Як звірити Z-звіти, продажі і податкові накладні перед звітністю з ПДВ

Перед складанням звітності з ПДВ важливо перевірити не лише касову виручку, а весь ланцюжок: Z-звіт → продажі та повернення в Торгсофт → податкові накладні → ЄРПН. Особливо це потрібно, якщо працюють кілька кас або магазинів, продажі ведуться від різних ФОП чи підприємств, протягом місяця були повернення або передоплати. Така звірка допомагає знайти розбіжність на тому етапі, де вона виникла, а не вже після формування податкової звітності.

Що саме потрібно звірити

Z-звіт містить підсумкові дані РРО або ПРРО за зміну: продажі, повернення та суми за формами оплати.

«Підсумковий звіт за період» у Торгсофт для ПРРО дозволяє отримати ці дані безпосередньо із сервера ДПС або з локальної бази Торгсофт.

«Аналіз продажів фіскального товару» — режим Торгсофт, де можна перевірити продажі та повернення за періодом, центром обліку, підприємством, видом документа, формою оплати та іншими ознаками. 

Податкова накладна за щоденними підсумками операцій складається для передбачених ПКУ роздрібних операцій, якщо на них не була складена окрема податкова накладна. Для неї застосовується тип причини 11. tax.gov.ua

Тут є важливе уточнення щодо термінології. У Торгсофт дія та відповідний розділ називаються «зведена податкова накладна», але для роздрібних продажів кінцевим споживачам у цьому сценарії йдеться саме про податкову накладну за щоденними підсумками операцій. Це не одна податкова накладна за весь місяць.

1. Почніть із даних Z-звітів

Для ПРРО Торгсофт відкрийте Налаштування → Програмний РРО → Аналітика програмного РРО та скористайтеся дією «Підсумковий звіт за період».

Вкажіть потрібну дату або період.

Для звірки краще залишити увімкненим налаштування «Використовувати дані з сервера податкової служби». У такому разі дані Z-звітів завантажуються безпосередньо із сервера ДПС, а не розраховуються за локальними чеками Торгсофт.

У звіті можна побачити окремо:

• кількість і суму чеків реалізації;

• кількість і суму повернень;

• розподіл сум за формами оплати.

Саме ці показники варто зафіксувати як перший рівень звірки. Торгсофт також дозволяє сформувати цей самий звіт за локальними чеками, вимкнувши використання даних сервера ДПС. Це зручно для пошуку розбіжності між тим, що зберігається в базі Торгсофт, і тим, що фактично зареєстровано на фіскальному сервері. 

Для апаратного РРО вихідною точкою будуть фактичні Z-звіти відповідного РРО.

2. Якщо дані ДПС і Торгсофт не збігаються

У ПРРО Торгсофт є дія «Завантаження чеків із сервера». Вона призначена для випадків, коли чек є на сервері ДПС, але відсутній у локальній базі Торгсофт, наприклад після збою локальної нумерації або видалення чека.

Програма завантажує відсутні чеки та, якщо відповідний документ Торгсофт існує, пов'язує чек із ним. Якщо товар із завантаженого чека не вдалося зіставити з товаром бази, він позначається як «Нерозпізнаний товар». Після завантаження чеків сформуйте підсумковий звіт повторно.

Якщо залишилися нерозпізнані товари або чек не вдається правильно пов'язати з документом, у цій ситуації варто уточнити можливість у техпідтримки Торгсофт, оскільки результат може залежати від налаштувань конкретної бази.

3. Зіставте Z-звіти з продажами Торгсофт

Відкрийте Аналіз → Аналіз продажів фіскального товару.

Для звірки одного дня встановіть однаковий контур даних:

1. Період — дата, яку перевіряєте.

2. Центр обліку — потрібний магазин або торгову точку.

3. Фіскальність чеку — Фіскальний чек.

4. Вид документа — спочатку Реалізація.

5. Підприємство — конкретний ФОП або юридичну особу, яка є платником ПДВ.

6. За потреби використайте форму оплати — готівковий або безготівковий розрахунок.

У нижній частині форми Торгсофт показує кількість товару та суму продажів. Порівнюйте її не з довільним місячним підсумком, а з відповідними продажами у Z-звіті за той самий день і той самий контур обліку. Повернення перевіряйте окремо, встановивши Вид документа → Повернення. У самому аналізі також передбачені фільтри за підприємством, формою оплати, фіскальністю чека та видом документа.

Якщо загальна сума не збігається, звужуйте порівняння послідовно: день → центр обліку → підприємство → реалізації/повернення → форма оплати. Так простіше визначити конкретний набір операцій, на якому з'явилася різниця.

4. Якщо магазинів або РРО декілька

Для ПДВ важливо не змішувати операції різних платників. Якщо в одній торговельній мережі продажі проводять кілька ФОП або ТОВ, звірку та податкові накладні потрібно вести окремо за кожним платником ПДВ.

Якщо одному платнику належать кілька РРО або ПРРО, ДПС дозволяє обрати один із двох варіантів: складати окрему податкову накладну за щоденними підсумками для кожного РРО або одну таку накладну за показниками всіх РРО за день. Головне — застосовувати той самий принцип і під час звірки, щоб не порівнювати одну податкову накладну з даними лише однієї каси. cv.tax.gov.ua

5. Визначте, які операції мають потрапити до податкової накладної

Сума Z-звіту і сума податкової накладної не завжди повинні механічно збігатися без додаткової перевірки.

