Розрахунок коригування до податкової накладної: як оформити повернення товару та зміну суми

Якщо після продажу покупець повернув увесь товар або його частину, змінилася ціна чи кількість товару, сума операції вже не відповідає податковій накладній, складеній раніше. Для платника ПДВ таку зміну відображають розрахунком коригування до податкової накладної — РК. На практиці найчастіше потрібно зрозуміти, як сформувати РК після повернення, який код причини вказати, де знайти документ у Торгсофт і як підготувати його до подальшої реєстрації в ЄРПН. Окремий сценарій стосується зведених податкових накладних у роздрібній торгівлі. Вставлений текст

Що таке розрахунок коригування

Податкова накладна (ПН) фіксує операцію, за якою виникли податкові зобов'язання з ПДВ.

Розрахунок коригування (РК) змінює показники вже складеної податкової накладної. Він потрібен, зокрема, якщо після постачання змінилася сума компенсації: переглянули ціну, змінилася кількість товару, покупець повернув товар або продавець повернув аванс. Це прямо передбачено статтею 192 Податкового кодексу. ЗІР

РК не замінює звичайне повернення товару в Торгсофт. Спочатку в обліку потрібно відобразити саму господарську операцію — повернути товар і гроші покупцю, а вже потім сформувати податковий документ.

Форма ПН і порядок її заповнення, разом із правилами складання РК, затверджені наказом Мінфіну.

Як оформити повернення товару в Торгсофт перед створенням РК

Повернення від покупця оформлюється через Документ → Повернення. Його також можна відкрити з форми Реалізація кнопкою Повернення. 

Якщо є чек, у формі повернення можна відсканувати його штрихкод і вибрати товари, які покупець повертає. Якщо чек потрібно знайти вручну, використовується дія Вибрати чек для повернення. Для повернення без чека Торгсофт дозволяє знайти потрібний продаж у переліку реалізацій. 

При частковому поверненні вказується фактична кількість товару, яку повертає покупець. У режимі Торгівля з випискою рахунка для цього є дія Задати кількість, яка повертається. Після вибору товару оформлюється повернення грошей. 

Важлива послідовність: продаж → повернення товару → повернення грошей → розрахунок коригування.

Не варто формувати РК замість документа повернення: складський і фінансовий облік мають спочатку відобразити фактичну операцію.

Як сформувати розрахунок коригування після повернення

Після оформлення повернення відкрийте: Склад → Перелік приходів. Знайдіть потрібне повернення та виберіть дію Друк коригувального розрахунку до податкової накладної. 

Якщо продаж і повернення проводилися в цьому режимі, відкрийте: Документ → Торгівля з випискою рахунка → Повернення. Виберіть потрібний документ і натисніть Друк коригувального розрахунку до податкової накладної. Така сама дія доступна безпосередньо у вкладці повернень цього режиму.  

Після цього Торгсофт відкриє форму Розрахунок коригування до податкової накладної, де потрібно перевірити та заповнити параметри документа.

Який код причини коригування вибрати

На цьому етапі є важливий нюанс. У Торгсофт у формі РК за замовчуванням встановлюється код 103. Але код потрібно перевіряти за фактичною операцією.

ДПС використовує такі основні коди:

Тому автоматично залишати 103 для будь-якого повернення не слід.

Якщо поставлений товар повертається повністю або повністю повертається аванс, застосовується причина 103 — «Повернення товару або авансових платежів». tax.gov.ua

Наприклад, магазин продав підприємству десять однакових одиниць товару, на них була складена ПН, а покупець повернув усі десять. У цьому випадку йдеться про повне повернення.

Якщо ціна одиниці не змінюється, але покупець повертає частину поставленого товару, ДПС розглядає це як зміну кількості — код 102.

Наприклад, продано 10 одиниць по 600 грн, а покупець повернув 2. Ціна 600 грн залишається тією самою, змінюється кількість з 10 до 8 — отже, причина коригування пов'язана саме з кількістю. ЗІР

Це особливо важливо враховувати в Торгсофт, оскільки форма програми початково підставляє код 103.

Якщо кількість товару залишається тією самою, але сторони після постачання змінили ціну, використовується 101 — «Зміна ціни». ЗІР

Наприклад, було поставлено 5 одиниць по 1000 грн, але після погодження з покупцем ціну змінили до 950 грн. Кількість не змінилася, але змінилася загальна сума операції через нову ціну.

Для таких операцій Податковий кодекс також вимагає РК. Водночас довідка Торгсофт докладно описує автоматизований сценарій саме після повернення товару. Окремого підтвердженого алгоритму з кнопками для довільної зміни ціни вже зареєстрованої ПН у наданій документації немає, тому не варто редагувати початкові документи за неперевіреною схемою.

