Платіжна відомість: як розрахувати виплати, видати зарплату та виправити помилки

Платіжна відомість у Торгсофт: як розрахувати зарплату, провести виплати та перевірити нарахування

У магазині зарплата працівника може складатися зі ставки, оплати за відпрацьовані зміни, премії від продажів, доплат та інших нарахувань. Протягом місяця працівник може отримувати аванси, а остаточну суму — частинами з каси або банківського рахунку. Платіжна відомість у Торгсофт збирає ці дані за обраний період і показує, скільки нараховано, виплачено та залишилося виплатити кожному працівнику. Найчастіше власнику потрібно зрозуміти, як правильно розрахувати відомість, перевірити суму зарплати, провести часткову виплату та знайти причину, якщо результат відрізняється від очікуваного.

Що таке платіжна відомість

Платіжна відомість — це підсумковий розрахунок зарплати працівників за визначений період.

У Торгсофт розрахунок зарплати є частиною опції «Зарплата та мотивація персоналу». Програма може враховувати різні способи оплати: ставку, оплату за виходи або години, індивідуальні й бригадні премії, доплати за продаж товарів, постійні нарахування та борги перед працівником. 

Розрахунковий лист показує, з чого складається зарплата конкретного працівника: нарахування, утримання, вже виплачену суму та залишок до виплати. 

Архів розрахунку зарплати зберігає параметри зарплати за закритими платіжними відомостями. Це потрібно, щоб розрахунки минулих періодів не змінювалися разом із поточними налаштуваннями зарплати. 

Як створити й розрахувати платіжну відомість

Відкрийте Розрахунок зарплати → Платіжна відомість, створіть відомість і задайте період, за який потрібно розрахувати зарплату.

Після цього виконайте дію «Розрахувати платіжну відомість». 

Перед розрахунком важливо, щоб у програмі були заповнені дані, від яких залежить зарплата. Зокрема, довідка Торгсофт вказує на фактичне відпрацювання за графіком, розраховану собівартість і плани продажів для торгових точок за відповідний період. 

Під час розрахунку Торгсофт також включає в платіжну відомість:

• постійні нарахування;

• нарахування, створені вручну за відповідний період;

• аванси працівників;

• розраховану зарплату за посадами;

• за потреби — утримання з офіційної зарплати. 

Тобто власнику не потрібно окремо збирати всі складові зарплати в таблиці: платіжна відомість використовує дані, які вже внесені в систему обліку зарплати.

Що перевірити перед виплатою

Перед тим як видавати гроші, варто подивитися розшифровку платіжної відомості.

Для кожного працівника програма показує:

• нарахування;

• утримання;

• постійні нарахування й утримання;

• борги;

• загальну суму нарахувань;

• скільки вже виплачено;

• скільки залишилося виплатити. 

Це перше місце, яке варто перевіряти, якщо сума зарплати здається неправильною.

Наприклад, продавець очікує більшу виплату. Перш ніж змінювати суму вручну, перевірте, чи потрапили в розрахунок його зміни, аванс, премія та інші нарахування.

Як перевірити премію від продажів

Якщо зарплата залежить від продажів, у розрахунковому листі можна використати «Розшифровка за товари, роботи і операції».

Звіт показує товари та операції, які вплинули на зарплату працівника. Для продажів можуть відображатися особисті продажі, продажі бригади та торгової точки — якщо відповідні нарахування від них залежать. 

Це допомагає відповісти на практичне питання продавця: «З яких продажів мені нарахували цю премію?»

Як виплатити всю зарплату або лише її частину

Для виплат за окремими складовими зарплати використовується «Планування виплат».

У цьому режимі можна вибрати, які нарахування потрібно виплатити зараз. Наприклад, спочатку виплатити гроші за виходи, а пізніше — бригадну премію.

