Випадково сформували Z-звіт посеред дня: як продовжити продажі та контролювати зміну ПРРО в Торгсофт

Під час роботи з ПРРО касир може сформувати Z-звіт раніше, ніж планувалося: наприклад, замість X-звіту або під час роботи з меню фіскального реєстратора. Чи можна скасувати такий Z-звіт, чи дозволено відкрити ще одну зміну того самого дня, що робити з готівкою, яка залишилася в касі, чому після Z-звіту не друкуються нові чеки та як налаштувати нагадування, щоб зміна ПРРО не залишалася відкритою надто довго. Окремі звернення техпідтримки стосуються ситуацій, коли зміну не вдається закрити через неправильний системний час або роботу з ПРРО під іншим касиром чи КЕП.

Що таке зміна ПРРО, X-звіт і Z-звіт

Зміна ПРРО — період роботи реєстратора між попереднім Z-звітом і наступним Z-звітом. Для однієї зміни формується один фіскальний звітний чек. Максимальна тривалість зміни не повинна перевищувати 24 години. Якщо протягом дня проводилися розрахункові операції, Z-звіт потрібно створювати щоденно.

X-звіт показує поточні підсумки роботи ПРРО, але не закриває зміну. Z-звіт, або фіскальний звітний чек, фіксує підсумки поточної зміни на фіскальному сервері ДПС та завершує її. Тому X-звіт можна використовувати для перевірки каси протягом дня, а Z-звіт — коли зміну потрібно завершити.

Якщо Z-звіт сформовано о 13:00 замість 20:00, це означає не втрату проведених чеків, а дострокове завершення першої зміни.

Випадковий Z-звіт не потрібно скасовувати

Якщо Z-звіт уже успішно зареєстрований ДПС, повертати попередню зміну у стан «відкрита» не потрібно.

Правильний сценарій інший: перша зміна → Z-звіт → нова зміна → подальші продажі → другий Z-звіт наприкінці роботи.

ДПС прямо дозволяє протягом одного дня відкрити нову зміну ПРРО, якщо попередню зміну вже закрито. Тому два або більше Z-звітів за календарний день самі по собі не означають порушення: кожний із них належить до окремої зміни. 

Наприклад, магазин відкрив зміну о 09:00. О 13:10 касир випадково сформував Z-звіт. Першу зміну завершено о 13:10. Після цього можна відкрити другу зміну і працювати до звичайного часу закриття магазину. Наприкінці друкується Z-звіт уже за другою зміною.

Що робити одразу після випадкового Z-звіту

Не натискайте «Z-звіт» повторно лише тому, що не побачили паперовий документ або програма поводиться незвично. Перевірте стан ПРРО та наявність фіскального документа в «Аналітиці за програмним РРО».

Якщо Z-звіт уже зареєстрований і доступна дія «Відкрити зміну», попередню зміну завершено. ДПС також використовує доступність відкриття нової зміни як ознаку того, що попередня зміна закрита і Z-звіт уже сформований. 

Якщо паперовий Z-звіт не надрукувався через принтер або відсутність паперу, це не означає, що фіскальний документ не зареєстрований. Спочатку треба перевірити його стан, а не формувати ще один звіт.

Для продовження фіскальних продажів потрібно відкрити нову зміну на тому самому ПРРО.

У Торгсофт це можна зробити через дії програмного РРО — «Відкрити зміну». Звичайний продаж без відкритої зміни фіскалізувати не вдасться. Після відкриття нової зміни касир продовжує працювати зі звичайними продажами, поверненнями та іншими операціями.

Це важливий крок, який у практичних інструкціях часто описують неточно.

Після Z-звіту не потрібно автоматично проводити службове внесення на всю суму готівкових продажів попередньої зміни. Потрібно врахувати тільки ту готівку, яка фактично залишається на місці проведення розрахунків і буде використовуватися в новій зміні.

ДПС визначає, що операція «службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці розрахунків на момент першої розрахункової операції після виконання Z-звіту. 

