ПРРО на початку року: чек-лист перевірки КЕП, господарських одиниць і ліцензій у Торгсофт

Початок року зручно використати для контрольної перевірки ПРРО перед першими робочими змінами, але сам перехід на новий календарний рік не означає, що потрібно заново реєструвати касу в ДПС. Чи треба продовжувати опцію ПРРО саме з 1 січня, що робити з КЕП, строк дії якого закінчується через кілька тижнів або місяців, чи потрібно повторно подавати 20-ОПП, 1-ПРРО та 5-ПРРО, чому після зміни ФОП або нового ключа не відображаються господарські одиниці та в якій послідовності оновлювати дані в ДПС і Торгсофт. Такі ситуації є і в реальних зверненнях до техпідтримки: фахівці допомагають при заміні ФОП і ПРРО на робочому місці, додаванні нового ключа та відсутності доступних господарських одиниць для нового ФОП.

Що потрібно перевіряти на початку року

У роботі з ПРРО є кілька окремих речей, які не потрібно змішувати:

• ліцензія опції «Програмний РРО» у Торгсофт визначає, чи доступна фіскалізація на конкретному робочому місці;

• КЕП використовується для підписання фіскальних документів і має власний строк дії;

• господарська одиниця — магазин, офіс, склад або інше місце, через яке ведеться діяльність і на яке реєструється ПРРО;

• 20-ОПП повідомляє ДПС про господарську одиницю;

• 1-ПРРО реєструє або перереєстровує сам програмний РРО;

• 5-ПРРО передає ДПС інформацію про КЕП особи, яка працюватиме з ПРРО.

Саме новий календарний рік не є окремою підставою для повторного подання цих форм. Наприклад, 20-ОПП подається при створенні або відкритті об'єкта, а також при зміні його типу, назви, місцезнаходження, виду права чи стану. Для ПРРО перереєстрація потрібна, зокрема, при зміні найменування або адреси господарської одиниці, а новий КЕП касира потребує нового повідомлення 5-ПРРО. 

Отже, 1 січня — це контрольна дата для перевірки, а не дата автоматичної перереєстрації ПРРО.

Правильна послідовність перевірки

Для діючої каси доцільно йти від того, що може безпосередньо зупинити роботу, до реєстраційних даних: ліцензія Торгсофт → версія програми → КЕП → господарська одиниця → ПРРО → касир → перша робоча зміна.

Якщо на якомусь етапі виявлено зміну, спочатку потрібно завершити необхідні дії в ДПС, а вже потім оновлювати пов'язані налаштування Торгсофт.

Крок 1. Перевірте ліцензію опції «Програмний РРО»

Ліцензування Торгсофт і реєстрація ПРРО в ДПС — різні речі. Зареєстрований у ДПС ПРРО не означає автоматично, що на конкретному робочому місці активна комерційна опція Торгсофт. Сам Торгсофт окремо наголошує, що не потрібно змішувати реєстрацію каси, ліцензування опції та ключі підприємства й касирів. 

Для нових придбань діє опція «Програмний РРО | Ліцензія на 1 рік». Вона оплачується щорічно і купується на кожен пристрій окремо. Користувачі, які придбали опцію раніше, до переходу Торгсофт на модель річної підписки, зберігають раніше придбане право використання на постійній основі. 

Тому на початку року перевірте:

1. чи активна опція ПРРО на кожному робочому місці, де фіскалізуються продажі;

2. чи не наближається дата завершення річного доступу;

3. чи не з'явилося нове робоче місце, для якого потрібна окрема опція;

4. чи ваша ліцензія належить до чинної річної моделі або була придбана раніше на постійній основі.

Щорічна оплата не означає обов'язкове продовження саме 1 січня. Перевіряти потрібно строк доступу конкретної ліцензії.

Якщо потрібно не перевірити, а вперше підключити опцію, перейдіть до окремої інструкції: Як активувати ПРРО в Торгсофт

Крок 2. Перевірте актуальність Торгсофт перед роботою з КЕП

Цей крок особливо важливий після зміни стандарту нових КЕП у 2026 році.

Для нових сертифікатів, сформованих із використанням «Купини», потрібні Торгсофт 2026.0.5 або новіший та сумісні криптографічні бібліотеки ІІТ. При цьому старий чинний КЕП не потрібно було перевипускати лише через перехід на новий стандарт: він працює до завершення строку дії або відкликання. 

Тому порядок такий:

• якщо чинний КЕП уже працює, спочатку просто перевірте строк його дії;

• якщо найближчим часом отримуватимете новий КЕП, до його підключення переконайтеся, що Торгсофт і криптографічні компоненти оновлені;

• не починайте заміну ключів одночасно на всіх касах, не перевіривши готовність робочих місць.

