Службове внесення в ПРРО та касові ордери: коли яку операцію використовувати

Службове внесення і службова видача в ПРРО та касові ордери Торгсофт: що, коли і в якій послідовності проводити

У магазині готівка рухається не лише під час продажів: зранку в касу кладуть гроші для решти, протягом дня можуть видати кошти на господарські потреби, частину виторгу забрати з каси, передати гроші в офіс або здати їх до банку. Коли потрібне «службове внесення» ПРРО, коли — «службова видача», чим вони відрізняються від «Внести гроші в касу» та «Видати гроші з каси» у Торгсофт, як правильно внести розмінну монету, чи потрібно щовечора обнуляти готівку перед Z-звітом і чому іноді ПРРО не дозволяє вилучити суму, яку касир бачить у X-звіті. 

Що таке службове внесення, службова видача і касовий ордер

Тут працюють дві системи обліку одних і тих самих грошей.

ПРРО реєструє рух готівки на місці проведення розрахунків. За чинними правилами:

• службове внесення реєструє готівку, яка знаходиться на місці розрахунків перед першою розрахунковою операцією після Z-звіту;

• службова видача реєструє готівку, яку фізично забирають із місця проведення розрахунків, якщо це вилучення не є розрахунковою операцією.

ДПС окремо зазначає, що службове внесення та службова видача самі по собі не є розрахунковими операціями. Вони фіксують неторговий рух готівки. (ЗІР)

Касові операції Торгсофт відповідають за внутрішній фінансовий облік підприємця. У програмі є, зокрема, операції «Внести гроші в касу», «Видати гроші з каси», «Інкасація», «Здати виручку». Вони змінюють внутрішній залишок відповідної каси та дозволяють зафіксувати, звідки гроші надійшли або куди були витрачені.

Тому для кожної ситуації потрібно відповісти на два питання:

1. Що фізично сталося з готівкою на місці розрахунків?

2. Як цей рух має відобразитися у фінансовому обліку Торгсофт?

Іноді достатньо однієї операції. В інших випадках той самий фізичний рух потрібно відобразити і в Торгсофт, і через ПРРО.

Коли яку операцію використовувати

 Головне правило: службове внесення не використовується для оформлення продажу, а службова видача — для оформлення звичайного повернення коштів покупцю. Продаж і повернення є розрахунковими операціями та оформлюються відповідними фіскальними чеками.

Як правильно внести розмінні гроші на початку дня

Це один із найтиповіших сценаріїв.

Наприклад, магазин починає роботу з 1 500 грн у грошовій скриньці, щоб касир міг видавати решту.

Якщо гроші залишилися в касі з учора

Припустимо, увечері в Торгсофт було зафіксовано залишок 1 500 грн. Гроші фізично залишилися у скриньці.

Наступного дня:

1. Касир відкриває зміну ПРРО.

2. До першого продажу проводить службове внесення 1 500 грн.

3. У Торгсофт окреме надходження на 1 500 грн створювати не потрібно, оскільки ці гроші вже входять у залишок каси.

Якщо створити новий прибутковий документ Торгсофт ще на 1 500 грн, внутрішній залишок буде збільшено повторно без фактичного надходження грошей.

ДПС прямо вказує, що готівка, яка залишилася на місці проведення розрахунків після попереднього Z-звіту, реєструється перед наступною розрахунковою операцією через «службове внесення».

Якщо розмінні гроші принесли сьогодні

Інша ситуація: учора касу фізично спорожнили, а зранку власник приніс 1 500 грн для розміну.

Тоді фактичний залишок змінився і в двох системах потрібно зафіксувати реальну подію:

• у Торгсофт — надходження грошей до відповідної каси;

• у ПРРО — службове внесення 1 500 грн.

У формах «Внести гроші в касу» та «Видати гроші з каси» Торгсофт передбачено перемикач «Провести операцію через фіскальний реєстратор». Він відображається, якщо на робочому місці налаштований фіскальний реєстратор.

Цей перемикач потрібен саме для ситуацій, коли касову операцію Торгсофт потрібно провести також через налаштований фіскальний реєстратор.