Що перевірити у формі РК

Насамперед звірте:

• податкову накладну, до якої складається коригування;

• дату операції;

• продавця та покупця;

• товари;

• кількість і ціну;

• ставку ПДВ;

• код причини коригування;

• підсумкову суму та ПДВ.

Особливо уважно перевірте код причини. Підставлений програмою код 103 правильний для повного повернення, але часткове повернення через зменшення кількості потребує іншої причини.

Торгсофт є інструментом підготовки документа. Те, яка господарська операція фактично відбулася і який код їй відповідає, має визначатися за первинними документами та чинними правилами ДПС.

Як сформувати коригування до зведеної податкової накладної

Для роздрібних продажів Торгсофт має окремий механізм роботи зі зведеними податковими накладними.

Відкрийте Аналіз → Аналіз продажів фіскального товару. Для створення коригування виберіть відповідний центр обліку та вид документа «Повернення», після чого скористайтеся дією Створити зведену податкову накладну. Для формування коригування в системі вже має існувати зведена ПН за реалізаціями, яких стосується повернення. 

Створені зведені ПН та коригування можна переглядати в: Документ → Облік податкових накладних → Зведені податкові накладні. Там вони доступні для перегляду складу документа та збереження у форматі XML. 

Що налаштувати, щоб ПДВ розраховувався правильно

Перед формуванням ПН і РК потрібно перевірити три налаштування в Торгсофт:

1. У Товарознавство → Вид товару мають бути задані код ставки та відповідний відсоток ПДВ. Для коду 7 — 7%, для коду 14 — 14%.

2. У Налаштування → Параметри має бути ввімкнено Враховувати ПДВ у виді товару.

3. У Налаштування → Параметри → Облік відсоток ПДВ для основної ставки має становити 20%. 

Якщо сума ПДВ у РК виглядає неправильно, ці налаштування варто перевірити до ручного виправлення самого документа.

Як передати РК у бухгалтерську програму

Торгсофт підтримує збереження податкових документів у XML.

Для роботи з ними відкрийте: Документ → Облік податкових накладних.

Для M.E.Doc у програмі передбачено вибір, від якої особи виконується експорт — фізичної або юридичної — та дію Зберегти в форматі xml для програми M.E.Doc.

Для державного формату, який використовується, зокрема, з Арт-Звіт, потрібно активувати Експорт податкових накладних в державному стандарті. Після цього стають доступними необхідні додаткові реквізити та дія збереження XML у стандарті України. 

Формування або збереження XML у Торгсофт не означає реєстрацію документа в ЄРПН. Після експорту документ потрібно передати до системи, через яку підприємство підписує КЕП і реєструє податкові документи.

Хто реєструє РК в ЄРПН

Якщо податкова накладна була складена на покупця — платника ПДВ:

• якщо РК збільшує суму компенсації або загальна сума не змінюється — його реєструє продавець;

• якщо РК зменшує суму компенсації — його реєструє покупець, якому продавець передає складений РК. ЗІР

Для підприємця це означає, що після повернення товару й формування від'ємного РК робота не закінчується збереженням XML: потрібно проконтролювати його передачу покупцю та реєстрацію.

Строки у 2026 році

Станом на жовтень 2026 року діють тимчасові строки реєстрації на період воєнного стану та шість місяців після місяця його припинення або скасування:

• ПН і РК, складені з 1 по 15 число, — до 5 числа наступного місяця;

• складені з 16 по останній день місяця — до 18 числа наступного місяця;

• РК на зменшення суми компенсації, який має зареєструвати покупець — платник ПДВ, — протягом 18 календарних днів з дня його отримання покупцем. km.tax.gov.ua

Якщо потрібної дії немає в програмі

Спочатку перевірте регіональний стандарт. Для стандарту Україна відображаються, зокрема:

• Документ → Облік податкових накладних;

• Склад → Перелік приходів → Друк коригувального розрахунку до податкової накладної. 

Якщо дія є, але суми ПДВ розраховуються не так, як очікувалося, перевірте налаштування ставок ПДВ у виді товару та системні параметри обліку. Не варто виправляти підсумкову суму вручну, не визначивши причину розбіжності.

Якщо коригування стосується не звичайного повернення, а зміни ціни, складної зміни кількості й ціни одночасно, помилки у вже зареєстрованій ПН або іншої нестандартної ситуації, спочатку визначте правильний спосіб складання РК за правилами ДПС. Не використовуйте код 103 лише тому, що Торгсофт підставив його автоматично.

Короткий алгоритм

Для повного повернення орієнтиром є код 103, для часткового повернення без зміни ціни — 102, для зміни ціни — 101. Код у формі РК потрібно звіряти з реальною операцією, а не залишати значення за замовчуванням автоматично.