Як правильно повернути аванс та переплату в режимі "Торгівля з випискою рахунка"

Режим "Торгівля з випискою рахунка" (ТВР) — це зручний інструмент управління продажами, призначений для інтернет-магазинів та роботи під замовлення, де розрахунки відбуваються поетапно, а товар резервується чи відвантажується частинами, для оптової торгівлі. 

Проблематика повернення передоплати (авансу) у цьому режимі полягає в тому, що підприємцям часто доводиться стикатися з відмовами клієнтів від замовлень, зміною переліку товарів або ситуаціями, коли товар вже відвантажено, а клієнт переплатив. 

Зазвичай підприємці звертаються з такими питаннями: як правильно повернути переплату, якщо видаткову накладну вже створено і закрито; як уникнути подвійного нарахування комісії за еквайринг при поверненні коштів на карту; чому виникає помилка "Сума повернення не може перевищувати суму передоплати" при роботі з валютними рахунками; та чому фіскальний чек повернення не передається до податкової (ПРРО).

Нижче наведено алгоритм дій для коректного повернення передоплати в Торгсофт.

Базові принципи роботи з передоплатою в ТВР

У програмі Торгсофт передоплата за рахунком не прив'язується жорстко до конкретного товару до моменту створення видаткової накладної.

• Передоплата може бути повернена в повній сумі або частково (наприклад, у сумі, що дорівнює різниці між початковою передоплатою та вартістю вже відвантажених товарів).

• Повернути передоплату клієнту можна навіть у тому випадку, якщо за рахунком вже створена видаткова накладна.

• Сума можливого повернення визначається як загальна сума всіх передоплат за рахунком, що ще не була розподілена на видаткові накладні.

• Якщо передоплату було внесено помилково і вона ще не розподілена на жодні видаткові накладні, її можна просто видалити з системи без оформлення повернення.

Алгоритм №1. Повернення передоплати (якщо накладну не створено або є вільний залишок)

Цей алгоритм підходить для випадків, коли клієнт вніс аванс, але відмовився від замовлення до його відвантаження, або якщо після часткового відвантаження залишилися нерозподілені гроші.

1. Відкрийте пункт головного меню Документ — Торгівля з випискою рахунка.

2. Перейдіть на вкладку Рахунок і виберіть рахунок, за яким потрібно повернути кошти.

3. Натисніть кнопку Повернення передоплати.

4. Відкриється вікно «Повернення передоплати за рахунком», у якому програма автоматично підставить форму оплати, дату та доступну суму повернення.

5. Натисніть кнопку Внести оплату, і гроші буде повернуто.

Алгоритм №2. Повернення ПЕРЕПЛАТИ (якщо видаткову накладну вже створено і переплачено)

Часто трапляються ситуації, коли товар відвантажити потрібно терміново, менеджер створює видаткову накладну, а потім виявляється, що клієнт переплатив за неї, і бухгалтер має повернути різницю. Для таких випадків працює окремий механізм:

1. Перейдіть у Торгівлю з випискою рахунка на вкладку Видаткова накладна.

2. Виділіть переплачену накладну (у неї буде від'ємний борг).

3. У таблиці Оплати за видатковою накладною натисніть кнопку Повернення переплати.

4. Вкажіть суму повернення. Переплату можна повертати в кілька етапів, але програма не дозволить повернути суму, більшу ніж загальна сума переплати за цією видатковою накладною.

Важливі нюанси та підводні камені

1. Фіскалізація (ПРРО) та друк чека повернення 

Якщо передоплата була фіскалізована через програмний РРО (ПРРО), її повернення також має супроводжуватися відправкою фіскального чека до податкової.

• Часта помилка: касири часто забувають ставити галочку «Друк чека повернення» під час виплати грошей. У результаті повернення проводиться лише у внутрішньому обліку Торгсофт, а в ПРРО і податкову не передається, що створює розбіжності у Z-звітах.

• Якщо чек повернення не пройшов через ПРРО, необхідно видалити документ повернення у Торгсофт і провести його повторно, обов'язково активувавши друк фіскального чека.

2. Уникнення подвійного еквайрингу при безготівкових поверненнях 

Підприємці стикалися з проблемою: коли клієнт платить на розрахунковий рахунок, є можливість увімкнути "Не враховувати еквайринг", щоб зарахувати повну суму. Але при поверненні коштів програма автоматично списувала комісію за еквайринг, хоча фактично це просто зворотний платіж (наприклад, через IBAN).

• Рішення: на формі «Виплата грошей по накладній» у ТВР є перемикач "Не враховувати еквайринг" (він доступний лише при безготівковій формі оплати). Якщо увімкнути це налаштування, фінансовий документ на суму еквайрингу при поверненні не створюватиметься.

3. Валютні рахунки та помилки конвертації 

Якщо рахунок виписаний в іноземній валюті (наприклад, у доларах), а передоплата вносилася в гривнях, при спробі повернути кошти могла виникати помилка: "Сума повернення не може перевищувати суму передоплати".

• Ця проблема виникала через те, що система вважала передоплату гривневою, а повернути намагалася у валюті рахунку.

• В актуальних версіях програми алгоритм удосконалено: тепер "вільна" передоплата розраховується та зберігається у валюті рахунку незалежно від того, в якій валюті фізично надходили кошти. Це усуває штучні конфлікти сум під час створення видаткових накладних та повернень.

4. Підприємство при поверненні 

Якщо передоплату було внесено на розрахунковий рахунок, що прив'язаний до певного підприємства (ФОП), зверніть увагу на коректність вибору підприємства під час повернення. Якщо ви виберете опцію безготівкового повернення, список розрахункових рахунків фільтруватиметься залежно від підприємства, яке ви вказали у вікні повернення. Це допомагає уникнути плутанини, коли аванс приймав один ФОП, а повернення випадково списується з іншого.