Відкладені накладні, майбутні дати та «зниклі» залишки: як правильно контролювати переміщення між складами

Аналіз журналів технічної підтримки Торгсофт показує, що одне з найчастіших звернень користувачів стосується некоректного відображення кількості товару після внутрішніх переміщень. Підприємці скаржаться, що товар «зникає» зі складу, залишки не сходяться, або на віртуальному складі «Товар у дорозі» виникають мінуси.

У 90% випадків технічна проблема криється не в системному збої, а в неправильній роботі з датами діючих документів та ігноруванні статусу «Відкладена накладна».

Нижче розберемо механіку цієї проблеми та способи її уникнення.

Головна причина «зникнення»: майбутня дата у діючій накладній

Для прискорення роботи системи (щоб форма «Стан складу» відкривалася миттєво), Торгсофт використовує метод статичної збірки складу. Це означає, що стан складу зберігається в окремій таблиці і оновлюється безпосередньо в момент проведення складського документа.

Як виникає помилка:

1. Користувач створює накладну внутрішнього переміщення. За замовчуванням вона створюється як «Діюча».

2. Користувач знає, що машина з товаром поїде лише завтра, тому вручну змінює поточну дату діючого документа на майбутню дату.

3. Наслідок: через те, що накладна є діючою, але її дата перенесена у майбутнє, статична збірка складу дає збій. Правильна кількість товару перестає відображатися на формі «Стан складу». Залишається та кількість, яка була до зміни дати документа.

Щоб побачити реальну картину в такій ситуації, користувачу доводиться застосовувати фільтр «Стан на дату» (вказуючи ту саму майбутню дату), або постійно натискати кнопку «Перерахувати кількість товарів на всіх складах».

Використання відкладених накладних

Щоб товар не «зависав» між часовими вимірами, для майбутніх переміщень категорично не можна використовувати діючі накладні.

Правильний алгоритм дій:

1. Налаштування системи: зайдіть у Налаштування -> Параметри -> Документ і увімкніть перемикач «Створювати внутрішні передачі відкладеними».

2. Тепер усі створені внутрішні переміщення матимуть статус «Відкладена». Це означає, що документ створений (товар підготовлений до відправки), але він ще не впливає на стан складу.

3. Коли настає фактична дата відправки машини з товаром (майбутня дата стала поточною), відповідальний працівник заходить у Документ -> Внутрішня передача -> Вибрати існуючу передачу (Реєстр внутрішніх переміщень).

Він відкриває відкладену накладну та змінює її стан на «Діє». Лише в цей момент товар коректно списується зі складу відправника і прямує до одержувача.

Склад «Товар у дорозі» та мінусові залишки

Якщо ваша торгова мережа передбачає, що товар фізично перебуває в дорозі кілька годин або днів, його не можна миттєво списувати з Головного складу і миттєво зараховувати на Магазин. Для цього використовується транзитний склад «Товар у дорозі».

Щоб автоматизувати цей процес, увімкніть: Налаштування -> Параметри -> Документ -> «Створювати внутрішні передачі на склад Товар в дорозі за замовчуванням».

Чому тут виникають «зникнення» та «мінуси»?

• Товар не прийнято на кінцевій точці: Магазин-одержувач фізично отримав товар, але продавець не зайшов у Склад -> Товар у дорозі -> Накладні, не зробив «Перевірити накладну» та не натиснув «Прийняти накладну». У результаті товар фізично продається (і йде в мінус на касі), хоча системно він усе ще «їде в машині».

• Дублювання або часткове видалення накладних: Іноді працівники приймають накладну на двох комп'ютерах одночасно або помилково видаляють зв'язану накладну переміщення зі складу «Товар у дорозі». Це призводить до появи від'ємних залишків на транзитному складі.

Золоті правила для уникнення проблем з переміщенням:

1. Ніколи не ставте майбутню дату на «Діючій» накладній. Якщо товар поїде завтра — створюйте накладну як «Відкладену».

2. Використовуйте «Товар у дорозі». Одержувач зобов'язаний системно прийняти накладну в Торгсофт одразу після фізичного перерахунку коробок.

3. Універсальна «пігулка» — Перерахунок складу. Якщо після переміщення здається, що товар зник або кількість некоректна (особливо після маніпуляцій з відкладеними накладними), на формі «Стан складу» натисніть кнопку «Перерахувати кількість товарів на всіх складах». Якщо збій був викликаний статичною збіркою, ця дія приведе базу даних до актуального стану.

Регулярне навчання комірників та продавців цим трьом правилам зменшить кількість звернень до техпідтримки та позбавить власника від годин пошуку «зниклого» товару.