Чи можна зробити службове внесення до відкриття зміни

У робочому сценарії Торгсофт спочатку потрібно відкрити зміну ПРРО, після цього проводити службове внесення.

Меню роботи з ПРРО в Торгсофт містить окремі дії: відкриття зміни, X-звіт, Z-звіт, внесення та вилучення грошей. Така сама послідовність передбачена й у Торгсофт-Гібрид.

Якщо при внесенні програма повідомляє, що потрібно відкрити зміну ПРРО, перевірте:

• чи дійсно відкрита зміна;

• чи вибраний потрібний ПРРО;

• чи працює касир під потрібним підприємством;

• чи є зв’язок із ПРРО.

Створювати звичайний касовий ордер замість службового внесення лише для обходу такого повідомлення не слід: внутрішній документ Торгсофт не замінює фіскальну службову операцію.

Що робить «Внести гроші в касу» у Торгсофт

У довідці Торгсофт ця операція описана як внесення до каси грошей, не пов’язаних зі складськими документами. На формі доступний перемикач проведення через фіскальний реєстратор.

Такий документ потрібен, коли в управлінському обліку справді виникло нове надходження готівки.

Наприклад:

• власник додав гроші до каси;

• гроші надійшли за внутрішньою фінансовою операцією;

• клієнт погашає раніше сформовану заборгованість і цю оплату потрібно пов’язати з його балансом.

Для VIP-клієнтів Help описує окремий сценарій: у формі реалізації можна вибрати «Внести гроші в касу» → «Прийняти гроші від клієнта», розрахувати його борг і погасити відповідну суму касовим ордером.

При цьому касовий ордер Торгсофт сам по собі не визначає, чи потрібен фіскальний чек. Якщо отримання грошей від клієнта є розрахунковою операцією за Законом №265, її потрібно оформити відповідним розрахунковим документом ПРРО. Службове внесення не є способом фіскалізації оплати покупця.

Коли використовувати «Видати гроші з каси»

Help визначає операцію «Видати гроші з каси» як видачу коштів:

• на потреби підприємства;

• для розрахунків із контрагентами;

• для операцій, пов’язаних із VIP-клієнтами.

На цій формі також є перемикач «Провести операцію через фіскальний реєстратор».

Наприклад, касир узяв із грошової скриньки 700 грн для придбання господарських матеріалів.

У Торгсофт треба відобразити фактичну витрату грошей із каси та її призначення. Якщо ці 700 грн фізично вилучили з місця проведення розрахунків і це вилучення не пов’язане з розрахунковою операцією, через ПРРО проводять службову видачу 700 грн.

Після цього:

• внутрішній залишок Торгсофт зменшується відповідно до проведеної фінансової операції;

• ПРРО фіксує, що фактичної готівки на місці розрахунків стало менше.

Повернення покупцю — це не службова видача

Цей випадок потрібно відокремити від господарських витрат.

Коли покупець повертає товар і магазин повертає йому готівку, це розрахункова операція. Для неї оформлюється фіскальний документ повернення. ДПС прямо включає видачу готівки за повернений товар до визначення розрахункової операції.

Якщо для повернення у скриньці бракує готівки, підприємець може спочатку фізично додати до неї необхідні гроші. Саме це додаткове внесення реєструється як службове внесення.

Наприклад, у касі є 300 грн, а покупцю потрібно повернути 1 000 грн. Власник додав 700 грн.

Тоді:

1. 700 грн фізично додають до каси та реєструють як службове внесення;

2. повернення 1 000 грн оформлюють звичайним фіскальним документом повернення.

Чи потрібно щовечора робити службову видачу перед Z-звітом

Ні, універсального правила про обов’язкове щоденне обнулення готівки перед Z-звітом немає.

Це важливе уточнення, оскільки в старих інструкціях і неофіційних поясненнях часто зустрічається схема «вилучити всю готівку → зробити Z-звіт».

ДПС зараз пояснює інакше: якщо гроші залишаються на місці проведення розрахунків і до першої розрахункової операції наступного робочого дня їх реєструють через «службове внесення», службову видачу наприкінці попереднього робочого дня можна не виконувати. 