Торгсофт дозволяє планувати виплати за такими видами нарахувань, як ставка, вихід або погодинна оплата за графіком, премії, доплати за продаж товару, постійні нарахування та борг перед працівником. Також можна враховувати утримання і вручну змінювати суму «До виплати». 

Наприклад, працівнику потрібно виплатити 10 000 грн, але сьогодні з каси видають 4 000 грн. У плануванні виплат можна вказати фактичну суму 4 000 грн.

Як провести виплату з каси або банківського рахунку

Виділіть працівника та натисніть «Виплатити».

У вікні виплати можна:

1. вказати дату;

2. вибрати «З каси» або «З розрахункового рахунку»;

3. вибрати потрібну касу або рахунок;

4. змінити суму виплати;

5. за потреби додати коментар.

За замовчуванням виплата відноситься до статті фінансового аналізу «Зарплата». За потреби можна вибрати іншу статтю. Після запису програма пропонує надрукувати чек отримання зарплати. Працівника, якому вже провели виплату, програма не дозволяє повторно оплатити в цій відомості. 

Що відбувається з невиплаченою сумою

Якщо зарплату виплатили не повністю, залишок потрібно врахувати при закритті відомості.

Дія «Закрити платіжну відомість» перевіряє виплати та дозволяє перенести борги до наступної відомості. При цьому можна вибрати, в яку саме відомість перенести залишок.

Під час закриття відомості невиплачену суму можна перенести до наступного розрахункового періоду.

Навіщо закривати платіжну відомість

Закриття відомості фіксує розрахунок за період.

Після закриття блокуються зміни даних, на яких був побудований розрахунок: графіка роботи, включених у відомість нарахувань і планів продажів. Дані про зарплату зберігаються в архіві. 

Тому перед закриттям варто перевірити:

• чи правильно розрахована зарплата;

• чи враховані аванси та утримання;

• чи проведені потрібні виплати;

• чи потрібно переносити невиплачені суми.

Чому працівник може не відображатися у списку

Одна з документованих причин — права доступу користувача до торгових точок.

У платіжній відомості список працівників обмежується тими, хто працює на торгових точках, доступних поточному користувачу. Якщо власник або адміністратор бачить не всіх працівників, варто перевірити доступ до відповідних центрів обліку. 

Якщо права доступу налаштовані правильно, але працівник усе одно не потрапляє до розрахунку, не варто змінювати дані навмання. Спочатку перевірте період і вихідні дані для розрахунку, а якщо причину знайти не вдається — зверніться до техпідтримки.

Як працівнику подивитися власний розрахунок

У Торгсофт є режим Розрахунок зарплати → Мій розрахунковий лист.

Якщо для ролі працівника відкрито відповідний доступ, він може ідентифікувати себе за бейджем і паролем, а потім переглянути або надрукувати свій розрахунковий лист. 

Це дає можливість перевірити складові зарплати без доступу до розрахунків інших працівників.

Якщо сума зарплати не збігається з очікуваною

Перевіряйте розрахунок послідовно:

1. Період платіжної відомості.

2. Фактичне відпрацювання працівника.

3. Налаштовані способи нарахування зарплати.

4. Плани продажів, якщо від них залежить премія.

5. Аванси, ручні та постійні нарахування й утримання.

6. Розшифровку платіжної відомості та, за потреби, розшифровку за товарами й операціями.

7. Проведені виплати та залишок до виплати.

Не змінюйте підсумкову суму лише тому, що вона відрізняється від очікуваної. Спочатку знайдіть, яка саме складова сформувала результат.

Головне правило роботи з платіжною відомістю

Послідовність проста: створити відомість → перевірити вихідні дані → розрахувати → переглянути розшифровку → провести виплати → закрити відомість і перенести борги, якщо вони залишилися.

Якщо після перевірки даних причина розбіжності незрозуміла, зверніться до техпідтримки Торгсофт. Актуальні контакти на офіційній сторінці підтримки: +38 (067) 558 37 84, Telegram @torgsoft_help, info@torgsoft.ua.