Від’ємні залишки товару: причини та способи виправлення

Від'ємні залишки — це стан товару в обліковій системі коли його кількість на складі є меншою за нуль. Це свідчить про порушення хронології обліку або помилки при ідентифікації товару під час операцій.

Коли виникають від’ємні залишки

Ситуація виникає під час спроби відвантаження (продажу, списання, переміщення) товару, який на момент проведення операції відсутній у базі даних у доступному залишку.

Як зрозуміти, що в обліку є від’ємний залишок

• У формі «Стан складу» кількість товару відображається зі знаком «мінус» (наприклад, -5 шт.).

• Програма видає попередження: «Недостатньо товару на складі» під час оформлення реалізації (якщо не встановлено жорстку заборону продажу у мінус).

• Некоректні дані у звітах про прибуток та собівартість.

Чому з’являються від’ємні залишки

1. Порушення черговості документів: продаж товару здійснено раніше, ніж внесено «Прихідну накладну».

2. Налаштування доступу: активована опція «Дозволити продаж в мінус» (Налаштування — Параметри — Облік).

3. Пересортиця: продаж одного товару замість іншого через схожість або помилку сканування.

4. Коригування минулих періодів: видалення або редагування прихідних накладних, за якими вже відбулися продажі.

Як виправити від’ємні залишки

Спосіб 1: Інвентаризація (Рекомендовано)

Використовується для приведення даних програми у відповідність до фактичної наявності.

1. Перейдіть у Документ — Відомість інвентаризації.

2. Створіть відомість, додавши товари з від'ємним залишком (використовуйте фільтр «Тільки з від'ємною кількістю»).

3. Внесіть фактичну кількість (якщо товару фізично немає — «0»).

4. Закрийте відомість. Система автоматично створить «Прихід від інвентаризації» для перекриття мінуса.

Спосіб 2: Відновлення хронології приходу

Використовується, якщо товар фактично надходив, але накладна не була внесена.

1. Створіть Прихідну накладну.

2. Встановіть дату документа, що передує першому продажу «в мінус».

3. Додайте товар та проведіть накладну.

Спосіб 3: Виправлення пересорту

Використовується, якщо виявлено надлишок одного артикула та нестачу іншого.

1. Створіть відомість інвентаризації, додавши обидва товари.

2. Вкажіть реальні залишки. Програма збалансує склад через акти списання та приходу.

Як перевірити, що від’ємні залишки усунуто

Відкрийте Склад — Стан складу, застосуйте фільтр «Тільки з від'ємною кількістю». Список має бути порожнім.

Як запобігти від’ємним залишкам

1. Встановіть заборону. Налаштування — Параметри — Облік → «Що робити, якщо при продажу недостатньо товару» → Заборонити.

2. Дотримуйтесь правила спочатку прихід у програму — потім продаж.

3. Регулярно проводьте звірку залишків за проблемними групами товарів.

4. У Склад — Стан складу коли спостерігаєте невідповідність залишкам перерахуйте кількість товару кнопкою “Перерахувати кількість”. Особливо актуально для баз даних з великим товарообігом(продуктові магазини, господарчі магазини з дрібними товарами тощо).

 Що важливо запам’ятати

Від'ємні залишки спотворюють фінансовий результат. Після будь-якого виправлення залишків обов'язково виконайте: Аналіз — Період — Перерахунок собівартості.