Докладно про новий стандарт: Нові КЕП з 1 вересня 2026 року: що зробити, щоб працював програмний РРО

Крок 3. Перевірте КЕП усіх осіб, які працюють із ПРРО

КЕП не прив'язаний до календарного року. У кожного сертифіката є власний строк дії, тому на початку року потрібно не «замінити всі ключі», а скласти перелік фактично використовуваних КЕП і перевірити кожен.

Для кожного ФОП, керівника та касира потрібно знати:

• хто є власником КЕП;

• на яких касах він використовується;

• коли завершується строк дії сертифіката;

• чи не був сертифікат відкликаний або заблокований;

• чи зареєстрований актуальний ключ касира в ДПС через 5-ПРРО.

ДПС прямо вказує: особа, яка проводить операції через ПРРО, повинна використовувати зареєстрований для роботи з цим ПРРО електронний підпис або електронну печатку. При зміні КЕП касира потрібно подати нову 5-ПРРО з ідентифікатором нового сертифіката, а потім замінити ключ на пристрої. 

Якщо КЕП ще чинний

Наприклад, строк дії ключа завершується у квітні.

У січні не потрібно:

• перевипускати його лише через новий рік;

• повторно подавати 5-ПРРО з тим самим ключем;

• видаляти чинний КЕП із Торгсофт.

Потрібно зафіксувати дату завершення й запланувати заміну до неї.

Якщо КЕП потрібно замінити

Нормальна послідовність така: закрити поточну зміну старим чинним КЕП → отримати новий КЕП → зареєструвати новий сертифікат у ДПС через 5-ПРРО → дочекатися прийняття → замінити ключ у Торгсофт → продовжити роботу.

Не варто спочатку підміняти файл ключа в Торгсофт, а потім з'ясовувати, чому ДПС не дозволяє касиру працювати. У детальній інструкції Торгсофт цей порядок сформульовано так само: спочатку ДПС, потім Торгсофт. 

У технічних матеріалах Торгсофт заміна КЕП окремо виділена для випадків завершення строку дії, відкликання ключа, зміни касира або ситуації, коли ПРРО перестає підписувати чеки чи відкривати/закривати зміну.

Докладні алгоритми:

Як перевірити актуальність ключа ПРРО та вчасно його замінити

Заміна КЕП для програмного РРО в Торгсофт

Крок 4. Звірте всі господарські одиниці з фактичними торговими точками

Наступний етап — не створення нових господарських одиниць, а звірка.

Для кожного магазину або іншого місця, де використовується ПРРО, перевірте:

• чи ця господарська одиниця досі використовується;

• чи збігається її назва;

• чи не змінилася адреса;

• чи не змінився вид права на об'єкт;

• чи не була точка закрита, перенесена або замінена іншою;

• чи зареєстрований на потрібну господарську одиницю саме той ПРРО, яким користується каса.

Форму 20-ОПП не потрібно подавати щороку без змін. ДПС вимагає її, коли об'єкт створюється або відкривається, а також коли змінюються відомості про нього. Для таких подій установлено строк 10 робочих днів. 

Якщо за рік нічого не змінилося

Наприклад:

• ФОП той самий;

• магазин працює за тією самою адресою;

• господарська одиниця активна;

• ПРРО зареєстрований на цю точку.

Повторно подавати 20-ОПП через настання нового року не потрібно.

Якщо змінилася адреса або найменування магазину

Тут простого редагування адреси в Торгсофт недостатньо.

Спочатку потрібно актуалізувати відомості про об'єкт у ДПС, а для ПРРО, що працює на цій господарській одиниці, подати 1-ПРРО з позначкою «Перереєстрація». Скасовувати реєстрацію ПРРО і створювати новий тільки через зміну адреси не потрібно. 

Після завершення дій у ДПС перевіряють відповідність даних у Торгсофт.

Крок 5. Перевірте сам ПРРО для кожної каси

Після господарських одиниць перевіряйте зареєстровані ПРРО.

Для кожного фізичного робочого місця потрібно звірити:

ДПС реєструє ПРРО на конкретну господарську одиницю, а касир, який працює з ним, повинен мати належним чином заявлений КЕП. 

Торгсофт, зі свого боку, дозволяє вибрати господарську одиницю та зареєстрований на ній ПРРО за даними КЕП. Повний первинний алгоритм налаштування винесений в окремий матеріал: Програмний РРО: з чого почати

Якщо ПРРО вже працює і жодні реєстраційні дані не змінилися, проходити цю первинну реєстрацію заново не потрібно.

Крок 6. Перевірте касирів і 5-ПРРО

Для кожного касира поставте два питання: "Ця людина ще працює з ПРРО?" "Вона використовує той самий КЕП, який зареєстрований у ДПС?"

Якщо касир і ключ не змінювалися, щорічна повторна 5-ПРРО не потрібна.

Якщо:

• прийшов новий продавець;

• продавцеві видали новий КЕП;

• сертифікат старого ключа завершився або був відкликаний;

• змінився ідентифікатор ключа,

потрібно привести у відповідність 5-ПРРО і налаштування Торгсофт. ДПС прямо вказує, що при зміні КЕП касира подається нове повідомлення з ідентифікатором нового сертифіката. 