Чи потрібен Z-звіт, якщо за день були тільки службові операції

Якщо протягом дня не було розрахункових операцій, а виконувалися лише службове внесення та службова видача, ДПС зазначає, що створювати Z-звіт лише через ці службові операції не потрібно.

Це ще раз показує різницю між продажами та службовим рухом готівки: службові операції самі по собі не є розрахунковими.

«Здати виручку» та «Інкасація» у Торгсофт

Ці дві операції відповідають на питання куди поділися гроші в управлінському обліку Торгсофт.

Здати виручку

У Торгсофт «Здати виручку» означає передати гроші з каси торгової точки до центральної каси.

Наприклад, продавець передає 20 000 грн із магазину до офісу.

Для Торгсофт ці кошти продовжують існувати в обліку: вони змінили місце зберігання. Саме тому Help рекомендує використовувати здачу виручки, якщо підприємець веде повний облік витрат.

Якщо при цьому 20 000 грн фізично забрали з грошової скриньки касира, у ПРРО виникає окрема подія — вилучення готівки з місця проведення розрахунків. Для неї використовується службова видача. 

Інкасація

У термінології Торгсофт «Інкасація» зменшує залишок відповідної каси на введену суму. Help описує її як вилучення грошей власником із каси.

Звернення до техпідтримки показують, що клієнти дійсно уточнюють одночасно роботу інкасації та фіскального вилучення. В одному з таких звернень спеціаліст консультував щодо проведення інкасації та вилучення готівки через фіскальний реєстратор, а також видаляв зайвий документ інкасації.

Для підприємця це означає: спочатку визначте, де гроші мають залишитися в обліку Торгсофт. Якщо вони просто їдуть із магазину до офісної каси, для внутрішнього обліку доречна здача виручки. Якщо операція має зменшити залишок каси без перенесення до іншої каси Торгсофт, використовується відповідна операція інкасації.

Фізичне вилучення грошей із місця проведення розрахунків окремо перевіряється з погляду службової видачі ПРРО.

Для чого потрібен перемикач «Провести операцію через фіскальний реєстратор»

У Торгсофт цей перемикач є на формах:

• «Внести гроші в касу»;

• «Видати гроші з каси».

Він доступний, якщо на робочому місці налаштований фіскальний реєстратор.

Наприклад, власник приніс до каси додаткові 3 000 грн для розміну. У Торгсофт потрібно збільшити реальний залишок каси, а в ПРРО — зареєструвати появу цієї готівки на місці розрахунків.

Інша ситуація: бухгалтер виправляє внутрішню класифікацію фінансового документа, але фізично гроші зараз не вносять і не забирають. Створювати нову службову операцію ПРРО лише для такого внутрішнього виправлення не потрібно.

Чому ПРРО пише «Сума вилучення більше поточної суми готівки»

Таке повідомлення може з’явитися, якщо сума, яку намагаються вилучити з каси, перевищує поточну суму готівки, зареєстровану за відкриту зміну на ПРРО. Зокрема, помилка може виникати, якщо вилучити намагаються більше коштів, ніж було внесено або отримано готівкою протягом цієї зміни.

Водночас причина може бути й у розбіжності між даними ПРРО на сервері ДПС та локальними даними Торгсофт. Наприклад, X-звіт може показувати одну суму готівки, тоді як у «Аналітиці за програмним РРО» відображається менша сума.

Якщо виникла така ситуація:

• сформуйте X-звіт потрібного ПРРО;

• відкрийте Налаштування → Програмний РРО → Аналітика за програмним РРО;

• перевірте, яку суму готівки було внесено та отримано за поточну зміну;

• порівняйте її із сумою, яку намагаєтеся вилучити;

• якщо дані X-звіту та локальної аналітики не збігаються, зафіксуйте дату, номер ПРРО, суму та текст повідомлення і передайте ці дані техпідтримці.

Не потрібно зменшувати суму вилучення навмання або створювати додаткові касові документи лише для того, щоб операція пройшла.

Що робити, якщо службове внесення або видачу провели неправильно

Для ПРРО ДПС встановлює конкретний порядок виправлення.

