облік податкових накладних → Зведені податкові накладні.

Звідси зведені ПН можна зберегти у форматі XML. Торгсофт також передбачає друк документа та перегляд його складу перед збереженням.

XML-файл можна далі передати до програми, через яку підприємство підписує та реєструє податкові документи, наприклад M.E.Doc або Арт-Звіт.

Збереження XML у Торгсофт не є реєстрацією в ЄРПН. ПН потрібно підписати та зареєструвати в Єдиному реєстрі у встановлений ПКУ строк. ЗІР

Якщо суми не збігаються

Не коригуйте ПДВ вручну на одну-дві копійки лише для того, щоб «підігнати» документ до Z-звіту. 

Спочатку перевірте:

1. Період — чи вибрано саме потрібний день.

2. Центр обліку — чи не потрапили продажі іншої точки або, навпаки, чи не пропущено потрібну.

3. Підприємство — особливо якщо в одній базі працюють кілька ФОП або ТОВ.

4. Фіскальність чека — чи аналізуєте саме потрібні операції РРО/ПРРО.

5. Повернення за цей день — вони вже зменшують денний підсумок.

6. Окремі податкові накладні — операції, на які вже складена індивідуальна ПН, не повинні вдруге потрапити до ПН за щоденними підсумками.

7. Ставки ПДВ у видах товару та налаштування «Враховувати ПДВ у виді товару».

8. Звільнені від ПДВ товари — вони мають формувати окрему ПН.

9. Склад податкової накладної — які саме товари фактично потрапили в документ.

Якщо після цього джерело розбіжності не видно, не змінюйте підсумкові суми навмання: спочатку потрібно встановити, чи розходяться вихідні продажі, налаштування ПДВ або сформований податковий документ.

Короткий алгоритм