У податкову накладну за щоденними підсумками включають операції, які відповідають умовам пункту 201.4 ПКУ і на які не була складена окрема податкова накладна. Для такої накладної зазначається тип причини 11, покупець — «Неплатник», умовний ІПН — 100000000000. ЗІР

Тому перед формуванням документа перевірте:

• чи не була на окремий продаж уже складена індивідуальна податкова накладна;

• чи всі відібрані операції належать одному платнику ПДВ;

• чи правильно враховані повернення;

• чи не потрапили до вибірки передоплати;

• чи не змішані в одній накладній оподатковувані та звільнені від ПДВ операції.

Для оподатковуваних операцій та операцій, звільнених від ПДВ, складаються окремі податкові накладні. Це не означає, що потрібно окремо формувати накладну для кожної ставки 20 %, 14 % або 7 %: вимога про розділення стосується саме оподатковуваних і звільнених операцій. ЗІР

Передоплату не додавайте до щоденної підсумкової накладної

У «Аналізі продажів фіскального товару» Торгсофт технічно є види документів для передоплат рахунків і замовлень. Але для податкового обліку це не означає, що передоплату можна включити до ПН з типом причини 11.

ДПС прямо зазначає: на суму отриманого авансу податкову накладну за щоденними підсумками складати не можна. Передоплату потрібно відокремити від роздрібного щоденного підсумку та оформити відповідно до правил виникнення податкового зобов'язання. ЗІР

6. Перевірте налаштування ПДВ у Торгсофт

Якщо податкова накладна формується з неправильними сумами ПДВ, перед пошуком складнішої причини перевірте базові налаштування.

Для коректного розрахунку Торгсофт передбачає:

• код ставки та відсоток ПДВ у Товарознавство → Вид товару;

• налаштування «Враховувати ПДВ у виді товару»;

• основну ставку ПДВ у Налаштування → Параметри → Облік.

В офіційній довідці Торгсофт окремо зазначено, що неправильне налаштування цих параметрів може призвести до некоректного розрахунку податкової накладної або розрахунку коригування. 

Це налаштування бази, а не щомісячна операція. Якщо воно вже перевірене і не змінювалося, щоразу переналаштовувати ПДВ не потрібно.

7. Сформуйте податкову накладну тільки після звірки продажів

Коли продажі за потрібний день перевірені, в Аналізі продажів фіскального товару виберіть потрібний центр обліку та Вид документа → Реалізація, після чого використайте дію «Створити зведену податкову накладну».

Торгсофт створює такі документи на основі даних цього аналізу. Для перегляду сформованих документів відкрийте Документ → Облік податкових накладних і вкладку зі зведеними податковими накладними. 

Перед вивантаженням XML перевірте сам документ:

• дату;

• підприємство-продавця;

• склад товарів;

• ставки ПДВ;

• загальні обсяги постачання;

• суму ПДВ;

• тип причини 11 для накладної за щоденними підсумками.

Для цього у Торгсофт є перегляд «Склад податкової накладної».

8. Як врахувати повернення

Тут важлива дата повернення.

Якщо покупець повернув товар у той самий день, сума повернення вже враховується у денних показниках РРО і Z-звіту. Для звичайного сценарію окремий розрахунок коригування до податкової накладної за щоденними підсумками не складають: підсумкова ПН формується вже з урахуванням повернених коштів. ЗІР

Якщо товар повернули наступного дня, а продаж уже потрапив до податкової накладної за попередній день, потрібно коригувати саме цю податкову накладну. Для покупця-неплатника ДПС дозволяє таке зменшення за умови повернення товару продавцю та повної компенсації його вартості покупцю. ЗІР

У Торгсофт для зведених накладних передбачено сценарій: в Аналізі продажів фіскального товару вибрати Вид документа → Повернення та створити коригування. Початкова зведена накладна за реалізацією при цьому вже повинна існувати. 

9. Перевірте XML перед реєстрацією в ЄРПН

Після перевірки податкової накладної її можна зберегти у форматі XML та імпортувати до програми електронної звітності. У Торгсофт передбачено експорт податкових накладних у XML для M.E.Doc та у державному форматі. 

На цьому етапі перевірте документ уже в M.E.Doc або іншій програмі до його відправлення в ЄРПН. Після реєстрації перевірте отриману квитанцію: саме вона підтверджує результат реєстрації документа.

Якщо щось не збігається

Не змінюйте податкову накладну навмання. Перевіряйте дані у тому самому порядку, в якому вони виникли: 

1. Z-звіт ДПС — чи є всі чеки, продажі та повернення.

2. Локальні чеки Торгсофт — чи відповідають даним сервера ДПС.

3. Аналіз продажів фіскального товару — чи однакові період, центр обліку, підприємство, вид документа та форма оплати.

4. Склад операцій для ПДВ — чи вилучені операції з окремими ПН і передоплати, чи відокремлені звільнені від ПДВ операції.

5. Налаштування ПДВ — чи правильно встановлені ставки та їх коди.

6. Податкова накладна в Торгсофт — дата, продавець, товари, обсяги та ПДВ.

7. XML у M.E.Doc — чи проходить перевірку перед відправленням.

8. ЄРПН — чи отримана успішна квитанція про реєстрацію.

Тобто місячну перевірку варто будувати від первинних денних даних до податкових документів, а не навпаки: спочатку Z-звіти та чеки, потім продажі Торгсофт, після цього податкові накладні й лише потім реєстрація та звітність з ПДВ.