Якщо помилково проведено службову видачу, реєструється службове внесення на таку саму суму. Якщо помилково проведено службове внесення, операція виправляється наступною реєстрацією «сторно». Це виправляє фіскальні дані ПРРО.

Після цього окремо перевірте Торгсофт. Якщо разом зі службовою операцією був створений внутрішній касовий документ, він також має відповідати тому руху грошей, який реально відбувся.

Не створюйте фіктивний прибутковий або видатковий ордер лише для компенсації цифри. Спочатку встановіть:

• чи гроші реально внесли або вилучили;

• який документ є в Торгсофт;

• яка службова операція зареєстрована в ПРРО;

• чи відкритий касовий день.

Для вже закритого касового дня використовується окрема процедура відкриття дня, виправлення фінансового документа і повторного перерахунку.

Що робити з готівкою при здачі в банк

Якщо магазин забирає виторг із грошової скриньки й передає його до банку, відбуваються дві події.

У ПРРО готівка фізично залишає місце проведення розрахунків, тому реєструється службова видача.

У Торгсофт потрібно показати подальше місце цих грошей. Help передбачає операцію «Перевести на розрахунковий рахунок» для переказу грошей із каси на банківський рахунок. Вона використовується, зокрема, коли підприємець передає виручку до банку.

Так фінансовий облік показує реальний маршрут коштів: вони перестали бути готівкою конкретної каси й стали коштами на банківському рахунку.

Чому службове внесення не можна використовувати для «вирівнювання каси»

Припустимо, за Торгсофт у касі має бути 8 000 грн, фактично касир нарахував 7 500 грн. Провести службове внесення 500 грн у ПРРО без фактичного внесення грошей — означає зареєструвати подію, якої не було. Створити прибутковий касовий ордер Торгсофт на 500 грн без реального надходження — теж означає змінити внутрішній облік без господарської підстави.

Спочатку потрібно знайти причину розбіжності: перевірити продажі, повернення, витрати, інкасацію, здачу виручки, форму оплати та інші документи дня.

Це узгоджується з реальною практикою техпідтримки: звернення з питаннями фінансових операцій по ПРРО та Торгсофт розбираються через перевірку двох обліків і фактичного балансу, а не через створення довільного коригувального документа.

Типовий робочий день касира

Розглянемо звичайний сценарій.

| Зранку

У скриньці залишилося 2 000 грн із попереднього дня.

Касир:

1. відкриває зміну ПРРО;

2. проводить службове внесення 2 000 грн;

3. не створює нового приходу в Торгсофт, якщо ці гроші вже враховані в залишку каси;

4. починає продажі.

| Протягом дня

Із каси видали 600 грн на господарські потреби.

У Торгсофт оформлюють «Видати гроші з каси» із відповідним призначенням. Оскільки 600 грн фактично забрали з місця проведення розрахунків і це не розрахунок із покупцем, рух реєструють через ПРРО як службову видачу.

| Увечері

У касі накопичилося 18 000 грн. В офіс забирають 15 000 грн, а 3 000 грн залишають для роботи наступного дня.

У Торгсофт 15 000 грн передають до центральної каси через «Здати виручку». Фізичне вилучення цих 15 000 грн із місця розрахунків реєструють через ПРРО як службову видачу.

3 000 грн залишаються у скриньці.

Після завершення розрахункових операцій закривають зміну Z-звітом. Наступного робочого дня ці 3 000 грн реєструють через службове внесення перед першою розрахунковою операцією. Щовечора штучно вилучати й наступного ранку фізично повертати ці гроші не потрібно.

Коротке правило для касира

Перед кожною операцією з готівкою визначте, що сталося з реальними грошима.

Якщо гроші з’явилися або зникли на місці проведення розрахунків поза продажем чи поверненням покупцю, перевірте необхідність службового внесення або службової видачі ПРРО.

Якщо ця сама операція змінює внутрішню касу, борг, витрати або місце зберігання коштів підприємства, її потрібно коректно відобразити фінансовим документом Торгсофт.

А для операцій «Внести гроші в касу» і «Видати гроші з каси» Торгсофт дає можливість провести відповідний рух також через налаштований фіскальний реєстратор за допомогою перемикача «Провести операцію через фіскальний реєстратор».