VIP-клієнт у борг і ПРРО: коли потрібна «Торгівля з випискою рахунка»

Продаж у борг VIP-клієнтам та фіскалізація (ПРРО): коли та чому потрібна «Торгівля з випискою рахунка»

У роздрібній та гуртовій торгівлі побудова довірливих відносин з постійними покупцями часто передбачає продаж товарів у борг, оплату частинами або внесення авансу за майбутні покупки. Для автоматизації таких процесів у Торгсофт передбачений режим роботи з VIP-клієнтами. Проте, з обов'язковим впровадженням програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО), класичний продаж у борг стикається з певними технічними та законодавчими нюансами. Підприємці часто ставлять фахівцям технічної підтримки такі питання: «Чому при погашенні боргу VIP-клієнтом не друкується звичайний фіскальний чек?», «Чому оплата боргу іноді проходить на фіскальному реєстраторі як службове внесення?», «Як правильно фіскалізувати передоплату (аванс), щоб потім не було розбіжностей у податковій?», та «Як зв'язати часткову оплату від клієнта з конкретним товаром?». Щоб відповісти на ці питання, необхідно розібратися, як ПРРО взаємодіє з борговими операціями, і чому для таких цілей найкраще підходить режим «Торгівля з випискою рахунка».

Чому продаж у борг не закривається через ПРРО як звичайна реалізація?

Стандартний режим «Реалізація» розрахований на те, що момент передачі товару покупцеві та момент оплати збігаються. Якщо ви відпускаєте товар VIP-клієнту в борг через звичайну «Реалізацію», виникає проблема з фіскалізацією.

Згідно з офіційними даними розробників, пряма робота VIP-клієнтів (продаж у борг) разом із програмним РРО безпосередньо на формі «Реалізація» наразі не підтримується повною мірою. Якщо ви спробуєте прийняти оплату боргу від VIP-клієнта за раніше виданий товар, повноцінний фіскальний чек на товари не роздрукується. Замість цього, щоб сума грошей у касі по фіскальному реєстратору збігалася з реальною сумою грошей у фізичній касі, програма може надрукувати чек зі «Службовим внесенням» грошей. Це не впливає на суму податків, але не є повноцінним фіскальним чеком продажу товару.

Крім того, при внесенні авансу у звичайній реалізації можуть виникати складнощі з відображенням попередньої оплати у чеку, що може призвести до плутанини в аналітиці та звітах.

Рішення: перехід на режим «Торгівля з випискою рахунка»

Для коректної та законної фіскалізації передоплат (авансів), часткових відвантажень та оплат у борг (післяплат) фахівці рекомендують використовувати режим «Торгівля з випискою рахунка» (ТВР). Цей режим створений спеціально для торгових операцій, “розтягнутих” у часі.

Для роботи з ПРРО у цьому режимі в налаштуваннях програми (Налаштування - Параметри - Чек) існують спеціальні параметри: «Друк чека передоплати на ПРРО» та «Друк чека накладної на ПРРО». Вони дозволяють налаштувати систему так, щоб вона пропонувала або завжди друкувала чеки при внесенні коштів.

Як провести аванс (передоплату)

1. У режимі «Торгівля з випискою рахунка» перейдіть на вкладку «Рахунок» та створіть новий рахунок для клієнта.

2. Додайте до рахунка потрібні товари.

3. Натисніть кнопку «Внести передоплату».

4. Програма запропонує надрукувати фіскальний чек на суму передоплати (залежно від ваших налаштувань).

Як провести відвантаження в борг та післяплату

1. Коли приходить час віддати товар, на основі створеного рахунка формується «Видаткова накладна».

2. Якщо клієнт забирає товар, але ще не повністю розрахувався (бере в борг), у формах оплати по чеку ПРРО може бути використаний засіб оплати «Кредит» на суму боргу, що залишився (важливо, щоб цей тип оплати був попередньо налаштований у вашому ПРРО).

3. Коли клієнт згодом приносить гроші для погашення боргу, ви знаходите цю видаткову накладну та натискаєте «Внести оплату за товар».

4. Програма сформує чек на залишкову суму. Програма коректно розрахує суму, яку потрібно доплатити, спираючись на попередні чеки передоплати та у чеку буде зазначено номер цього чека передоплати.

Як провести повернення

• Повернення авансу. Якщо клієнт вніс передоплату, але видаткова накладна ще не була створена (товар не відвантажено), ви можете повернути гроші за допомогою кнопки «Повернення передоплати» безпосередньо на вкладці «Рахунок».

• Повернення відвантаженого товару. Якщо товар уже був відвантажений (створена видаткова накладна), повернення здійснюється на спеціальній вкладці «Повернення» всередині режиму «Торгівля з випискою рахунка». Тут ви натискаєте «Додати», обираєте товари з конкретної видаткової накладної та повертаєте кошти клієнту за допомогою кнопки «Виплатити». Програма запропонує роздрукувати фіскальний чек повернення.

Альтернатива для внутрішнього обліку (без ПРРО)

Якщо ви не використовуєте ПРРО для фіскалізації боргів, а ведете виключно внутрішній управлінський облік для іменованих VIP-клієнтів на формі «Реалізація», Торгсофт рекомендує використовувати 3-й режим роботи: «Часткова оплата з розшифровкою по товару». Цей режим дозволяє видати товар без оплати або використовувати аванс клієнта (гроші, залишені в касі «на потім») для оплати нових товарів. Головна перевага цього режиму полягає в тому, що по кожній позиції у видатковій накладній можна чітко бачити суму її оплати та борг, що залишився. Ви можете виділити конкретні товари, які клієнт хоче оплатити саме зараз, а решту залишити в боргу або повернути.