Наприклад, до 13:00 магазин отримав 8 000 грн готівкою. Після випадкового Z-звіту:

• якщо всі 8 000 грн залишаються у касовій шухляді — перед наступним продажем потрібно зареєструвати службове внесення 8 000 грн;

• якщо 7 000 грн забрали з місця проведення розрахунків, а для решти залишили 1 000 грн — службове внесення становитиме 1 000 грн;

• якщо в касі після Z-звіту готівки немає — вносити неіснуючий залишок не потрібно.

Службове внесення не є новою виручкою. Воно лише реєструє готівку, яка вже фізично знаходиться на місці розрахунків. Операції «службове внесення» і «службова видача» не є розрахунковими операціями в розумінні Закону №265. 

Після відкриття нової зміни та, за потреби, службового внесення касир може працювати у звичайному режимі.

Не потрібно:

• створювати повторно вже проведені продажі першої зміни;

• видаляти її Z-звіт;

• змінювати раніше зареєстровані фіскальні чеки;

• об’єднувати дві зміни в одну.

Перша і друга зміни залишаються окремими фіскальними періодами.

Якщо після випадкового Z-звіту в новій зміні були розрахункові операції, наприкінці роботи потрібно сформувати Z-звіт і за нею.

Таким чином, за день магазин матиме, наприклад:

09:00–13:10 — зміна №1 → Z-звіт №1
13:15–20:00 — зміна №2 → Z-звіт №2

Підсумок продажів за календарний день потрібно аналізувати за обома змінами, а не лише за останнім Z-звітом.

Чи є два Z-звіти за день проблемою

Ні, якщо це два Z-звіти двох послідовних змін.

Правило ДПС сформульовано так: протягом однієї зміни формується один Z-звіт, але протягом дня дозволяється відкрити нову зміну після закриття попередньої. 

Тому ситуація: Z о 13:00 → нова зміна → Z о 20:00 є нормальною послідовністю роботи ПРРО.

Інша річ — якщо частина продажів після першого Z-звіту проводилася без відкриття нової зміни або розрахункова операція взагалі залишилася без належного фіскального документа. Це вже інша ситуація, яку потрібно аналізувати окремо.

Як звіряти касу, якщо за день сформовано два Z-звіти

Після дострокового закриття зміни власник іноді бачить, що Z-звіт банківського термінала або внутрішній звіт магазину не збігається з одним Z-звітом ПРРО.

Причина може бути дуже простою: банківський термінал підсумував весь календарний день, а вибраний Z-звіт ПРРО містить лише одну з двох змін.

Наприклад:

Якщо Z-звіт банківського термінала показує 19 800 грн, порівнювати його лише з другим Z-звітом ПРРО на 12 300 грн некоректно. Треба брати суми обох змін.

У журналах техпідтримки Торгсофт такі звернення трапляються саме як питання про різницю між підсумками банківського термінала, ПРРО та звітами програми.

Чи потрібно після випадкового Z-звіту робити службову видачу

Не через сам факт формування Z-звіту.

«Службова видача» використовується тоді, коли готівку фактично вилучають із місця проведення розрахунків. «Службове внесення» — коли готівка там фактично залишається перед першою новою розрахунковою операцією. 

Тому не потрібно створювати штучну схему: Z → службова видача всієї виручки → службове внесення тієї самої суми лише для того, щоб продовжити роботу.

Операції повинні відповідати реальному руху готівки.

Не плутайте зміну ПРРО і касовий день Торгсофт

Це два різні об’єкти обліку.

 Зміна ПРРО — фіскальна сесія, яку контролює ДПС. Її закриває Z-звіт.

 Касовий день Торгсофт — внутрішній обліковий період для руху коштів у касі програми.

Тому випадковий Z-звіт не означає, що користувач обов’язково повинен вручну відкривати касовий день Торгсофт.

Якщо після відкриття нової зміни продажі та касові операції в Торгсофт проводяться нормально, додаткових дій із «Підсумками каси» не потрібно.

Якщо програма окремо повідомляє, що касовий день закритий і через це не дозволяє провести внутрішню фінансову операцію, тоді потрібно аналізувати саме стан касового дня. Це окреме питання від стану зміни ПРРО.

Що робити, якщо Z-звіт є, але нову зміну відкрити не вдається

Тут уже потрібно встановити, де саме не збігається стан: у Торгсофт чи на фіскальному сервері.

