Планування виплат працівникам: гід з розрахунку зарплати, премій, доплат та боргів

Як у Торгсофт розрахувати й виплатити зарплату працівникам

У магазині зарплата продавця може складатися не лише зі ставки. Один працівник отримує оплату за зміни, інший — відсоток від особистих продажів, у бригади є премія, комусь уже видали аванс, а частину зарплати потрібно виплатити пізніше. Власнику важливо бачити, скільки нараховано, що вже виплачено і скільки ще потрібно видати кожному працівнику. Для цього в опції «Зарплата та мотивація персоналу» є платіжна відомість і режим «Планування виплат». 

Що таке платіжна відомість

Платіжна відомість — це розрахунок зарплати працівників за визначений період.

Наприклад, власник магазину створює відомість за місяць. Торгсофт збирає нарахування працівників і розраховує суму, яку потрібно виплатити кожному.

До зарплати можуть входити:

• ставка;

• оплата за виходи за графіком;

• погодинна оплата;

• бригадна премія;

• премія або індивідуальна премія;

• доплата за продаж товару;

• постійні нарахування;

• борг перед працівником.

Саме ці види нарахувань можна використовувати в режимі «Планування виплат». 

Як підготувати зарплату до виплати

Спочатку створіть платіжну відомість у розділі Розрахунок зарплати → Платіжна відомість і вкажіть її період.

Після цього виконайте «Розрахувати платіжну відомість».

Програма врахує налаштовані для працівників способи оплати, нарахування, аванси та інші дані, які входять до розрахунку.

Для коректного розрахунку в довідці окремо зазначено, що мають бути заповнені фактичні дані про відпрацьований час. Для розрахунків, які залежать від прибутку та планів продажів, також важливі відповідні дані за період. 

Простіше кажучи: спочатку програма повинна знати, хто працював і за якими правилами йому нараховується зарплата, а вже потім можна формувати виплату.

Як вибрати, за що саме зараз платити

Після розрахунку відомості відкрийте «Планування виплат».

Тут не обов'язково видавати всю нараховану зарплату одним платежем. Можна вибрати потрібні види нарахувань і натиснути «Розрахувати».

Наприклад, у продавця є:

• 6 000 грн за виходи;

• 2 000 грн індивідуальної премії;

• 1 500 грн бригадної премії.

Якщо зараз потрібно виплатити тільки гроші за виходи, у плануванні виплат можна врахувати саме цей вид нарахування. Програма перерахує суму до виплати відповідно до вибраних параметрів. 

Це зручно, коли в магазині зарплату виплачують частинами або різні складові зарплати видають у різний час.

Як врахувати аванси та утримання

Працівник міг уже отримати частину грошей раніше. У Торгсофт аванси включаються в розрахунок платіжної відомості.

У режимі «Планування виплат» також є параметр «Враховувати утримання при розрахунку суми "До виплати"». Якщо його використовувати, програма врахує утримання під час визначення суми, яку потрібно видати працівнику. 

Наприклад, за відомістю працівнику нараховано 12 000 грн, але частину він уже отримав авансом. При остаточній виплаті важливо дивитися не лише на загальне нарахування, а на суму до виплати з урахуванням попередніх операцій.

Чи можна виплатити лише частину зарплати

Так. Суму «До виплати» у режимі планування можна змінити вручну. 

Наприклад, працівнику потрібно виплатити 10 000 грн, але сьогодні власник видає 4 000 грн. У полі суми можна зазначити 4 000 грн і провести виплату. Решта залишається невиплаченою.

Коли платіжну відомість закривають, Торгсофт контролює невиплачені суми та дозволяє перенести борги в наступну відомість.  Тому часткова виплата сама по собі не означає, що потрібно вручну заново створювати зарплату наступного місяця.

Як виплатити гроші з каси або банківського рахунку

Виділіть потрібного працівника і натисніть «Виплатити».

У вікні виплати можна:

1. вказати дату;

2. вибрати «З каси» або «З розрахункового рахунку»;

3. вибрати конкретну касу або рахунок;

4. перевірити або змінити суму;

5. додати коментар.

За замовчуванням операція проходить за статтею фінансового аналізу «Зарплата», але за потреби можна вибрати іншу статтю. Після запису програма пропонує надрукувати чек отримання зарплати. Працівник, якому вже провели виплату, більше не доступний для повторної видачі в цій платіжній відомості. 

Це важливо для магазину з кількома касами: власник одразу визначає, звідки фактично були видані гроші, і виплата потрапляє у фінансовий облік Торгсофт.

Що робити з невиплаченою зарплатою

Не потрібно вручну створювати нове нарахування на залишок. Під час закриття платіжної відомості програма перевіряє виплати і дозволяє перенести борги до наступної відомості. 

Наприклад: працівнику нарахували 10 000 грн → виплатили 7 000 грн → залишилося 3 000 грн. Під час закриття відомості цей залишок можна перенести далі. У наступних розрахунках він буде врахований як борг перед працівником.

Окремо в Торгсофт можна включати в платіжну відомість борги співробітника, які вже обліковуються в програмі. Для цього передбачена дія «Включити борги співробітників в платіжну відомість». 

Як перевірити, з чого склалася зарплата

Якщо працівник або власник не розуміє підсумкову суму, не потрібно перераховувати її вручну.

У платіжній відомості є «Розшифровка платіжної відомості». Для працівника можна побачити:

• нарахування;

• утримання;

• постійні нарахування й утримання;

• борг;

• загальну суму нарахувань;

• скільки вже виплачено;

• скільки залишилося виплатити. 

Працівник також може переглянути власний розрахунковий лист у режимі Розрахунок зарплати → Мій розрахунковий лист, якщо для його ролі відкрито відповідний доступ. 

Якщо зарплата залежить від продажів, у розрахунковому листі є «Розшифровка за товари, роботи та операції». Звіт показує товари та операції, які вплинули на зарплату працівника, зокрема особисті та бригадні продажі, якщо відповідні нарахування від них залежать. 

Це корисно у звичайній ситуації: продавець запитує, чому премія цього місяця саме така. Власник може відкрити розрахунковий лист і подивитися дані, за якими програма зробила розрахунок.

Коли закривати платіжну відомість

Платіжну відомість варто закривати після того, як розрахунок перевірено і виплати за період завершені або визначено, які залишки потрібно перенести далі.

Після закриття Торгсофт фіксує дані відомості: зміни графіка, нарахувань і планів, за якими вона була розрахована, блокуються, а дані про зарплату зберігаються в архіві. 

Тому перед закриттям перевірте:

• чи правильно враховані працівники;

• чи внесено фактичний робочий час;

• чи враховані аванси й утримання;

• чи правильно проведені виплати;

• чи потрібно перенести невиплачені суми.

Головне правило

Робота із зарплатою в Торгсофт складається з чотирьох дій: створити платіжну відомість → розрахувати нарахування → перевірити й провести виплати → закрити відомість та перенести залишки боргів, якщо вони є.

Якщо сума виглядає незрозумілою, спочатку відкрийте розшифровку платіжної відомості або розрахунковий лист, а не змінюйте нарахування вручну.

Якщо самостійно знайти причину не вдалося, звертайтесь до техпідтримки Торгсофт.