Для одночасної роботи одного підприємства на кількох ПРРО також потрібно враховувати правила використання ключів касирів: ДПС зазначає, що для одночасної роботи двох ПРРО необхідні окремі ключі для кожної каси. 

Докладно про підприємства, касирів, кілька ФОП та ліцензування: Робота підприємств та продавців з ПРРО та ключами

Якщо після нового КЕП не з'являються господарські одиниці

Це одне з питань, яке реально повторюється у зверненнях техпідтримки Торгсофт — зокрема при додаванні ПРРО нового ФОП.

Повідомлення «Відсутні доступні господарські одиниці» означає, що Торгсофт зміг звернутися до ДПС, але для використаного КЕП сервер не повернув доступну господарську одиницю. Воно може з'являтися після нового ключа касира, перевипуску КЕП або підключення ПРРО іншого ФОП.

У такій ситуації не потрібно заново створювати всі налаштування ПРРО. Перевіряйте послідовно: 20-ОПП → 1-ПРРО → 5-ПРРО для конкретного нового ключа → прийняття документів ДПС → оновлення даних у Торгсофт.

Якщо 5-ПРРО щойно прийнята, реєстри ДПС можуть оновитися не миттєво, тому повторне подання тієї самої форми одразу після позитивної квитанції не завжди потрібне. 

Докладна діагностика винесена в окрему інструкцію: «Відсутні доступні господарські одиниці» при додаванні ключа ПРРО

Якщо ж разом із відсутністю списку є текст на кшталт Error connecting with SSL або tlsv1 alert protocol version, це вже інший сценарій — спочатку потрібно перевіряти зв'язок із сервісами ДПС, а не подавати 20-ОПП або 5-ПРРО повторно.

Що робити залежно від результату перевірки

Найчастіші питання підприємців

Ні. Законодавча процедура прив'язана до реєстрації та змін у даних, а не до зміни календарного року. Якщо підприємство, господарська одиниця, ПРРО та ключі залишилися тими самими, повторно подавати 20-ОПП, 1-ПРРО та 5-ПРРО лише через початок року не потрібно. 

Не обов'язково. Для чинної моделі Торгсофт це ліцензія на один рік, тому потрібно перевіряти строк саме свого оплаченого доступу. Окремо існують раніше придбані права на ПРРО, які залишилися постійними після переходу на підписну модель. 

Ні. Чинний сертифікат можна використовувати до завершення строку дії або відкликання. Але дату варто зафіксувати й провести заміну завчасно, бажано до того, як стара зміна залишиться відкритою на недійсний ключ. 

Якщо в результаті отримано новий сертифікат із новим ідентифікатором ключа, його потрібно повідомити ДПС через 5-ПРРО. Лише замінити файл у Торгсофт недостатньо. 

Ні. Спочатку актуалізуються дані господарської одиниці в ДПС, а ПРРО перереєстровується через 1-ПРРО. Після цього перевіряються налаштування Торгсофт. 

Не поспішайте. Якщо 20-ОПП, 1-ПРРО та 5-ПРРО вже успішно прийняті, спочатку перевірте ідентифікатор нового КЕП і дочекайтеся оновлення реєстрів ДПС. Повторне створення тієї самої господарської одиниці не є першим кроком. 

Ні. Спочатку у нового суб'єкта мають бути належним чином оформлені господарська одиниця, ПРРО та ключі осіб, які проводитимуть розрахунки. Лише після цього відповідний ПРРО підключають до робочого місця Торгсофт. Саме звернення щодо заміни ФОП і ПРРО на робочому місці регулярно трапляються в техпідтримці.

Короткий чек-лист перед першою робочою зміною року

Перед відкриттям кас перевірте:

• опція ПРРО Торгсофт активна на всіх потрібних робочих місцях;

• відома дата завершення кожної річної ліцензії;

• встановлена актуальна версія Торгсофт;

• усі КЕП чинні й не відкликані;

• для нових КЕП використовується сумісна версія Торгсофт і криптографічних бібліотек;

• ключі фактичних касирів зареєстровані через 5-ПРРО;

• усі фактичні магазини відповідають господарським одиницям у ДПС;

• адреси та назви господарських одиниць актуальні;

• кожен ПРРО належить потрібній господарській одиниці;

• на кожній касі Торгсофт вибрано потрібне підприємство та ПРРО;

• якщо протягом року змінився ФОП, адреса, ПРРО, касир або КЕП, зміни спочатку оформлені в ДПС, а потім перенесені в Торгсофт.

У якій послідовності діяти, якщо щось змінилося

Для початку року достатньо пам'ятати три окремі маршрути:

Саме така послідовність дозволяє не перетворювати щорічну перевірку на повне повторне налаштування ПРРО.