Z-звіт зареєстрований у ДПС, але Торгсофт показує зміну відкритою

Не формуйте другий Z-звіт навмання.

Спочатку перевірте документи в «Аналітиці за програмним РРО» та стан ПРРО. Якщо на сервері звіт уже є, а локальний стан не відповідає серверному, потрібно відновити синхронізацію даних.

Для таких випадків у Торгсофт передбачені інструменти роботи з фіскальними документами та завантаження даних із сервера. Якщо локальний стан зміни після синхронізації не відновлюється, доцільно передати ситуацію технічній підтримці, а не вручну змінювати службові дані ПРРО.

Після Z-звіту програма повідомляє, що зміна не відкрита

Це очікувано: попередня зміна завершена. Потрібно відкрити нову.

Нова зміна вже відкрита іншим касиром

У зверненнях до техпідтримки є ситуації, коли користувач працює з ПРРО не під тим співробітником, під яким уже відкрито зміну. У такому разі потрібно перевірити:

• який касир відкрив зміну;

• який КЕП використовується;

• до якого саме ПРРО має доступ цей касир;

• чи не відкривалася зміна з іншого робочого місця.

У версії Торгсофт 2026.0.5 також посилено контроль приватних ключів: програма перевіряє, чи має ключ доступ до відповідного ПРРО та господарської одиниці. 

Z-звіт не формується

У реальних зверненнях техпідтримки Торгсофт траплялася ситуація, коли Z-звіт не вдавалося зняти через неправильний системний час на комп’ютері; після встановлення правильного часу формування звіту пройшло успішно.

Тому при проблемах із закриттям зміни варто перевірити:

1. дату, час і часовий пояс Windows;

2. синхронізацію системного часу;

3. КЕП поточного касира;

4. стан зміни в аналітиці ПРРО;

5. доступ до фіскального сервера ДПС;

6. актуальність версії Торгсофт.

Скільки може тривати зміна ПРРО

Максимальна тривалість зміни — 24 години. Після перевищення максимальної тривалості робота реєстратора підлягає блокуванню відповідно до вимог до фіскальних функцій.

Але правило «24 години» не варто трактувати як дозвіл завжди тримати зміну відкритою рівно 24 години від моменту її початку.

Закон №265 вимагає створювати Z-звіт щоденно, якщо протягом дня здійснювалися розрахункові операції. Для цілодобової роботи ДПС окремо пояснює: Z-звіт потрібно формувати після завершення робочої зміни, але не пізніше 24:00 відповідного календарного дня.

Тобто контроль має враховувати одночасно: тривалість конкретної зміни ≤ 24 годин і обов’язок щоденного Z-звіту за день, у якому були розрахункові операції.

Як Торгсофт попереджає про тривалу або незакриту зміну

У Торгсофт 2026.0.5 додано окремий блок контролю змін ПРРО: Налаштування → Параметри → Додаткові функції → Програмний РРО.

Повідомлення про тривалість зміни

Параметр «Відображати повідомлення, коли тривалість зміни перевищує кількість годин» показує попередження після перевищення заданого часу.

За замовчуванням встановлено 23 години. Це не законодавчий норматив, а контрольний поріг Торгсофт, встановлений раніше граничних 24 годин. 

Повідомлення стосується ПРРО:

• за яким є хоча б один чек, зареєстрований на поточному робочому місці; або

• тривалість зміни якого вже перевищила задане значення.

Таким чином, програма не перевантажує касира повідомленнями про всі ПРРО торговельної мережі, а контролює ті, що стосуються його роботи. 

Нагадування під час виходу з Торгсофт

Параметр «Відображати підтвердження при закритті програми про необхідність закриття зміни» нагадує касиру про незакриту зміну під час виходу з Торгсофт.

Попередження з’являється для ПРРО, які використовувалися на цьому робочому місці або мають відкриту зміну. 

Це корисно для звичайних магазинів, де найчастіша причина надмірно довгої зміни — не технічна несправність, а те, що наприкінці дня програму просто закрили без Z-звіту.

Підтвердження перед Z-звітом

У цій же версії додано підтвердження друку Z-звіту. Перед виконанням дії Торгсофт просить підтвердити її, щоб касир не закрив зміну випадковим натисканням. 

Для магазинів із кількома продавцями доцільно не вимикати це підтвердження.

Чи обов’язково залишати поріг саме 23 години

Ні. 23 години — значення за замовчуванням, а не вимога законодавства. 

Для магазину, що працює, наприклад, з 09:00 до 20:00, попередження через 23 години практично означатиме, що про забуту зміну магазин дізнається вже наступного дня.

Тому для конкретної торгової точки можна встановити менший контрольний інтервал, близький до її реального робочого циклу. Наприклад, якщо звичайна зміна триває 11–12 годин, внутрішній поріг можна встановити з невеликим запасом після цього часу.

Це вже організаційне налаштування підприємства, а не податкова норма.

Практичний приклад

Магазин працює з 09:00 до 20:00. О 09:00 відкрили зміну. До 14:00 було:

• готівкових продажів — 9 400 грн;

• карткових продажів — 15 600 грн;

• у грошовій шухляді фактично знаходиться 10 400 грн, тому що вранці було внесено 1 000 грн розмінних коштів.

О 14:05 касир випадково підтвердив Z-звіт.

Подальші дії:

1. Перевірити, що Z-звіт зареєстрований.

2. Відкрити нову зміну.

3. Якщо всі 10 400 грн залишаються на місці проведення розрахунків, зареєструвати службове внесення 10 400 грн до першого нового продажу.

4. Продовжити продажі.

5. О 20:00 сформувати другий Z-звіт.

Якщо ж після першого Z-звіту власник забрав 9 400 грн виручки, залишивши продавцю тільки 1 000 грн розмінних коштів, у новій зміні службове внесення має становити 1 000 грн, а не 10 400 грн.

Наприкінці дня:

• перший Z-звіт містить продажі до 14:05;

• другий — продажі після повторного відкриття зміни;

• службове внесення не додають до виручки, оскільки це не продаж.

Що варто передбачити в роботі касирів

Для працівника достатньо короткого алгоритму:

1. Якщо потрібні лише поточні підсумки — використовувати X-звіт, а не Z-звіт.

2. Перед Z-звітом прочитати підтвердження Торгсофт і перевірити, чи справді роботу завершено.

3. Якщо Z сформовано завчасно — не намагатися його видалити або повторити.

4. Відкрити нову зміну.

5. Якщо на місці залишилась готівка — зареєструвати її фактичну суму як службове внесення перед першим новим розрахунком.

6. Наприкінці роботи закрити нову зміну звичайним Z-звітом.

7. При звірці дня врахувати всі Z-звіти цього дня.

Для власника або адміністратора доцільно додатково увімкнути в Торгсофт нагадування при виході, контроль тривалості зміни та залишити активним підтвердження Z-звіту. 

Відповіді на часті запитання

Якщо він уже зареєстрований, попередню зміну не потрібно відновлювати. Відкривають нову зміну і продовжують роботу.

Так, послідовно: нову зміну дозволено відкрити після закриття попередньої. 

Так, якщо вони належать до двох різних змін. Один Z-звіт формується на одну зміну. 

Ні. Реєструється та сума готівки, яка фактично зберігається на місці проведення розрахунків перед першою операцією нової зміни. 

Лише якщо на місці проведення розрахунків залишається готівка, яку потрібно зареєструвати. Сам факт відкриття другої зміни не створює умовної готівкової суми.

Ні. Це стандартний поріг попередження Торгсофт. Максимальна тривалість зміни за вимогами — 24 години, а при розрахункових операціях потрібно також дотримуватися вимоги щодо щоденного Z-звіту. 

Спочатку перевірити стан ПРРО та фіскальні документи в аналітиці. Не дублювати Z-звіт. Якщо дані Торгсофт і сервера ДПС не синхронізувалися, перевірити зв’язок, системний час, поточного касира та КЕП; якщо стан не відновився — звернутися до технічної підтримки.

Якщо ПРРО протягом дня мало дві зміни, потрібно скласти карткові продажі з обох Z-звітів ПРРО і вже цей підсумок порівнювати з денним звітом термінала.